运用SWOT分析法谈高校档案信息开发利用的对策.docx

1运用分析法谈高校档案信息开发利用的对策杨莎摘要随着信息时代的到来高校档案部门如何加快开发与利用档案信息资源更好地为高校发展和社会服务是一项紧迫而艰巨的任务文章尝试运用分析法分析高校档案信息资源开发利用工作所面临优势劣势结合国家相关法律法规认清我国高校档案信息资源开发利用所面临的机遇及挑战提出了重塑档案服务理念构建高校数字化档案信息资源体系加强相关制度建设和重视人才队伍建设的建议以促进高校档案信息的开发利用关键词高校档案信息开发利用随着信息时代的到来高校档案信息资源作为一种具有现实价值和历史价值的原生态信息在国家经济社会发展中日益成为一种兼具战略性和基础性的生产资源被人们所重视如何加快开发与利用档案信息资源提高信息资源的使用效率更好地为高校的教学科研工作服务这是摆在我们高校档案工作者面前的一项艰巨任务一高校档案信息开发利用的分析分析法是把某一机构组织或部门运行中所形成的机会风险优势劣势四个方面的情况结合起来进行分析进而寻找并制定出适合自身实际情况的管理战略和策略的方法它是2四个单词首字母的缩写本文尝试运用这种办法分析高校档案信息资源开发利用工作所面临优势劣势结合国家相关法律法规认清我国高校档案信息资源开发利用所面临的机遇及挑战指导对策的提出优势分析加速网络化信息化建设高校信息化建设的快速发展推动了档案信息化网络化的建设高校档案部门以校园网为根基运用现代化的档案管理模式和技术手段大力开发档案信息资源积极建立档案网站及时公布档案信息档案信息的开发利用有了突破性的发展重视档案信息资源的开发利用开发利用时档案工作的最终目的和落脚点这是档案工作者的共识一些高校档案馆专门设置了以档案信息开发利用或提供信息技术支持为主要工作内容的科室它们主要负责本校档案的信息化建设档案信息的开发发布交互利用等同时为档案管理提供技术支持维护档案信息及馆内设备的安全等劣势分析档案意识欠缺高校档案馆室作为高校内部一个常设机构由于国家安全和保密的原因使得绝大部分高校馆藏信息资源加之长期以来重硬轻软重建轻用的建设模式公众对高校档案馆藏资源的开发利用价值知之不多公众对高校档案信息资源的开发利用没有太多的兴趣与需求更谈不上有力支持档案馆工作因此在缺乏社会资金和相应技术支持的前提下仅靠国家有限的资金高校人3力资源和技术开发高校档案资源为社会经济发展提供服务的许多工作无法开展馆藏结构不合理各高校之间各自为政缺少与其他高校档案馆室进行沟通和交流资源获取范围单一所能利用的档案信息资源仅局限于本校所拥有的信息资源其次我国高校档案信息资源是高校在领域产生的文书档案科研档案人事档案等一般只能提供文本信息和图像信息其他载体形式的档案却很少见再次缺乏对学校特色档案信息的整合与开发档案管理人员综合素质不高在网络条件下进行档案信息资源建设和开发利用过程中首先遇到的难题就是人才问题虽然目前绝大部分高校档案管理人员对信息技术应用的熟练程度档案管理人员配置和专业契合度较过去已经有了很大程度的提高但目前我国高校档案管理部门人员结构年龄不合理缺乏网络技术和计算机知识的学习缺乏创新意识等等给高校档案信息的开发利用工作带来了一定的阻碍机会分析国家政策的支持档案的凭证价值决定了其作为信息的特殊性和重要性而档案信息较与其它信息也更具有可靠性近十年国家尤其重视档案信息的建设和档案信息的开发与利用工作国家政策的支持为高校档案管理提供了政策保证高校档案部门要抓住机遇加大档案管理软件与硬件的建设做好档案信息资源的开发利用工作树立起良好的服务形象4拥有先进技术的支持高校拥有领先的技术支持优势为档案信息资源开发利用提供先进的理念和技术高校集教学科研与管理为一体聚集了大批优秀人才和先进的信息技术也有信息技术网络技术网络安全方面的专业技术人员可为档案系统信息安全提供指导和技术支持挑战分析在网络环境下档案信息资源的开发与利用方式彻底改变了第一开发利用的对象不再以纸质档案音像档案等为主取而代之的是电子档案由此带来了档案与档案信息的完整与安全问题第二对一直指导档案管理工作的来源原则鉴定理论和文件生命周期理论档案界也有了不同意见认为网络环境下档案管理客体范围已不仅仅是档案实体还包含了与档案有关的信息这样便扩大了档案的收集范围高校档案部门有必要认真思考档案管理的理论指导档案信息的收集和开发利用工作的科学发展二高校档案信息资源开发利用的对策通过分析可以看到网络的普及信息技术的提高对高校信息的开发利用提出了新的要求和挑战档案部门只有创新才能促进档案信息资源的开发提高档案部门的服务能力重塑档案服务理念高校档案管理部门要以公众的档案基本需求为准绳充分认识在当前网络信息技术不断发展的前提下借助网络信息技术和平台促进档案信息化建设的必要性重要性紧迫性和依赖性破除对高校档5案信息网络化存在信息安全危险的论断增强档案资源网络信息化建设的信心改变高校档案管理事实存在的藏之为宝被动服务状况此外高校档案部门要建立起集体的共享的公共利益观念与社会公众达成相同的价值取向制定符合自身特点的档案信息开发利用规划在尽量满足社会对档案需求的同时争取社会的支持保证高校档案工作的科学持续发展构建数字化档案信息资源体系改善高校信息资源结构健全保障体系改善我国目前高校档案信息资源开发利用的现状应从高校档案文化事业机构属性的现实出发打破过去高校自我管理自我服务的观念本着服务社会方便民众的角度切实研究社会经济发展对高校提供信息的要求突破高校档案信息专业性神秘性的观念立足本馆馆藏资源本着利用优先分步实施的原则对一些珍贵档案资源如内容重要的使用频率高的载体珍稀的纸质档案优先进行数字化建立馆藏档案文件级目录数据库积极建设各种专门档案信息数据库在加大对社会档案的接收和征集工作扩大档案的接收范围和征集门类加强相关制度建设高校档案信息资源开发利用工作改变了管理方式拓宽了档案信息的传播范围扩大了用户规模增强了用户获取信息的自主性和便利性这对高校档案知识产权的专属性地域性和时间性带来了很大的挑战同时在档案网站信息资源开发利用过程中还会涉及到著作权隐私权等问题都成为了今天我们必须面对和解决的重要问题6这些问题的解决不仅涉及到知识产权个人隐私保护档案立法信息和计算机立法等多个层面因此对高校档案网站信息资源开发利用相关法律法规的研究和建设工作已经刻不容缓我们只有提供了更加完善的法律保障档案网站信息资源建设才能走得更远才能更好地为社会公众服务重视人才队伍建设近几年高校档案信息资源地开发利用工作对人才队伍的要求有了很大提高适应现代社会的档案人才不仅要有档案学专业知识背景还要具备公共管理学和现代网络技术等学科知识从人员配备的年龄结构上看需要有老中青梯次配备并鼓励师带徒让青年工作者能尽快掌握好的经验和方法建设一支适应现代信息发展需要的复合型档案工作人才队伍是当前高校档案管理部门的当务之急而加强人力资源建设把人才的培养和合理使用则是首要工作档案部门要解放思想更新观念拓宽思路采取高校科研院所与政府档案部门人才优势互补的思路加强人才资源整合利用力度正视高校档案界同行之间缺乏交流与合作的现状不仅要加强高校档案部门之间的交流与合作也要加强高校档案界与图书馆博物馆界及其他文献机构间的合作促进高校档案信息资源开发利用工作参考文献年中国档案网站研究课题组中国档案网站的发展对策档案学通讯侯丽丽论高校档案信息开发利用的必要性兰台世7界郭团卫论网络环境下档案信息资源的开发利用兰台世界作者单位云南中医学院