集团公司文书拟写与处理文书处理教材

集团公司文书拟写与处理文书处理[中级] 一、行文 (一)学习目标 掌握行文制度的具体内容，正确运用行文原则。 (二) 行文制度与行文原则 1 行文制度 行文制度是指单位与单位之间互相传递处理文书时必须遵守的 制度, 包括行文的方向和方式。按照行文制度的规定，各单位之间的 行文可以分为上行、下行、平行三个方向，并根据工作需要采用不同 的方式。 《D上行文。上行文是下级向所属上级的行文。根据实际工作的 需要，上行文可以采用逐级行文、多级行文和越级行文三种方式。 逐级行文: 也叫逐级上行文。是指下级向直接上级的行文，这是 上行文最基本的行文方式。 多级行文: 也叫多级上行文。是指下级同时向自己的直接上级和 更高的上级单位的行文。这种行文方式只有在少数特殊情况下才可以 采用，如: 直接上级布置的或问题重大需要同时报请更高的上级。 越级行文: 也叫越级上行文。是指下级越过自己的直接上级给更 高的上级单位的行文。这种行文方式是不可以随意采用的，只有在特 殊必要的情况下才可以采用。如: 因情况特殊紧急，逐级传递将误失 时机的问题，如发生战争、严重的自然灾害等; 上级交办并指定越级 上报的问题; 对直接上级检举或控告的问题 经多次请示直接上级而 长期没有得到解决的问题; 与直接上级有争议而无法解决的问题; 催 办、询问与联系极个别的无需经过直接上级的具体问题,如调查、参 观、运输、加工等。 (2) 下行文。下行文是上级向所属下级的行文根据实际工作的需要， 下行文也可采用逐级行文、多级行文、 直达基层组织或群众的行文三 种方式。 逐级行文: 也叫逐级下行文。是指上级向自己的直属下级的行文。 多级行文: 也叫多级下行文。是指上级向下级行文时，根据需要 同时下达到所属几级的下属单位，免得逐级转发，以提高时效。 直达基层组织或群众的行文: 即党政领导机关向下行文, 直接发 到最基层的党政组织或传达到人民群众。有些还采用登报、 广播、张 贴等形式直接与广大群众见面  (3)平行文。平行文是指凡互相没有隶属关系、业务指导关系的 机关、团体、企事业单位之间的行文。具体地说，平行文可以在不分 系统、级别、地区的党政机关、团体、企事业单位之间使用，这些机 关单位之间相互联系工作都可以直接使用函, 采取平行文的方式行文。 这样可以免去按系统传递、增加运转层次的麻烦，节约时间，提高办 2. 行文制度的重要性 正确地建立行文制度对提高各单位的组织管理效能有极其重要 的作用。它有助于各单位工作的正常进行，加速文书的运转和处理， 提高工作效率;并可避免行文混乱，减少不必要的行文。 3. 行文原则 行文原则是为了执行行文制度、规范各单位的行文秩序而制定的 规则或准则。主要包括以下几点: 第一,除非确有必要, 一般不越级行文, 否则会打乱正常的领导、 被领导关系，使主管部门的工作陷入被动， 有时会造成文书往返周转 的情况，延误时间。所以，各单位在行文时，既使遇到特殊紧急的问 题必须越级行文时，除了对直接上级保密的问题外,也应同时抄报给 直接上级一份。同样道理,如果上级遇特殊或紧急问题必须越级向下 行文时，亦应同时抄送直属下级。 第二, 行文要精减, 严格控制发文的数量和范围。可发可不发的， 一律不发; 可以用电话、面谈等办法解决问题的，就不必行文; 同样 内容或内容基本相同的已发过一次就不必再发。为了控制发文范围， 应尽量直接对口行文，减少中间运转环节。 第三，注意行文常规。行文时要分清党与政、领导与指导关系。 上级党委可以向政府机关和和群众团体的党组党委行文, 但不宜直接向 政府机关发指示; 政府机关也不得对党组织作指示、交任务。单位内 部的业务部门一般不可对上级或下级单位行文。等等。这些都是行文 常规，每一个文秘工作者都必须熟悉和掌握。 第四，正确确定主送单位和抄送单位。请示或要求答复的问题， 只应主送一个单位，切莫多头主送，受双重领导的单位向上级行文， 应根据内容写明主报单位和抄报单位; 向上级的请示， 不要同时向下 级抄送，接受抄送件的单位，不应再向其它单位抄送。 第五，同级单位可以联合行文，但注意必须是确有必要，且联合 单位不宜过多。 二、文书立卷与归档 (一)学习目标 掌握文书立卷的步骤与方法、归档的基本概念。  (二) 文书立卷与归档 1. 文书立卷的步骤与方法 文书立卷是整理与保存文书的一种方法, 即将已经处理完毕的并且具 有保存价值的文书组合为一个一个的案卷。其程序是: 第一按照文书的特征和联系进行组卷。“按照文书的特征组卷“的含 义，就是将具有某些共同特征的文书组合在一起立卷。文书的特征， 是从文书的组成结构中概括出来的文书所共有的特点, 其中最基本的、 最能够说明文书面貌的是: 作者、内容、文种、日期和地点。由此可 概括出文书的六个特征: 作者特征、 问题特征、文种特征.时间特征、 通讯者特征(作者的转化形式) 和地区特征。 如果文书具有相同的特征， 它们之间就有着特定的联系，可据此特征将文书组成案卷。 作者特征与按作者特征组卷:“作者“指制发文书的单位或个人。 按作者特征组卷，就是将同一作者的文书组合在一个卷内。按作者特 征组卷，便于反映同一个作者的活动。 问题特征与按问题特征组卷:“问题"指文书内容反映的主题, 包 括事件、人物、事物、具体问题、某项业务等。按问题特征组卷，就 是将内容反映同一问题的文书组合在一起立卷。 问题特征是组卷时运 用最多的特征。 文种特征与按文种特征组卷:“文种"是指文书的名称，如: 函、 通知、计划等。按文种特征组卷，就是将文种相同的文书放在一起组 卷。合同类文书适合按文种特征组卷。 时间特征与按时间特征组卷: “时间“指文书内容针对的时间和文 书形成的时间。按时间特征组卷，就是将内容针对同一时间或形成于 同一时间的文书集中立卷.如:“X X公司 1998 年生产情况统计表“。 通讯者特征与按通讯者特征组卷: 通讯者特征指的是文书的收发 单位共同构成的特征, 即行文相互往来问复的双方单位构成一对通讯 者，将一对通讯者的问复文书组合立卷，叫作按通讯者特征立卷。如 “义X公司与XXX公司关于联合开发XX产品问题的来往函件”。 地区特征与按地区特征组卷: 地区特征(又叫地理特征)，一是指 文书内容所针对或涉及的地区，一是指文书作者所在地区。按地区特 征组卷, 就是将文书内容针对同一地区或文书责任者属于同一地区的 文书放在一起组卷。 如"上海市各县粮、棉增产情况的调查统计材料"。 第二，结合运用、灵活运用六个特征组卷。文书之间在某一方面 具有共同特征，反映了某一方面的联系。如果结合运用两个以上的特 征组卷,则可以使卷内文书具有两个以上方面的共同点与联系, 它们 之间的联系就更为紧密, 检索和利用时会更为方便