XX公司会议管理规定.doc

公司会议管理规定一目的为保证会议质量提高会议效率制订本管理规定二适用范围公司各类会议及会议室教室的管理与使用三会议管理会议分类及组织1公司级大型会议如战略发布会职代会股东会目标咨询会干部民主评议总结会等涉及范围较广人员较多的会议需提前与总经办沟通并制定会议通知经主管副总批准后公司公告通知内下发召开2公司级例行性会议如公司经理例会子公司例会月度绩效会安委会营销委员会人力资源委员会等凡明确会议主题并形成文件的会议除经理例会无需申请定期召开外其它会议需提前预约会议地点及人员并在公司OA系统行政办公版块内的会议申请中进行申请3跨口会议指涉及三个跨口单位及以上人员参加的需在会议室或教室召开的用时在20分钟以上的会议需提前预约参会人员和会议室填写跨口会议审批单见表一经主管副总批准后挂至OA系统行政办公版块内的会议申请中4部门会议各口例会部门例会班前班后会及临时性会议按照内部会议要求执行5外部会议与公司相关联的行政单位企业单位等邀请公司人员参加的各类会议或公司需租用公司外部会议室组织的培训学习会议等如经销商会议封闭式培训学习等按照通知及应邀要求执行会议控制1会前会议需要汇报评审的材料方案等内容组织单位必须提前3天以内部邮件的形式发送给参会人员进行熟悉并结合总经办确保在召开会议前将纸质材料分发到与会人员手中组织单位应明确会议主题及议程确认参会人员名单严禁无关人员陪会2会中会议按谁组织谁记录谁跟踪落实的原则组织单位需落实到会人员情况指定记录人员负责会议的记录并在会议过程中处理好时间控制协调会议分歧等问题参会领导工作布置要明确工作内容责任单位责任人配合单位配合人完成时间考核单位完成标准等内容会议记录人需条理清晰准确的记录会议内容3会后组织单位整理的会议纪要应保证内容准确并与责任单位责任人沟通确认后下发执行公司级例会必须在次日下班前下发会议纪要表见表二其它跨口会议纪要按照会议纪要表见表三格式下发参会人员会后要向相关人员传达会议精神会议组织单位应加强沟通和信息反馈定期跟踪验证布置工作的完成情况直至结束4会议资料保存公司级大型会议等会议资料存档实行一会一存会后15日内移交公司档案室存档内容包括会议通知会议资料影像录音资料图片及会议纪要等公司级例会保留原始会议记录专本专记并定期移交公司档案室存档跨口会议部门会议由各牵头部门保留原始会议记录自行存档会议要求1提倡少开会开短会组织及参会单位会前应做好充分准备确保会议简洁高效集团经理例会子公司经理例会整体时间控制在两小时以内各单位汇报不超5分钟月度企管绩效例会整体时间控制在三小时以内其中各单位汇报不超5分钟集团整体财务情况汇报不超10分钟副总点评原则上不超6分钟2例行性工作不汇报一般性工作不汇报报表和文字材料显示的内容不汇报涉及面小个别沟通能解决的不汇报各部门汇报过的一般性工作主管领导不重复强调公司已行文通报过的一般不再强调3能会下沟通或布置的工作会上不说不涉及相关单位的工作会上不说自我表扬或抱怨的内容会上不说提倡各单位召开现场办公会4严禁提高会议级别主管分管干部负责的事务不要求正职参加综合管理人员负责的事务不要求单位和部门负责人参加严禁同时要求一个单位和部门多人参加的一般性会议5除总经理主持的会议和公司大型会议外内部会议一般不设专职主持人不提供会务服务等6会议组织单位要充分考虑驻外公司营销生产系统的工作性质合理安排会议时间7公司级例会必须有会议纪要及重要工作的实施计划见表4未按时间要求完成的除按规定考核外责任单位或责任人要书面请示写清未完成原因明确完成时间经会议工作布置人批准交会议组织单位备案8除营销活动外各单位组织的外部会议需提前拟定会议方案包括参加人员住宿标准就餐标准会议时间行程安排接待人员整体预算等经部门经理分厂厂长审核后报主管副总总经理签批后执行四会议室管理职责划分1人力资源部是公司各教室的主管部门负责公司教室的整体监督管理2总经办是公司各会议室的主管部门视频会议室由信息化管理部配合负责公司会议室的整体监督管理3各分厂分子公司部室实体分别负责本单位内部会议室教室的管理责任到人4各会议室责任人负责会议室教室的日常使用登记卫生管理物品定置等各项会前准备工作及会后检查验收工作5信息化管理部负责投影仪视频会议终端的技术支持投影仪日常维修及维护由各单位会议室责任部门进行联系售后维修同时负责培训各会议室责任人视频会议终端的操作及使用方法培训合格后正式移交给各会议室管理部门视频会议终端的保管及使用由各会议责任部门负责6各区域电管站分别负责会议室教室音响话筒等电器设备维修维护桌椅等物品由购买单位负责联系维修7总机室负责各电话会议的调试及日常维修维护工作8各使用单位使用后应保证会议室教室室内电器桌椅等设施完好无损并按要求进行定置摆放使用要求1公司会议室教室物品配备报废由各管理部门按照公司办公用品管理办法执行2使用会议室教室的单位提前联系会议室教室的管理部门由管理部门进行妥善安排3使用投影仪音响视频会议终端等设备的由使用单位与会议室责任人联系会议室责任人需提前开启调试如有问题及时通知信息化管理部电管站维修4公司召开大型视频会议两方及以上会议时统一由信息化管理部协调组织进行二分公司二楼东西召开的高层电话会议统一由总机室组织进行5教室会议室所有配备物品使用单位未征得管理部门批准不得带出或作为它用6各会议室教室使用完毕后使用单位必须按要求清理卫生及按定置要求摆放各类物品经会议室责任人验收后将钥匙交还7公司会议室教室管理部门应按照要求建立教室会议室使用台帐五考核1会议迟到早退的每次考核当事人50元2未履行请假手续即未到会人员每次考核当事人100元3会议期间通讯工具响铃接打电话上网的每次考核当事人50元4造成会议室教室配备物品损坏且影响使用的除对使用单位责任人考核200元外连带考核管理部门责任人100元5使用单位未按会议室定置要求摆放物品或卫生不合格的每次考核使用单位责任人100元次6使用单位未经允许私自将会议室教室配备物品带出的每次考核使用单位负责人100元7未按要求建立会议室教室使用检查和维修台账的每次考核责任单位负责人100元8组织单位未按照程序申请会议且对于各类专题会会议决定布置任务没有形成会议纪要表的每次考核责任人100元9组织单位未及时准确通知会议时间参加人员影响会议召开的每次考核组织单位负责人200元10列入部门月度绩效的工作由企业管理部按照公司目标预算绩效管理办法进行考核11不执行会议决议未按要求完成会议布置工作的高层考核500元次分厂分子公司及各部门正副职300元次主管200元次其他人员100元次造成负面影响的追究其行政责任六各分厂分子公司营销物流系统参照本规定制定内部会议管理细则并严格执行七其他自本办法发布实行之日起原公司会议管理规定同时废止附表1公司会议纪要表表2跨口会议培训审批单表3会议纪要表表4工作实施计划表表5会议室教室使用登记台账会议室教室使用明白卡表1跨口会议培训审批单会议日期起止时间会议地点组织单位主持人记录人会议目的参加人员高层中层其它合计人数会议流程123材料准备123见附件申请人部门经理厂长意见总经办意见主管副总意见总经理意见