文书档案整理要求

附件2文书档案整理要求归档文件以件为单位进行装订分类排列编号编目装盒使之有序化的过程一件的概念归档文件的整理单位一般以每份文件为一件1文件正本与定稿为一件2正文与附件为一件3正文与文件处理单包括文件处理单拟办单行文呈批表签批条等作为一件注意各单位必须使用区档案局统一印制的行文呈批表并填好全宗号类别号期限年度机构件号六个标识实时归档4原件与复制件作为一件指原件不清5转发文与被转发文作为一件6报表名册图册等应按照其本来的装订方法一册本作为一件7来文与复文请示与批复函与复函作为两件分别编号如果当年没有批复的要在请示目录备注栏中注明情况8记录按一次会议为一件并要求在著录过程中注明会议主要内容9大事记以年度为单位作为一件10行政介绍信可以几张不超20张粘帖成一件二归档文件的技术与处理1拆钉永久长期保存文件的金属钉要拆下短期可不拆2文件的修整第一修裱破损文件第二复制字迹模糊或易褪变的文件如复写纸圆珠笔铅笔传真件第三超大纸张要折叠少于B5的纸要托裱3装订薄的文件用不锈钢钉但要注意不能使用微波消毒设备消毒厚的文件用棉线三孔一线采用左侧装订左下侧对齐4排列同一保管期限内的文件最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序排列成套性文件相对集中排列如同一次活动同一项工作同一个会议同一刊物会议记录大事记等对未及时归档文件排在相应类别的最后5编号61企业档案一般有以下类目代号类目科技代号类目文书代号类目其他产品类文书类声像类设备仪器类厂务行政人员类基建类经营管理会计类科研类党群工作实物类知识产权类一级类目以下按各类档案的内容性质分别设二级类目三级类目四级类目以下为各案卷排列顺序号62分类编号规程分类号及案卷顺序号构成档号统一用阿拉伯数字作代号各类目之间分别用圆点分隔占半格分类号与顺序号之间用破折号一分隔占一格举例xxxx1案卷顺序号四级类目三级类目二级类目一级类目例一产品类编号01111案卷排列顺序号品种名称四级类目剂型三级类目成药品二级类目产品类一级类目例二设备类12111案卷排列顺序号设备仪器型号规格四级类目设备仪器种类三级类目通用设备二级类目设备仪器类一级类目例三基建类编号2211案卷排列顺序号xx车间厂房三级类目生产建筑二级类目基建类一级类目例四科研类编号3111案卷排列顺序号xx科研项目三级类目科研课题二级类目科研类一级类目例五文书类编号厂务行政经营管理党政工团编号由年限保管期永久长期短期案卷号构成案卷号的编制每年分别按永久长期短期排三个顺序号案卷排列是以上三类合在一起按司厂务行政经营管理党政工团类的顺序排列例六声像类档案的编号7211案卷排列顺序号荣誉证书照片第三类目照片第二类目声像类第一类目例七人员档案编号811案卷排列顺序号已故员工第二类目人员类第一类目例八会计档案编号报表帐簿工资单的案卷号可分别连续多年各自编一个案卷顺序号一个序号以下超过三位数编一本目录会计凭证每年形成的案卷在200卷以上的可每年编一个顺序号一年一本目录不足200卷的可两年合编一本目录例911案卷排列顺序号报表二级类目会计类一级类目63分类方案0产品类01原料药1设备仪器类10综合11专用设备仪器类12通用设备仪器类13引进技术设备生产线2基建类21综合性文件22生产性建筑23辅助生产建筑24办公楼25生活建筑3科研类30综合31科研课题32其他4文书类41厂务行政42经营管理43党政工团5知识产权类51专利52商标53条形码7声像类71照片底片72照片721荣誉奖状照片722人物723会议724厂容厂貌725参观视察726生产技术经营活动727企业文化73录音带74录像带75光盘8人员类81已故员工82离职或去向不明人员9会计类91报表92账簿93凭证94工资单95其他10实物类101企业证书102荣誉证书奖状类103奖牌104奖杯105奖旗106书画三归档文件目录构成与装订1构成由封皮归档文件整理说明归档文件目录组成2拟写归档文件整理说明内容包括全宗名称机构设置及领导任免情况本年度工作概况本年度文书归档情况包含归档文件分类方法文件材料完整与否档案数量及需要说明的问题等3装订可以永久长期短期若干年合订一本目录用口取纸区别不同的年度也可以分三个保管期限装订这便于以后移交档案时不用拆订四装盒装盒的具体要求不同形成年度的归档文件不应放在同一档案盒不同保管期限的归档文件不应放在同一档案盒分机构的情况下不同机构的归档文件不应放在同一档案盒装盒时注意问题不要求同一事由的归档文件必须在同一档案盒内只须按照排列的先后顺序依次装盒盒装满后顺次装入下一盒即可广州白云山医药集团股份有限公司白云山化学制药厂办公室二一五年五月十五日