商务文书的概念

写作概念和原则商务文书写作概述商务文书写作有什么样的特点跟我们平时写一个小说或者有人在网上写个博客你出去玩写个游记有没有什么不同有没有人回答有什么不同没有商务文书写作我们所说的公文写作叶圣陶老先生曾经说公文不一定要好文章但必须写得一清二楚十分明确字稳词妥通体通顺让人家不折不扣的了解说的内容是什么这个论述其实就提到了商务文书与标准公文例如人民日报的社论党八股等相一致的规范性特征另外唐宋八大家之一的白居易在某种意义上也是一个商务文书写作的典范之所以这样评价是因为白居易写文章何诗歌非常的直白和通俗易懂少有引经据典并不通过辞藻的堆砌来追求华丽的文风白居易是公文写作的典范从某种程度上来说为什么这么说因为白居易写文章写诗歌是非常的直白据说他写完了他的这个文章之后他要拿给这个老婆婆一个不懂文化的不识字的这样一个老婆婆他去念念懂了念完了这个老婆婆说我听懂了那么白居易说好这篇文章就可以用了那么这个诗就可以发表了按当时来说如果老婆婆说我听不懂那么这个白居易就要回去重新改所以你看到很多唐诗是很难懂的因为什么呢因为里边有很多的引经据典一般人看这么一句话7个字里头有3个典故没有一定的历史知识你根本是看不明白的可是白居易的诗里边这种东西是很少的所以说像你看白居易写的老大嫁作商人妇琵琶行里边这句话一听就明白然后商人重利轻别离那么你一听也知道这个是什么意思所以我们说写公文应该向白居易来学习跟他来学习什么呢白直白简单这是我们要学的通过以上的比较可以提炼出商务文书以下的特点简明正所谓句中无余字篇内无赘语简明是商务文书首要特点准确一字入公文九牛拔不出这就是准确那么以前有一个打趣的诗它就说有的人写东西特别的罗嗦重复比如说一句诗叫做关门闭户掩柴扉大家理解了吧关门就是关门闭户还是关门掩柴扉还是关门来回来去这一个意思表达了三次那么这样的话我们的公文是绝对不可以这样的我们如果能够用一段话说清楚我们就不会用两段话如果能用一句话说清楚我们也不会用两句话如果一个词就可以说清楚我们就不用这么多的词朴实就是我们刚才讲的不会刻意的很多的辞藻堆砌有的人说我懂得很多那么我们学学白居易他也懂得很多那么很多的典故他都知道但是我们不要为了去加这些东西而加庄重所谓庄重是指在商务文书中对整体风格的把握不要过于诙谐幽默太多的玩笑会极大地影响文书的严肃性规范商务文书写作在很多方面还具有规范性强的特点其中标点符号的规范性就尤为重要但是却往往被大家所忽视2商务文书写作的要素商务文书写作有以下四个要素主旨所谓主旨就是指商务文书的中心思想即作者所要表达的意思商务文书的写作并不是为了写而写而应该具有一个明确的目的换而言之就是应该对方看到该商务文书后产生作者所希望的感受和行动在主旨方面应该遵循正确务实集中鲜明的原则材料好的商务文书不是可以一蹴而就的需要围绕作者的主旨来收集很多相关方面的素材例如在政府机关中撰写政策性的通知就需要查阅很多以前类似的与之相关的批文章程等资料以确保前后建立起必要的联系和呼应在材料方面应该遵循收集要多选择要严使用要巧的原则结构另外好的商务文书还应该具有良好的结构否则会导致在不应该浪费笔墨的地方花费很多不必要的时间而需要去强调的内容则被相应的弱化在结构方面可以选择篇段合一式分层表达式分条列项式等方式语言如果说主旨材料以及结构构成了商务文书的骨骼那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉在语言方面应该做到风格平直朴实庄重表达规范准确简练最低要求也必须进行拼写检查以保证用词的准确一商务文书的分类在实际工作中大家可能会遇到形形色色各种各样的商务文书根据其形式和内容用途可以大致将其划分为以下的类型1按形式来划分以形式作为划分标准商务文书可以大致分为以下两类固定格式的商务文书常见的固定格式的商务文书主要有商务合同邀请信通知请示以及批复相比较而言这类商务文书的格式是有比较规范的要求的非固定格式的商务文书而所谓非固定格式的商务文书在日常工作中则往往应用得更为广泛其中最为大家所熟悉的就是随着计算机和网络一起兴起的电子邮件2按内容用途来划分以内容以及用途作为划分标准商务文书则又可以分为以下两类通用的商务文书常见德通用商务文书主要有通知会议纪要请示批复总结备忘录以及报告等由于相对于礼仪性商务文书而言这些文体使用得更为频繁所以在课程后面的内容中将对它们的写作方法进行专门的讨论礼仪性的商务文书而所谓礼仪性的商务文书则主要是指贺信贺电邀请书请柬以及慰问信二商务文书写作的作用正如前文所提到的商务文书写作是很多人工作的一部分而每个人工作首先都是有私心的即工作首先是为了生存而不是为了做出贡献然后再将私心通过公心来实现公司或单位好个人才可以好因此商务文书写作对于更好地完成大家的工作是非常重要的福布斯杂志的创始人马尔克姆福布斯曾经说一封好的商务信函可以让你得到一次面试的机会帮助你摆脱困境或者为你带来财富也就是说写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益从另一个角度来看商务文书写作与其它任何文本的撰写一样其作用和最终目的都是为了与别人进行某种形式的交流与沟通而需要强调的一点是沟通并不仅仅是所传递出来的信息而是被别人理解的信息如果理解了这一点那么我们就可以认识到在日常工作及生活中大家所普遍谈及的所谓沟通的障碍其实就都是来自于简单传递的单向沟通因此在商务文书写作方面最为重要的一点就是要避免陷入单向沟通的误区时刻站在读者的角度来思考问题并形成最后的文字表现让文书接收方能够理解自己的意图这样才能发挥出写作商务文书的沟通作用案例1单向沟通的表现日常工作生活中有很多陷入单向沟通的例子比如说短信在一般情况下无论对方是否想接收短信只要手机开着他就会收到并且往往根据他自己当时的心情去诠释短信的内容而发送人的心情则通常难以得到传递由此而引发不必要的误会和误解三学习商务文书写作的关键商务文书写作的核心内容包括以下几个部分这些内容也就是本课程的主要构成商务文书的写作步骤以及相应的重点商务文书的写作技巧商务文书写作的注意事项商务文书写作应掌握的范例常用公文示范讲解课程进行到这里一直都是围绕通用的商务文书来展开的讲解和阐述所提出的步骤方法和要点无论是对于邮件便签或者别的文体都是普遍适用的接下来则要将分析的重点转移到常用的具有固定格式的商务文书上来这类商务文书主要包括以下七类一通知通知是每个人从小就逐渐开始熟悉的一种商务文书对于通知我们应该掌握以下的内容1通知的适用范围通知是适用范围最为广泛的一种固定格式的商务文书在日常的工作中既有给下级发的通知即所谓下行文也有给上级发的通知即所谓上行文另外给同属于一个系统的但不相关也不相隶属的单位即平级关系也可以发通知即所谓的平行文2通知的适应性分析完其适用范围再来看看通知在主体方面的适应性通知的适用性也是相当广泛的企业单位事业单位党政机关甚至学校都可以发通知3通知的种类一般情况下通知可以分为以下六种类型其应该关注的重点和关键各不相同会议通知撰写会议通知的时候应该注意的内容包括会议的时间地点目的要求安排以及外地的人员到会的方式等指示性通知所谓指示性通知就是用于上级传达给下级机关去予以办理的通知批准性通知所谓的批准性通知就是在下级有某一个请示呈递上来经上级批准之后再转发出去予以遵照执行的通知发布性通知所谓的发布性通知主要用于某种规章制度的发布需要特别提请注意的是这种通知实际上是应该附带有文件附件的例如从2007年1月1日开始我国开始实施新的会计准则那么围绕这个主题所下发的通知就应该将新会计准则作为一个附件与该通知同时下发知照性通知所谓知照性通知通常用于上级给所属的下级机关通报某些事务的情形之中下级机关知道了解情况即可例如关于上级单位中任免与聘用的通知周知性通知与知照性通知相类似的还有一种通知叫做周知性通知这种通知的作用在于让目标读者知道事情的情况而无需他们采取任何的措施和行动纯属于告知性的4通知的写作格式作为正式的通知应该注意以下的格式要求标题通知的标题应该包括发文机关事由以及文种等三块内容例如国务院关于预防禽流感的通知送与对象通知与其它任何一种商务文书一样应该且只能有一个主送单位但抄送单位可以有多个主送单位一定要顶格来写正文通知的正文主要由撰写通知的理由事情的经过以及具体的要求等内容构成署名通知的署名包括发文机构和日期即可附件正如前文所提到的批准性的通知例如有关法律法规的通知总经理办公室关于新的财务报销制度的通知等应该将法律法规或者新的财务报销制度作为附件与通知一同下发自检22请找出以下通知范例中存在的问题酒店办公室通知各部门经理经董事会研究决定定于12月20日在虎域风景区召开各部门主任会议会议为期三天主要汇报各部门全年工作的完成情况并研究明年工作计划要求各部门主任或副主任至少一人参加参加会议的人员酒店负责提供车辆接送每人随身所携带的物品体积不得大于三平方米不得重于两斤会后酒店会将会议人员送往大约200里外的餐厅会议时间较长希望大家准备好必备的生活用品2003年12月16日二报告我们进行具体分析的第二个具有固定格式的商务文书是报告在日常的工作中绝大多数人都撰写过报告在西方无论是报告还是总结都可以统称为report而在我国的环境中报告是特指是一种由下往上的下级对上级汇报阶段工作反映问题提出建议或者就某个问题进行答复的上行文报告这种商务文书具有单向性和叙述性切忌辞藻的堆砌的特点1报告的种类依据具体内容报告可以分为以下四种类型工作报告即下级对上级进行的汇报情况报告即关于某个重大事件的经过的汇报其重点在于事情的时间地点人物起因经过结果事件分析经验教训以及处理情况等内容答复报告所谓答复报告就是针对上级对自己的一个询问所予以的答复这种报告具有被动行文的特征要求实事求是针对具体问题来进行回答建议报告所谓建议报告就是下级主动的向上级提出建议或者希望的报告其特点与请示相类似2报告的写作格式报告的写作格式基本与通知一样但以下几点需要特别注意报告的名称同样可以包含三个部分但其中的发文机关可以省略报告的开头应该首先写关于事情现做如下报告报告的内容中有一些套话必须的例如在报告的结尾应该说以上报告请审阅或者报告如无不妥请批转执行等与开头相互呼应三请示当撰写者自己的单位以及权限不足以做相应的决定这个时候就需要进行请示请示这种商务文书在政府机关私营企业以及外企也是广泛地被予以应用1请示的特点请示的特点主要包括事前行文事后行文叫报告事前行文即为请示也就是说请示并不是先斩后奏的行为一事一请即一个事情做一个请示不要把不同的请示内容放在同一个请示文书之中否则上级领导一方面容易遗漏其中的某一项内容另一方面也难以做部分的批准需要批复即强调请示都是需要批复的2请示的写作格式请示的格式基本与前两种商务文书一样但在最后结尾的时候需要注意加上妥否请批示加上以上如认为可行请批准有关单位执行在署名和时间部分必须要加盖印章自检31请找出以下请示范例中存在的问题河县税务局文件2003税字第1号河县税务局关于转发河面粉厂要求免税的请示市税务局据我们了解该厂2003年计划利润4050万元如征税企业尚有一定盈利是否还给予免税照顾请市局权衡审定现将该面粉厂关于免征2003年国家税金的请示转发给市局该面粉厂2000年投入面粉生产以来到2002年底均享受免征工商税照顾免征税款77万元这个厂的广大干部和职工在2002年计划产量增长了30但全年计算尚亏损六万元以上可否请批示河县税务局公章二三年一月三日四批复正如前文说提到的批复是上级答复下级的请示的一种下行文1批复的特点批复具有以下的特点指令性强与主动发出的命令不同批复是基于下级的请示而做出的被动的指示因此在做答复的过程中实际上也就表明了上级机关的态度针对性强正如前文所分析的请示是一事一请的因此相应的批复也是根据所请示的事情而做出的一个指示态度鲜明批复一定是态度鲜明的不是同意就是不同意不可能出现模棱两可的情况政策性强上级在批复中所做出的不同意或者同意的决定一定是非常正式的依据的例如国家的某号条文2批复的写作格式在写作格式方面除与前面提到的其它商务文书的一致要求以外批复还有一些专有的要求在批复的正文中含有隐语即是针对某一个请示而予以的批复因此正文中应该包括号文收悉或者某年某月某日关于事项的请示收悉给出答复意见应该写经研究答复如下或者特此批复与请示一样批复也必须要有公章五会议纪要对于各种组织的会议而言最为重要的就是要有议有决那么作为记录会议决议的商务文书会议纪要自然也非常重要了1会议纪要的作用和目的会议纪要可以主要分为决定性的会议纪要和消息性的会议纪要其作用在于传达会议精神记录议定的事项即归纳提炼和整理会议中的决议些内容2会议纪要的写作格式会议纪要的写作格式有如下比较特别的要求会议纪要的标题中没有发文机构将会议的目的时间地点参加人缺席人缺席原因主持人报告人以及议程等内容在导语中进行说明会议纪要的主体为决议事项或者主要认识和意见在会议纪要的最后要对未来进行展望六邀请信在撰写邀请信的时候应该要注意以下的要点邀请信的标题在纸张正中间其字体比正文要大邀请信中的称呼格式为名称职称以及冒号需要特别注意的是对博士大使外交官以及西方国家的贵族等人一定要在称呼中加上他们的头衔当出现多个职称职位以及学术头衔时应把握最高称谓原则邀请信的用纸应该特别正式七总结总结是对经验教训的概括和梳理其撰写过程应该要注意总结的内容通常包括经验教训心得体会等总结都是第一人称的依据内容范围的不同总结可以分为综合性的总结以及专题性的总结总结的标题中一定要加入时间合同的22个书写原则在分析了以上七种商务文书的特点和要求之后基于商务合同的重要性所以在课程的最后对商务合同的书写原则进行一个专题分析在起草商务合同的时候有以下22个原则内容需要特别予以关注采取封闭型的写法所谓封闭型的写法就是对于合同中时间期限的界定一定要明确例如合同签订之日起三天之内要进行标的物的转移如果写成自合同签订的三天之后把标的物转交给甲方这种开放式的界定就无疑会留下时间期限上的漏洞采用结果性的语言合同当中要采用结果性的语言例如完成方案设计与进行方案设计就是完全不同的含义后者这种进行式的语言是难以对具体合同内容进行描述的会对后期合同的执行造成很大的负面影响值得一提的是这个原则与采取封闭型的写法原则应该结合在一起来运用确定合同双方的简称自一开始签订合同的时候就需要确定一个非常明确的合同双方的简称简称的确定除了要求精确之外还应该注意其文雅性有代表性以及公认性例如北京赛特中心可以简称为赛特但如果简称为中心就过于宽泛了前后指代保持一致在合同中注意保持前后指代的一致性可以确保合同的清晰明了否则一旦出现纠纷和问题这个方面肯定会称谓对手挑战自己的机会同时也会引起法官的置疑并列使用包括与但不限于例如未经允许与该讲师相关的资料包括音像材料磁带以及录音材料但不限于这几种都是不可以使用的这种方式可以有效地保护合同中某一方的知识产权采用主动语态正如前文所提出的在中文的合同中一定要尽量避免适用被动语态而采用更加符合中国人语言习惯的主动语态避免相近词语的重复使用在商务合同中应该尽量避免出租人承租人留置人留置权人抵押权人抵押人保证人被保证人许可人被许可人等专业称谓的重复使用可以从一开始就界定清楚哪些属于甲方哪些属于乙方以避免麻烦不要创造词语合同中的词语应具有公认性因此自创的词语是不应该出现的否则极其容易出现理解上的偏差和歧义对术语进行准确地定义例如如果合同只是在中国大陆来予以执行那么在界定执行范围时就应该清楚说明此合同中的中国是指中国大陆地区不包括台湾香港澳门地区以避免事后产生争执善用限制词合同中常见的限制词包括应当有义务将可以等其严格意义是不一样的相比较而言前面两个要更加严格一些在撰写合同时撰写者应对己方义务采用相对模糊和约束较松的词语来予以界定这样实际上是为自己将来在合同的执行中留有一定的余地不用公司带抬头的信纸打印合同法律规定如果是用有某一方抬头的信纸打印出来的合同会被认为该合同会偏向于该方那么在产生分歧进行解释的时候法官则会稍微偏向于对方因此这种做法实际上是对该方不利的一件事情禁用一些词语及时力争相关以及争取这四个词是不可以在合同中出现的因为它们过于口语化难以进行准确的衡量与界定采用描述性的方式合同采用描述方式方法可以保证词语的精确性例如提供往来的交通费用和提供飞机经济仓标准的往来交通费用就是完全不一样的说法显然后者界定得更加明确和清楚用汉语代替符号在合同中应该尽量使用汉语避免用符号来表示否则将来会使得合同含混不清容易出现问题准确使用标点符号在合同中往往一个标点符号的差异就意味着天壤之别的结果因此确保使用标点符号的准确性是非常重要的文字与阿拉伯数字并用在合同中通常会涉及到与数字有关的内容在表述数字的时候一定要注意将文字与阿拉伯一并使用这样才不会留给别有用心的人篡改合同以可乘之机留下争议解决地的约定条款和适用法律在合同中对不同的争议解决地的约定以及适用法律的确定通常会对可能的合同纠纷产生重要的影响每个段落只写一个主题一般来讲合同当中每一段只能写一个主题否则多个主题只会增加对合同理解产生歧义的风险尽量写短句子克服日常理解与合同用语的距离人们平时的理解与在合同中的理解往往是存在差异的这一点在撰写合同的过程中一定要予以高度注意进行拼写检查采用书面语一定要记住合同是永恒的书面语该通知存在问题的地方主要有1通知名称错误2主送单位或对象与正文中的不一致3正文中缺少具体的会议时间和行程安排4计量单位不符合规范5落款缺少发文单位名称并且日期数字不规范6缺少对具体出发以及报道地点的说明该请示存在问题的地方主要有1内容模糊不清应该表明一个明确的建议和意见然后提请上级妥否请批示2在内容中颠倒了前后的说明顺序3数字适用不规范送大家几句话第一我们说做任何事情要明确你的价值观第二确定你的目标这是指耶鲁大学做的一个测试了说25年前这些人凡是有目标很清晰而且长远的这些大学生25年后3的人都成为了社会的精英而那些10目标清晰但是是短期的这样的人成为了中产阶级还有27的人是生活在下层因为当时他们没有目标所以每一个人在我们的工作中也好生活中也好都要确立你的目标第三希望大家能够经常保持我们的微笑经常保持微笑可以使自己的心情好也使别人的心情好学会和各种人相处毕竟这个社会是人组成的我们每个人都要学会跟各种人相处学会处乱不惊即使这种情况也不要很惊险没关系用好时间做对事就是我们下个星期有一个时间管理那么就是教我们怎么样用好时间什么叫紧急什么叫重要你永远去做紧急的事情你就是一个救火队员你的重要的事情永远没有时间来做偶尔放松自己缓解压力压力管理也是我们人生中很重要的最后保持你的高度的自信心我们昨天问学员我说魅力来自哪儿那么学员说魅力来自于有自信我说我很赞同你魅力来自于你高度的自信那我们今天的这个课程就到此结束那么也谢谢各位学员的参与好谢谢