医药公司员工手册.doc

企业管理系列 医药公司员工手册 管理程序流程 管理咨询小家 2019/9/23  名称 ××医药公司员工手册 文件编号 版 本 页 次 修改状态 目 录 一、前言 二、公司概况 三、人力资源管理制度 四、行政事务管理制度 五、财务管理制度 六、医药销售人员行为规范 七、采购工作管理办法 八、货款回收管理办法 九、销售人员考核办法 十、销售合同管理办法 十一、销售礼品管理办法 十二、药品储存管理办法 十三、保密工作管理办法 十四、人员健康管理办法 十五、实施与修订 相关说明 编制人员 审核人员 批准人员 编制日期 审核日期 批准日期 名称 ××医药公司员工手册 文件编号 版 本 页 次 修改状态 一、前言 （略） 二、公司概况 （略） 三、人力资源管理制度 （略） 四、行政事务管理制度 （略） 五、财务管理制度 （略） 六、医药销售人员行为规范 1．服装仪表整洁大方。 2．文明用语，不讲粗话。 3．落落大方，不卑不亢。 4．严格执行员工手册和公司其他规章制度。 5．工作中所涉及的客户关系，均为公司所有，销售人员应注意严守商业机密，不做有损公司利益的事情。 七、采购工作管理办法 （一）目的 为确定采购程序，明确所有员工在采购过程中的责任，以最好的价格购买货物、材料和服务，实现节省成本的目的，避免产生任何利益冲突及腐败现象，特制定本办法。 （二）总体规定 1．本办法应结合《财务预算管理规定》等其他相关规章制度执行。 2．公司所有的采购活动（包括固定资产、办公用品等），均由公司采购部负责办理。在整个采购过程中，使用部门负责物品质量、性能的监督工作，财务部负责相关的财务和审计工作。 3．采购人员应综合考虑货物、材料和服务的数量、质量、运输时间、价格等主要因素，以便为公司提供质优价廉的货物和服务。 （三）采购程序 1．预算内及价值在50 000元以内的预算外物品采购 （1）由使用部门填写《购买申请单》，报财务总监和总经理审批后，将申请单复印件提交到采购部，并将申请单原件提交到财务部。 （2）采购部在接到已批准的《购买申请单》后，应进行多方询价，依据“性价比最大化“的原则选择供应商，填写订购单（应写明物品的品牌、质量要求、规格、价格及供应商名称、地址、联系方式等）。 （3）此订购单经使用部门的部门经理签字确认、、财务总监和总经理签字审批后，由采购部进行采购。 （4）采购完毕后，使用部门应做好验收、领用工作，并填制验收及领用的单据；同时采购部应将付款凭证随附订购单、购物发票及以上填好的单据交财务部做账务处理。 2．价值在50 000元以上的预算外物品采购 （1）由使用部门将《购买申请单》报财务总监及总经理同意后，需经董事长批准，将申请单复印件提交到采购部，同时将申请单原件提交到财务部。 （2）采购部在接到已批准的《购买申请单》后，应进行多方询价，依据“性价比最大化“的原则选择供应商，填写订购单（应写明物品的品牌、质量要求、规格、价格以及供应商名称、地址、联系方式等）。 （3）此订购单经使用部门的部门经理签字确认、总经理、财务总监签字审批后，由采购部进行采购。 （4）采购完毕后，使用部门应做好验收、领用工作，并填制验收及领用的单据；同时采购部应将付款凭证随附订购单、购物发票及以上填好的单据交财务部做账务处理。 八、货款回收管理办法 （一）货款回收的监督 储运主管将某订单最后一件产品付给购方后，应于24小时内通知销售主管，由销售人员负责回收货款。 （二）货款回收的控制办法 1．未收款：自货物全部付清起30天内，销售人员应收回剩余货款，超过30天未收回货款的为催收款。 2．催收款：自货物全部付清第31天起，货款仍未全部付清的，按所欠货款的当时银行利率计息，从经手人的当月工资中扣除，直到货款全部收齐或移交公司采用法律程序解决为止。 3．呆账：无任何原因而在90天内仍未收回所欠货款，将视为呆账，由销售主管书面报告详细追款过程及客户资料，移交公司采用法律程序解决。 （三）处理办法 1．通过法律程序收回全部欠款的，按移交法律部门所发生的费用总额计算，扣罚有关责任人。 2．通过法律程序收回部分欠款的，相关责任人除按上述规定承担所发生的司法部门费用外，还需承担其余未收回货款的惩罚。 3．被视同死账，但未移交司法部门之前，如果有非责任员工能收回欠款，则按收回的金额提成发给收款人（奖金中包括收款人的业务费用），所奖金额由相关责任人承担。 九、销售人员考核办法 （一）制定销售指标 销售总监要根据公司下达的任务指标，将销售指标按区域下达至大区，由大区销售经理制定销售指标分配方案。 （二）指标考核的原则 1．在稳定的保底工资的基础上，实行上不封顶的业务提成，激励销售人员多劳多得。 2．保底工资由人力资源部根据销售人员的销售指标完成情况及工作业绩在年底进行核定，并上下浮动。 3．销售提成主要以销售回款额为基数，根据不同的销售价位，提取不同比例的销售提成——实行“价格随批量变动、提成随价格变动”的原则：批量越大，可给价格越低，则提成比例也越低。 4．销售人员的经济效益与其开展业务所花的费用（如交通费、公关费、信息费等）挂钩，具体详见《销售人员薪酬管理办法》中的相关规定。 （三）销售人员考核办法 1．各销售人员的销售指标每季度考核一次，当季完成的销售额占全年销售指标的四分之一。 2．第二季度若将半年的销售指标全部完成时，则全部返还所扣工资；未完成则扣除部分不予返还。 3．各大区销售经理的销售指标每半年考核一次。 （四）销售提成提取规定 1．根据不同的销售批量和销售价位，实行不同的销售提成办法。 2．价格与销售批量相对应，因大订单要求更低价位的，销售主管必须上报经理，经批准后方可执行。 3．当售价低于最低价而批量较大时，经评审后仍能为公司带来利润，而非销售人员个人能力所能完成的项目，应将此项目上交公司统一安排完成。 4．货款回收达到95%时，可提取提成的70%，其余的30%待余款收回后提取，财务部依据规定扣除业务员的借支、业务费用和个人所得税后发放。 十、销售合同管理办法 （一）合同填写规范 为了维护公司的合法权益，加强合同管理，杜绝随意性，填写合同条款时应符合下列规范。 1．合同中应写明产品质量标准及有关原材料、生产厂家和生产时间，要有明细表。 2．交货周期一般按合同要求，“加急”则需收一些加急费。 3．合同中应写明需修改或终止合同的有关内容和期限。 4．对预付款实行统一管理，每份合同的预付金额应达到该合同总额的10%～30%，特殊情况需报批。 5．合同中应明确规定：合同的最后一件产品交给购货方时，应收回该合同总金额的95%，并依此时间向后推30天，收回该合同的所有款额。 6．合同上应写明订货单位全称、联系人、电话、开户行、账号、增值税号、签订日期、地点、合同号、签订人（印章）及预付款的处理方法。 7．销售人员应根据公司的规定在最低价的基础上开展业务，特殊情况要经公司批准，否则合同不予盖章。 8．销售人员送交合同时应随合同附一张《客户资信情况调查表》，交销售主管审核后建客户资信档案。 9．合同中还应写明客户逾期付款的规定。例如，客户不能按期付余款的，每延期一个月加收欠款的同期银行贷款利息，分月付款分月计息。 （二）合同审查规定 销售合同填写完整后、与客户签订之前应经过相关权限管理人员的审查和签字。 1．金额在20万元以内的合同，由销售主管审查签字。 2．金额超过20万元的合同，需由大区销售经理审查签字。 3．超过100万元（含）的合同，需由大区总经理审查签字。 （三）合同执行规定 1．由大区销售经理将任务下达给储运主管，以便后者组织送货。 2．由销售主管和销售人员负责回收货款。 3．由大区总经理负责监督检查合同的执行情况，并协调相关部门的业务关系。 （四）合同的保管 1．合同用纸由办公室保管，严禁在空白合同纸上加盖合同章和其他公章，一旦造成公司损失，应追究当事人的经济责任。 2．合同签订后，将有关资料一同交给公司销售部保管备案。 3．执行完毕的合同要建档保留，保存时间应在三年以上。 十一、销售礼品管理办法 （一）礼品的申领与审批 在业务开展过程中，如需向客户赠送礼品，销售人员应先填写《礼品领用单》，交销售主管审查，由大区销售经理签字下发。礼品领用发放情况，由大区销售经理上报给公司销售部。 （二）礼品的发放与保存 1．礼品的保存与发放由办公室人员负责。 2．礼品的发放要登记建档，每月底上报销售总监审查；如有丢失或错发，损失部分由责任人赔偿。 （三）礼品使用情况反馈 1．销售人员领用礼品后一周内，要向销售主管汇报礼品的使用情况、客户反馈情况。通过赠送礼品，是否推进了工作的进展，若未能取得预期效果，销售人员应与销售主管共同讨论原因和下一步的工作方式。 2．销售主管要对礼品的使用情况进行监控，发现假公济私的情况应及时上报，并按礼品价值的三倍扣罚相关责任人。 十二、药品储存管理办法 （一）药品储存 1．药品储存的原则是：安全储存，收发迅速、准确。 2．在库药品必须质量完好，数量准确，账、货相符。 3．药品保管人员应依据验收员的验收结论将药品移入相应的库（区）。 4．药品应按温、湿度要求储存于相应的库（区）中，其中常温库0～30℃、阴凉库不高于20℃、冷库2～10℃，各库（区）的相对湿度保持在45%～75%。 5．药品与非药品，内服药与外用药，易串味药品与一般药，中药材、中药饮片与其他药品应分开存放。 6．在库药品实行分区管理和色标管理、统一标准：待验药品库（区）、退货药品库（区）为黄色，合格药品库（区）、发货库（区）为绿色，不合格药品库（区）为红色。 7．库存药品应按批号及有效期的远近依次或分开堆放，并与墙、柱、屋顶保持30cm的距离，与地面保持10cm的距离。 8．库房应每日上、下午各做一次温、湿度记录，发现温、湿度超出规定范