文书档案

文书档案 浅析高校文书档案管理 大学四年在协助老师工作的过程中，我深吉地体会到学校文书档案管理的重要性，同时 也看到了学校文书档案管理中存在着一系列的缺陷和不足，下面就来谈谈我的看法 文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕 的有保存价值的文书转化而成，也是由通用文书转化部分档案的习惯称谓。文书工作是对 文件的全部生命周期进行处理的一个完整的运动过程，是档案工作的基础，档案是文件材 料的归宿，是文书工作的延续和发展。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩尺，又是 现在文书档案管理建设状况的记录，因此在整个行政工作中发挥着极为重要的作用。 高校体系机构庞杂，随着学校办学年限延长，学校文书档案的数量也会越来越多，内容 也会越来越复杂。做好学校文书档案管理也越发显得至关重要。档案是由文件转化而来 的，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展。文书档案是现代化 信息高速发展中不可缺少的信息资源，只有规范化、科学化、标准化的管理，才能保证文 件材料的章全、完整，更好地发挥档案的重要作用，为学校的各项工作及师生员工服务 在日常工作中，虽然文书处理工作与档案工作具有相对的独立性，但由于文书是档案的前 身和源录，档案是文书的归宿，两者窗不可分, 文书工作不仅直接影响公文的质量，也直 接关系到文书档案的质量，做好文书工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础.高 校文书档案管理，是整个档案管理工作的重要组成部分，它不仅直接影响到学校整体档案 管理的质量，也体现了学校档案管理的水平。 一、高校文书档案工作存在的问题 (一) 文书档案立卷质量不高。高校档案整理的目的就是为了保存学校在各种工作与活 动中所形成的有保存价值文件材料中的原始记录，可以为后人提供借鉴的经验、查考低 证，也为编写校志等提供宝幅资料，所以全宗档案的真实、齐全、完整极为重要。档案收 集得齐全，就能准确、系统地反映出学校工作的历史原狐，反之，档案兢缺不齐，就不能 很好地反映一所学校的工作原角，如严重不齐全的，反上的将是支离破碎的情况，直接影 有响将来的编虽修志等工作。高校文书档案原始资料的质量扇陷大致为文书档案归档时党 党出现公文制发不规范、齐全、格式不完整、原稿不齐全【公文修改稿特别是领导批示的 原稿更具存档价值，但归档时，常常只有定稿，缺原稿或修改稿) 、缺附件和附件不规 范、正文和附件的名称不一致.缺批复、侧日期、少作者;在收改文件或批注时，将字写 在左边，不留装订线: 修改用圆珠笔、铝笔， 文件字迹稻色、模糊《有些归档材料是传真 件，接收时字迹就模糊不清，很难看消内容) 、扩散，纸张规格大小不一等现象。出现这 些问题的主要原因是:大多数从事文书工作人员档案意识也比较淡水且缺乏文书档案管理 方面知识，不够重视对文书档案管理方面的知识的学习和了解- 《二) 档案材料归档措施不到位。近年来，随若科技进步的加快，高校办公自动化程度 不断提高。电脑、复印机、扫措仪等科技产品迅速普及，极大地提高了文书档案材料的收 集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料，则与传统的档案立卷方 式产生了溃突。目前，高校文书档案资料归档存在着两种倾向。一种是只存于软盘、硬盘  和光生之中，不打印文字资料进行鞋底保存，很难达到长久保存的目的，另一种是只存文 字性资料而不存软盘、硕熏等电子版材料，也不利于重要文件档案的保存- 《三) 管理工作人员积极性不高。有些高楼档案管理工作人员由于缺乏档案意识和责任 心，或者号乏文书档案管理方面的知识，至使文书在立卷过程中不符合原则、要求和方 法，出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。例如有些管理工作人员 认为一件工作做完了就算过去了，而工作中的资料在工作完成后便随手一扔，认为没有保 存的必要，认为档案收集工作是档案室工作人员的事情，与自己无关。目前，我们虽然有 了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开 展档案工作的需要，特别是进入 21 世纪，妆用档案内容，能进行档案信息深层次研究和 开发的专业人才十分匮乏- 【四) 档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的于 工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上仇了大量的工作，编制了多种形式 的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“稍”的现象，误认为编制的检索工 具越多档案工作服务质量越高。高校虽然多数购买了网络化档案管理软件，但由于办公一 体化、管理人员不足等原因，档案管理软件有些还未做到在各部门但及使用- 《五) 人员配备不够合理。高校从事档案管理工作人员多数不是档案专业毕业， 计算 机应用水平也有限，也有的将年龄偏大人员安置在档案室，即便有些年轻的 档案专业毕 业的学生，由于档案管理工作效益滞后、默上无间容易被忽视，数年很难在考核、评优等 方面得不到惠顾，很难安心本职工作，找机会调离的不在少数。因此多数高校档案室目前 长期处于缺人或人员配备不够合理状态， 二、提高档案管理效率的对策 (一)提高档案工作人员专业技能和素质 提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人 才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。 同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前 社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、 服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视时，了解所涉及工 作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档 案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教