武汉大学研究生人事档案管理暂行规定

武汉大学研究生人事档案管理暂行规定武大研字号第一章总则第一条为实现研究生人事档案管理的规范化科学化根据中华人民共和国档案法及国家的有关文件精神结合学校实际情况特制定本规定第二条研究生人事档案是指研究生在报名录取培养毕业学位授予就业等活动过程中形成的记载个人学习情况政治思想品德科研能力奖惩情况的具有重要保存价值的文字材料及原有个人档案材料的总和是相关部门全面考察了解和选拔人才的重要依据第二章档案材料的构成范围第三条招生过程中形成的有关材料报名登记表体检表专家推荐书博士生政审表定向委培协议书等第四条培养过程中形成的有关材料入学登记表中期考核分流表或硕博连读考核表学籍成绩登记表等第五条政治教育管理过程中形成的有关材料奖惩记载入党材料及毕业登记表等第六条学位授予过程中形成的有关材料学位授予通知书存档件等第七条毕业就业过程中形成的有关材料全国毕业研究生就业通知单等第八条更改姓名出生日期形成的有关材料本人申请书公安部门出示的更改证明等第九条入学前原有个人档案材料第三章档案材料的收集整理与归档第十条全校各研究生培养单位研究生院党委研究生工作部等有关部门应建立研究生人事档案材料的收集整理归档制度并设专人负责第十一条形成研究生人事档案材料的有关部门包括一报考硕博士研究生登记表报考硕博士研究生政审表报考博士研究生专家推荐书全国毕业研究生就业通知单等由研究生院招生就业办公室负责收集整理归档二硕博士研究生入学登记表硕博士研究生学籍成绩登记表硕士研究生中期考核分流表硕博连读转博资格考核表等由研究生院培养办公室会同各培养单位研究生教学管理部门收集整理归档三硕博士研究生学位授予通知等由学位办公室负责收集整理归档四奖惩记载入党申请书思想汇报党校培训证书复印件共青团组织推优材料入党积极分子考察登记表函调党内外群众评议意见自传入党志愿书以及硕博士研究生毕业登记表等由党委研究生工作部各培养单位研究生思想政治教育工作部门负责收集整理归档第十二条各有关部门所形成的研究生人事档案材料应完整齐全文字清楚内容真实手续完备归档对象明确个人撰写的材料应有形成的时间和本人签字业务材料应有形成的时间领导审批意见组织部门盖章等在整理过程中应认真鉴别分类准确编排有序全部完成方可归档第十三条研究生人事档案材料纸张规格应大小一致一般以规格用纸或者以研究生院业务部门制表规格样本为准以便于档案的保管及转递封口档案文字材料不得用圆珠笔铅笔红色墨水笔书写或复写纸复写应该手工填写的内容不得打印或手写纸条粘贴不得使用复印件代替原件存档第十四条各有关部门在对档案材料收集整理后应在规定的时间内每年六月下旬完整地一次性送交研究生院人事档案室归档研究生入党预备转正期间形成的材料在毕业前一个月之内送交档案室归档第十五条研究生院人事档案室若发现有关部门送交归档的材料不符合归档要求或漏归情况时应及时通知形成材料的部门履行更正补送或补办手续第四章档案材料的使用第十六条使用范围一涉及到研究生本人入党政治审查组织处理复查可提供查借阅二用人单位因工作业务需要需了解研究生本人档案有关情况时可提供查阅第十七条因业务和工作需要查借阅档案时须遵循下列规定一查借阅用人单位人员应是政治可靠的中共党员或主管研究生思想政治教育及管理工作的领导及有关人事组织部门的干部二查借阅之前须带单位介绍信介绍信须同时注明被查阅人姓名专业学号查借阅人须持工作证或研究生证或身份证并认真填写研究生人事档案查借阅登记表三任何个人不得查借阅本人或直系亲属的档案四研究生档案一般不得外借确因特殊情况必须借用者应写明借阅理由经研究生院党委研究生工作部主管领导批准后办妥手续方可借出并必须按期归还第五章档案转递第十八条研究生人事档案的转递须做到及时准确完整安全保密第十九条研究生毕业派遣后应在天内将档案转至就业报到单位或档案接受单位第二十条研究生人事档案须通过机要转递或派专人送取一般不准邮寄或由其本人及亲属他人自带第二十一条对毕业离校时未落实工作单位的毕业研究生学校将其档案转至入学前户籍所在地或两年内继续保存由学校继续保存档案的研究生超过两年仍未落实工作单位的学校将其在校档案迁回入学前户籍所在地或人才开发交流中心第二十二条中途出国退学或结业肆业等的研究生档案由接受单位出具有关通知或证明由学校转递至本人原工作单位或重新就业单位或入学前户籍所在地第六章附则第二十三条本规定由研究生院党委研究生工作部负责解释第二十四条本规定自发布之日起施行