公文写作的快速成文技巧.docx

1公文写作的快速成文技巧公文是实用文是为解决现实工作中的实际问题处理具体事务而撰写的而问题的解决事务的处理又必须在一定的时间内进行因此公文写作有严格的时限要求其价值和作用很大程度上就体现在时效性上有的公文在领导研究决定后就需要立即起草成文交付使用有的则要求在工作过程中制作与工作同步进行工作结束公文也要完成所以公文写作任务常常来得急要求处理也快这就要求公文写作者要掌握快速成文技巧争取一稿成功以往人们对公文快速写作大都局限于从结构模式方面进行研究视角狭窄成果较为粗浅本文试图从更为广阔的视角进行审视研究力求厘清影响公文快速写作的相关因素并在公文写作思路和结构模式的联系方面提出自己的见解一留心搜集资料善于参考借用资料的积累储备是快写的基础如果平时没有各种写作资料的充足积累和储备遇到公文应急写作就难免会有无米下锅的尴尬所以作为经常性的公文撰稿人员在平时工作中就应有意识地注意搜集和积累相关资料做搜集资料的有心人有备而无患平时要留心各种事情眼观六路耳听八方凡是与公文写作有关的事情和问题都要想一想记下来工作中经手的各种文件会议记录报表总结计划报刊等文字资料都要注意保存不要随意丢弃这样日积月累就能搜集到许多有用的资料然后对资料进行分类整理建立2适于自己使用的资料库一旦有了写作任务马上就能派上大用场有些资料需要根据新的写作语境进行概括重组有的资料则可以直接取而用之另外旧资料还可以帮助启发写作者疏通写作思路安排结构布局和进行语言表述当然公文写作只靠平时积累的资料是不够的还应该辅之以写时搜集但平时积累是基础是保障没有平时积累公文快写是行不通的二明确行文目的确立公文主旨行文目的即公文的制发意图公文应实际工作的需要而制发是为解决现实问题为做事而写的有明确的目的性行文目的是公文写作的动力因素表现在文本中就形成了公文的主旨它决定和制约着公文写作的方方面面是公文快速生成的第一要素因此公文写作之初首先第一步工作就是要明确行文目的确立公文主旨弄清楚为什么要写这篇公文写给谁写这篇公文究竟是要做什么事只有明确了这三个问题才好下笔行文这三个问题的答案就是行文目的和公文主旨的具体内涵如果主旨含糊目的不明确就仓促行文结果不是写不下去就是下笔千言离题万里欲速而不达公文写作大多都是领导授意文秘人员执笔领导意图是形成公文主旨的原创因素因此明确行文目的确立公文主旨就要善于领会领导意图领导在布置写作任务时要认真聆听最好能边听边记有不明确的问题要当场请教要善于领会和把握领导讲话的重点要点以便顺利形成主旨此外确立公文主旨还要结合实际情况和需3要迅速摸清这项工作或活动的背景内容要求和重点以及它与现阶段中心工作的关系等相关情况对工作全局做到心中有数这样吃透上下两头在领导意图和实际工作需要的结合点上动脑筋确立的主旨才会有较强的针对性和实用性三了解公文种类选择适用文种公文是一个文章大家族种类很多我国现行法定公文主要分党政两大类党的机关公文有14种国家行政机关公文有13种不同文种功能各异适用范围也不同因此选用文种也是公文写作首先需要解决的一个问题只有选对了适用的文种才能最大限度地发挥公文的效用有人比喻选错了文种等于搭错了车要想达到行文目的无异于南辕北辙因此选用文种一定要慎重不可马虎如何正确选用文种限于篇幅笔者不能展开细述概括讲就是要了解熟悉公文种类作者只有具备相应的文体知识熟悉不同文种的功用特点才能根据行文需要正确选用文种而了解熟悉公文种类的功用特点和适用范围最权威的依据就是两个公文法规性文件XX年8月24日发布XX年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法和1996年5月3日发布的中国共产党机关公文处理条例另外有一些特点功能相近适用范围不太好区分的容易混淆的文种使用时要格外注意不要用错如公告通告和通知奖惩性决定与表彰批评性通报报告与请示请示与请批函批复与批准函报告与意见等如何区分这些容易混淆的文种另有专家学者撰文专论此不赘述4四遵循思维规律理清写作思路快速写作要求作者要有清晰的写作思路套路主要写什么内容分几个步骤层次如何开头和结尾都要成竹在胸公文程式化特点明显同一文种类型公文的写作思路大体是一致的它们都遵循共同的思维程序和规律给公文快速写作在构思环节奠定了基础这就是人们所谓公文写作思维模式的功用如祈使类公文的目的和作用是告知受文者发文者欲做某事并要求受文者有所行动帮助执行遵从所以其写作思路就是为什么做做什么怎么做如命令决定大部分的通告通知以及请示批复函意见等祈使类公文都可以运用这种方法构思而告知类公文的目的和作用则只是让受文者知晓某事并不要求有所行动所以写作思路就是为什么做是什么怎么样如公告一部分通告通知以及通报报告等告知类公文可以运用此法构思绝大多数公文的写作思路都可以分成这样前后相互关联的三个步骤有人称之为三段思维法当然这只是就大类而言如果具体到某一文种或某一文种小的类型写作思路还可以划分得更细一些如事故报告的写作思路可以分成四步1情况介绍概述事故发生的时间地点严重后果以及事后的善后处理隋况2分析原因分析事故发生的直接原因和深层原因3吸取教训采取防范措施4对事故主要责任者的处理熟悉和掌握各类公文写作的思维模式遵循逻辑思维规律就能迅速理清公文写作思路达到迅速构思快速写作的目的五掌握结构模式迅速判断套用5文章结构是作者思路的书面物化形式公文作者的写作思路反映在文本结构中就形成了公文的层次安排如上述三段思维法表现在公文结构中就形成了公文的三个大的层次部分一般公文写作教科书将其概括为缘由事项要求或结语这就是公文内容的逻辑结构模式它是对各公文文种结构特点的概括和总结适用于许多文种的写作可作为公文结构的基础范本参考借鉴套用这三部分的常见写法如下开头缘由部分主要说明发文原因依据目的开宗明义概括地交代行文的基本意向或情况并提起下文让读者知道为什么发文这部分写法有一些较固定的模式常见的有概述式根据式目的式引述式等中间事项部分围绕行文的基本意向展开内容叙述情况分析问题制定决策和解决问题的原则方法和措施让读者明白怎么做常见写法有段组式条款式小标题式等结尾要求部分提出要求请求希望号召等常用一些惯用语和请求式总结式强调式呼应式等模式作正文的结束也有公文不要专门的结尾正文写完自然结束全文只有两部分与上述逻辑结构模式相对应的还有公文的篇章结构模式也是快速写作所要掌握的篇章结构模式也称公文结构的体式布局公文结构的外形体式它是深层逻辑结构的要素变化在篇章文字层面的反映它的任务是对公文的材料段落文字进行排列组合寻求最佳表现形式常见的公文篇章结构模式有1篇段合一式2撮要分条式3分列小标题式4分块式5主附件式6条项贯通6式7章断条连式8并列式等公文结构模式化特点明显写作人员只要熟悉掌握上述常用结构模式紧急情况下就可以根据具体情况和需要迅速做出判断套用某一模式使文稿快速成型六学会公文惯用语方便快捷表述语言是文章的重要构成要素文章的内容和形式都要靠语言来表现文章要想写得快且好作者一定要有较高的语言表达能力所以人们常称文学家文章高手为语言大师公文是实用文体写作时效性要求比较严写作人员不能像作家搞创作那样十年磨一剑吟安一个字捻断数根须而是要快速表达下笔成章怎样才能快速表达除了要多读勤写培养公文语感这个根本方法外还应该学习和掌握公文惯用语公文惯用语是适应公务活动的需要在长期公文写作实践中逐渐形成的一套规范化定型化的公文专用语它在准确严谨地表述公文内容的同时还能增强公文简明庄重的语体风格学会运用这些惯用语就能方便快捷地进行表述而无须在语言表述上太费周折这些惯用语一般多用在公文的开头过渡和结尾处开头的惯用语常见的有为了根据由于目前当前收悉经研究等过渡的惯用语有现通知通告如下特作如下决定规定拟采取如下措施为此综上所述等结尾的惯用语主要有特此通知通告特此批复此复特此函告以上报告请审阅妥否请批复请认真贯彻执行等公文快速写作是现代社会发展的需要是工作的需要研究公文写作快速成文的方法技巧有很重要的现实意义和推广价值公文快速7成文技巧并不是空想臆造的东西而是在人们长期公文写作实践经验的基础上总结出来的带有规律性的方法规则它能有效地指导人们的公文写作活动提高人们的公文写作能力使人们能高效快捷地写好公文