视频会议管理办法.docx

股份有限公司文件编号公司通告号签发单位视频会议管理办法1目的规范视频会议系统使用和管理保障视频会议系统在使用和管理上安全稳定高效2适用范围本办法适用与物业公司总部及各城市公司分公司以下简称所属单位3职责31智慧社区运营部311负责公司视频会议系统整体运维工作312负责公司总部视频会议系统机柜设备硬件管理工作313负责公司重大会议的视频联调现场技术支持334负责为公司总部及分公司提供视频会议技术支持与培训335负责视频会议系统账号的分配开通变更解锁等管理工作336负责检查所属单位对于本办法的执行情况32总部各部门321负责向参会单位发布视频会议通知322负责按照会议通知的时间进行视频联调及召开会议33所属单位331按照本办法要求执行视频会议系统各项管理要求332负责指派视频会议系统管理员以下简称管理员与智慧社区运营部管理员对接相关事项333负责按照会议通知的时间进行会议联调或参加视频会议4管理办法41人员管理411所属单位指派12名管理员并向智慧社区运营部报备管理员信息412当所属单位管理员信息发生变更时应在人员安排变更一周内通过OA协同方式向智慧社区运营部提交变更人员信息42账号分配421视频会议系统账号统一由智慧社区运营部分配422视频会议系统账号密码变更由智慧社区运营部通过OA协同方式告知所属单位管理员423视频会议系统账号的开通由申请单位管理员向智慧社区运营部提出申请由智慧社区运营部与房地产公司相关部门申请开通424所属单位应正确使用分配的账号登录严禁登录其他账号43账号管理431所属单位管理员应管理好本单位账号信息如发生账号信息丢失情况应及时向智慧社区运营部重新确认本单位账号信息432所属单位使用视频会议系统应由本单位管理员负责提供账号信息44会议联调441公司总部各部门在召开会议之前应至少提前一天由会议召开部门组织进行会议联调避免因设备问题影响会议的召开442会议系统联调包括对各单位视频信号语音信号共享内容等进行调试443所属单位应严格按照会议通知的时间进行会议系统联调严禁迟到如确因有其他工作安排无法参加视频会议联调应提前告知到会议召开部门并在会议召开前对视频会议设备进行检查确保可以正常参会45系统使用451公司总部各部门人员以及所属单位管理员应熟知视频会议系统使用方法同时可从OA以及知识门户系统中学习相关操作文档452各单位管理员应熟知视频会议系统操作方法并协助本单位其他人员使用46会议召开会议正式召开前1小时各参会单位应将设备连接进会议系统确保会议系统各项设备均正常开启47设备管理471所属单位管理员应在会议召开前以及会议结束后及时开启与关闭会议系统设备将相关设备及其附件放回原位472所属单位管理员负责本单位视频会议系统设备的维护如出现故障和异常应及时处理473公司员工使用视频会议系统设备时应规范使用爱护设备48会议纪律481所属单位在参会期间应保持良好的会议纪律严禁做与会议无关的事情使用笔记本电脑客户端登录的参会人员应保持摄像头持续处于开启状态要求保持参会人员胸部及以上部位包括头部正脸等出现在视频画面中严禁出现无人像摄像头关闭等情况482所属单位在参会期间应保持安静并将语音麦持续处于关闭状态会议期间如需分会场发言应先打开麦克风后再进行发言发言完毕后及时关闭麦克风483所属单位在参加视频会议时应确保网络畅通优先使用有线网络连接484视频会议纪律参照公司会议管理办法执行如发现有违反会议纪律的行为公司将进行通报批评相关文件签发单位负责人有限公司20年月日