文书档案整理要求

附件2文书档案整理要求归档文件以件为单位进行装订分类排列编号编目装盒使之有序化的过程一件的概念归档文件的整理单位一般以每份文件为一件1文件正本与定稿为一件2正文与附件为一件3正文与文件处理单包括文件处理单拟办单行文呈批表签批条等作为一件注意各单位必须使用区档案局统一印制的行文呈批表并填好全宗号类别号期限年度机构件号六个标识实时归档4原件与复制件作为一件指原件不清5转发文与被转发文作为一件6报表名册图册等应按照其本来的装订方法一册本作为一件7来文与复文请示与批复函与复函作为两件分别编号如果当年没有批复的要在请示目录备注栏中注明情况8记录按一次会议为一件并要求在著录过程中注明会议主要内容9大事记以年度为单位作为一件10行政介绍信可以几张不超20张粘帖成一件二归档文件的技术与处理1拆钉永久长期保存文件的金属钉要拆下短期可不拆2文件的修整第一修裱破损文件第二复制字迹模糊或易褪变的文件如复写纸圆珠笔铅笔传真件第三超大纸张要折叠少于B5的纸要托裱3装订薄的文件用不锈钢钉但要注意不能使用微波消毒设备消毒厚的文件用棉线三孔一线采用左侧装订左下侧对齐4排列同一保管期限内的文件最简单的方法是按文件形成时间