国家电网公文处理办法

国家电网公司公文处理办法 （2003年5月20日　国家电网总[2003]159号） 第一章　总则 第一条　为使国家电网公司（以下简称公司）的公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》等有关规定，结合公司的实际情况，特制定本办法。 第二条　公司公文（包括电报，下同），是公司在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章和措施，请示和答复问题，安排生产经营活动，布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。 第三条　公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条　公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 第五条　公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。 第六条　总经理工作部是公文处理的管理机构，主管公司本部并负责指导所属单位的公文处理工作。 第七条　各所属单位应当设立文件管理部门或者配备专职人员负责公文处理工作。 第二章　公文种类 第八条　公司常用的公文种类有： （一）决定 适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销所属单位不适当的决定事项等。 （二）规定、办法 “规定”适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体管理措施和行为规范。 “办法”适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。 （三）通知 适用于发布规章，批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文，传达要求所属单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和聘用干部。 （四）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要信息或情况。 （五）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （六）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 （七）批复 适用于答复所属单位的请示事项。 （八）意见 适用于对重要问题提出见解和处理方法，答复对方征求对某项工作的意见。 （九）函 适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （十）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第三章　公文格式 第九条　公文一般由发文单位、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。 （一）涉及国家和公司秘密的公文应当在公文首页左上角标明密级，分别为“绝密”、“机密”和“秘密”。其中，绝密级文件还应当标明份数序号。 （二）紧急公文应当根据紧急程度，在公文首页左上角分别标明“特急”、“急件”。紧急电报应当分别标明“特提”，“特急”、“加急”。 （三）发文单位应当使用单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。 （四）发文字号应当包括：单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。公司部门的发文代字不得与公司发文代字相混同。（公司发文代字见附录） 公文的发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；函件的发文字号标注在横线下方右侧。 （五）上报的公文，应在横线上方左侧标注字号，右侧注明签发人，如有会签单位，应在左侧注明会签人姓名。 （六）公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 转发文件的标题，除被转发文件的文种为“通知”时省略外，其它文种可保留一级。（如需要转发的文件是：“国务院关于加强安全生产工作的通知”；转发文件的标题为“转发国务院关于加强安全生产工作的通知”，不用“通知的通知”。） （七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。 （八）公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。 （九）公文除“会议纪要”（以会议纪要名称为文头的）和以电报形式发出的外，一律加盖印章。联合发文，各联合发文单位都应当加盖印章。联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。 （十）成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。电报以发出日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。 （十一）文件应当标注主题词；上报的文件，应按照上级单位的要求标注主题词；下发的文件，应标注主题词表中规定的词，除类别词外，最多不超过五个词汇。 （十二）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （十三）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。 公文标题用2号文鼎报宋体简，正文用3号仿宋GB2312字体。 第十条　公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。 第十一条　公文用纸采用国际标准A4型，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 第四章　行文规则 第十二条　行文应当确有必要，注重效用。 第十三条　行文关系根据隶属关系和职权范围确定： （一）公司在职权范围内，可以对所属单位行文；可以同国务院各部委（办、局），各省、自治区、直辖市人民政府互相行文，可以根据业务需要同合作伙伴互相行文。 （二）公司各部门，就具体业务工作，可对公司所属单位行文。 （三）各专业会议通知、会议纪要、转发文件、经验介绍等，以部门名义行文；公司领导讲话，发《内部情况通报》，由总经理工作部统一编号；总经理办公会议、党组会议发会议纪要。 第十四条　一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的单位。 第十五条　公司内部之间对有关问题未经协商一致，不得行文。 第十六条　同级单位、合作伙伴可以联合行文。公司和分公司不得联合行文。 第十七条　向所属单位和本系统的重要行文，应当抄送直接上级单位。 第十八条　“请示”应一文一事，一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。对可行性研究报告、初步设计审核意见等业务性较强的公文，在报请上级或业务主管部门审批的同时，可抄送有关单位。 报告中不得夹带“请示”事项。 第十九条　除领导直接交办的事项外，不得以单位名义向领导者个人报送“请示”、“意见”和“报告”。 第二十条　向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。 第五章　发文办理 第二十一条　发文办理指以本单位名义制发公文的过程。包括草拟、会签、审核、签发、缮印、用印、登记、分发等程序。 第二十二条　发公司或部门的普通文件，应通过办公自动化系统“发文管理”模块拟稿。拟稿人应将有关栏目填写清楚，并签署日期。 第二十三条　草拟公文应做到： （一）符合国家的法律、法规及其他有关规定，符合实际工作情况。 （二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 （三）公文中的文种应当根据行文目的，发文机关的职权和与主送单位的行文关系确定。 （四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 （五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引用标题，后引发文字号，并加括号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 （六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 （七）应当使用国家法定计量单位。 （八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 （九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 第二十四条　拟制公文对涉及公司其他部门职权范围内的事项，主办部门应事先会签有关部门，取得一致意见后方可行文；经协商不能取得一致意见的，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请领导协调或裁定。 拟制各类法规性文件（规章、制度、办法、规定等），主办部门均应会签法律部。 为提高办文效率，会签时间不能超过三个工作日，并在发文稿纸中注明会签时间。公司发文由有关部门领导会签；部门发文，由有关处室领导会签；如涉及总师协调事项，应送总师核签。 第二十五条　各级领导要对文电稿进行全面审核，严格把关。公司发文在送领导签发前，应先由总经理工作部核稿；各部门的综合处长负责对本单位草拟的公司发文进行初审和本部门发文的核稿，对不符合要求的文件应及时退经办人修改或重办。 审核的重点是： （一）是否需要行文，行文方式是否妥当； （二）有关部门、单位是否已协商、会签； （三）提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行； （四）公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合行文规则和拟制公文的有关规定。 第二十六条　签发 （一）向党中央、国务院的请示、报告，由党组书记总经理签发。向国家有关部门的请示、报告，原则上由分管副总经理签发，必要时送总经理签发。 （二）一般发文按分工送副总经理签发。发文内容如涉及其他副总经理的分管业务，应送其他副总经理核签。 （三）《内部情况通报》由讲话领导本人签发。 （四）授权签发 以公司名义办理一般具体事项，经公司领导授权可由有关部门主任签发。 第二十七条　草拟、修改和签批公文必须要用钢笔、签字笔，不得用纯蓝墨水和圆珠笔，书写及所用纸张必须符合归档要求。不得在文稿装订线外书写。 第六章　收文办理 第二十八条　收文办理指对收到文件的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 第二十九条　公司收文，凡需办理的，由总经理工作部文件处理部门提出拟办意见，重要的经总经理工作部领导审核，其中党中央、国务院的文件及领导批示送总经理阅批；国务院办公厅、有关部门、各省政府及各所属单位的重要文件，按分工送总经理或副总经理阅批；各所属单位及其他部门的