河北农业大学研究生人事档案管理规定

河北农业大学研究生人事档案管理规定第一章总则第一条为实现研究生人事档案管理的规范化科学化根据中华人民共和国档案法和国家的有关文件精神结合学校实际特制定本规定第二条研究生人事档案是指研究生在报名录取培养学位授予毕业就业等活动过程中形成的记载个人学习情况思想品德科研能力奖惩情况的具有重要保存价值的文字材料和入学前原有个人档案材料的总和是相关部门全面考察了解和选拔人才的重要依据第二章档案材料的构成范围第三条招生过程中形成的有关材料报名登记表录取登记表体检表等第四条学籍管理中形成的材料入学登记表学籍表等第五条思想政治教育中形成的有关材料奖惩记载入党材料等第六条培养和学位授予过程中形成的有关材料在校成绩单学位申请材料等第七条毕业就业过程中形成的有关材料毕业登记表毕业证存根学位证存根等第八条更改姓名等信息形成的有关材料本人申请书公安部门出示的更改证明等第九条入学前原有个人档案材料限非定向和自筹经费学生第三章档案材料的收集整理与归档第十条研究生学院按档案管理制度由研究生学院专人负责研究生人事档案材料的收集整理归档等相关工作档案管理人员须严格遵守纪律保守秘密不得擅自扩大档案利用范围不得泄露档案内容第十一条研究生阶段人事档案材料的有关内容和责任单位一研究生招生过程中形成的有关材料由研究生学院负责招生的人员收集整理二研究生在校表现情况的材料如奖惩材料入党材料等由研究生学院负责研究生思想政治工作的人员收集整理三研究生培养和学位申请材料等由研究生学院负责培养的人员收集整理四研究生毕业以及就业相关材料由研究生学院负责就业的人员收集整理第十二条研究生人事档案材料应完整齐全文字清楚内容真实手续完备归档对象明确个人撰写的材料应有形成时间和本人签字业务材料应有形成时间领导审批意见组织部门盖章等第十三条研究生人事档案材料纸张规格应大小一致以便于档案的保管及转递封口档案文字材料不得用圆珠笔铅笔红色墨水笔书写或复写纸复写应手工填写的内容不得打印或手写纸条粘贴不得使用复印件代替原件存档第四章档案材料的使用第十四条使用范围一涉及研究生入党政治审查组织处理复查时可提供查借阅二用人单位因工作业务需要需了解研究生有关情况时可提供查借阅第十五条因业务和工作需要查借阅档案时须遵循下列规定一查借阅用人单位人员应是政治可靠的中共党员或主管研究生思想政治教育及管理工作的领导及有关人事组织部门的干部二查借阅人员须带单位介绍信介绍信须同时注明被查阅人姓名专业学号工作证或研究生证和本人身份证三任何个人不得查借阅本人及亲属的档案四研究生档案一般不得外借确因特殊情况必须借用者应写明借阅理由经研究生学院主管领导批准后办妥手续方可借出借用单位要严格遵守保密和阅档规定确保档案的绝对安全且必须按期归还第五章档案转递第十六条研究生人事档案的转递须做到及时准确完整安全保密第十七条研究生毕业派遣后应在天内将档案转至就业报到单位或档案接收单位第十八条对毕业离校时未落实工作单位的毕业研究生学校将其人事档案迁回家庭户籍所在地人事管理部门或人才交流中心第十九条中途出国退学或结业肄业等研究生的档案由接收单位出具有关通知或证明由学校转递至本人原单位重新就业单位或家庭户籍所在地人事管理部门无接收单位的其人事档案迁回生源地或家庭户籍所在地人事管理部门第六章附则第二十条本规定自公布之日起施行由研究生学院负责解释