XX集团合同管理规定.doc

第页1XX集团合同管理规定1总则211目的212合同管理原则2121分类分权管理原则2122既注重程序管理又注重实体管理的原则2123集体谈判与程序化决策的原则3124实行专业归口法人委托的二级管理原则313适用范围314合同管理的内容32合同的招投标及相关管理33合同订立431订立合同的基本要求432合同分类管理533合同风险防范74合同审查审批841合同审查要点842合同会签管理9421合同会签表填写要求9422合同基本会签人职责9423合同专业技术会签人职责9424合同审批人职责9425合同确认盖章要求943合同分级批准权10431合同审批分级的划分10432销售合同审批说明10433人事聘用合同审批说明1044合同分类管理1045合同编号规定115合同履约过程管理1151合同管理负责人11511合同负责人及其职责11512合同管理执行分析11513合同条款执行风险分析12514合同履约过程控制管理1352合同管理台帐与合同文件备案管理14521合同管理台帐编制14522执行的合同文件的备案要求14523合同计量支付与变更管理用款计划及联签要求1453合同结算管理14第页26合同变更转让和解除1561合同的变更管理1562合同的转让管理1563合同的解除管理1564变更转让和解除合同文件形式167合同索赔与纠纷管理1671合同的索赔管理1672索赔的原因1673索赔管理基本程序与方法168合同档案管理179合同执行评估及奖惩1791合同执行评估1792奖惩18921罚则18922奖励1810附则19101附件19102与本规定相关的管理文件19103其他19第页31总则11目的XX地产投资中国有限公司合同管理规定以下简称本规定是为加强合同管理减少错误成本确保公司的利益避免风险而制定的管理规章制度12合同管理原则121分类分权管理原则指分集团管理层级地区管理层级进行分类分权审批同时分专业进行合同管理的原则122既注重程序管理又注重实体管理的原则主要体现在既注重合同事前审查即严格合同签订审批程序合同内容的审查又注重合同履约管理每个部门负责人是每一份合同的法定管理负责人负责按相关合同管理规定完成或指导下属完成合同全过程管理的原则123集体谈判与程序化决策的原则指按照招投标或不招投标的相关管理规定组织以工作团队形式进行合同过程谈判并通过按审批规定程序决策确定合作对象和形成合同条约的管理原则第页4124实行专业归口法人委托的二级管理原则集团总部由总裁负责各分管职能部具体操作行政综合归口管理部门为发展管理部行政财务组编号盖章财务审核存档业务归口管理为投资与策划部法务组合同审核诉讼分析汇集上报各地区由地区总经理或副总负责行政综合归口管理为投资发展部行政组编号盖章诉讼存档业务归口管理部门为成本合约部综合审核统计分析汇集上报各法人及委托人具体负责各自授权范围内的合同签订履约工作13适用范围本合同管理办法适用于XX集团及所属子公司对外签署的各类合同14合同管理的内容合同管理的内容主要包括合同签订的程序合同履约规定合同评估与奖惩等合同的招投标及相关管理21各公司的商务项目须遵守本规定相关合同管理原则集团房地产开发招标管理实施细则以及集团各专业合同管理规则的要求相应的选择招标议标或定向商务谈判等相关形式来确定业务合作对象22国家法律规定必须招标的工程通过招标确定合同单位必须招标的工程范围详见招标法的规定23招标项目的文件组织评标要求以及中标单位确定等相关管理要求详见集团房地产开发招标管理实施细则规定24对不进行招标的项目合同谈判和签约必须组成3人或3人的工作小组进行没有按工作小组形式商谈的合同合同会签的相关人员有权不予会签第页5合同订立31订立合同的基本要求311必须遵守国家的法律法规及各地方有关法规的规定避免签订无效合同312必须以维护集团合法权利和提高经营效率为宗旨贯彻平等互利协商一致等价有偿的双赢原则313订立合同条款文字的表达必须准确清晰各方当事人权力和义务的规定必须明确具体内容要素包括不限于签约各方的名称地址联系人及方法合同标的数量要求质量及技术标准要求价款或报酬履约期限地点和方式违约责任解决争议的办法合同生效约定合同编号和签约日期314合同形式有书面口头电子等其他形式本集团要求对外订立的正式合同一律采用书面纸质的合同文本形式并参照集团提供的各类合同示范文本订立合同315对外订立合同除法定代表人外必须是持有委托书的法人委托人法人委托人须在授权范围内行使签约权超越代理权限和非法委托均无权对外签约316签约方必须使用具有法律效律的印鉴如企业公章或合同专用章等不得使用不合格印鉴如财务专用章部门印鉴等第页6317签订合同应确定履约地在我方所在地并力争由我方所在地仲裁委员会仲裁或我方所在地人民法院管辖318归口管理部门对违反国家和集团管理规定的合同条款有最终否决权32合同分类管理321合同除综合归口管理部门外合同履约实施过程由合同负责人和专业分管部门负责各专业分管部门须对从合同招标履约过程中的监督控制直至履约顺利完成负责322分类与专业分管包括不限于序号类别合同或协议名称主要专业管理部门1投资类各种独资合资合作入股售股等须签订的合同与章程投资与策划管理部门2土地类土地转让合同土地拍卖合同土地出让合同等土地获取相关合同投资与策划管理部门3前期辅助类合同拆迁补偿地质勘察土地勘界土地评估测绘委托监理顾问等投资与策划管理部门或其它部门4设计类合同建筑设计合同专业设计合同二次装修合同产品技术管理部门5建安工程类合同桩基工程施工合同建筑安装工程施工合同甲供各种材料设备等采购合同合同等与工程相关的合同工程管理部门6二次装修类合同二次装修施工合同除样板区园林景观以外的装修工程工程管理部门7系统工程类合同消防工程有线电视通讯工程智能化系统工程远传对讲安防信息网络管理系统工程管理部门第页7等8基础及配套设施类合同小区市政设施施工道路场坪给排水管网污水处理等其他基础设施自来水配套工程施工煤气配套工程施工变配点工程施工小区外大配套设计施工工程管理部门9样板区园林景观类工程合同样板区及会所装修园林景观出入口小品康体设施围栏大门园区照明等工程管理部门产品技术部负责二次设计部分10集中采购类合同外墙装饰材料采购门窗制作安装电梯采购安装发电机采购通风空调设备采购等采购管理部门11甲供采购合同甲供材料设备等工程管理部12租售类合同销售合同出租合同闲置土地租赁等营销管理部门13委托代理类合同委托代理合同委托策划合同广告媒介合同委托物业管理合同等营销管理部门14营销承揽类合同委托加工合同印刷模型制作销售场地租赁定点广告等营销管理部门15财务与资金类借贷合同按揭合同抵押合同担保合同抵押物保险合同审计合同等与资金和财务管理相关的商务合同资金与财务管理部门16人事类合同员工聘用合同人力资本管理部门17行政类合同办公室装修合同非生产性资产采购合同办公室租用合同宿舍租用合同会议事务安排类别合同等与行政事务相关的合同集团发展管理部或地区投资发展部行政管理第页818资讯类合同各类资讯系统开发合同资讯规划合同知识管理部19中介类合同融资中介土地中介按专业归口管理20其他综合类合同公证合同以上未能找到归类的协议与合同集团发展管理部或地区投资发展部33合同风险防范331注重主体资格的审查特别是对合同签订主体的是否具有法人资格有否经营权进行事前审核332注重资信调查审查当事人的商业信誉和资信状况对履约能力的支撑333对合同经办人代理人的资格审查确定签约人是否有法人委托及其代理权334采用集团各类合同范本避免合同条款漏项漏洞或无效等引起的合同纠纷防范合同风险335设立各种保证条款如担保抵押定金等336及时办理法律规定的批准登记等手续办理合同公证鉴证合同审查审批41合同审查要点411合同是否具备合同法规定的必备条款412合同中是否存在法律主要是民法通则和合同法所禁止的内容是否存在无效条款或可以撤销的条款413合同中是否存在规避法律的内容414根据本合同的具体情况是否需要进行合同公证第页9415合同中对违约责任的规定是否清晰有无必要设定方便我方单方解除合同的条款416合同中对发生合同纠纷后所选择的解决方式和司法管辖对我方是否有利417合同标的的界定是否明晰无歧义418合同标的是否与招投标文件及相关图纸工程量清单设备清单验收交货标准等合同附件一致419合同内容是否存在显性或隐性开口价款是否包死包死价所包含的风险因素是否全面清楚4110合同对双方权利义务的界定是否清晰无交叉无歧义4111合同不同条款之间是否存在矛盾之处4112合同列举的应当适用的专业技术标准规范是否有效清楚无遗漏4113合同价款是否超过成本标准4114本合同与其他相关合同之间是否存在重叠交叉等界面不清或不相容的情况4115合同的付款条件是否符合有利公司风险的规避是否符合项目的资金计划安排42合同会签管理421合同会签表填写要求所有的合同在签约前须按集团规定的工程合同会签表非工程合同会签表要求分类别完成内部会签订立合同的条款内容牵涉到集团多个专业管理的须进行内部协商和沟通统一平衡后方能签约422合同基本会签人职责经办部门财务部是每个合同必须审核的基本会签人经办部门负责人对第页10上报合同的真实性准确性完整性负主要审核责任财务部主要负责合同金额付款条件等数据性及与财务相关条款的审核并负主要审核责任根据相关权责规定重要合同需律师会签律师负责对合同全部条款的风险进行审核并负主要审核责任423合同专业技术会签人职责专业技术审核人包括建筑师工程师造价师预算员投资发展部负责人产品技术部负责人营销部负责人资金部负责人等专业技术部门负责人必须根据合同会签需要选择对与本专业相关的合同条款进行审核并负主要审核责任须会签的合同类别见各专业合同会签表上的标示424合同审批人职责各专业部门负责人地区总经理区域管理委员会集团总部相关审批人及机构是分别按合同批准权限的最后把关人负责对合同进行综合判断决策持有否定权和决定权负最终结果责任425合同确认盖章要求没有经过有权审批人签字批准并完成合同编号合同印鉴管理人不允许对合同确认盖章43合同分级批准权431合同审批分级的划分根据其重要性和专业性审批权划分为集团总裁和分管执行总裁审批层级总部职能管理层级区域管理委员会审批层级地区总经理或法人代表审批层级地区各专业部门经理管理审批层级进行分权分金额确定审批人具体合同审批权设置见本规定附件合同审批权责作业规则432销售合同审批说明销售类合同因须使用政府固定合同版本并且合同管理的形态也有差异第页11其合同管理办法参见营销专项编制的销售合同及补充条款操作要点作业指导书但在营销专项管理制度中必须包括不限于以下规定项目开盘前地区市场营销部必须提出销售合同中我方准备设定的销售人员可选择与客户协商的补充条款地区总经理必须组织区域管理委员会对固定补充条款进行审批未经审批的补充条款销售人员无权在合同中对客户作出承诺各项目的合同定价折扣必须按集团权责程序规定在合同执行前完成审批433人事聘用合同审批说明员工聘用和顾问聘用类合同因管理形态不同其合同管理办法参照由集团人力资本经营管理专项编制的员工聘用合同管理细则执行但人力资源管理部门负责的商务类合同仍然须遵循本规定执行44合同分类管理房地产开发合同类别横跨多个专业为遵循集团用专业人管专业事的原则各专业合同的管理将在本规定的基础上考虑各专业特点分别编制以下管理细则或作业管理指导书投资与土地类合同管理设计类合同管理工程类合同管理销售合同及补充条款操作要点营销类合同管理财务类合同管理员工聘用合同管理细则45合同编号规定每一份合同都必须设立编号不得重复或遗漏合同编号由合同归口管理部第页12门统一编号除采用对方固定已编号合同可以在合同签订后补编我方编号之外未经编号的合同印鉴管理部门不允许盖章发出详见附件合同编码一览表合同履约过程管理51合同管理负责人511合同负责人及其职责合同负责人的主要工作职责是负责协调与组织合同的履约实施具体承担合同的与有关事务保证合同执行按规定全面到位负责合同履约期间履约双方往来文件签证信件等相关合同档案的管理及合同档案的完整移交行政档案管理部门总部项目由职能部总经理指定合同负责人地区项目由地区总经理审查确定相关专业部门负责人担任合同负责人512合同管理执行分析5121合同执行分析的主要内容承约方的主要合同责任范围和权力我方的主要责任和权力合同价格形式计量与支付方法安排补偿条件履约期要求和补偿条件合同执行过程控制程序如变更支付验收质量控制等争执的解决方法与程序双方的违约责任程序方法合同执行时应注意的问题和风险等5122基本工作程序与要求原则上50万金额以上的合同签订后五个工作日内由合同负责人对照合同条款进行管理责任分析填写合同管理责任分配表第页13合同管理责任分析可参考合同管理主要责任分配一览表在透彻了解合同条款真实意思的基础上进行将合同主要条款的管理责任落实到人头合同负责人召开合同交底会进行交底受交底人没有疑问后应在合同管理责任分配表上交底确认栏上签字513合同条款执行风险分析原则上50万金额以上的合同签订后五个工作日内由合同负责人对照合同条款进行风险分析编制合同风险预防措施表合同风险分析是对业主我方可能遇到的风险进行分析重点应放在影响价款突破质量低劣合同不能继续履行引发纠纷等主要方面风险预防措施应切实可行合同风险预防措施表经职能部总经理地区总经理批准后交合同负责人检查各相关人员执行各部门经理应在日常管理工作中负责将相应预防措施布置落实514合同履约过程控制管理5141合同执行漏洞检查工作合同负责人应当在合同开始执行后应当基于建设性和双赢的态度必须随时进行合同执行漏洞的检查工作及时寻找和发现我方在执行中的漏洞失误以保证自己不违约在发出有关施工的指令作出决策时进行合同责任检查及时地寻找承约方对方在执行中的漏洞失误以防止对方违约提出警告或索赔要求根据施工状况寻找各个相关合同的协调漏洞防止违约事件的产生5142合同执行控制合同负责人在合同执行中的控制工作内容第页14为项目领导相关人员提供合同执行情况的沟通解释说明报告协助项目领导正确行使合同权力对项目的各个合同进行协调管理合同执行的所有文件完成合同台帐的填写工作对合同实施过程进行监督保证与了解相关合同方面的工作满足要求协调合同的有关争执行为合同之间和合同内部各个界面接口充分利用合同赋予我方的权力处理合同事务参加合同的索赔和反索赔事务5143合同数据登录合同数据登录表由合同管理负责人在合同签订后10日内依照合同管理的实际需要进行基础数据的填写这些数据应是合同中规定的甲乙双方须承担重大责任并有确定数额或指标的数据报业务归口部门和总部专业主管部门备案合同负责人要定期进行合同实际预算重置的统计分析分析方法按照集团财务计划管理流程规定进行并定期与业务归口管理进行数据核实合同管理负责人应定期工程合同可按工程进度阶段自己确定一般以基础地下室结构封顶分部工程验收等里程碑节点划分进行主要数据的检查并将主要变异情况登录一旦发现违约事件应及时提出处理建议或措施报告主管领导52合同管理台帐与合同文件备案管理521合同管理台帐编制合同管理台帐由每个合同负责人完成填写具体编制时使用EXCEL表各部门的合同台帐应按合同性质分类每一类做一张EXCEL表按合同生命周期连续编制按合同执行进度更新合同执行完毕后剔除非工程合同具体格式见附件非工程合同台帐统计表工程合同见工程合同计量支付与变更管理细第页15则附表522执行的合同文件的备案要求各项目的合同管理部门应在每月末将已更新的上月合同管理台帐电子文件按专业管理口传送给总部成本管理部门和总部相关专业管理部门备案523合同计量支付与变更管理用款计划及联签要求合同的计量支付与计量变更须符合集团的专项管理要求合同支付款项预先须填报财务项目出款计划表进行资金计划审批获批后合同履约款到期支付前还须填写用款联签单并完成联签审批后出款详细的管理要求参照XX合同计量支付与变更管理细则规定执行53合同结算管理合同结算由合同负责人提出初步意见总部各部联合财务管理部法务组共同完成地区由成本合约管理部门负责牵头组织完成工程总承包合同结算送交总部工程管理部复核合同变更转让和解除61合同的变更管理合同变更是指对合同进行实质上的变更原则上合同的变更出现引起合同单价和商务条件的变化必须按原审批程序完成变更审批工程合同的变更应当按照工程合同计量支付与变更管理细则的规定进行合同变更方案应当按照合同策划时的原则进行审查确认变更的合理性与合法性变更方案应当由合同执行部门组织研究参加变更方案研究的人员组成也应当是原合同评审的相关岗位人员合同的变更方案资料补充协议应当由原合同管理人按集团档案管理要第页16求原渠道递交备案与存档62合同的转让管理621公司作为合同债权人一方的合同发生须转让事件时应按合同签约审批程序执行转让审批622发生下列情形之一的不得转让根据合同性质不得转让的按双方约定不得转让在未经双方一致达成同意转让前不得转让依照法律规定不得转让的63合同的解除管理631因合同履约完毕合同管理自然解除632因发生法律纠纷合同发生解除的按法律文件处理633因履约或合作问题选择解除合同的合同管理负责人应按原审批渠道上报合同解除申请报告批准过后方能办理解除手续634解除合同的协议在未达成或未批准之前原合同仍有效不得签订相同标的新合同以免造成索赔但特殊情况经双方一致同意中止履行例外64变更转让和解除合同文件形式要求一律采用书面纸质形式包括合同双方的信件函件等合同索赔与纠纷管理71合同的索赔管理合同的索赔与反索赔管理由各业务分管部门牵头组织地区由投资发展部协助总部由投资策划部法务组协助索赔是指承约方对我方提出赔偿要求反索第页17赔是我方对承约方提出的赔偿要求进行反驳同时我方向承约方提出索赔的要求72索赔的原因造成索赔的原因主要有当事人违约不可抗力事件合同缺陷合同变更我方指令其它第三方原因73索赔管理基本程序与方法基本程序是提出索赔或反索赔调查与研究索赔与反索赔的分析和评价形成索赔和反索赔报告最后解决索赔与反索赔合同负责人在收到索赔要求后应当根据归口管理规定及时通知相关管理部门判断是否立即处理或随后处理归口管理部门在组织有关人员分析研究处理方案提出处理报告后应当报原合同批准人进行审批我方的反索赔要求的提出应当由合同负责人根据合同执行情况研究分析后报归口管理部门审核由原合同批准人审批后才能发出索赔与反索赔的处理应当在集团权责规定的条件下按照集体研究决策的原则完成处理报告各个合同根据具体情况确定参加集体研究的人员合同档案管理每一份合同包括合同正本副本及附件合同文本的签收记录变更转让和解除合同的协议包括文书电子版本等以及履约过程中的各类往来文件签证等均须完整汇集妥善保管第页18合同签订后3个工作日内合同负责人须将合同正本分别交行政档案管理部门进行存档和财务部门备档不包括租售合同和员工聘用合同该二类合同分别按专项合同管理细则处理合同一旦签订合同负责人须将合同复印自备同时交相关管理部门作合同实施管理过程中作审核与出款使用必须再使用合同正本时按照集团档案管理办法办理借用手续合同执行评估及奖惩91合同执行评估为提高集团合同管理的水平合同专业管理部门牵头组织视具体情况有选择地对各合同执行进行总结评价合同执行总结评估必须包括对合同签定情况总结对合同执行关键控制点描述与分析对合同对方的评价合同签定前预测与合同实际执行情况的对比分析对合同主要条款的分析参见合同总结表格式合同负责人须将完成评估的合同总结表通过集团知识与沟通平台上载培训资料库作为合同管理培训资料培训面向全集团所有与合同管理有关的人员92奖惩921罚则合同管理当事人有以下行为之一者视同违规按照集团制度与流程执行奖惩管理规定追究相应的处罚921违法本规定的行为922违反规定不进行招标或不正当手段订立合同的行为923不按照合同划分清单签订合同无正当理由将合同人为拆分签定的行为924各合同负责人不能按质按期提交合同管理台帐合同文件和合同执行总结报告含电子文件的行为合同档案文件管理不妥引起关键文第页19件丢失的行为925在合同会签时使用不实资料或掩盖有关合同情况导致有关领导错误审批和错误决策的责任人926对未谈妥商务条件就进行合同签约的行为927私自处理合同应收应付款项的行为928合同订立和执行过程中因失职造成公司利益受到损害的行为929对未谈妥合同并进行签约即安排合作方实施工作的部门或个人922奖励对合同管理的优秀人员或部门由成本管理部门提出在绩效考评时由部门直接管理上级给予加分奖励附则101附件1011合同审批权责作业规则1012合同招投标管理权责作业规则1013合同模板合同编码一览表102与本规定相关的管理文件1021合同管理流程图1022合同模板1023合同管理作业表单第页201024集团招投标管理实施细则1025合同计量支付与变更管理细则103其他1031本规定经集团总裁办公会议批准自2005年10月1日开始执行1032本规定由知识管理部负责解释