公司前台接待工作规范制度.docx

公司前台接待工作规范制度 公司前台作为公司对外窗口，须经常性与客户接触，具有较重大的责任，前台接待直接代表企业形象和服务质量，因此，公司的前台接待必须严格遵守接待工作规范。反之，则会给公司形象造成严重的不良影响。有鉴于此，特制定前台接待工作规范细则，对接待工作进行细化、具体化。前台接待所有在岗位职责范围内应当负责的工作，如果出现失职，导致公司出现重大损失，即使本细则未予制定，也可追究其必要的失职责任，具体处罚由总经理研究后决定。 一、岗位职责 1、负责进入公司办公场所的来客的接待、登记、导引，对无关人员、上门推销和无理取闹者，阻挡在外或协助有关人员处理。 2、负责公司邮件、包裹、报纸的收发与转交。 3、负责接听来访电话，记录电话内容，并做好记录与传达工作。定期维护、保养电话机。 4、保持前台、前厅、门口走廊环境清洁。 5、负责公司文件打印，协助复印等工作。 6、负责报刊订阅及邮件分发管理。 7、协助来访客人的接待、公司会议后勤工作。 8、遵守公司相关保密条例。 二、工作权责： 1、前台整理、清洁 2、接待来访客人、重要宾客并进行指引及提供相关服务 3、公司来往信函、资料、杂志的收发登记 4、接听电话，处理一般事务，遇重要投诉应及时通知客户服务部。 三、隶属关系： 直接领导：办公室、散客营销部 下属： 无 四、岗位职责： 1、为公司来客设立登记本，所有来公司人员均须登记，（老板的熟朋友可由前台人员直接登记）。登记本上注明来访人姓名、人数、来访事由、出入时间。 2、上班时间必须在岗。即早上8:00-12:00、下午14:00-18:00。如因公务需外出，经直接领导批准可离岗。外出期间，由直接领导安排前台接待人员，必须保证前台无空岗。如无法安排人员，前台接待人员不得外出。私事不得离岗。 3、公司有来访客人，来客行至前台一米以内，前台接待必须起身微笑相迎，说礼貌用语，招呼客人就座。客人坐下后，前台接待方可就座。 4、来客提出个人要求时，前台接待必须认真聆听，有必要时做好笔记，如遇无法处理的投诉，则请客人稍等，请专门负责人出面解决。 5、来客提出要找公司员工时，前台接待应引导客人进入待客区并通知具体接待人员。 6、如来客不听要求，想要硬闯办公室，呼叫秩序维护员协助拦截。如事态紧急，可呼公司办公大厅员工协助。 7、客人离开时，应微笑致意，“请慢走”。 岗位职责2： 负责收取所有公司来往邮件、包裹、报纸、资料，私人邮件直接转交，公函交办公室。 岗位职责3: 1、铃响第二声时接听，不得超过第三声。 2、接听电话时用规范的语气说：“您好，百事通天马旅行社！”或“您好，旅游百事通！” 3、来电人提出要求，须记录的必须及时记下。如需转达他人的，需记下来电时间、来电人姓名、事由、相关事项。 4、接电话时必须注意礼仪，语速平和，保持自然、得体、大方的形象，身体不得倾斜，嘴里不得吃东西，不得前仰后合。说话时控制音调，不得过于吵闹。 5、接电话尽量长话短说，如遇客人投诉电话，需安排客人情绪的，应耐心安抚。私人电话不要超过三分钟。 6、接电话不得先于来电人挂机。（私人电话除外）。 岗位职责4： 1、前台包括整个前台及办公椅必须保持整洁、干净，无灰尘、无污渍。 2、除公司宣传单、个人茶杯、台历、文件框外，不得放置任何物品。不得堆放食物、杂物。不得在前台吃食物。 3、前台只能由接持人员坐，其他人员不得进入前台就座。公司人员不得聚在前台闲聊，如有公务需探讨可进入前台，但不得超过十分钟。需超过十分钟的，应改在其他办公室进行，前台接待人员向上级领导申请安排。 岗位职责5： 1、日常工作以前台接待为主，复印、打印工作为辅。 2、必须掌握复印机、传真机的使用方法。 3、熟练使用百事通销售系统、易游通旅行社管理软件、OFFICE系列办公软件、XX网站。 岗位职责6 1、来访客人如需在公司参观时，需向领导请示。 2、公司需进行培训或召开会议时，须提早半小时到现场，协助做好一切准备工作。 五、仪容仪表要求 1、公司订制制服的，须穿着制服上班。无订做制服时，须穿职业装，即套装上班。保持清洁卫生整齐 2、不得穿露肩装、吊带等非正规衣服上班。不得穿拖鞋或类似拖鞋的皮凉鞋上班。裙装下摆不得低于膝下三公分。不得穿着“三截