自考小条口袋书00510_秘书实务_自考秘书实务笔记_自考串讲讲义资料

识记办公自动化的意义识记办公自动化的意义办公自动化是现代化管理和建立运转协调灵活高效的政府行政管理体系所必须的办公自动化对我国的经济发展提高管理和决策水平促进社会进步和四化建设都将起到重要作用提高办公效率和科学决策水平办公自动化可以显著提高管理水平提高劳动生产率最重要意义领会办公自动化的要点支持理论行为科学管理科学社会学系统工程学人机工程学直接利用的技术计算机技术通信技术自动化技术两大技术支柱计算机技术和通信技术关键技术数据处理文字处理语音处理图形与图像处理网络通信技术决策支持技术办公自动化的主要环节信息采集信息加工信息传输信息保存核心任务向各领域各层次办公人员提供所需运用的信息二办公自动化的关键技术识记语音处理利用计算机对语音信息进行处理的技术包括语音的输入识别合成和存储图形与图像处理使用计算机对图形与图像进行处理的技术包括图形与图像数字化增强与复原图像数字编码图像分割和图像识别决策支持技术决策者利用决策支持软件进行大量数据的收集和分析处理寻求解决问题的方法和模型从而作出正确的决策领会数据处理利用计算机对数据进行收集存储加工传播等一系列活动的总和特点数据量大数据结构复杂时间性强数据计算机加工处理的对象能够输入计算机并且被计算机进行加工处理的信息文字处理文稿编辑和文件管理等现代化的手段包括起草文件文字编辑表格编辑等工作网络通信技术在单位内部通过计算机联网和专用电话交接设备等实现信息的传输交换和共享在单位外部利用电话网传真网卫星通信网等实现通信和信息共享三办公自动化系统办公业务活动概括为存储交换加工信息和基于信息的科学决策识记办公自动化系统的组成办公自动化设备办公自动化软件掌握现代办公技术的办公人员办公自动化设备主计算机各种输入设备各种输出设备工作站通信设备各种办公设备办公自动化软件办公自动化系统软件办公室应用软件通用专用办公自动化系统的开发一个具体的办公自动化系统从无到有的过程软件生存期软件产品从形成概念开始经过开发使用和不断增补修订直到最后被淘汰的整个过程系统生存周期系统分析系统设计系统实施系统运行维护系统分析建立一个明确具体而又可行的系统目标具体步骤调查研究任务需求调查办公环境调查资料阅读问卷普查个别访问实地观察可行性分析经济可行性技术可行性社会可行性用户需求分析对系统的功能性能及运行环境限制等方面提出要求系统总体规划办公现状分析系统目标阶段任务设备选择投资分配管理机构人员设置技术培训实施条件实施步骤等形成系统分析说明书系统需求说明系统目标系统逻辑模型和软件实施总体方案等总体规划系统设计总体设计详细设计总体设计确定系统如何完成预定的任务主要包括总体结构设计最重要及确定系统的硬件选配软件选配代码设计界面设计结构化设计方法将整个系统按照不同的功能和层次划分为一个个功能简单明确且相对独立的部分模块每个模块实现系统的一项具体功能自顶向下逐步细化工具系统层次图细化的图模块结构图模块结构图描述软件层次特性的工具描述某个模块负责管理控制哪些模块以及上下级模块或同级模块之间的数据传递关系成分模块方框模块名调用从调用模块指用被调用模块箭头数据流向详细设计程序过程的具体算法设计辅助设计工作流程图对具体任务进行算法设计和其他辅助内容的设计包括系统输入输出设计数据库设计代码设计程序设计语言的选择流程图采用文字和各种表达式来描述解决问题的具体步骤每一步或几个步骤都由代表不同含义的框格括起来并用箭头指示其执行顺序系统实施设备购置软件实现编程测试人员配置和培训数据的准备编程使用预先选定的计算机语言去描述已经完成的程序流程图把用文字表达的解决问题的步骤转换为计算机能够接受并执行的指令形式测试发现软件的错误并对其进行修改和纠正模块测试联合测试系统测试模块测试由程序员在模块程序编写中对程序的正确性进行测试编码阶段联合测试将一组关联度大的程序进行共同测试主要内容对接口的调试系统测试将系统放在系统的应用环境中进行测试正确性可靠性适应性第三方组织测试小组测试数据常规数据边界数据错误数据系统运行维护用户教育系统评价软件维护系统维护目的硬件维护软件维护改正性维护适应性维护扩展性维护数据维护领会办公自动化系统的模式事务型管理型辅助决策型事务型办公自动化系统由单机或多机组成负责文字处理表格编制文档管理行文管理等办公一般事务管理型有各种较完善的信息数据库由具有通信功能的多机网络组成能对大量各类信息进行综合管理使数据信息设备资源共享使办公效率得到很大提高辅助决策型具有方案比较和辅助决策功能利用预先设计的决策模型人们作出判断和决策办公自动化发展趋势与办公自动化有关的信息技术的发展技术数据仓库技术多媒体技术新型办公室网络化办公室无纸办公室计算机应用软件通信网络三个最基本要素优点易形成便于修改存储量大传递快捷使用方便虚拟办公室无人办公自动服务移动办公决策支持系统第二章计算机文字处理一窗口操作系统识记的特点采用全图标化工作方式能同时运行多个程序提供了充分利用内存的功能是发展各种软件的平台具有良好的帮助系统运行环境操作系统处理器显示器色内存磁盘空间声卡调制解调器打印机鼠标的安装启动插软盘设置系统安装目录按系统提示换盘重启机器资源管理器操作对磁盘文件夹文件进行管理资源管理器窗口左窗口文件夹树窗口右窗口文件夹内容窗口窗口分隔条状态栏窗口菜单栏操作单选连选多选创建文件夹复制移动删除文件或文件夹领会计算机系统的基本组成硬件系统软件系统硬件主机控制器运算器存储器内存储器外存储器输入输出设备外设中央处理器控制器和运算器合称主要技术指标主频率指令周期执行速度字长寻址能力控制器计算机指挥中心根据指令的要求有序地有目的地向计算机各部件发出控制信息使整个计算机有条不紊地协调一致地工作运算器在控制器的作用下根据指令进行算术运算逻辑运算和其他运算的部件存储器存放原始数据处理这些数据的程序运算的中间结果和最终结果内存储器外存储器内存储器主存储器内存主机中存放现行程序和数据的存储器外存储器磁盘硬磁盘软磁盘光盘只读式一次写入式可擦写式磁盘驱动器磁盘控制器存储器主要技术指标存储器容量字节存储密谋存储周期字取出再存入输入输出设备完成数据媒体变换的设备键盘鼠标显示器打印机显示器主要性能指标屏幕尺寸颜色工作方式分辨率灰度显示屏显示适配器打印机硬拷贝击打式针式点阵式活字型非击打式激光喷墨热敏软件计算机运行所需的各种程序主有关文字资料系统软件应用软件系统软件计算机的设计者提供的一类程序用于利用计算机本身的逻辑功能达到管理计算机系统各种资源充分发挥计算机的效率便于用户使用和管理的目的语言翻译计算机监控管理调试编辑数据库管理数据通讯操作系统核心独立于计算机控制和组织计算机活动的一组程序用户和物理机器接口应用软件用户利用计算机及其所提供的各种软件编制的用来解决某些具体应用问题的程序的启动开电源系统自检出现桌面退出开始关闭系统关闭计算机对话框选择应用鼠标器的操作指向单击双击拖拉主要元素及操作文件夹桌面窗口图标菜单对话框窗口标题栏菜单栏最小化最大化关闭按钮控制按钮垂直水平滚动条图标移动激活排列创建删除菜单菜单条菜单栏弹出式菜单下拉菜单二汉字输入应用汉字输入方法的启动和选择任务栏启动中英换换输入法汉字输入智能全拼简拼混拼笔形三文字编辑软件识记的特点所见即所得自己定制拖放式操作图文混排轻松制表格式存储宏模板级复原功能普通页面大纲主控文档打印预览全屏幕六种视图领会的启动双击图标开始程序简单表格的制作建立表格输入广西行列的插入和删除改变行高行宽表格与文字转换应用的编辑窗口标题栏菜单栏工作栏格式栏边框栏标尺绘图工具栏状态栏文本编辑区垂直水平滚动条标题栏文件名控制按钮最小化按钮最大化还原按钮关闭按钮菜单栏文件编辑视图插入格式工具表格窗口帮助标尺页面水平垂直普通水平视图标尺计算机文件一组有名字的相关信息的集合文书文件以文字为主要内容的文件新建文书文件打开文书文件文本编辑单字行字块的操作先定义后操作剪贴板的使用开始程序附件剪贴板查看程序查找和替换排版字符排版字体字号段落版版行宽字间距行间距段落对齐打印预览和打印操作打印设置打印预览打印第三章计算机表格处理一概述识记的功能特点是在环境下运行的电子表格应用程序自动制表功能表格编辑功能将数据自动转换到图表图形或文档中执行简单或复杂的函数公式运算兼具字处理和数据库处理功能具有更精确和详细的预览功能领会的启动与退出启动双击开始程序打开已存在的文件退出文件退出双击控制按钮或单击控制按钮关闭应用窗口标题栏菜单栏工具栏编辑栏工作区状态栏电子表格名词术语电子表格在计算机上生成并通过计算机进行编辑操作处理的表格行号数字列号大写英语字母工作簿用户建立的存储和处理数据的电子表格文件由若干工作表按一定顺序排列而组成的工作表集合工作表在电子表格中进行一切表格操作的二维表区工作簿隐含个工作表最多个每表行列名字长度不超过个字符单元格单元工作表中的每一个格子每一单元的坐标称地址形式列号行号活动单元格活动单位当前单元当前正在操作的单元单元指针被激活的活动单元四周有一黑线杠围绕此框称单元指针能识别五种类型的数据数值日期时间正文公式二表格制作应用生成表格创建新工作簿输入数据输入标题输入表头输入其他数据工作簿存盘编辑工作表打开工作表打开文件选取工作表工作表窗口操作缩放窗口视图分割窗口窗口冻结分割区域窗口编辑工作表插入删除行列和单元格行高列宽调整重命名工作表工作表自动套用格式编辑数据数据删除修改移动复制排序简单复杂格式化复杂排序选择排序范围数据排序有标题行复选框选定第一第二第三关键字确定数据格式化分自动格式化和手工分步格式化数据对齐字体格式设置打印工作表打印机硬件设置联机装纸指定打印范围打印机页面版心设置打印预览打印对话框打印机打印范围打印份数设置确定三数据计算领会公式和函数基本概念公式由三个元素构成运算符参数函数运算符算术运算符种逻辑比较运算符种连接运算符优先级操作数常数运算中不变的数值字符串单元格地址坐标引用区域名区域第一单元格最后单位格函数非公式必要元素是内部公式格式函数名参数函数有数量与三角日期与时间统计财金查找替换数据库字符逻辑信息应用函数的运用键盘手工输入工具栏中自动求和按钮用函数指南输入公式的运用公式运算公式复制和移动公式重新计算自动重算手工重算工具单元格地址三种引用形式相对绝对混合公式复制或移动时新位置公式中地址是否改变分类汇总将工作表中某列已排序数据按关键字段进行分类统计并将结果显示在插入的新行中按分类关键字段排序选中欲分类汇总的单元区域数据分类汇总分组汇总字段关键字段汇总方式选欲被分类统计的数据列单击增加分类汇总位置框中的表选中所需列确定四图表应用识记编辑图表领会图表基本知识图表元素轴即坐标轴图表标题轴标题图列数据系列网络线类常用图表类型区域面积图条形图柱形直方图折线图饼图环形图组合图三维图应用生成内嵌式图表在工作表中建立图表数据来源于工作表或其中某区域工作表中数据变化图表也随之更新选定工作表数据区域图表指南插入在原工作表中嵌入拖动工作表区域移动到数值内嵌图表的位置并拖出一方框设定图表大小文件定义区域选择图表类型选择图表格式确定数据系列类和图例文字设定轴标题和图表标题生成独立图表独立于工作表的图表依赖于工作表数据制图并被作为一张工作表来保存或处理系统会在工作表标签行列中相应位置插入该图表标签编辑图表图表移动缩放复制删除图表元素的编辑办公自动化原理及应用笔记第四章来源考试大爱学习爱考试大年月日第四章现代办公设备与技术一静电复印技术利用光导材料的光敏特性和静电电荷库仑力作用的原理对图文信息的原稿进行复印的一种复印技术又称电摄影识记静电复印机的类型卡尔逊法目前采用的主要方法按静电复印的方法和过程直接涂层纸法静电复印机间接普通纸转印法静电复印机直接法直接在涂敷有光导材料氧化锌的复印纸版涂层纸上进行复印的一种复印方法间接法首先在镀有光导材料硒合金的感光版鼓上产生墨粉像然后再转移到复印纸上的一种方法直接法复印过程充电曝光显影定影间接法复印过程充电曝光显影转印定影清洁静电复印技术特点复印速度快质量好操作简便自动化程度高适用范围广复印件耐久性好光导材料一种具有光敏特性的半导体材料称光敏半导体简称光导体具有光敏特性和静电特性光敏特性光导材料在暗处呈绝缘性在明处呈导电性静电特性在暗处对光导材料表面充电时会在其表面沉积上一层静电电荷用于静电复印的光导材料无定型硒硒合金硫化镉氧化锌有机光导体感光版感光版用于静电复印的印版通常是在底基支持体上涂敷一层光导材料构成感光版的静电特性曲线感光版的表面电位随时间的变化曲线分充电间歇曝光三阶段容许饱和电位感光版所能承受的最高表面电位实际充电电位应低于容许电位暗衰从充电后到曝光前的一段时间内感光版表面电位在暗处的自然衰减应尽量减少亮衰受光照部位感光版表面电位迅速下降的现象剩余电位经亮衰后感光版上所保留的表面电位静电潜象电位差曝光后感光版亮区和暗区所形成的电位差充电电位越高亮衰越大感光版光灵敏度越高感光版上所形成的静电潜像电位差也就越大光疲劳感光版在长期连续使用后光导材料出现的一种光导性能衰竭现象领会静电复印的基本原理和工作过程充电利用电晕放电的方法使感光版鼓表面带上一定数量静电电荷的过程充电电晕器完成电晕器单丝双丝主要由电极丝钨丝或镀层钨丝和屏蔽罩组成电晕放电电极丝加上直流高压电时会使其周围空气分子电离生成带电离子同时电极丝周围形成光晕现象电晕充电利用电晕放电的原理给感光版充电曝光充电后在光学系统作用下将原稿图像投射到感光版上并使其形成静电潜像的过程曝光时感光版亮区光导体导通表面电荷迅速消失亮衰暗区光导体绝缘表面电荷基本保持暗衰感光版曝光方式全场静止曝光方式狭缝扫描曝光方式稿台移动式稿台固定式静电潜像曝光后感光版上形成了与原稿图像相对应的由静电电荷组成的不可见的影像全场静止曝光感光版鼓曝光方式的一种在原稿镜头感光版静止不动的情况下镜头将原稿的完整图像投射到平面感光版上使其曝光的一种方式狭缝扫描曝光感光版鼓曝光方式的一种原稿图像经扫描机构光学系统和狭缝的作用后可在感光鼓表面形成一轴带状光像并使作同步转动的感光鼓逐段曝光的一种方式曝光时光带像的移动速度与感光鼓转动的线速度一致是目前静电复印机普遍采用的一种曝光方式稿台移动式扫描复印时稿台移动光学系统固定的扫描方式一般用于小型简易复印机稿台固定式扫描复印时稿台固定光学系统一部分或全部移动的一种扫描方式这是一种常用的方式显影使已曝光感光版鼓上的静电潜像转变成为可见墨粉像的过程显影方法干法双组份干法磁刷显影单组份干法跳动显影湿法双组份湿法液体显影显影剂用于显影的材料制品双组份和单组份双组份显影剂由调色剂和载体两种组份按一定比例混合后组成的显影剂有干粉式溶液式两种调色剂由碳黑与树脂等组成的显色剂载体用于运载调色剂并使其完成显影过程的中间体干粉工为细微的铁粉溶液式为特制石油溶液单组份显影剂设有载体只有调色剂一种组份的显影剂分导电性显影剂和绝缘性显影剂磁刷显影显影剂由载体外层涂有树脂包膜的细微铁粉和调色剂墨粉组成经磨擦带电后墨粉吸附到磁辊上并形成刷状当转动的感光鼓接触磁刷时在感光鼓表面电荷库仑力的作用下带电的墨粉颗料就会摆脱载体的引力而吸附到感光鼓上从而使静电潜像变为墨粉像广泛采用跳动显影显影剂为绝缘的单组份磁性色剂材料显影装置由磁辊旋转套筒刮板等组成磁性色剂与刮板磨擦带电在磁场的作用下色剂吸附到滚筒周围形成墨粉层显影时在感光鼓电荷库仑力的作用下带电的墨粉色剂即可跳到感光鼓上显影具有复印图像清晰底灰小显影剂不易飞散环境污染小等特点液体显影显影剂由液体载体特制石油和调色剂颗粒组成经磨擦带电可使调色剂颗粒表面与周围液体带上双层电荷从而使调色剂均匀分散在溶液中显影时感光版鼓需浸入显影液内在静电潜像库仑力的作用下使带电的调色剂颗粒吸附到感光版上呈现可见的墨粉像图像解像力高层次好显影设备简单等优点但显影剂稳定性差有气味易起火等不足转印将感光版鼓上的墨粉像转移到纸上或其他介质上的过程电晕转印法辊压转印法电晕转印法利用转印电晕器向纸的背面充电使感光鼓上的墨粉像转移到纸上的一种转印方法转印电晕器向纸的背面充电使之带与墨粉极性相反电荷并与感光鼓贴紧在电场库仑力作用下使墨粉附纸上完成转印辊压转压法利用带电转印辊电场力的作用下使感光鼓上的墨粉像转移到纸上的一种转印方法转印辊上加一与墨粉带电极性相反的偏压在电场力的作用下使复印红贴紧感光鼓并将墨粉吸附到纸上完成转印分离转印后将复印纸从感光鼓表面剥落下来的过程常用的有分离片法和分离电极法定影将转印到复印纸上的墨粉像永久地固着在纸面上形成复印件的过程有热辐射法热辊法冷压法清洁转印后将感光版上的残留电荷和墨粉清除掉的过程包括消电和除粉消电将转印后感光版上的残留电荷消除掉的过程有电晕消电光消电除法利用毛刷或刮板将感光鼓上的残留墨粉清除掉的过程应用静电复印机的使用机器预热放置原稿复印倍率选择复印纸选择和安装复印张数确定浓度调节复印注意事项保持电源电压稳定做好消耗材料的补充和装放做好局部易损部件的更换和安装保持良好的工作环境做好复印机的保养和维修工作建立规章制度明确操作规范复印件图像缺陷分析底灰大充电电位过高电源电压过高电极丝离鼓太近曝光不足曝光量调节过小灯光老化光学器件脏污显影过度显影器给粉量过多显影器离鼓太近转印电压过高清洁不彻底清洁器调整没到位清洁器老化感光版疲劳调节浓度过大原稿底色过深图像模糊光学系统故障镜头及光学器件位置不当松动或污染扫描不同步光学系统的机械传动装置失调感光鼓疲劳脏污或损伤原稿图像发虚复印时原稿未贴紧稿台玻璃图像浓度小充电电位过低电极丝污染老化或离鼓太近输入电压偏低曝光过度灯光电压过高光缝过大显影不足显影器给粉量过小显影器离鼓太远显影剂疲劳或受潮转印效果差转印电极丝污染离鼓太远感光版疲劳复印纸受潮调节浓度过小原稿图像浅淡图像全白未充电充电电极丝断裂未接通电源或漏电未显影显影器未工作显影剂失效墨粉用完未转印转印电极丝断裂未接通电源或漏电感光鼓疲劳光导体失效复印纸太潮稿台未放稿图像全黑曝光灯不亮光缝未开光路系统严重污染或异物堵塞感光鼓未曝光纵向白带充电电晕器或转印电晕器局部污染或有异物遮挡显影辊有异物感光鼓圆周方向有伤痕复印纸有纵向折痕或受潮纵向黑带光路系统的局部污染或异物遮挡清洁装置局部破损变形或有异物消电电晕器局部污染或有异物显影器或定影器局部脏污或损伤横向白带电晕器工作不稳定输入电压时有时无电晕器断续漏电显影辊转动不均匀显影辊松动传动机构故障感光鼓旋转时有跳动现象感光鼓松动传动机构故障感光鼓表面沿轴向有伤痕复印纸有横向折痕或受潮横向黑带因高压电源不稳定造成曝光灯闪动电晕器电压时高时低稿台玻璃有要状污染或遮挡物显影器转速不匀或有跳动现象清洁器松弛或跳动定影器热辊有轴向伤痕或定影刮板磨损二桌面印刷系统识记印刷的起源和发展金刚经世界上现存最早的有明确日期记载的印载印刷的基本要素原稿印版承印物油墨印刷机械原稿作为印刷的对象和信息来源的各类文稿印版含有图文信息的印刷模板承印物能够承接印刷信息产形成所需印刷品的各种材料油墨从印版转移到承印物上并在承印物上形成可见图文印迹的显字材料印刷机械用于制取印刷品的各种机器设备印刷的类型凸版平版凹版孔眼和步骤排版制版印刷装订排版将图文原稿按照一定的格式和顺序排列成印刷版面的过程制版将排版后的印刷版面制成可以上机印刷用印版的过程印刷利用印刷机械将印版上的图文信息转移到承印物上的过程装订将印刷后的印刷品编排整理并加工成所需式样的过程轻印刷技术的产生传统印刷技术与计算机技术和其他新技术相结合的产物是一个包括排版制版印刷装订等全部印刷工序的配套技术系列是一信集计算机技术电子技术激光技术复印技术等先进技术为一体可方便快速地制取印刷品的小型印刷系统适于专业印刷部门使用的由大型成套设备组成的轻印刷系统称为高级轻印刷系统适于非专业印刷部门使用服务于办公自动化的轻印刷系统称为初级轻印刷系统或桌面印刷系统领会桌面印刷系统的特点处理速度快存储容量大编辑功能先进具有一定的图形与图像处理能力印刷字体丰富文字输出精度高占地少污染小桌面印刷系统的设备配置录入微机图形扫描仪激光印字机或针式打印机台式小胶印机等桌面印刷系统的主要工艺流程排版系统制版系统印刷系统装订系统计算机排版利用计算机键盘将原稿中的文字输入到微机磁盘内进行排版的一种先进排版方式制版系统静电制版法预涂层感光版制版法静电制版法利用静电复印原理进行制版的一种方法氧化锌版充电曝光显影修版定影涂胶预涂层感光版制版法将重氮化合物和树脂混合后形成的感光树脂涂布在铝箔底基上制成重氮树脂版版阳图版目前最广泛阴图版晒版显影上胶印刷系统平版印刷一种利用线条与版面基本处于同一平面的印版平版进行印刷的技术方法目前平版印刷主要以胶印法为主利用油水不相亲的原理来实现台式小胶印机输纸机构印刷机构核心部件供水供墨机构收纸机构控制系统印刷机构印刷滚筒橡皮滚筒压印滚筒及其附属部件组成台式小胶印机一般操作过程和步骤印刷准备上版印刷装订系统采用小型装订机械通过折页配页订页裁切来完成装订过程折页将印张按页码顺序和规格折成书帖的过程小型折页机配页将书帖或单页按页码顺序配集成书册的过程轻型配页机订页利用订书用具将配齐的书帖装订成册订页方法铁丝钉简易无线胶订订页形式骑马订平订裁切利用裁切设备将装订好的印品按所需要的规格切齐小型切纸机三传真通信技术识记传真机的类型按用途不同文件传真机相片传真机报纸传真机按传送色调不同黑白色调传真机中间色调传真机彩色传真机按传送速度不同一类机二类机三类机四类机按使用电话线路数不同单路传真机多路传真机文件传真机用于传送图文信息的真迹传真机黑白传真机低速调频模拟信号传送分钟中速调幅模拟信号传送分钟快速电子扫描和编码压缩技术的数字传真机分钟使用最多高速数据网上高速信息传送的数字传真机秒目前尚未推广使用相片传真机以传送具有黑白连续色调相片的影像信息为主要目的的传真机滚动式扫描方式采用光扫描方式直接使用相纸感光记录扫描线密度大精度高图像分辨率高清晰度好发送速度较慢报纸传真机专门用于传送报纸信息的传真机大滚筒多路高速传真机幅面大字体小图像层次丰富滚筒大分辨率高扫描速度快多话路传送传真机的工作原理扫描发送光电转换信号调制信号传输信号解调接收记录图像扫描在发送端通过逐行扫描的方法将原稿图像分解为若干像素元的过程主扫描光束沿原稿水平方向的扫描副扫描沿原稿垂直方向的扫描取样点密度点沿主扫描方向每一毫米长度内被分解的像素点数点扫描线密度线沿副扫描方向每一毫米长度内所包含的扫描线数标准高分辨率线光电转换在光电转换器件的作用下将原稿扫描后产生的反射光信号变为相应电信号的过程常用光电转换器件电荷耦合器件基本单元光敏二极管电荷存储器移位门移位存储器调制利用调制解调器将发送的数字电信号转换为适合于电话网络传输的模拟电信号的过程解调利用调制解调器将接收到的模拟电信号转换为数字电信号恢复其原图像信号的过程图像的接收记录将接收到的图像电信号利用同步扫描的方法进行逐点逐行记录并还原为原图像的过程记录方式喷墨记录照相记录静电记录感热记录感热记录利用感热记录头将接收到的电信号逐点转换为热信号并使感热记录纸在纸基上涂敷一层白色的感热生色层生色剂粘合剂组成制成生色通过逐行扫描的方式将各像素点记录下来领会传真机的操作使用前的准备工作安装记录纸功能的设定清晰度和对比度选定清晰度标准精细中间色调对比度一般浓色淡色发送置放原稿拨号发送接收人工接收通话按启动键并放回话筒接收自动接收注意事项原稿的尺寸和质量应符合该机说明书提出的要求消除原稿异物和阻挡物正确放置原稿传真图像质量的预检和调节清晰度和对比度功能的复位传真机的维护和保养工作环境温度湿度供电条件清洁保养机件的紧固和更换热感纸的使用和保管小于故障的排除第五章公文管理信息系统一公文管理自动化概述公文的生成办理存储检索传递归档等项工作环节的现代化管理即以现代化工具和方式代替手工操作识记公文公务文件或公务文书的简称是指机关部门团体在处理公务活动的过程中按特定体式形成与使用的具有法定效用的文件包括收文发文内部文件和其他文字材料公文工作各级各类国家机构或社会组织的工作人员所从事的自公文形成直至办理完毕的全部活动过程包括公文的撰制传递处理等直至最后向档案部门移交公文手工管理流程发文管理收文办理办毕公文处理发文办理发文单位对公文的撰写处置和管理的工作过程包括立意撰写会签审核修改签发注发缮印校对盖印分装发送催办查办收文办理公文接收后在受文单位内部就文件运转办理所构成的一系列工作环节包括签收登记分发摘编传阅拟办批办承办催办注办查办办比公文处理对办毕的公文处理的过程包括清退销毁暂存立卷归档公文管理自动化发展人工管理启蒙与准备公文管理现代化初级阶段公文管理现代化成熟阶段领会手工管理公文存在的问题掌握信息不完全不及时控制办文手段的不足公文统计难度大不必要的重复劳动办文效率低公文管理自动化的背景与动力科技因素计算机网络文字处理技术多媒体技术管理科学软件科学人员因素价格因素公文管理信息系统的实现方式单机方式和网络方式单机方式公文的传递办理直至归档仍采用传统人工方式只是对公文的形成特征和内容特征采用计算机进行管理网络方式公文直接在计算机上生成收发文通过计算机网络进行传递在计算机服务器与各计算机终端上对文件的整个办理过程进行科学的管理二公文管理数据库设计识记数据库管理系统的选择任务根据系统功能的需要决定数据库的组织形式和存储方式数据库系统应具有性质支持语言的关系型数据库支持多媒体数据格式及全文存储支持网络环境丰富完整的辅助开发工具良好的兼容性快速的运行速度应用公文管理数据库的结构设计确定文件名设计数据库文件结构确定数据库间的关联字段数据库文件库文件数据库中的基本数据以文件的形式存储在磁盘中包括主文件索引文件暂存文件后备文件参考文件设计库文件结构字段名字段类型字段宽度小数位数四个结构参数字符型数值型浮点型逻辑型日期型备注型通用型公文管理数据库的建立数据库结构的建立命令方式菜单方式向数据库输入数据收文数据库文件结构收文号收文日期来文单位文件号性质类型密级紧急程度题名正文份数附件份数页数文书处理号分类号承办者主题词提要全文发文数据库文件结构发文号发文日期文件号主送抄报抄送标题主办单位会办单位拟稿核稿签发校对类型密级文书处理号附件数页数份数主题词分类号提要全文三公文管理信息系统的开发由人计算机软件计算机及外设组成能够科学高效地对公文信息进行收集传输加工保管维护和利用的集成化系统用户需求分析系统总体设计保密措施设计输入输出设计对话设计网络通信设计程序设计与系统调试运行与维护识记系统保密措施设计软件加密措施用户登录与口令输入输出设计屏幕格式设计输入方式输出方式对话设计屏幕菜单设计文本方式光条式弹出式下拉式工具栏图标式问答式程序设计与系统调式运行与维护领会用户需求分析目的是确定所建立的公文管理信息系统应该达到的各种指标以及系统运转后的具体效果和系统所要达到的目的包括内容开发目的确定功能运行环境的选择公文管理信息系统的功能包括公文的处理功能服务功能和维护功能应用系统总体设计系统主要功能确定系统登录维护公文处理流程收文办理发文办理公文处理电子邮件立卷归档公文检索公文统计维护借阅系统总体模块结构图第六章文档一体化系统一文档一体化办公自动化系统中进行信息控制和管理的主要形式识记公文与档案的关系公文种类拓展一般公文常用公文专业公文电子邮件公文载体上的扩展档案过去和现在的国家机构社会组织和个人从事政治军事经济科学技术文化宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字图表声像等不同形式的历史记录档案来源于文件一般来说档案是在文件使用或办理完毕后经过鉴定归档转化形成的公文是档案的前身公文是为处理事务而制作的当事务处理完毕时有关该事务的一系列公文的内容也就自然地成为该事务过程和结果的原始记录经过选择后保存下来便转化为档案公文的主要作用是在完成和处理事物中发挥规划指导修正等现行效用具有明显的时效性档案的主要作用便是在研究稽核该事务时发挥凭证和查考作用在研究该事务的发展及其与其他社会活动的关系中发挥参考作用具有明显的回溯性文化生命周期理论研究文件产生运动变化的过程和规律的理论生命周期划分为四个阶段制作阶段现实使用阶段暂时保存阶段永久保存阶段文档一体化的作用使档案收集完整系统便捷准确安全文档超前控制提高信息检索效率科学决策的需要提高行政效率有利于人财物的合理利用领会文档一体化的含义从文书和档案工作全局出发实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制包括文档实体生成一体化文档管理一体化文档信息利用一体化文档规范一体化实行文档一体化的条件理顺管理体制完善组织机构进行标准化建设改变陈旧观念培养与一体化相适应的人才文档一体化模式机关内部文件档案管理一体化机关之间从机构和职能上进行一体化建立有人财物和管理自主权的文件中心二文档一体化计算机系统的组成领会文档一体化系统维护的主要内容一般项目维护主题词维护分类维护代码维护数据维护系统维护在系统运行过程中为使其能正常运转而进行的保养维修及改善工作一般项目维护文件类型档案类型著录项目设置用户管理主题词标引公文和档案在加工存储检索过程中将其内容主题的自然语言转换成规范化主题词法语言过程主题词维护词表建立和词表管理分类维护把的档案按其来源内容时间或其他形式特征划分为若干类别使其进一步条理化秩序化中国档案分类法规范化了的档案分类语言进行档案分类标引的依据和工具档案分类表的类目是一种标志代表一组具有共同属性的档案从属关系通过设置下位类实现并列关系同位类关系代码是系统为常用录入项提供的简短符号使用代码有助于减少录入量提高系统效率数据维护数据备份数据恢复整理数据重建数据库索引文件将逻辑删除数据物理删除删除临时文件应用文档一体化系统的组成公文子系统归卷子系统档案管理子系统文档一体化计算机系统是采用计算机技术来实现的文书档案一体化管理的系统公文子系统记录了文书处理过程中文件信息的流动和处理状况归卷子系统进行公文信息向档案信息的转化过程作用它是公文子系统和档案管理子系统的衔接部分控制着公文数据向档案数据的转化过程转化的条件可由该子系统自动控制如果公文数据格式标准与档案数据格式标准需要统一那么在进行归卷的同时还应进行数据格式和标准的转化工作这就为档案数据与公文数据相互交换数据共享扫除了障碍在归卷子系统中进行的案卷定义和归卷工作为档案管理子系统提供了操作对象和数据内容逻辑组卷的主要方式有自动组卷和手工组卷自动组卷系统提示用户输入组卷条件计算机自动将符合条件的文件增添到卷内手工组卷手户直接在计算机屏幕上通过键盘或鼠标进行文件的移动手工将文件添入案卷内逻辑组卷向实体组卷转化情况逻辑组卷的结果直接作为实体组卷的依据借助逻辑组卷简化立卷工作实体组卷并不与逻辑组卷结果完全吻合不进行传统意义上的立卷按流水号归卷依照逻辑组卷查询档案管理子系统负责档案信息的管理活动档案检索档案借阅档案统计档案编研档案检索案卷检索按主题词检索按档号查询按年度查询按案卷题名查询文件检索档案借阅档案借阅档案归还三文档一体化系统的实现系统工程理论运用系统思想和系统方法指导工程实践活动指导下进行识记文档一体化系统需求分析在对传统文档工作操作流程工作环境人员状况等进行分析的基础上明确计算机文档一体化系统开发的目标系统应具有的功能并写出书面的系统需求说明书来源考试大httpwww233comzikao自考需求分析内容重点解决好在文书档案独立管理体制下由于脱节严重造成的问题文档材料的基本情况管理质量要求应用系统设计是根据在系统分析阶段商定的系统逻辑功能结合实际条件具体设计系统实施方案结构化设计方法将整个系统按不同的功能和层次划分为一个个功能简单明确且相对独立的部分模块归档子系统的设计档案管理子系统设计第七章办公自动化网络系统一计算机网络概述识记网络协议基本概念将分布在不同地理位置上的具有独立性能的多台计算机终端及其附属设备用通信设备和通信线路连接起来再配有相应的网络软件以实现计算机资源共享的系统七层网络协议描述网络协议为网络数据交换而制定的规则约定和标准的集合是网络中各台计算机进行通信的一种语言基础和规范准则定义了计算机之间进行信息交换所必须遵循的规则一个网络协议由语法语义时序组成语法用户数据与控制信息的结构与格式语义需要发出何种控制信息以及完成的动作及作出的响应用于协调和差错的控制信息时序对事件实现顺序的详细说明包括速度匹配和任务排序七层协议低三层是局域网使用的层次物理层在物理硬件的基础上处理机械的电气的和过程的接口负责在通讯信道上传播原始的数据数据链路层加强物理传输的管理提供数据链路的流量流向控制网络层控制分组传送系统的操作如路由选择拥挤控制网络互连等功能传输层从会话层接收数据分成若干小单元传给网络层在系统之间提供可靠透明的数据传送会话层允许不同用户间建立会话关系在数据流中设置检验点保证数据完整传递表示层完成数据转换格式化和文本压缩应用层提供用户服务领会计算机网络定义计算机网络特点计算机网络建立的主要目的是实现资源共享互连计算机是分布在不同地理位置的多台独立的自治计算机连网计算机必须遵循全网统一的网络协议计算机资源主要指计算机硬件软件与数据计算机网络提供给办公自动化的主要服务共享设备资源共享数据和程序网络用户的通信和合作办公自动化网络系统的特点建立网络环境使办公自动化超越了时空的限制通过网络系统满足集成化的要求提高办公效率通过网络系统可以实现软硬件资源的共享在达到同样办公效率的前提下可以节约系统开支提高设备利用率促进办公系统各部门的标准化和规范化计算机网络的分类传输技术分广播方式所有连网计算机共享一个通道和点对点方式每条物理线路连接一对计算机网络数据传输和转接系统的拥有者分公共数据网专用网网络覆盖范围与规模分局域网城域网广域网局域网将有限范围内不超过十公里的计算机终端与外部设备互连而成的网络特点覆盖有限的地理范围属于一个单位所有组建方便使用灵活误码率低易维护和扩展具有高数据传输速率所需投资小见效快目前使用最为广泛的计算机通信网络城域网即城市地区网介于广域网和局域网之间的一种高速网络将几十公里范围内的大量企业机关公司的多个局域网互联实现大量用户之间的数据语音图形视频等多种信息的传输功能广域网即远程网覆盖范围从几十公里到几万公里的跨地区远程网络关键技术是计算机的远程通讯互连技术通讯手段包括租用专用线路和使用电话拨号方式计算机网络的安全问题构成计算机网络系统的安全威胁主要有黑客入侵计算机病毒的侵入来自内部的攻击保密信息泄露修改网络的关键数据等拒绝服务攻击有害信息的侵入黑客利用通讯软件通过网络非法进入他人系统截获或篡改计算机数据危害信息安全的电脑入侵者或入侵行为计算机病毒是一种程序它通过修改别的程序并把自身的复制品包括进去从而传染其他程序具有破坏性传染性隐蔽性潜伏性和爆发性计算机网络安全的主要目标是保护计算机资源不受毁坏替换丢失和盗窃计算机网络安全的解决措施制定网络安全策略和网络安全制度采用防病毒防止病毒入侵提供物理安全构筑网防火墙加密口令加密数字签名身份认证数据的备份与恢复二网络系统构成识记网络系统基本构成网络工作站点网络通讯介质网络互连设备网络工作站点服务器文件打印通信工作站普通无盘远程特殊互连设备网络通讯介质非屏蔽电缆对绞线屏蔽电缆对绞线同轴电缆光缆无线连接网络互连设备网卡插槽外接内置集线器和打印共享器调制解调器中继器网桥路由器领会服务器工作站调制解调器路由选择器的概念网络工作站点网络上使用的计算机服务器网络上提供共享资源的站点网络服务器具备条件具有较丰富的资源需要安装并运行多用户网络操作系统以管理共享资源的使用工作站连接到网络上的能够利用网络资源的计算机工作站和微机的区别网络工作站具有与网络系统互连的物理连接要运行相应的工作站引导软件网络互连设备的共同特点是实现计算机设备与网络设备之间或者网络设备与网络设备之间的信号转换打印共享器用于打印机共享分为手动和自动网桥用于传递网络系统之间特定信息的连接端口设备主要用途是扩展网络和通信分段路由选择器是比网桥还要复杂的独立端口设备在进行远程连接时需与调制解调器配合作用它有强大的检查和指导载波电路的能力在网络连接设备中最为优秀和昂贵档案数据库结构设计三局域网技术识记局域网的拓扑结构总线型环形星型线星混合型树型网络拓扑结构即网络的连接方案指局域网中工作站点的连接方式在各个计算机之间如何安装连接线缆总线型由一根同轴电缆作为总线各个工作站可以通过电缆分接头连接到该总线上网络中所有结点都要通过总线进行相互通信信息流动是双向的总线向每个节点提供广播式通信每个节点必须实时监测网络优点正常使用可靠性高工作站的增加拆除和挪动比较容易传输速率较高拓扑结构简单易理解安装缺点排除故障比较麻烦不能使用光纤通信总线上的电气信息道路的分支很多干扰大环型通过一串信号中继器把各台工作站连成一个圆环通信线路以封闭的环路形式连接所有节点提供的是一个顺时针和逆时针的单向信息传输通道通信模式是广播型优点适于使用光纤作通信链路结构比较简单控制比较简单缺点可靠性较差增加减少站点麻烦星型用户的通信线路都集中于一个网络中心点线路上采用的通信媒体必须支持双向传输在网络中心点的控制下才能使通信一方的用户线路与被叫用户线路间构成闭合回路进行信息的传递网络中心点都要使用一个功能强大可靠性高的中心控制机器优点可利用程控电话小交换机系统的线路组成局域网适合地形复杂的外部环境不会因一台工作站故障影响全局缺点可靠性较差每次通信都要建立通信线路的呼叫连接通信线路不能公用利用率低线星混合型综合了总线型和星型网络的优点保留一条总线并把网络集线器连接在总线上每个网络集线器只在总线上增加一个节点但可以连接至个工作站因此如果一台工作站的连线出现故障并不影响其他工作站的工作即使一台集线器出现故障也不会影响其他集线器上连接的工作站的工作优点可靠性好维护性好缺点增加了集线器费用网络结构复杂的网络功能可支持多种网络系统可按照用户要求灵活配置必须有相应的软件模块网络组件支持领会局域网的组成网络工作站点网络操作系统网络电缆连接其他次要组成部分网络工作站点包括提供共享资源的服务器和用于使用网络的普通计算机工作站网络操作系统是利用局域网低层所提供的数据传输功能为高层网络用户提供局域网共享资源管理服务和其他网络服务功能的局域网系统软件分服务器软件和工作站软件基本任务是为用户提供各种基本网络服务功能完成网络共享系统资源的管理提供网络系统的安全性服务分面向任务型和通用型四办公自动化网络系统的建立识记办公自动化网络系统的构成文字处理图形处理公文管理文件数据库信息查询日程管理通讯录公用信息查询电子通讯办公自动化网络系统的实现计算机网络办公自动化系统在公文管理系统和文档一体化系统的基础上建立起以计算机技术和网络通讯技术为核心的综合办公自动化系统它是各类人员组织机构信息及其处理过程与技术和设备的综合体实现办公自动化网络系统主要考虑自行开发与购买商品软件硬件选择其他信息查询几乎是唯一的必须开发的系统硬件选择应考虑计算机系统的级别主机性能处理速度主机存储容量网络拓扑结构及其有关硬件的基本性能网络设备的分布与构成兼容性与配套通用性安装是否方便及运行维护的代价价格服务其他办公设备系统开发中应注意的问题组织保障领导原则组织保障办公自动化系统的一个特点是用户需求不明确一方面是因为用户对计算机技术了解不够另一方面也是因为这些系统对办公效率的提高往往是隐性的其作用在较长时间内才能发挥出来因此办公自动化网络系统的实施是一项长期的工作即使采用纵向策略也不可能一下子完成所有的功能这就需要在实施办公自动化的单位有一个部门来长期做这项工作实践表明由各方面人员组成一个永久性部门对实现一个单位的办公自动化是十分重要领导原则系统设计的一个基本原则它通常指设计出的系统最终要为决策服务因而满足领导的需求非常重要领导原则还包括在制定实施策略时要充分考虑领导的因素网络办公自动化系统的实施非常复杂要面对各种各样的情况获得领导的支持是系统成功的基本保障基于的办公自动化网络系统特点使用统一的浏览器界面对公文处理综合查询等各系统进行访问信息发布多以方式进行信息来源渠道的组织和分布式数据库系统的建设该系统应能组织各类信息来源实现多级信息平台的交互访问分级的权限控制和安全机制即考虑数据的保密性完整性和用户验证实现分级的数据访问权限机制领会实施策略的制定横向策略纵向策略横向策略以功能为单位每实现一个功能即在全单位推广优点充分发挥网络资源共享的特点容易获得单位领导的支持可以充分照顾用户的接受程度缺点难以发挥系统的集成优势纵向策略以使用部门为单位在一个部门内部全方位地推出网络办公自动化系统的各项功能取得示范效应后再根据具体情况逐一在其他部门推广优点可以充分发挥网络办公自动化系统的集成优势资金利用率比较高缺点开发周期比较长建立办公自动化网络系统的步骤抽象出近似于办公要求的办公室模型按照已正确建立的办公模型选择相应功能的设备和软件按本办公室业务要求开发相应的应用软件建立起能为领导和各职能部门共同使用的中小型公用数据库把各职能部门的微机联成一体进而通过电话传真电报线路组成通信网在机关配置起小型机和服务器应用办公自动化网络系统结构示例第八章国际互连网的应用一网络概况识记的由来与发展开发了网络协议集最主要和在我国的发展年实现与连接中国科学技术计算网中科院主管北京地区院所核心院所网其他地区外围院所网中国教育和科研计算机网国家计委投资教委主持全国主干网地区网校园网组成中国公用计算机互联网邮电部建设中国金桥互联网国家公用经济信息通信网领会的特点全球性的计算机网络系统是借助于现代通信和计算机技术实现全球信息传递的一种快捷有效方便的手段具有规模大开放性独有特点传输可靠传输速率高费用低等特点应用网络提供的服务简介电子邮件的一个基本服务一种利用计算机网络进行信息传递的现代化通信手段具有快速高效方便廉价等特点新闻公告一个世界范围内的讨论组的集合用于发布公告新闻广告和各种文章供大家使用讨论和发表评论作出回答和增加新内容的每个论坛又称新闻组远程登录在网络通信协议的支持下用户的计算机通过成为远程计算机终端的过程文件传递本地系统与网上远端站点之间的文件交换传递传递方式分为上传和下传文件浏览包括基于菜单驱动和基于超文本方式两种信息查询工具二的主要技术基础识记分组交换技术产生原因为了以最小的线路来传输尽可能多的数据要求网上用户以轮流共享的方式来使用计算机网络资源避免某个用户在传输大块数据时长时间地独占传输线路限制网络中每次传送的数据量规定每次传输的数据单位为一个分组分组由报头发送方接受方地址传输的数据组成一条网络线路同一时刻能够容纳多少分组涉及到网络流量的问题即网络的带宽用户准备好要传输的数据网络软件将数据分组并发送计算机检测分组是否传送给自己所有分组到达后将根据控制信息将它们重新组装形成完整数据分组称为数据报路由器整个是以路由器为框架的主要功能连接网络协议转换路由选择实现网络管理网络安全保证领会协议数据链路层网络层传输层应用层传输层服务网络层功能网络协议各台计算机进行通信的一种语言基础和规范准则定义了计算机进行信息交换所必须遵循的规则数据链路层与各种物理网络的接口应用层网上计算机之间的各种应用服务网络层网络与网络之间的数据传输协议主机与主机之间的通信路由选择数据报分片重组传输层提供了一种可靠传输的方法协议处理数据报丢失重复负责通信的连接和断开为什么采用协议资料主机地址和主机域名地址在上为每台计算机主机指定的地址计算机主机路由器都必须分配地址分配地址分成四段段与段之间用号隔开每段取值位二进制地址格式编码域名主机名机构名网络名最高层域名域名系统三的连入领会拨号联网设置安装调制解调器硬件安装软件安装拨号入网连接设置打开拨号网络创建新连接配置新连接参数创建连接打开新连接对话框其他设置用接入的优点是图形化操作系统内置有丰富的网络组件包含协议栈具有报文处理功能界面友好操作简单允许用户进行电子邮件和传真的建立应用电话拨号上网用户所需条件硬件以上电脑电话线操作系统通信软件声霸卡软件账号注册用户名调制解调器用于实现计算机局域网环境与电话线系统连接的专用网络设备也即实现二进制数据与音频信号之间相互转换的设备把二进制数据信号转变为音频信息叫调制进行逆转换叫解调服务提供商相当于下级代理出于商业目的他们通过租用专用高速专线建立必要的服务器路由器等设备向用户提供信息服务从中收取服务费上网与退网操作上网我的电脑拨号网络连接输入用户名密码退网双击已建立的连接图标断开网络四电子邮件识记电子邮件系统的功能编写发送阅读恢复转发打印删除检查电子邮件使用电子邮件的条件上网电子邮件信箱拨号软件和收发电子邮件软件领会电子邮件特点速度快价格便宜具有多项功能多媒体信息传送传输可靠保密性强电子邮件工作原理客户服务器模式电子邮件工作过程发送方服务器用户在服务器上的磁盘空间用户连上服务器打开信箱电子邮件地址用户在的主机硬盘上申请的一个电子信箱号用来标识用户的电子信箱地址的格式为用户账号用户所申请的用户注册名主机域名某台接收邮件主机的域名电子邮件的基本协议和标准应用发送和接收电子邮件电子邮件由邮件头收发件人地址主题和邮件体内容组成电子邮件窗口标题栏菜单栏文件编辑查看邮件帮助工具栏文件夹收件箱发件箱已发送邮件已删除邮件邮件目录栏当前邮件窗口邮件的处理打印保存删除回复转发五浏览识记的概念以超文本标注语言与超文本传输协议为基础能够提供面向服务的一致的用户界面的信息浏览系统万维网环球信息网系统系统主页装在服务器上供别人浏览或下载的信息的第一页他们是以超文本页面文件方式存放在计算机的磁盘上都有各自的页面地址超文本将菜单集成于文本信息之中的一个集成化的菜单系统用户浏览文本信息时可通过选择热字跳转到其他的文本信息最大特点是无序性浏览器软件的客户程序用来浏览上的主页的软件它通过通信协议与服务器相连搜索在线讨论拨号访问文件传输领会服务的特点高度的集成性内容丰富多彩千变万化生动的图形用户界面