公文知识与公文写作

公文知识与公文写作 一、什么是公文 公文是公务文件的简称所指的是机关办公时 使用的各种 收发文件、电报、报表、会议文件、调查材料以及各种记录、登记表册 等。 公文的定义 定义一公文是法定机关与组织按照特定的体式经过一定处理程序 制成的书面文字材料作为传达意图 办理公务与记载工作活动的一种工具。 定义二 《中国共产党机关公文处理条例》中指出党的机关公文是党的机关实施领导、处理 业务的具有特定效力和规范各式的文书。 对这段定义的四点说明 一公文是各类机 关与组织在其工作活动中普遍使用的一种工具。“各类机关与组织"不仅包括各级政 府机关及其各个部门也包括党的机关以及各种团体、企业、事业单位在内。 二公文 是一种记录和传递信息的书面文字。各类载体和传递形式的文书都是一种记录信息 的书面文字这是文书与其它信息记录的区别。除了书面文字外还有用声音、图象等 记录的材料如照片、录音带、光一等等这些又叫声相记录。无论声相记录反映的内 容是否属于公务活动它们都不属于公务文书的范围因为它们不具有公文的性质和特 点。 有时可能作为公文的附件。 三公文是按照特定的体式和一定的处理程序制成的 书面材料。 公文同一般文章、作品、新闻报道等有所不同它有规定的体式并且要经 过一定的处理程序。四公文是党和国家机关具体领导与管理政务机关与组织处理工 作的一种工具。 通过公文制定发布政策、法令传达人贯彻方针政策部署指导工作交流 工作情况与经验记载工作活动情况等。 二、公文的特点 一鲜明的政治性。内容必 须具有明确的政治意图这是公文最本质的特征。 二法定的权威性和效用。 来源和出 处上与其它文章、作品不同不是谁都可以写的。必须是“法定的作者"指的是依据法 律的有关条例、章则、决定成立的并且能以自己的名义行使法定的职能、权力和担 负一定任务、义务的组织。党的机关、企业、事业单位等都可依据自己的职能权限 发文都是法定的组织用领导人名义作为文件的作者也是代表所在机关的身份来发文 的是行使自己法定职权的一种表现。对每一份具体文件来说都有它的特定效用代表 它的制发机关赋予它的作用。这种效用具有一定的时间性但时间长短不等。 三严格 的程式性。是指公文的撰写和办理具有一系列的原则、方法、程度和格式。 公文一 般具有标题、正文、签发机关等基本组成部分每个部分又有各自的行文格式、写法 和要求任何机关部门不能自行其是更不允许随意"创造"自搞一套。 四语言的简明 性。一是内容集中力戒室话套话避免不必要的旁征博引二是造词用句精炼概括力强 行文力求用较少的词语表达较多的思想内容。明快就是开门见山直叙其事一目了然 避免使用意义含蘑、模棱两可的词语也不宣用文学作品中的比喻、专张和双关等修 辞方法。 三、公文的作用 一制订政策与发布法规的作用 二管理与指导的作用 三 联系公务的作用 四宣传教育的作用 五任证与史料的作用 四、公文的分类 一按性 质和作用划分 1、指令性公文。内容要明确格式要规范行政约束力极强下级必须严 格贯彻执行。主要文种有命令指令、指令性的通知、通告等。 2、指示性公文。 指导下级机关工作阐明工作原则、方法和措施是下级机关开展工作的依据。主要文 种有指示、批复、通知、函等。 3、呈请性公文。下级向上级机关汇报工作反映情 况请求批准答复时使用的文件。主要有报告、请示等。 4、决策性公文。对于重大 问题重要事项作出决断性的结论和安排下级机关受文后必须严格遵守和执行。主要 有决定和决议。 5、公布性公文。向群众公布应当遵守的事项。布告、公告、通告。 6、记录性公文。会议纪要。 二按引文关系划分 1、下行公文。是指上级机关疝下 级所属机关发送的各种公文。如命令、指令、指示和批复等。 2、上行公文。下级  机关向上级领导机关呈送的各类公文。如请示、工作报告和上行函等。 3、朵行公 文。同级机关或者不相来局的机关之间来往的文件。如公轩、通知等。 三从文件的 来源划分 两大类一类是由外机关发送到本机关的文件叫收文.另一类是由本机关制 成的文件叫发文。包括内部使用的文件如工作计划、总结、规章制度等 四从文件的 制发机关及其性质划分 三类法规文件、行政文件、党的文件 五从文件的阅读范围 和机密程度划分 三类公布文件、机密文件、内部文件 五公文的格式 公文的格式 是指公文的各组成部分在文面上所占的位置相互的关系及排列的规定。包括用纸规 格、印而格式、书面格式等。 书面格式主要包括文件头部分、正文部分和文件尾部 分。一文件头部分。 位于公文首页上端一般约占16开公文用纸的三分之一面积印有 发文机关名称、发文字号、秘密等级、紧急程度、印数编号和上行文签发人等。 二 正文部分 1、标题 标题是公文的基本组成部分。 一般由行文机关名称、发文事由和 文件种类三部分组成。如《国务院关于重组和加强农村工作的指示》。从语法结构 上看公文标题是一个以文种为中心词以发文机关名称和发文事由为限制成分的较为 复杂的编正词组其中事由部分一般是由介词"关于"组成的介词结构。标题中不使用 逗号标题的最后也不加句号仅在并例的词或词组中间加顿号或书名号。另外按惯例 有些文种的标题结构只有两部分或一部分。例如《北京市二oo五年中等专业学校招 生简章}这个标题只有事由和文种两部分.发文机关应是北京市教育局后面的简章” 是文种也就是章程。又如《中华人民共和国全国人民代表大会公告》这个标题只有 发文机关和文种。公告一般不标出事由。再如法院的《布告》和机关内部事务性的 《通知》通常只标出文种。 为了醒目使人从远处即可看到。 撰写公文标题要注意以 下几个问题 1标题应准确、扼要、明快地揭示出全文核心内容和主要目的。特别是 发文事由部分应有极强的凝练性能把全文的核心内容集中到一点上不宜过长不需要 面面俱到更不能拖拖拉拉。如《高青县粮食局关于提请上级部门积极解决我县增加 建设粮食供应点需用资金的请示》 事由罗索、宛长应压缩成《高青县粮食局关于增 建粮食供应点需用资金的请示》。 2要避免转发文件时文称重亚的现象。公文文种