费用报销管理规范
一 目的
为规范付款、费用报销、付款流程有据可循、明确报销标准,提高报销时限性,合理控制成本费用支出,贯彻权责发生制,如实的反映每一会计期间生产经营状况,特制定本作业管理办法,以资遵循。
二 范围
适用于费用报销、供应商付款、其他与公司一切有关支出报销经济活动。
三 内容
费用报销:生产经营中不需要经过申购、采购、入仓验收付款支出,购买商品或服务通常不具有实物形态,如差旅费、交际应酬、工资支付、行政后勤临时消耗品、运输快递费、杂项采购。
政府规费:不具有实物形态,属生产经营中重要商业性支出。如水电费、社保费、房租费、税费等支出。
四 职责
财务部
1 负责本公司财务支出核算、监督与日常管理与控制。
2 出纳及时拨付资金。
3审核本公司一切财务支出,并向总经理负责并报告工作。
费用报销部门
1 申请费用报销,按本办法要求填写粘贴单据,依照审批流程送呈审批。
2 取得合法有效支出凭证。费用报销一律需取得税务发票、或带财务监制章的收据。
3 部门主管负责审核所辖部门《报销单》,对真实性、合规性承担主要责任。
总经理
1 终审本公司全部财务支出。
2 裁示财务部与部门主管审核有争议财务支出。
3 裁示不合规的白条凭证支出。
五 管理规范
(一)差旅费管理
1出差申请 因公出外由部门主管根据业务实际需求安排,预计单次差旅费支出金额在等值人民币1000元(含)以上者由经理审批。
2 出差费用支出准则 公务性支出原则综合考虑成本效率,严格控制费用支出,降低公司费用成本,优选公共交通工具,外宿快捷酒店。
(1)报销标准:
餐费标准:上限每人每餐人民币50元。
车船费:乘坐公共交通工具发票金额为准;乘滴滴等网约车出行,需提供支付凭证。自驾私家车出行,需事前经分管经理批准,报销里程以实际里程计费。
(二)交际应酬费管理
1 因公司业务需要招待客人(宴请、礼品礼金或其他应酬活动),需总经理审批。
2 交际应酬支出应严格控制,降低公司费用成本,减少无关陪同人员,年节支出按公司统一规划办理。
(三)行政后勤费用管理
1 行政后勤费用是人事后勤部门发生的员工伙食费、行政后勤办公用品、劳保用品、宿舍饭堂用具、厨房宿舍零星采购支出。
2 行政后勤费用支出报销原始凭证(发票)需经采购报销人员以外的第三方(仓库)验收,并由使用单位在原始凭证上签收,遵循行政部有关该类物资验收办法办理,填写《报销单》,由分管经理负责申购、采购、报销审批。
(四) 运输、快递管理
1 运输费是指采购或销售物资由本公司承担运输费用的相关陆运、海运、快递、空运支出。
2 采购材料物资原则上由供应商/委外厂商负责运送并承担相关运费。
3 产品销售根据客户交易条件,经销售部经理批准合理安排运送方式。珠三角范围客户由公司车承担运运输,并按公司车辆管理规章办理厂车使用与路桥费、油费报销。小批量销售采购快递方式运送,按照供应商管理办法办理快递费请款作业。海运、空运