会议质量控制

会议质量控制 会议质量的高低主要取决于下列因素: 会议的召开是 和否必要， 召集会议的单位是否具备必要的行政权力; 会议 准备是否充分; 与会人员范围与人数是否有利于必要的信 息交流; 会议期间能否排除各种相关的干扰; 主持人、与 会者的学识、业务水平、工作作风、心理状态等条件; 环 境卫生条件; 技术设备条件; 议程是否合理科学;对会议 决议的执行是否实施有效的监督等。 要做好会议的质量控制，应该注意下列几个方面的问 题。 1. 注意会议的人员构成 与会者应组成合理的知识和智能结构。据说有这样一 件事: 一家大公司决策层开会讨论一些事情，第一个议题 是关于购买一项新技术的事，由于大部分人对这项技术根 本不懂，听了职能部门的汇报后，只有一个人提出价格高 了些，别人都不发言，这个议题只好不了了之。第二个议 题是讨论公司迁址问题，大家发言异常踊跃，气氛非常热 烈，讨论效果很好，提出了不少积极的建议。两个议题讨 论的不同结果说明: 会议成员的群体结构对会议质量影响 很大。选择与会人员应多考虑那些具备相应专长、有能力 发表见解的人。  2严格控制参加会议的人数 会议效率与参加会议人员的数量成反比，即在实现相 同的会议效果的前提下，参加会议的人越少，会议效率就 越高，所以开会往往不是规模越大越好。人员增多，不仅 表现为会议效率降低，而且必然带来沟通的困难和协调