人资规划-XX制药公司总经办档案员职务说明书.doc

XX制药公司总经办档案员职务说明书 职务名称：档案员 职务级别 ： 职务编号： 工作部门：总经办 上级主管：档案主管 撰写日期：2001年9月 撰写人： 部门审核： 人力资源部批准： 一．职务目标： 岗位设立目的，职权范围和主要内容。 为保证企业形成的文件材料齐全、完整，使之系统准确地反映生产、科研、经营管理的各项 活动的真实内容，便于企业各项工作充分利用与开展。 公司形成的各类文件材料及时收集、 整理、鉴定、保管、编目、编研及提供利用，积极开发档案信息资源。 二．主要职责 按照由主到次顺序书写，列举主要工作内容，用关键动词表述所担负责任。 及时收集归档的文件材料，科学分类、整理、鉴定、统计、保证案卷质量，编写年度立卷 说明； 研究档案的保存价值，对无保存价值的档案给予鉴定，定期向鉴定领导小组提出销毁意见； 做好档案的收进、移出、催交、查借利用等登记工作，计算档案“三率”及统计分析； 库房做到六防，勤记温湿度及相应措施，做好档案资料复印工作及档案保密工作； 编制档案检索工具，完成著录标引工作； 开发档案信息资源，出刊《资料信息》； 完成文件汇编及档案信息的加工工作； 使用计算机现代化档案管理工作； 三．职位要素； 1. 知识结构 描述完成此项工作所需的相关知识，与之相关的理论，术语，概念，原则，规程，技术等理解力的要求，描述专业、学历要求，专业岗位培训，自我进修以及工作实践经验、年限的要求。 大专以上学识水平； 一年以上档案管理工作经验； 4. 掌握计算机的操作知识； 5.具有档案管理岗位资格证书。 2. 复杂程度 从工作本身的性质、任务的多样性、获得指导与帮助的可能性、工作的范围以及时效性等几方面考虑，描述此项工作对于一个受过全面培训或已可称为合格的员工来说，其难易程度。 1.立卷前，检查文件材料的齐全与完整，符合归档范围的要求，保持文件间的历史联系及保 存价值尽量统一； 分析文件材料的内容、来源、时间、形式及保存的效益，来鉴定档案的保存价值及销毁意见； 具体分析、记录每份文件或每个案卷的内容和形式特征，以关键词标识，完成著录标引工作； 及时捕捉国内外市场本企业同类产品生产、需求的信息，并进 行系统整理，提供信息资源； 5、掌握档案利用规律,预测用户需求,主动及时提供档案信息； 3. 责任范围 （ 1） 工作的自由度： 从以下几方面说明该工作的自由度：内部的书面指示，规程，政策以及外部法律，法规对之的束缚力；完成该项工作的时间要求，任务的多样化以及所需的主动能动性。 在内部遵守公司的各项规章制度及档案管理制度； 在外部遵守《中华人民共和国档 案法实 施办法》； 完成总经办下达的月度、年度计划及领导交办的其他工作。 （ 2） 范围： 描述工作直接影响的最大范围：科室、部门或工作单位，生产线、车间或全公司。 工作直接影响的最大范围：各部门、车间。 4. 人际关系 描述完成此项工作需与公司内外其他人的联系的工作要求。注意从简单的信息交换到复杂的讨论和谈判的关系的排列。描述具体联系的机构和对象，相互关系的重要性和频率，以及对公司的潜在影响。 在公司内部需要向各部门、车间有关人员及时收集资料，多次催交归档、检索提供 利用并提出档案管理的要求等事项工作的联系。 5. 实施管理 人员管理： 描述直接和间接管理着的员工的层次和数量，在提供指导和控制功能中的角色。 （2） 职能监督