XX水泥公司合同管理规定.doc

XX水泥有限公司合同管理规定 1 目的 规范和约束签约行为，维护公司合法权益，提高经济效益，塑造公司形象。 2 适用范围 本规定适用于公司有关合同的订立、履行、变更、解除、担保、公证、管理等活动。 3职责 综合管理部负责制定和监督实施合同管理制度，并与企业律师沟通解决在执行中遇到的法律问题。参与合同的起草、会签、谈判、签订及履行的全过程以及合同争议、纠纷的处理，对公司承担相应的责任。合同存档由综合管理部负责。 4合同管理内容 委托授权管理、评审管理、担保和公证管理、谈判和草签、签订、履行、变更、解除、纠纷解决要求 、合同专用章管理、合同档案、报表、台账管理、合同检查和考核管理。 5 合同的签订 5.1.公司董事长为法定代表人，除董事长外，其他人员只有在董事长对其授权后，才有资格对外签订经济合同。 5.2合同承办人员根据公司有关规定办理委托授权手续； 5.3审查对方当事人法人资格、履约能力、信誉情况； 5.4协商谈判，草签合同。如超越代理权限应向董事长申请重新追认权限，方可草签； 5.5将草签的合同送交有关部门或人员审查、会签； 5.6须变更或补充的内容，与对方当事人协商，最终达成一致； 双方加盖合同专用章，合同生效。 5.7法律、法规对合同的签订有特殊规定的，应向有关部门办理批准、登记手续。初次发生业务严禁代理销售。赊销合同必须有担保条款。抵押财产必须到有关政府职能部门登记。 5.8对外所签合同，一律加盖XX水泥有限公司合同专用章，不得以其他任何印章代替；产品销售合同可单独使用销售合同专用章。 5.9对外签订合同可参照使用国家工商行政管理部门规定的合同统一文本，并分类编号。双方可以协商拟定合同文本，但必须符合国家有关法律、法规的规定。 6 合同的评审 6.1营销公司负责草拟销售合同书。首先应为其承办人员申请取得代理资格，然后由承办人员与相对方进行谈判，草拟合同，部门就草拟合同进行初审，并按顺序分别报送参与评审的有关部门和主管负责人审查。 6.2物资供应部负责草拟原燃材料合同书、配品配件及设备采购合同书，进行初审并按顺序分别报送参与评审的有关部门和主管负责人审查。 6.3 技术部负责设备维护、修理合同书，进行初审并按顺序分别报送参与评审的有关部门和主管负责人审查。 6.4综合管理部负责审查公司对外签订的其它类合同，并按顺序报送各参审部门和总经理审查；负责审查所有合同书的合法性、严密性以及合同权利、义务是否对等等内容。 6.5 财务部负责合同书中结算方式、付款期限、结算票据等资金使用内容的审查。 6.6 技术部、品质部（化验室）等有关职能部门负责技术、质量标准、验收等条款的审查。 6.7总经理和分管副经理是审查结果的决策者；根据合同的不同性质及各部门评审的结果，由总经理、分管副总经理决定是否签订合同。 6.8合同签订之前，承办人应将合同草案及合同有关证明材料（包括资信调查表、法人授权委托书）报本部门初评，再提请有关部门按顺序审查后，送公司领导批准。 6.9有关部门审查合同时，可根据需要，要求承办人提供与合同有关的补充证明材料。 6.10有关部门和人员对审查后的合同应填写审查意见，审查意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为未对合同草案的审查。对审查后的合同，审查部门负责人或审查人应签字或盖章。 6.11严禁为已履行的合同补办评审手续。 6.12各部门在审核合同草案时发现有重大错误、遗漏、不妥等问题，应提出补充及和理性意见，承办人员与相对人及时磋商，补充修改后再报各部门审核。 6.13评审结果最终报总经理或分管副总经理审查同意后才可生效。 6.14对企业有重大影响的购销合同，对外合作及投资、建设合同，由经办部门报总经理办公室会议决定，确定谈判人员（可对外聘请专家），确定谈判权限，对外草拟合同，并填写《重大合同评审表》，由董事长决定后正式对外签订。 6.15在审查合同草案时，发现有重大错误、遗漏、不妥时，应明确提出修改意见，需要退改时，应连同全部文件一并退还承办人。 6.16承办人将合同修改后，应重新申请审查手续，审查时间重新计算。 6.17经有关部门和分管领导审查同意签订的合同，加盖XX水泥股份有限公司合同专用章，对于为付款而事后补签的合同，不予办理，造成损失的，追究部门负责人及经办人的责任。 6.18对不按规定程序进行评审或隐瞒真相的人员。补办评审手续，尚没有给企业造成损失的，给予通报批评、并给予相应经济处罚；对给企业造成损失的，按本标准及《XX水泥员工工作制度》给予处罚，并追究部门负责人及经办人的行政及经济责任。 6.19对评审部门未尽职责，导致纠纷或经济损失按本规定及《公司员工工作制度》进行处罚。 7 合同的担保、公证与签证 7.1对标的额较大、关系复杂、具有债权债务性质的合同，可要求对方提供具备法律规定条件的担保，以保证我方债权的实现。 7.2公司对外一般不实行担保，如需作保证人，须经财务部或有关部门提出意见，并报经公司总经理或总经理办公会议决定，由监审主办起草或审查制式保证合同，并按《中华人民共和国担保法》办理有关担保的抵押登记手续。 7.3未经公司总经理批准，任何部门和个人不得以任何理由以公司或部门的资金、物资为他人担保；否则，产生的后果由担保人自负。 8合同专用章的管理 8.1 合同专用章由综合管理部到萍乡市公安局相关部门监制。 8.2本公司合同专用章暂定为两枚。分别为：A.合同专用章 B.销售合同专用章 8.3公司各部门若需要增加合同专用章，须经部门申请报总经理批准后，方可刻制。 8.4综合管理部将印模和印章保管登记表立卷归档，以备查用。 8.5合同专用章由综合管理部保管；销售合同专用章由营销公司负责人保管。印章应妥善保管，所放抽屉应加锁。如丢失和损毁应及时向当地公安机关登记，并登报申请作废。 8.6合同专用章只能在保管者办公室使用。保管者如外出由部门负责人指定他人代替，并有书面记录；不得私自加盖合同专用章。 8.7停止使用时，应将印章交行政部档案封存 8.8确需携带合同专用章外出签订合同，应分管负责人批准，并向管印部门申请，且由两名以上合同承办员带