机关事业单位固定资产精细化管理研究.docx

1机关事业单位固定资产精细化管理研究文山东省核与辐射安全监测中心匡开宇山东省辐射环境管理站薄汉清山东省核与辐射安全监测中心王晓宇摘要机关事业单位固定资产管理部门应从高效便捷管理和满足审计部门审计要求两个方面入手通过合理的制度设计完善的管理程序有效的方法抓住管理工作中的重点采用信息化和数字化等技术手段对单位固定资产进行精细化管理关键词机关事业单位固定资产财政审计信息化如何把固定资产管理好往往是办公室后勤或者财务人员老生常谈的话题正常情况下固定资产管理并不是单位的主要业务但却是支持服务主要业务不可缺少的一环尤其对机关事业单位而言作为财政预算的执行单位其固定资产管理必须接受财政部门监管和审计部门审计特别是近年来审计部门对固定资产审计的标准越来越严格除了以往强调的制度完善手续齐全总额相符账财政账账固定资产管理台账相符之外越来越普遍地采取盘点清查的方法审查固定资产管理工作是否能够做到账固定资产管理台账实实物相符和流程控制所以如何精细化管理固定资产更好地为单位主要业务工作服务同时满足日趋严格的审计要求值得进一步研究和探讨一固定资产管理制度的设计原则2规范管理制度先行一般情况下财政审计等部门对固定资产管理有原则上的要求但对于各个单位自身来说出台一部量身定制的固定资产管理办法既是规范管理的先决条件更是审计部门关注的重点内容之一在固定资产管理制度设计过程中除了要考虑符合国家和上级相关部门的基本要求坚持合法合规原则外还应重点考虑以下几方面原则一高效服务原则固定资产管理的重要目的之一就是更好地服务于单位的主要业务做好物力方面的安排和支持如果制度设计中管理程序过于繁琐复杂盘点清查性的工作安排过于频繁会给固定资产的使用人和组织管理者带来诸多不便一般来说根据固定资产价值种类实际使用等情况制定繁简有别的管理程序较为可行二固定资产使用人是第一责任人原则该原则强调固定资产使用人需承担合理申请领用高效利用爱惜使用固定资产的主要责任同时也是固定资产管理制度的主要执行者明确和强调使用人责任的目的既在于督促其积极参与所属固定资产的管理也在于一旦出了问题好有明确的流程或条款可以作为追责或处罚的依据三部门管理原则通常情况下办公室或者后勤部门设置名专职或兼职的固定资产管理员负责固定资产的管理工作但日常的固定资产管理工作细致而琐碎工作量并不小做好管理和服务有一定的难度这就需要单位处室或者科室参与到固定资产管理中来以盘点清查工作为例可以把单位年度的固定资产盘点清查工作分散到各部门要求各部门在规定时间之前按照既定方法和程序结合3自身的实际情况择期开展固定资产部门内部清查盘点清查盘点形成的表格和报告也由部门按照规定格式撰写在整个过程中固定资产管理人员受邀进行全程监督和汇总这样既大大减少了固定资产管理人员的工作量也避免了统一清点盘查带来的时间冲突四固定资产主管部门的组织功能原则应明确单位固定资产主管部门或者固定资产管理人员的主要任务为组织管理即定制度定目标定方法定流程定考核奖惩主管部门做好组织工作其他部门做好执行落实分工明确固定资产管理工作才更加高效更显人性化更突出服务功能五过程控制原则强调对固定资产分配调剂维修等过程方面的控制其目的在于便于监督掌握每件固定资产的实际所处状态便于明确责任便于通过数据的积累和分析向预算采购报废等环节反馈意见提供指导依据二固定资产管理的程序和方法设计从财政和审计要求的角度上考虑固定资产管理包括固定资产的预算采购验收使用调配维修保养清查盘点处置等工作其中处置工作还包括固定资产的出租出借捐赠报废以及报废固定资产的处理等其中前期阶段中预算采购验收等环节需要会同财务和业务部门开展处置阶段中各环节也会有财务以及其他单位参与使用调配维修保养清查盘点等环节包含大量细致繁琐的管理工作可以使用建立管理台账张贴标签以房间为单位张贴固定资产一览表建立流转卡片使用信息系统等方法进行精细化管理4务求便捷高效合理精确清晰明白记录完善三固定资产管理各环节工作重点首先要说的是机关事业单位固定资产管理工作的一项关键任务就是配合完成审计部门周期性开展的固定资产专项审计工作所以审计工作中关注的重点往往也是平时固定资产管理工作中的重点环节长期以来固定资产审计工作的关注重点主要包括是否建立了完善的固定资产管理制度及制度落实情况固定资产在预算采购验收处置等各个环节上相关手续是否齐全合规财政账目固定资产台账实物是否相符固定资产使用调配以及维护是否合规合理按照固定资产管理的各个环节划分预算采购验收工作侧重点是组织程序合规合理手续档案清楚完整使用调配维修保养处置等环节的侧重点应是在便捷高效的基础上落实管理制度监管到位以及完善的过程控制记录务必做到账账账实相符这里特别要指出的是在固定资产处置阶段中报废后的处理工作往往是固定资产管理的薄弱环节有些单位习惯于将报废的固定资产长期存放于仓库虽然在程序上不会出现什么问题却非长远之计如果要处理已报废的固定资产就要注意处理的方法绝不是一般意义上的变卖而是回收回收工作应注意三点一是要找有资质的正规回收企业进行处理以保障残值评估的合理合法性和处理手续的齐备以备将来检查同时确保电子设备的处理符合相关保密规定二是建议在有条件的情况下将家电电子仪器设备5办公家具等多种类型的报废固定资产搭配处理原因在于回收企业在回收拆解电子设备的业务中除可利用再生资源获得经济利益外还可享受不同程度的国家补贴而回收办公家具的经济效益不明显搭配处理可以提高回收企业的积极性和服务质量促进资源再生利用有利于节能环保三是已报废固定资产处理残值要上缴财政另外要提出的是近年来财政部门越来越注重财政资金的使用效率开始逐渐试点完善财政专项资金的绩效评价工作特别对于从事监测监控科研等技术业务性比较强的事业单位来说大量的专业仪器设备类固定资产购置资金来源主要为财政部门的各类能力建设专项资金也就是说这些专业仪器设备的预算采购合理性使用合理性以及运行使用的频率效率等问题将会成为财政部门能力建设专项资金绩效评价指标体系中的量化评分项而量化评分的结果将会在不同程度上影响今后的预算和采购不得不说该项工作已经超出了传统意义上的固定资产管理概念和固定资产审计的侧重点也存在不同甚至有些偏向质量体系控制的业务范畴但是它毕竟关注的是某一特定条件下的固定资产而且一般情况下这部分固定资产的价值远高于普通办公家具家电和电子设备类固定资产该项工作会给现有的固定资产管理模式带来哪些影响和变化值得固定资产管理人员进一步研究探讨四利用信息化手段管理固定资产目前数字化信息化网络化技术几乎覆盖了我们的工作和生活固定资产管理方面的信息系统也很常见一般来说根据不同用6户的不同需求固定资产管理信息系统功能的侧重点也不同如财政固定资产管理信息系统比较偏向财务账目管理手续管理等侧重程序的合规单位固定资产管理信息系统则比较偏向于固定资产台账管理每一件固定资产的状态信息变化信息和流转功能管理等突出管理的便捷高效精确这里只讨论单位固定资产管理信息系统的功能和特点一系统结构模式软件系统的结构模式大体上分为客户机服务器和浏览器服务器两种考虑到固定资产管理是一项由主管部门负责组织监管其他部门和使用人参与管理的工作所以结构模式的固定资产管理信息系统更容易实现实际需求通俗点说就是把固定资产管理信息系统安装在服务器上各个用户通过登录计算机上的浏览器完成相关操作根据登录权限不同实时共享系统功能和固定资产信息数据二用户权限设置固定资产管理信息系统应该按照功能流程需求设置不同级别的用户权限用户通过用户名和密码登陆系统后根据用户名被赋予的相应权限进行相应操作使用系统的不同功能系统应至少包含系统管理员固定资产管理员审批和普通用户四类权限如果对系统的操作记录或日志功能要求并不是非常严格的话系统管理员和固定资产管理员两种权限可以合并三数据库结构设计固定资产管理信息系统的数据库结构应围绕着固定资产台账的内容进行设计即核心数据表中的字段应包含7检索以及固定资产的基本信息资产编号所属单位种类名称型号单价购置时间凭证号等其它管理功能性数据表应能够通过检索与核心数据表产生关联其它管理功能性数据表除系统管理类数据表外至少应包括固定资产状态信息数据表含检索关联功能字段以及固定资产所属部门存放地点使用人使用状态等字段流程控制类数据表审批程序类数据表等四系统功能设计除了基本的信息安全登陆帮助文件上传下载参数单位部门地点人员等设置等模块外固定资产管理信息系统应包括台账管理模块实现固定资产的台账管理提供生成各类表格和打印功能固定资产编辑模块提供固定资产基础信息和状态信息的录入储存修改删除等功能综合查询模块能够按照不同条件模糊或者精确查找某一件或批量固定资产信息并提供表格显示打印等功能流程控制模块能够查询显示固定资产状态信息的历史变化提供统计汇总分析和流转卡片打印等功能审批程序模块根据单位固定资产管理制度中的采购领用变更维修等审批程序提供程序控制意见录入电子签章批发送或自动流转等功能清查盘点模块提供自动制作并打印固定资产标签房间固定资产一览表盘点清查用表的功能根据以上内容设计开发的系统已经能够满足固定资产管理的基本需求相信能够有效地提高管理工作的效率和精准程度当然各单位根据自己的需求还可以细化或增加相应的功能比如说在盘点清查模块中增加带二维码或三维码的固定资产标签打印和扫码功能8利用与系统数据库兼容的标签扫码枪可以大大提高盘点清查的效率甚至可以开发能在手机上运行的移动终端版固定资产管理信息系统可以随时随地处理审批请求有效缩短审批时间总的来说机关事业单位固定资产管理既要为单位提供高效便捷的服务和物力支持又要追求完善的制度和严格的程序以配合有关部门的检查审计完全从理论上来讲似乎的确存在矛盾但这就需要单位固定资产管理部门设计好制度把握住原则找准方法抓住重点用心去平衡关系化解矛盾那么做好单位固定资产的精细化管理工作其实并不难参考文献张光月山东省政府采购管理办法释义济南山东人民出版社张耀生行政事业单位国有资产管理存在的问题及对策研究中国市场阳新晴浅论事业单位固定资产管理中国集体经济