行政办公人员管理制度.doc

行政办公人员管理制度 制度名称 行政办公人员管理制度 受控状态 编 号 第1章 总则 第1条 目的 员工的言行是公司企业文化形象的具体表现，为规范员工办公室言行，建立良好的办公秩序，树立良好企业形象，特制定此制度。 　　第2条 适用范围 　　本制度适用于公司全体行政办公管理人员。 第2章 行政人事日常工作安排 　　第3条 整理、分类、存档工作 　　包括各种会议记录、周（月）工作总结等文件的收集、整理和上报；各类文件的整理、分类、存档工作；杂志、信函的整理、报送工作；公司杂志、报刊等书籍的管理工作。 　　第4条 招聘培训 　　在公司需要招聘时做好信息发布工作，对来面试人员根据公司的相应流程进行接待和安排。同时对于公司的常规培训做事先安排，包括人员通知、场地时间安排及材料准备等。 　　第5条 其他日常工作 　　包括公司员工每日中午的订餐和定期订水工作；办公用品的整理、发放、登记和购买申请登记；协助采购部做好产品的配送；接听电话，接待客人；每天认真完成责任区域的卫生工作，并做好其他区域的检查工作；公司定期活动的策划、安排；重要节日时公司环境的装饰安排。 第3章 行政办公管理人员日常工作要求 第6条 电话使用及接待礼仪 1.电话接线员和公司员工的电话行为应符合规范，语言要求亲切、简练、礼貌、和气，要具有“自己就代表公司”的强烈意识。 2.应在电话铃声响起后三声之内接听电话；接听总机应使用“您好！”，接听分机应使用“您好！××部”等规范用语。 3.接听电话时声音清晰，语气亲切，音量、语速适中。 4.通话结束时应与客人道别，并让对方先挂机。 5.原则上禁止在公司打私人电话，如确有需要，每次不宜超过2分钟。 　　6.电话铃声响起后，如当事人不在，其他员工有义务代为接听、做好记录，并及时转告当事人。 　　7.遇客来访，前台文员应将访客带入会客区稍等，并马上通知被访者，原则上外来人员未经带领，禁入办公区域。 8.如遇被访者不在，应详细问清来访事由，以转告被访者或另约时间。 　　9.如需来访者较长时间等候，接待人员应主动向客人致歉，并提供公司宣传资料、报刊供客人阅读。 　　第7条 卫生保洁及花木养护 1.车间及办公室的卫生由相应人员负责，具体时间为下班前后。 2.打扫工作台、接待桌及办公桌时，先用沾有洗洁精的抹布擦拭，再用干净的湿抹布和干抹布分别轻轻擦拭干净，电脑、打印机另用干净抹布擦拭干净，认真清理纸篓内的一切废弃物，更换垃圾袋。 3.前台人员应对公司所有的花木进行养护，定期浇水，修剪黄叶。 4.打扫时要用先用湿墩布清洁地面后，再用较干的墩布擦干。 5.每次打扫完卫生后，应将抹布、墩布清洗干净、晾晒，保持干燥无异味。 6.员工应保持办公场所及其周围环境的整洁，维护正常的气氛。如需外出工作，亦须维护工作对象场所的整洁。 　　7.员工必须于每天下班前将自己的工作区域收拾干净，将各类文件和文具用品安放整齐，处理完毕的文件及时归档。锁好抽屉方可离开。 　　第8条 报刊、邮件、函电的收发 1.报刊、邮件、函电由前台文员负责统一签收、发放。邮件不论公私，都应随到随清，及时分发，不得丢失、损坏。 　　2.前台收到邮局送来的报刊后，应在半小时内将报刊发送到订阅人手中，不得拖延。 　　3.公司各部门需外发的邮件应提前送交前台文员，由前台文员统一寄发。(续表) 第9条 上网 　　1.如工作需要，在正常上班时间可以上网查阅各种资讯。 　　2.非工作需要，不得在正常上班时间上网浏览和进行网上聊天。 第10条 仪容仪表 1.员工在工作时间应衣着整齐，保持整洁的仪容、仪表。 2.着装要求服装整洁、端庄、大方。办公区域内禁止女士穿着过分暴露的服装。 3.员工应保持头发、手指清洁，男女员工均不得梳理怪异或过于新潮的发型；女士应化淡妆，不得浓妆艳抹。 4.员工在办公室应保持优美的站、坐、行姿势，不得在座位上东倒西歪，走路时脚步放轻，尽量不要干扰他人。 5.与长辈上司同行时，原则上应让其先行。进出上司办公室要先轻轻敲门，听见里面应允后才可进去，进入房间后应轻轻关门。 6.办公时精神状况饱满，不要将家庭或私人生活的情绪带到工作中。 第11条 公司电器 　　1.未经许可，不得私自拆装或移动公司的电器，如饮水机、电话、打印机、传真机等。 　　2.公司电器由办公室内务部统一管理和维护。如出现问题，应及时向专责人员提出，必要时其他员工须协助处理。 　　第12条 办公室应知应会 1.同事之间应和睦相处，团结合作，相互之间应使用礼貌用语。 2.办公场所禁止吸烟。 3.办公时间禁止会见私客。 4.办公时间禁止浏览与业务无关的书籍、杂志、报纸、网页等。 5.禁止在办公室喧哗、吵闹，维护安静轻松的工作气氛，各种会议及讨论尽量在会议室进行。 6.按时上、下班并打卡，不迟到、不早退、不旷工。 7.遵守公司各项规章制度及管理条例，时刻维护公司形象及声誉。 8.禁止在公司内传播不负责任的言论，严禁在办公室谈论敏感的政治话题。 9.如对公司的管理或上级领导有意见，应按正常的渠道和方式向上级反馈，禁止组织小团体对抗或在公司散布不满情绪，一经发现严肃处理。 10.爱护公司财物，树立安全意识，小心防火、防盗，发现隐患及时处理或上报。 　　11.应认真维护自己办公区域内的一切公共物件，如因维护或使用不当而造成损坏者，公司将给予当事人书面警告处分外，当事人还必须按价做出赔偿。 　　12.下班后对各自的卫生责任区域按要求进行清扫工作。(续表) 　　第4章 前台工