行业标准国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范.doc

行业标准国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范行业标准国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范范围本标准规定了国家重大建设项目工程以下简称项目文件归档与档案整理的要求和方法本标准适用国家重大建设项目的新建扩建改建和技术改造等项目的竣工文件编制档案整理及竣工档案验收其他建设项目可参照本标准规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款凡是注日期的引用文件其随着所有的修改单不包括勘误的内容或修订版均不适用于本标准然而鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本凡是不注日期的引用文件其最新版本适用予本标准技术用图复制图的折叠方法档发字号国家档案局城市建设档案归属与流向暂行办法术语和定义下列术语和定义适用于本标准建设项目指建筑安装等形成固定资产的活动中按照一个总体设计进行施工独立组成的在经济上统一核算行政上有独立组织形式实行统一管理的单位单项工程指建设项目中具有独立设计文件可独立组织施工建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程单位工程指具有独立设计文件可独立组织施工但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程项目文件指建设项目在立项审批招投标勘察设计施工监理及竣工验收全过程中形成的文字图表声像等形式的全部文件包括项目前期文件项目竣工文件和项目竣工验收文件等项目前期文件指工程开工以前在立项审批招投标勘察设计以及工程准备过程中形成的文件项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工指建筑安装过程和项目真实面貌的文件主要由项目施工文件项目竣工图和监理文件组成项目施工文件指项目施工过程中形成的反映项目建筑安装情况的文件行业标准国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范项目竣工图指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸项目监理文件指监理单位对项目工程质量进度和建设资金使用等进行控制的文件项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件项目档案指经过鉴定整理并归档的项目文件项目文件归档建设项目的设计施工监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构项目档案移交项目竣工验收后建设单位根据合同协议和规定向业主单位生产使用单位项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案总则项目建设单位业主项目法人负责组织协调和指导勘察设计单位施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件在签订项目设计施工及监理合同协议时应设立专门条欺明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理归档责任项目文件的收集整理归档和项目档案的移交应与项目的立项准备建设和竣工验收同步进行项目档案应完整准确系统建设单位勘察单位设计单位施工单位监理单位和材料构件及设备供应单位应根据本规范的要求完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理归档工作项目文件的收集项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设金过程其形成积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围工作标准或岗位责任制并有相应的检查控制及考核措施项目建设各阶段文件的收集及其责任项目准备阶段建设单位各机构负责收集积累和整理项目翦期文件以及设备工艺和涉外文件勘察设计单位负责收集积累勘察设计文件并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件项目施工阶段项目实行总承包的由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集积累整理并提交总承包单位汇总由建设单位分别向几个单位发包的由各承包单位负责收集积累其承包项目的全部文件项目监理单位负责收集积累项目监理文件建设单位委托的项目监理单位负责监督检查项目建设中文件收集积累和完整准确系统情况审核签认竣工文件并向建设单位提交有关专项报告验证材料及其他监理文件行业标准国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范项目试运行阶段试运行单位负责收集积累在生产技术准备和试运行中形成的文件项目器材供应财务管理单位或部门应负责收集积累所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件收集范围反映与项目有关的重要职能活动具有查考利用价值的各种载体的文件应收集齐全归入建设项目档案项目文件归档范围和保管期限见附录收集时间各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集引进技术设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记归档再行译校复制和分发使用项目文件质量要求字迹清楚图样清晰图表整洁签字手续完备需永久长期保存的文件不应用易褪色的书写材料红色墨水纯蓝墨水圆珠笔复写纸铅笔等书写绘制复印打印文件及照片的字迹线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求录音录像文件应保证载体的有效性长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘项目竣工文件的编制竣工文件编制要求项目施工及调试完成后施工单位监理单位应根据工程实际情况和行业蝴定标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件竣工文件由施工单位负责编制监理单位负责审核主要内容有施工综台管理文件测量文件原始记录及质量评定文件材料构配件质量保证书及复试文件测试调试及随工检查记录建筑及安装工程总量表工程说明竣工图重要工程质量事故报告等根据附录及建设项目实际情况进一步收集所缺少的重要文件文件数量未满足合同或协议规定份数的应按要求复制补齐对施工文件旌工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实并按要求修改成补充标注到相应的文件上与施工图有关的设计变更现场洽商和材料变更可与竣工圈图编在一起也可以单独组卷但应由项目主管部门或建设殳单位作出统一规定凡为易褪色材料如复写纸热敏纸等形成的并需要永久和长期保存的文件应附一份复印件竣工图编制要求各项新建扩建改建技术改造技术引进项目在项目竣工时要编制竣工图项目竣工图应由施工单位负责编制如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的应明确规定施工单位和监理单位的审核和签认责任竣工图应完整准确清晰规范修改到位真实反映项目竣工验收时的实际情况按施工图施工没有变动的由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章一般性图纸变更及符合杠改或划改耍求的变更可在原图上更改加盖并签署竣工图章涉及结构形式工艺平面布置项目等重大改变及圈面变更面积超过的应重新绘制竣工图重绘图按原圈编号末尾加注竣宇或在新图图标内注明竣工阶段并签署竣工图章同一建筑物构筑物重复的标准图通用图可不编入竣工图中但应在图纸目录中列出图号指明该图所在位置并在编制说明中注明不同建筑物构筑物应分别编制行业标准国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图竣工图图幅应按要求统一折叠编制竣工图总说明及各专业的编制说明叙述竣工图编制原则各专业目录及编制情况竣工图的更改方法文字数字更改一般是杠改线条更改一般是划改局部图形更改可以圈出更改部位在原图空白地重新绘制利用施工图更改应在更改处注明更改依据文件的名称日期编号和条款号无法在图纸上表达清楚的应在标题栏上方或左边用文字说明图上各种引出说明应与图框平行引出线不交叉不遮盖其他线条有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的应在修改变更处进行杠改当更改内容较多时可采用注记说明新增加的文字说明应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更竣工图章的使用竣工图章内容尺寸如图所示所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章竣工图章中的内容填写应齐全清楚不得代签行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的可在新图中采用竣工图标并按要求签署竣工图标竣工图标的内容格式由行业统一规定竣工图章应使用红色印泥盖在标题栏附近空白处竣工图的审核竣工图编制完成后监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况发现不准确或短缺时要及时修改和补齐竣工图内容应与施工图设计设计变更洽商材料变更施工及质检记录相符合竣工图按单位工程装置或专业编制并配有详细编制说明和目录竣工图应使用新的或干净的施工图并按要求加盖并签署竣工图章一张更改通知单涉及多图的如果图纸不在同一卷册的应将复印件附在有关卷册中或在备考表中说明国外引进项目引进技术或由外方承包的建设项目外方提供的竣工图应由外方签字确认竣工图套数项目竣工图一般为两套由建设单位向业主和生产使用单位移交建设项目主管单位或上级主管机关需要接收的按主管机关的要求办理按照设计一建造与交钥匙工程合同条件建设的项目竣工图套数按合同条件的规定提交在大中城市规划区范围内的重点建设项目应根据城市建设档案归属与流向暂行办法第五条的规定另编制一份与城市建设规划及其管理有关的主要建筑物及综合管线竣工图编制竣工图的费用编制竣工图所需的费用应在项目建设投资中解决由建设单位或有关部门在与承包单位签订合同时确定施工单位应向建设单位提交两套属于职责范围内形成的竣工文件其费用由施工单位负贵建设单位主管部门要求增加套数或行业主管部门要求由设计单位负责编制竣工图的费用由建设单位负责因修改需重新绘图的除含同规定外应由设计单位负责绘制新图的费用合同要求行业标准国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范建设项目中各方应以合同形式约定竣工图编制和提交的责任可在施工合同或设计合同中明确也可单独签订竣工图编制合同由施工单位编制竣工图的应在设计合同中明确留作竣工图用的施工图套数包括必须套数和主管机关要求套数以及因修改增加新图的责任凡由设计单位编制竣工图的可单独签订竣工图编制合同施工合同中应明确施工单位提交建设单位项目档案的名称内容版本套数时间费用质量要求及违约责任监理合同中应明确监理单位对竣工文件审核和向建设单位提交监理档案的责任项目文件的整理与归档项目文件的整理建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定并按档案管理的要求由文件形成单位进行整理建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件设备技术文件竣工试运行文件及验收文件应根据文件的性质内容分别按年度项目的单项或单位工程整理勘察设计单位形成的基础材料和项目设计文件应按项目或专业整理施工技术文件应按单项工程的专业阶段整理检查验收记录质量评定及监理文件按单位工程整理设备技术工艺专利及商检索赔文件应由承办单位整理现场使用的译文及安装调试形成的非标准图竣工图设计变更试运行及维护中形成的文件工程事故处理文件由施工单位整理项目文件的组卷组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点保持卷内文件的有机联系分类科学组卷合理法律性文件手续齐备符合档案管理要求项目施工文件按单项工程单位工程或装置阶段结构专业组卷项目竣工图按建筑结构水电暖通电梯消防环保等顺序组卷设备文件按专业台件等组卷管理性文件按问题时间或项目依据性基础性竣工验收文件组卷监理文件按文种组卷原材料试验按单项工程单位工程组卷案卷及卷内文件不重份同一卷内有不同保管期限的文件该卷保管期限从长案卷与卷内文件的排列管理性文件按问题时问或重要程度排列施工文件按管理依据建筑安装检测实验记录评定验收排列设备文件按依据性开箱验收随机图样安装调试和运行维修等顺序排列竣工图按专业幽号排列卷内文件一般文字在前图样在后译文在前原文在后正件在前附件在后印件在前定草稿在后案卷编目卷内文件页号的编写卷内文件有书写内容的页面均应编写页号页号编写位置单面书写文件在右下角双面书写文件正面在右下角背面在左下角图样的页号编写在右下角或标题栏外右上方成套图样或印刷成册文件不必重新编写页号各卷之间不连续编页号卷内目录的编制卷内目录包括的内容如下序号应用阿拉伯数字从起依次标注卷内文件的顺序一个文件一个号文件编号应填写文件文号或图样的图号或设备项目代号责任者应填写文件形成部门或主要责任者行业标准国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范文件题名应填写文件标题全称日期应填写文件形成日期页号应填写每份文件首尾页上标注的页号备注需要时填写案卷封面和脊背的编制案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式主要内容如下案卷题名应简明准确揭示卷内文件的内容主要包括项目名称代字代号及结构部件阶段的代号和名称等项目名称应与批准的原立项设计包括代号相符归档外文资料的题名及主要内容应译成中文立卷单位应填写文件组卷部门或项日负责部门起止日期应填写卷内文件形成的起止日期保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限密级应依据保密规定填写卷内文件的最高密级档号应依据建设单位提供的项目档案分类编号方案填写档案的项目代号分类号和案卷流水号案卷脊背应填写保管期限档号和案卷题名或关键词案卷封面及脊背的档号暂用铅笔填写移交后由接收单位统一正式填写卷内备考表一一卷内备考表要标明卷内文件的件数页数不同载体文件的数量见示例说明组卷情况如立卷人检查人立卷时间等示例文字材科件页照片张附图张卷内备考表排列在卷内文件之后互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号并注明其载体形式案卷装订要求文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式图纸可不装订但同一项目应统一案卷内不应有金属物单份文件装订时应在卷内每份文件首页右上方加盖填写档号章档号章内容有档号序号外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序文号及装订形式卷皮卷内表格规格及制成材料卷皮一般采用卷盒卷夹两种其外表规格为厚度分别为用牛皮纸板双裱压制案卷内封面卷内目录备考表的尺寸为卷盒和卷内表格印制应清晰端正声像材料整理声像材料整理时应附文字说明对事由时间地点人物作者等内容进行著录项目文件的归档建设单位各机构各施工承包单位监理单位应在建设项目完成后将经整理编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求向建设单位档案管理机构归档根据基本建设程序和项目特点归档可按阶段分期进行也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档行业标准国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范归档文件应完整成套系统应记述和反映建设项目的规划设计施工及竣工验收的全过程真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况图物相符技术数据可靠签字手续完备文件质量应符合的规定勘察设计施工及监理单位需要向本单位归档的文件应按国家有关档案管理的规定和附录的要求单独立卷归档外文资料应将题名卷内章节目录译成中文经翻译人审校人签署的译文稿与原文一起归档项目文件的归档审查施工单位在项目竣工文件收集编制和整理后应依次由竣工文件的编制方质监部门监理部门对文件的完整准确情况和案卷质量进行审查或三方会审经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构项目文件的归档时间除受委托进行项目档案汇总整理外各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档有尾工的应在尾工完成后及时归档项目档案的整理与移交项目档案的整理全部项目档案的汇总整理应由建设单位负责进行或组织其内容包括根据专业主管部门的建设项目档案分类编号觌则以及项目实际情况设计制定统一的项目档案分类编号体系小型项目直接按项目结构或专业分类大中型项目按工程或专业分类下设属类依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的分类和编号生产使用单位需要按企业档案统一进行分类和编号的建设单位并责成设计施工及监理单位可用铅笔临时填写档案号对全部项目档案进行清点编目并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明负责贯彻执行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格项目档案的移交项目档案验收合格后建设单位应按合同及规定的要求在项目正式通过竣工验收后三个月内向生产使用单位及其他有关单位办理档案移交凡分期或分机组的项目应在每期或每机组正式通过竣工验收后办理档案移交建设单位与业主单位生产使用单位及其他有关单位应办理项目档案移交手续明确档案移交的内容案卷数图纸张数等并有完备的清点签字等交按手续建设单位转为生产单位的按企业档案管理要求办理竣工验收以后在大中城市规划区范围内的重要建设项目建设单位应在个月内向城市建设档案接收单位报送与城市规划建没及其管理有关的项目档案