高校人事档案信息的开发利用.docx

1高校人事档案信息的开发利用黄安广西柳州师范高等专科学校摘要高校人事档案涉及各类人员内容信息复杂多样文章认为高校人事档案信息的开发利用应以夯实档案信息资源建设为前提以完善制度建设为基础以强化创新管理工作为着力点以构建创新服务模式为途径关键词高等院校人事档案开发利用高校人事档案不仅包括高校各级党政机关领导干部及其相关工作人员的档案还包括高校的教学科研教辅人员和其他服务产业后勤人员的档案以及在册学生的档案等这些档案所蕴藏的信息是高校重要的人才信息资源库不仅为高校发现人才激活人才选拔人才培养人才提供依据而且能为社会各界企事业单位选人用人提供可靠参考但由于种种原因多年来高校人事档案信息在实际工作中并没有发挥应有的作用由于人事档案从形成到当事人逝世要经过多个环节的运转是一个内容较多形成条件要求高管理原则性较强的系统工程因此高校人事档案信息的开发利用应以加强档案信息资源建设夯实开发利用基础为前提以完善制度建设为基础以强化创新管理工作为着力点以构建创新服务模式为途径本文结合高校人事档案信息开发利用中存在的问题以及当代的信息环境和技术条件提出开发利用高校人事档案信息的方法和途径一夯实开发利用基础2首先建立人事档案收集制度健全收集网络丰富完整的人事档案信息是开发利用的基础因此高校人事档案管理部门应结合高校实际建立健全适应本单位的人事档案信息的收集鉴别归档转递检查和核对制度以及档案材料的递交索要登记备案等相关规范健全档案信息收集网络确保每个部门有专人负责人事档案信息的收集并保证收集渠道畅通在人事档案收集工作中根据具体的情况和环境灵活采取经常性收集与专题性收集结合集中全面收集与重点收集结合跟踪收集与突击收集相结合等方式及时收集收全各种类型纸质数字音频视频多媒体等的档案材料确保人事档案信息的完整性其次突出高校特点丰富人事档案内容教师的人事档案是高校人事档案信息的主体而教学和科研是教师的中心工作因此高校应根据自身的特点从丰富教师人事档案内容入手通过多种渠道充分挖掘相关的人事档案信息全面收集反映教师在教学科研及各项工作中的业务能力技术专长发明创造科研成果评定评价等以及反映教师个人业绩的考核考察专业培训道德品质潜在能力诚信情况等信息丰富教师人事档案信息同时及时做好相关人事档案材料的鉴定归档编研等工作建立优秀人才的业绩档案科研成果档案人才意向档案等并实行材料信息动态跟踪确保档案信息的新颖性第三认真审查鉴别确保人事档案信息准确无误针对目前存在人事档案注水的不良现象高校人事档案管理部门应根据有关政策3法规及时认真地对收集到的人事档案的相关信息进行审核确认同时对新收集归档的材料按照相关的原则与规定认真进行鉴定和甄别充分提高人事档案信息的质量另外通过法规手段明确界定各部门对档案鉴定的处理权对不在归档范围内的档案材料要本着取之有据弃之有理的原则及时妥善处理确保人事档案信息真实全面使其真正成为培养选拔干部和招聘使用人才的重要依据在引进人才时把调入人事档案作为引进人才的一项重要条件档随人走避免弃档现象的发生二创新管理体制首先改革高校人事档案条块分割各自为政多头管理的工作机制整合资源实现人事档案一体化管理将高校分头形成的人事档案如教学科研个人的经历学历社会关系思想品德业务能力工作状况等方面的档案纳入高校档案馆室统一集中管理以杜绝多头管理职责不清的现象这样不仅有利于实现档案管理标准化和开展档案评估目标管理便于队伍建设和稳定使档案工作人员集中精力做好档案工作而且有利于在大人事档案的理念下建立统一的硬件系统和网络管理平台实现资源共享和人事档案的动态管理使高校的人事档案信息完整化系统化便于档案信息资源的开发利用其次健全完善高校人事档案工作制度在收集归档整理借阅利用等方面建立严密的档案管理制度体系制定高校人事档案工作的长期发展规划和年度计划在此基础上建立人事档案工作的各4项规章制如人事档案信息收集制度人事档案缴送制度人事档案鉴别核对归档规范人事档案保管保密制度人事档案查借阅制度人事档案的现代化管理工作条例人事档案信息的录入及维护制度等规章制度使人事档案工作有章可循有法可依从而减少日常工作中的主观性和随意性提高高校人事档案信息的质量第三加强信息化建设在当今的信息时代随着信息载体多样化以及信息传播交流速度加快个人档案信息的种类数量不断增加特别是很多档案信息都以数字信息形式存在这就要求必须利用信息技术加强高校人事档案管理的信息化建设如针对不同性质的档案建立不同类型的数据库如工资数据库职工基本情况数据库教学业绩数据库科研成果数据库等等并把不同的数据库通过一个统一的平台提供检索浏览或下载提高管理和利用的效率和质量同时利用信息技术把不同类型的人事档案信息整合起来实现对人事档案的完整准确和动态立体的管理为个人政绩业绩的评价提供量化依据并依托计算机和网络技术实现各部门之间的人事档案信息资源的共建共享三创建开发利用新模式高校人事档案信息的开发利用模式对开发利用的效果有直接的影响笔者认为高校人事档案信息的开发利用应该以人为本以需求为驱动在挖掘传统模式潜力的基础上充分利用现代信息技术构建高校人事档案开发利用新模式提高开发利用的效率与效果5首先以人为本开展个性化服务由于人事档案的部分信息涉及个人隐私或者保密制度因此人事档案信息往往是普通人望而却步的一种信息资源要提高高校人事档案信息的利用率就必须以人为本针对不同的用户和不同的档案信息开展个性化的服务策略一是按照密级进行管理的人事档案要及时调整人事档案的保密范围适时做好解密鉴定和密级变更工作使有需要的用户能尽快利用到所需的信息二是对需要查阅密件的用户应根据相关制度尽快做好用户身份意图等方面的审查登记确保用户快准利用到所需要的信息三是对密件的提供利用进行动态化管理与人事档案的形成单位和查阅单位建立常态的联系机制不断了解掌握并反馈密件的开发利用情况保证档案信息的顺畅流通四是建立密件借阅室对保密性强的人事档案必须限制利用者在密件室查阅与普通阅览室隔离既让利用者查阅了所需要的人事档案又最大限度地防止了泄密其次以需求为驱动做好高校人事档案信息的编研工作档案编研工作是开发利用档案信息的一种传统模式是高校人事档案管理部门主动为用户提供人事档案信息的有效手段档案信息的收集鉴定整理编目归档保管等等仅仅是档案工作的基础而根据用户的需求对档案信息的编研与开发才能实现人事档案信息的社会价值在人事档案的编研过程中要以用户的需求为驱动有的放矢突出重点在确保信息精准的同时以点带面不断拓宽编研范围保证编研的信息全面系统同时要根据用户可能的信息需求编制形成便于检索阅读或下载的人事档案信息数据库如单位6各学科人才资源库单位教学成果及分布单位科技成果汇编单位各部门历任领导专业学术梯队一览表等等把那些零碎的存在于个人档案中的静态信息编制成系统的动态的可检索的信息为干部任免职称评聘评先推优人力资源配置学科发展专业设置以及选用人才等等提供详实可靠的信息第三充分利用信息技术实现各高校人事档案信息的共享由教育部组织领导采取行政手段要求各高校做好收集整理编研高校人事档案信息特别是优秀人才的教学业绩科研成果专业特长等方面的精品人事档案信息按高标准建好相关的数据库和利用平台或直接利用云计算的功能把各高校建好的不涉及个人隐私和保密性的精品人事档案信息数据库上传到云端统一进行管理与维护通过统一的共享平台实现人事档案信息在各高校之间的共建共享提高人事档案信息的利用率总之高校人事档案既是高校也是社会各界重要的人力信息资源而开发利用是高校人事档案生命力的具体体现是高校人事档案管理的最终归宿高校人事档案的管理者必须不断提高对档案管理的认识健全人事档案管理制度构建高校人事档案信息一体化管理模式开拓创新多途径多渠道地开发人事档案信息资源满足高校社会对人才信息的需求使高校的人事档案信息资源转化为现实的效益和财富参考文献71赵金波普通本科院校人事档案信息资源开发利用之我见J广西师范学院学报哲学社会科学版20093021461492闭线林赵群加强高校人事档案信息资源开发利用的思考J云南档案2010558603陈美琼陈瑞兰如何做好高校人事档案的开发利用J赤峰学院学报自然科学版2009258203205作者简介黄安1976男壮族广西来宾市人广西柳州师范高等专科学校组织人事处档案馆员研究方向档案学