设计部工作流程及管理制度.doc

设计部工作流程及管理制度 固定安排： 一．每周五下午5:00组织召开本部门例会： 传达公司精神；总结一周工作；安排、布置工作任务；调整下属工作状态；部门日常工作：维持本部门工作秩序。 管理设计任务：跟踪设计进程，协助、督促设计师在限定时间作出设计方案。审核设计方案和施工图纸、工程预算、装修合同。 协助设计师与客户签订装修合同。 将已签订的装修合同相关施工部分副本移交工程部、财务部。 二．为了加强公司对信息资源的管理及提高签单成功率，特制定如下规定： 客户资源的登记、派单：客户资源的收集渠道由上门客户(包括来电话咨询的客户)、业务员带单客户、公司派单客户等组成。故所有的信息资源必须跟单登记，然后由设计师上报总监，总监进行统一管理，并派单给设计师。 凡是上门客户，由前台人员接待洽谈，了解情况后前台反映给设计总监，设计总监安排设计师服务，登记客户来访记录。谁接待的客户谁负责跟单，并每次将情况都填写《跟单记录表》，直到客户已签合同或另找他人装修为止。凡是业务员的客户，必须及时跟单追踪，并提供基本的资料（如业主姓氏、 楼盘名称、面积、户型图等） 派单原则：效率优先，兼顾公平,目的：提高谈单成功率，体现公司专业化服务，调整设计师的工作状态和意愿。让客户不至于盲目选择设计师，既避免设计师无效工作，也减少客户资源的流失。对客户资源进行汇总，做好客户资源的收集、管理、规划、分析等工作，使客户资源管理更加系统化。分析客户特点和定位，深入分析和挖掘，派适合设计师不同信息来源，如报纸、网站、杂志或其他朋友介绍、户外广告等等。不同风格需求，如现代简约、新中式、古典、田园风格等等居室类型，如平层、复式、别墅等等 不同性格特点，如对价格敏感的、高傲，不屑一顾的、强辩形的、专业形的等等。 跟单：设计师接单后，应及时出图、报价、约客户沟通，并及时、准确的记录《跟单记录表》，以便反馈给设计总监。跟单过程中设计师对客户进行回访、跟踪，及时了解客户的动态，以提高签单率。业务员、设计师应保持及时沟通，使业务员、设计师能及时了解自己客户的具体情况。凡是公司单源， 设计师等不得私自认定为无效客户，必须经确认上报部门认可后方可停止跟单。任何人不得浪费公司资源，在设计服务中，应至少对客户进行五次以上的跟踪，以了解客户的真实意愿和需求动态；在售后服务中，应至少对客户进行二次以上跟踪，了解客户在装修过程中、装修完工后出现的各种问题，以便及时为客户处理相关的投诉、维修等问题。 跟单的要求及原则： 设计师必须有团结合作精神 设计师必须安排好自己的时间，保证在时间允许的情况下才可以接单。 客户信息由前台或总监安排设计师，设计师接到信息后必须及时跟进。 设计师接待客户时必须要有良好的心情，没有状态或精神不振的设计师不予派单。 前台、总监向客户介绍设计师时，可以采取恰当的赞扬口语。设计师在见到客户后，必须充分了解客户意图，说话时应注意客户眼神，留意客户语言背后的想法，必须做好笔记。如果同一设计师同时来访客户有多个时，其他设计师、前台、业务员有义务同客户打招呼，绝对不可以造成客户冷场的情况。如果设计师手中工作较多，有必要请其他设计师协助，可向总监提出。分配问题必须提前谈好，防止造成矛盾。设计师不可以拒绝同事的咨询讨教，相互学习，相互进步。市场竞争激烈，设计师出图纸报价尽量在时间上压倒对手，当天的事当天做完。设计师组合之间要多沟通，共同进退，共同加班，每个单都要做好详细的分工安排，要提前商定提成比例，任何情况都不要推脱自己的工作， 要主动承担责任。一旦合作不来及时汇报总监，从新安排。当客户提出更换设计师时， 设计师要主动汇报总监更换，并有义务将客户资料交予新设计师，公司为原来设计师安排新的工作任务。设计师原则上不能挑单做，更不能让有效客户故意流失，因为每一个客户资源都来之不易。如果设计师对该客户没有感觉或不感兴趣可以向总监说明更换设计师。设计师有义务配合业务员上门量房谈客户。设计师要服从公司安排，如驻点，促销活动，做宣传图等，这些都是能为大家带来资源的工作。 职务细分职务说明书——首席设计师 一、基本情况：职务名称：首席设计师 部门：设计部 二、职务陈述： 做好设计研发工作，解决设计中的难题， 指导和帮助提高设计师的设计能力，研究 施工工艺及出现的问题，协助其他设计师谈单，为签单客户提供服务，与客户良好相处，以最佳的设计方案满足客户的需要，做好公司的样板工程。 三、基本职能： 1、研发制作绘图方案。 2、与设计师研讨设计方案。 3、到施工现场解决问题。 4、与客户洽谈 5、决技术难题，培训设计师，对部门工作提出改进意见。 职务细分 职务说明书——首席设计师 一、基本情况： 职务名称：首席设计师 部门：设计部 二、职务陈述： 做好设计研发工作，解决设计中的难题， 指导和帮助提高设计师的设计能力，研究 施工工艺及出现的问题，协助其他设计师谈单，为签单客户提供服务，与客户良好相处，以最佳的设计方案满足客户的需要，做好公司的样板工程。 三、基本职能： 1、研发制作绘图方案。 2、与设计师研讨设计方案。 3、到施工现场解决问题。 4、与客户洽谈。 5、解决技术难题，培训设计师，对部门工作提出改进意见。 职务说明书——主任设计师 一、基本情况： 职务名称：主任设计师 部门：设计部 二、职务陈述： 进行市场分析，独立做单、谈单、签单，并指导设计师的工作。 三、基本职能： 1、整理前一天的工作情况。 2、分析单量情况，并作出具体安排。 3、整理一天之内的谈单及做单进展情况。 4、根据单量变化做市场分析。 5、与设计师互相交流经验，对设计师的工作进行指导，在完成业绩指标中发挥带动作用。 职务说明书——设计师 一、基本情况： 职务名称：设计师 部门：设计部 二、职务陈述： 与客户进行交流，做好设计、选材、施工工艺的确定指导工作，注重客户的回访工作，巩固老客户关系吸引新客户。 三、基本职能： 1、遵守公司制定的各项规定，服从上级的管理。 2、共同做好部门环境工作，营造安静整洁的工作环境。 3、接洽客户，了解客户需求，作出令客户满意的设计方案。 4、按照公司规定做好签单工作，报价、图纸符合公司的要求，达到公司需要的工作能 力，完成设计师业绩计划。 5、到施工现场进行技术指导，做好与工队、质检、客户三方协调和良好沟通，保证工程顺利进行和客户满意。 6、随时解决客户装修问题，做好客户回访，与客户建立良好关系，不断开发新客户。 7、接受公司及店面的各项培训，不断学习和交流专业知识，提高个人素质和业务能力。 8、深入学习和认识公司的企业文化，向客户宣扬企业精神。 职务说明书——助理设计师 一、基本情况： 职务名称：助理设计师 部门：设计部 二、职务陈述： 可以和合作设计师与客户进行交流，一起完成设计、选材、施工工艺的确定指导工作，注重完成设计图纸工作。 三、基本职能： 1、遵守公司制定的各项规定，服从上级的管理。 2、共同做好部门环境工作，营造安静整洁的工作环境 3、接洽客户，了解客户需求，作出令客户满意的设计方案。 4、按照公司规定做好与设计师的签单工作，报价、图纸符合公司的要求。 5、与合作设计师到施工现场进行技术指导，做好与工队、质检、客户三方协调和良好 沟通，保证工程顺利进行和客户满意。 6、接受公司的各项培训，不断学习和交流专业知识，提高个人素质和业务能力。 7、深入学习和认识公司的企业文化，向客户宣扬企业精神。 职务说明书——绘图员 一、基本情况： 职务名称：绘图员 部门：设计部 二、职务陈述： 可以和合作设计师与客户进行交流，注重完成设计师指派的设计图纸。（效果图、施工图） 三、基本职能： 1、遵守公司制定的各项规定，服从上级的管理。 2、共同做好部门环境工作，营造安静整洁的工作环境。 3、熟练掌握设计相关软件。配合设计师完成设计方案。 4、按照公司规定做好与设计师的签单工作，报价、图纸符合公司的要求。 5、接受公司的各项培训，不断学习和交流专业知识，提高个人素质和业务能力。 6、深入学习和认识公司的企业文化，向客户宣扬企业精神。设计部的管理制度 基本要求严格遵守公司的各项规章制度及考勤制度，绝对服从各分部经理的管理和领导。 1、每月工作日28，每月可息两，周六、周日不能休息，如：有特殊情况需要请假时，应提前一天申请批准后，方可休息。 2、每月按公司所记考勤统计天数，除正常休息日之外，一季度请假不得超过10天，旺季不得超过7天。如无故不上班，按旷工处理，旷工一天扣款100元。 3、每天工作时间为：8：30——12:00； 14:30——18：00工作时间外出或有事情请假必须向设计总监请假，得到批准方可外出。 4、设计人员不得以在家画图为借口不来公司上班，（特殊情况经公司批准）否则按旷工处理。 5、外出量房，查工地，陪客户买主材时，要填写外出登记单， 6、全体设计人员互敬互爱，搞好团结，对设计师不在的客户应主动接待，尽力帮助解决其提出的各种问题。 7、设计人员工作态度应认真负责、积极努力，服从公司领导的安排，以公司利益为重，在完成本职工作的同时协助公司做好宣传、策划等工作，并积极地为公司的发展献计献策。 8、工作中不断完善自己，熟悉掌握各种材料及价格、各种工艺做法，为自己的设计工作打下良好的基础，避免不必要的损失。 工作要求接待客户态度要热情、耐心、语言文明，设计之间不争不抢，不打断其他设计与客户之间的谈话，设计人员应准备自己的客户登记本，谈过的客户尽量保留其联系方式，以便日后联系并登记在公司的客户登记表，上交设计总监，以便公司统一管理。安排看样板间的工作时，不对客户做过分的承诺，避免日后引起不必要的纠纷。量房认真填写量房单，绘制量房草图，测量时要准确、细致。（如：窗户大小，窗边墙尺寸，厨卫门上下水位置等）。量房时应对客户说明以下问题： 1、阳台配重墙不可拆除； 2、煤气不能移位或封包； 3、水表前不能改动； 4、承重墙不能破坏； 5、物业管理要求不能动的部分设施； 6、任何人不得以量房为借口，外出办私事，一经发现按旷工处理。 设计师服务规范条例 设计师在与客户签定合同后， 应当积极地配合指导施工人员全面完成设计意图，达到预期的设计效果，现对其服务行为予以规范： 1、合同签定前，设计师应提前一天将图纸、报价交设计总监进行初审，设计总监确认签字后方可交客户，签字认可。 2、合同签定时，应先将工程图纸、报价先交客户签字认可，合同签定后开工进场前和 工程部指派工长进行预先交流，使工长了解该项目的基本情况，检查图纸完整性，设计 师应在进入现场前将所缺少的部分施工图全部补齐。 3、正式开工日，设计师约定客户和工长一起到现场进行技术交底，当面对客户对照图 纸逐项介绍，并及时解答客户和工长的疑问。 4、施工过程中，因客户或工长对施工图无法理解，设计师应及时进行解答工作，口头 解释仍无法理解的，须约定时间一块到现场对照实际尺寸进行详细讲解，直至客户和工 长完全明白没有异议。 5、在工程木结构造型全部完成未上面板前，设计师应到现场一次，进行跟踪服务，对 照工程实况和图纸是否有出入，指出存在问题，以便施工人员及时更正。 6、在施工过程中如有一些变更项目，涉及到局部尺寸或工艺要求不太清楚明确的，应 约定客户一起到现场，详细了解客户意图后及时进行补充设计和报价，客户提出加项要求，须先通知设计师，与客户签订《增项协议》，双方签字。方可进行施工。 7、工程交工前，设计师应至少再去一次现场，了解工程装饰后的总体效果，特别是一 些使用色彩搭配的地方，进一步征求客户意见，以便作出及时的调整，同时为后期配饰 服务作好准备工作。 8、设计师去工地应将施工图纸、报价携带齐全，同时自备卷尺等使用工具，以便提高 服务质量和效率。 9、设计师因故不能去工地，应提前和客户联系，获取客户谅解后约定下次去工地的时 间。 10、设计师陪同客户去工地参观样板间， 应自觉遵守现场管理制度，提前掌握该项目的详细资料，对客户作出全面的介绍， 获取参观的最佳效果。如参观过程中发现问题，应在参观完成后客户不在场的情况下及时通知工长或工程监理。 11、通过广告信息到公司进行咨询，设计师应严格执行日常行为规范，同时及时填写《客户需求登记表》，自己备录一份后交设计总监保存。以后每次联系后再将相关结果填写入表。