公司行政管理制度规定.docx

公司行政管理制度规定 一、行政管理规定 1.1 考勤规定 1.1.1 公司职工一律实行上下班签到登记制度。 1.1.2 所有员工上下班均需亲自签到，任何人不得代他人或由他人代签到，若有代签情况发生，代签人和被代签人均予扣1分。 1.1.3 公司由前台文员监督员工上下班签字，并负责将员工出勤情况报告部门主管，由部门主管据此核发填写全勤奖及填报员工考勤表。 1.1.4 所有人员先到公司报到后方能外出办理各项业务。特殊情况，需提前由主管领导批准，并告知前台，不办理批准手续者，按迟到或旷工处理。 1.1.5 员工外出办理各项业务前，须向本部门负责人申明外出原因及返回公司时间，并到前台做外出记录，否则按外出办私事处理。发现一次扣2分。 1.1.6 上班时间开始后10分钟到者，按迟到论处，扣1分；超过30分钟以上者，应办理请假手续，（因公外出或请假、主管证明者除外）。不办理手续者，按旷工半日论处，每次扣除半日工资，扣发当月全勤奖，拨入福利金。提前15分钟以内下班者，按早退论处，扣1分，超过15分钟者按旷工半天论处，扣除半日工资，扣发当月全勤奖，拨入福利金。 1.1.7 上班时间外出办私事者，一经发现，即扣除当月全勤奖，并给予警告一次的处分。 1.1.8 员工1个月内迟到、早退累计达3次者扣发全勤奖100%，超过5次者(含5次)给予一次警告处分,并折成一天事假,每增加3次折成一天事假。月全勤者，获得全勤奖5分。 1.1.9 员工无故旷工半日者，扣发当月全勤奖，加收￥100元罚金，并给予一次警告处分，旷工1日或1日以上，按日工资的2倍从工资里扣除；每月累计3天旷工者，扣除当月工资，并给予记过一次处分；无故旷工达1个星期以上者，给予除名处理。员工病假（需医院出具病假单）、事假需提前与部门主管人员请示，并提交公司经理审批，请假1日或者2日以上，按员工日平均工资额从当月工资中扣除。 1.1.10 公司会议无故迟到者，扣5分，若因公不能按时到会者，要预先请示，经同意后方延时或非常特殊的情况下缺会。 1.2 人事聘用制度 1.2.1 部门填申请表，提交用人事由给行政负责人，由行政负责人签复，报会计核部门成本，核定费用（含拟聘人员工资）增加部门生产指标，后转交给申请部门，由部门主管签字报总经理批复后，行政部方可安排招聘。 1.2.2 新聘员工需交纳相片两张，身份证、学历证明以及相关证件原件，经行政负责人核对后留复印件，财会人员必需有深户或深户担保。 1.2.3 由行政负责人组织新员工的培训，培训范围分：业务介绍和公司介绍，新聘人员的业务介绍和培训由聘用部门安排专门培训，行政部负责公司介绍，培训时间由部门主管和行政负责人磋商决定。 1.2.4 经培训后，新聘人员必须提交工作计划和培训后的感受，此份新工作计划经考核录用后，纳入个人档案。 1.2.5 考核通过者由所录用部门报办公室办理正式入职手续并申请制作工作卡，行政建立档案。 1.2.6 辞工必须提前30天向公司递交辞职书并写明原因，否则公司不发放该员工工资及相关费用。 1.2.7 试用期内，因个人原因辞工，公司视情况支付工资和费用。 1.2.8 所有新招人员，首7天为试用期实习日，公司不计工资，受聘也无需缴交费用；实习通过后，与公司正式签署试用合同，受聘人员的7天实习日将纳入试用期内计薪。 1.3 车辆管理制度 1.3.1 公司的公务车辆由司机为保管使用责任人，车辆必须用于工作需要，而不是谁的专车，严禁擅自将车辆外借给亲戚朋友及其他人使用。如有违反者，从其工资中扣回外借期间已报销的车辆费用。 1.3.2 对车辆实行定点维修，车辆维修须先填写维修单，由主管审核，维修费在500元以上的由总经理审批。车辆经审批后方能送修，未经审批的，维修费不予报销。车辆在途中需要维修的，要先报告行政负责人，因特殊情况不能在定点维修单位修理的，由车辆负责人报告总经理审批处理。 1.3.3 因公在外地加油的，凭出车审批单、发票和报销单，由行政负责人签署意见后报总经理审批报销。 1.3.4 凡因违反交通规则受到交管部门罚款的，由责任人个人支付罚款。 1.3.5 所有车辆按规定出车前必须填出车表、司机必须填写行车记录、行车必须填写公里数及事由，并由出车人签名，方能生效。车辆发生事故，当事人要立即报告交警、保险公司和行政负责人，不及时报告者，修理费和赔偿由当事人支付。 1.3.6 车辆发生丢失的，当事人要立即报告公安局、保险公司和行政负责人，并按市物价局有关规定赔偿损失。责任人还就向领导写出书面报告，由行政拉按照市物价局估价进行处理，当事人的交通补贴费于取得保险公司赔付款后的次月予以发放。 1.3.7 所有车辆必须按公司于正规停车场停放。不按规定停放车辆者，所造成的一切后果（如损坏、被盗、被拖等）由驾车人承担全部责任。车辆的钥匙及随车证件由驾驶员负责妥善保管。 1.3.8 对于无法安排的用车申请，行政应当尽快通知用车申请人，做好解释工作。经理级以下人员（含经理级）出差外地，凡目的地有公用车、船等交通工具的，公司不予派车。特殊情况（如携带大件物品、贵重财物等）可酌情安排。 1.3.9 任何单位或个人无论何种原因向公司借车使用，必须经总经理签字批准。 1.3.10做好出车和收车的检查，确保车辆正常行驶。当班期间如无出车任务，驾驶员应在办公室待命，保持良好的工作状态，随时准备受命出发，严禁酒后驾驶。休班期间驾驶员不得无故关闭通迅工具，以确保遇到紧急情况能够做到随叫随到。杜绝不良嗜好，保持良好的工作状态。 1.3.11 每月应至少安排车辆进行一次吸尘、打腊、上光等维护工作，应做到车容整洁、车况良好。雨后、长途归来应及时清洗车辆，对车辆内部及发动机要定期清洗维护。以保持良好的车容状况。 1.3.12 凡有以下行为者，除赔偿公司损失外，根据情节严重受公司行政处罚； （1） 车辆内外不清洁、不卫生的（下雨天除外），扣3分； （2） 因违反交通法规而被交通管理部门或纠察人员处罚影响工作的（全部罚款由本人负责）扣5—10分； （3） 酒后驾驶，扣10分；酒后驾驶造成的事故，除保险公司赔偿外，其余费用由当事人自行赔偿。 （4） 出车任务清楚，但又无故影响工作的，扣10分； （5） 私自驾车外出的，扣10分； （6） 利用出车之便私自载客或载货赢利者，除没收全部所得外，扣10分； （7） 私自将车辆交给他人驾驶，未造成事故和损失的，扣10分；被有关部门查处的，责任由本人承担，并赔偿一切损失。 （8） 徇私舞弊，有多报销票据和弄虚作假行为的，扣10分； （9） 人为原因造成发动机或其他机件严重损坏的，扣20分。 （10）隐瞒事故真相或不及时上报，根据情节轻重罚扣50分； （11）发生交通事故，除保险公司赔偿外，其余费用由当事人自行赔偿，并视情节轻重和责任、归属按公司规定扣发奖金或工资。如给公司造成重大损失，除经济赔偿外，并作开除处理。 1.4 宿舍管理规定 1.4.1 宿舍作为员工休息、生活的主要场所，必须保持良好的卫生环境。住进宿舍的员工，每天要自觉轮流值日（值日表自行制定），公司将进行不定期抽查，违者罚款50元。 1.4.2 要严格注意防火、防盗。严禁同时使用三种以上高负荷电器（电饭煲、电热丝） 1.4.3 男（女）员工有事需进入异性员工寝室，晚22：30前必须离开；未经宿舍管理人员许可，严禁留宿非本宿舍人员，如私自留住，一经发现，罚处容留者100元罚款，情节严重者取消其住宿资格；决不容许出现男女混住现象，一经发现，罚款300元。 1.4.4 不得制造一切影响他人休息的噪音，如有发现，按情节轻重处以10—50元罚款。 1.4.5 宿舍严禁赌博、酗酒、吸毒打架滋事等行为，一经发现立即解雇，并送公安机关处理。 1.4.6 员工要爱护宿舍内的设施，对随意浪费、损坏水、电、煤气、电器、门窗、床铺、墙壁、卫生等设施者，视情节予以罚款，并赔偿所造成的损失。 1.4.7 公司员工必须服从公司统一安排，在指定的寝室、指定的床位住宿，违者罚款100元或搬离宿舍。 1.4.8 离职的员工，应在规定的时间内办理好有关离宿手续，否则所引发的一切后果自负。（并按每晚50元收住宿费） 1.4.9 未经行政主管批准，任何人不得安排本公司及外来人员在公司宿舍住宿。 1.4.10 员工违反上述条例所受到的处罚，从当月工资奖金中扣除。 5 上internet网的暂行办法 为保证公司网络的正常运行及安全，使其更好地为工作提供服务，特制定如下暂行办法： 1.5.1 利用internet上获得的资源，特别是计算机软件，应当遵守有关知识产权的法律。 1.5.2 上班时间不得使用internet来做与业务工作无关的事情（如玩游戏、QQ、传入娱乐性信息等）。 1.5.3 不通过internet传入或传出内容不宜的信息（如政治上敏感的或为社会道德规范 不允许的信息），也不传播收到的此类信息。 1.5.4 不在internet上散发骚扰性的信息（如向无关者申述个人琐事，要求其他用户转 发无聊的邮件等）。 1.5.5 不采取行动试图破坏其他网络节点的安全保护，或试图未经允许获得信息。 1.5.6 要求上internet网的用户向公司网络管理部门提出申请，由公司领导审定后，分配地址，正式通知使用时间。 1.5.7 每个计算机网络用户应对其拥有的网络负责，严禁将地址出让。如有发现，将不得不予以封闭其帐号。 1.5.8 在使用过程中，如发现问题，及时向有关管理部门反映。 凡违反以上规定，将根据实际情况给予处分警告。 二、行政工作制度 2.1 行政工作制度 2.1.1 负责本公司的印章管理,资料收发、传递、文案打印，接待来宾工作，打印资料的保密，文印物料的管理、传真件的发送和传真机的管理；严禁用传真机拔打电话。 2.1.2 促进落实会议制度、请示报告制度、咨询值班及其他内部管理制度； 2.1.3 负责综合性会议活动的组织； 2.1.4 完成上级布置的其他工作任务； 2.1.5 配合财务编制各时期各部门产值计划，分配下达各部门任务，检查分析各部门计划完成情况； 2.1.6 负责保障公司办公设备的正常使用，提供全面的技术支持服务和公司网站各种最新资料的提供及监督变更和新资料的传输； 2.1.7 负责公司所有人员计算机基本使用和操作培训； 2.1.8 负责解答内部人员遇到的各种疑难问题； 2.1.9 负责员工制度、考勤制度、请休假制度、离职报告及出境制度的贯彻实施； 2.1.10 检查考核各部门对岗位责任制、目标管理指标的执行情况； 2.1.11 负责公司人员人事档案管理； 2.1.12 负责公司职工工资、奖金、社会保险管理工作； 2.1.13 定期对各部门、人员的组织纪律情况进行考核、检查； 2.1.14 负责思想教育和团队精神的组织具体工作； 2.1.15 负责行政经费使用管理； 2.1.16 负责对固定资产管理； 2.1.17 负责公司车辆管理、办公用品采购、供应及集体福利的安排。 2.1.18 负责外来人员的接待；负责办公大楼、集体宿舍的安全保卫、水电管理及清洁卫生工作； 2.1.19 行政部办理有关变更、申请、税务等手续的，需由主管签署意见后，到办公室登记盖章。 2.1.20 司机负责办理车辆年审、维修工程等行政负责人签署意见后，到办公室登记盖章。 2.1.21 行政部负责内部人员各种证明、介绍信需报总经理助理签署意见后，到办公室予以盖章。 2.1.22 负责公司内各种奖罚条的统计及罚款。 2.2 行政管理制度 2.2.1 管理会议 由各部门主管和行政负责人、会计列席，各部门研究确定公司的重要工作及决策事项。 2.2.2 部门会 每个星期各部门必须召开一次工作会议，传达公司指示精神，总结、研究、布置本部门工作，组织业务学习，提高部门效益。 2.2.3 公司全体职工在上班时间必须佩戴工作牌。上班不能穿拖鞋、接待文员必须衣着大方得体、业务人员着装要整洁、大方、得体。 2.2.4 公司主管对着装情况实行不定期检查，由行政监察，凡上班时间衣帽不整洁、不得体或不戴工作牌者，按违反公司规定给予处罚。 2.2.5 办公文员负责办公大楼的管理协调工作。 2.2.6 员工要自觉维护办公大楼的安全，爱护公共财物，保持环境卫生整洁。各部门办公间，由本部门制定轮流值日人或指定专人，负责在下班后及时关闭水、电、 门窗，防止水电设备的超负荷运作，消除安全隐患。 2.2.7 遇有加班，加班人员离开后，要及时检查水电门窗是否关闭，并在考勤表上填写离开时间，以备公司对加班期间的管理和执行有关规定。 2.2.8 办公房间内部要保持整洁，不得乱张贴、乱摆放、乱扔垃圾。 2.2.9 各部门财物指定专人管理，对库存、物资、资料要妥善保管，建立账册，进行出入库登记。 2.2.10 下班后，外来人员不得进入办公室，确需进入办公室的外来人员必须由有关部门人员陪同并经领导批准。因故造成重大事故的，按规定追究相关人员的责任。 2.2.11 有员工外出都必须离岗登记并填写事由，主管外出必须报告文员、公司领导，公司领导不在，必须告知文员。工作时间外出必须检查手机，保证与公司随时取得联络，上班时间因故外出又无7法联络的，视事情轻重分别处于扣分，或扣满全勤、扣浮动工资。 办公室的工作人员必须每天填写个人的工作日记，并于下班前交与行政主管， 行政主管有权对有疑问的事务调查，并有权责问当事人，并按调查实情出罚单。 行政主管根据办公室人员的日清工作表做行动工作总结，每周例会汇报工作， 行政工作周报表给总经理。 全体员工必须主动做工作日清报表，每周上交一次给主管。 三、公司规章制度违规处罚明细： 3.1.1 文员没有及时传送传真资料至各部门，每次扣1分。 3.1.2 文件信函打印不正确，一份文件文字错误不能超过万分之二，超过标准整份文件扣5分。 3.1.3 文印月报表、库存月报表不准确、不及时上报每月每次扣5分。 3.1.4 使用长途电话、传真必须登记，会计每月话费核对不在登记范围内的长途费用，上班时间内而责任人又无法解释的不明话费由责任人支付，并扣岗位责任分2分。 3.1.5 所有办公室用章，不按规定填用章记录的每次扣印章负责人1分，用章人1分。 3.1.6 私自用章，携章外出者、私开空白证明、介绍信者，每份扣2分。 3.1.7 所有交收文件未完成传阅，签收者每次扣1分。 3.1.8 文员当日新闻有关与公司经营相关的消息，未及时剪报，每次扣1分。 3.1.9 没有保存传真稿和电脑文件丢失，每份扣2分。 3.1.10 长时间使用总机电话或总机电话无人接听，每接投诉一次扣2分。总机文员离岗不得超过10分钟，离岗前必须交待其他人员代接电话，总机电话不得长时间占用，保证外来电话的接入，如有违规行为，每次扣1分，相同错误扣分达10分，扣当月岗位工资。 3.1.11 私自将办公室钥匙交与别人而造成损失，由文员负责，并和当事人共同承担所造成的损失，办公室钥匙保管人扣5分。 3.1.12 各档案保存不完整，不清晰、不合理，每份扣1分。员工档案、公司合同保管、保密不善，每遗失1份扣5分。 3.1.13 主管部门要求文件，未在规定时间内及时处理，而造成坏影响，每次扣1分。 3.1.14 行政工作处理不当，而造成的业务损失，由行政负责人承担主要责任，并扣10分。 3.1.15 会计、财务当月报表须在下月5日之前上报，上报时间每拖延一天扣1分。 会计发票填写错误，造成作废，每份扣2分。因财务没及时报税而涉及的罚款,由责任人承担，并全额支付，并扣行政处分1分。 3.1.16 扣税资料录入电脑有误而又没及时更正者，而造成损失，由责任人承担，每次扣行政分1分。 3.1.17 出纳的现金日记帐，银行帐不清，不及时登帐，、不及时查帐，每次扣2分。 3.1.18 财务遗漏单据和凭证，按所遗失凭证、单据的金额全额赔偿，并每次扣2分。 3.1.19 未建立账册或未按规定进行登记的，扣责任人1分，造成损失，由当事人负责，部门主管承担责任并罚款10分。 3.1.20 会计、财务人调动工作或离职必须办妥交接手续，未办理或手续不会，帐目不清，扣当月岗位工资。交接证人签字后再有遗漏问题由接班人和证人负责。各扣10分，并负责查清为止。 3.1.21 会计、出纳所有帐簿记录内容完整、详细、数字准确、帐面整洁，发生帐簿记录错误，应按规定方法更正；不得涂改、控补，刮擦或用药水清除字迹。会计帐簿必须按规定核对帐证、帐表必须相符，每查到一次，每项每次扣1分。 3.1.22 严格执行现金管理制度、库存现金帐实相符，无白条抵库。现金收按规定及时存入银行，严执行专项费用记帐和报销制度，严格票据管理制度，领用制度，控制费用开支标准和预算、按标准支付开支费用、违反规定，扣出纳责任人1分。 3.1.23 会计必须严格管理财务帐目，并将会计信息的磁盘妥善保管，并有备份，个人电脑必须加密，保证公司税务的内部机密性，每违规1项扣1分。 3.1.24 发现公司有不整洁的，扣所在部门1分，办公文员1分。 3.1.25 未关好水、电、门、窗者，每发现1次，扣部门1分，当日值日人扣1分。 3.1.26 不按规定着装、佩带工牌扣1分。 3.1.27 上班时间不得从事与工作无关的事（例如：看报纸、玩游戏、上网聊天等），及出工不出效，擅自安装外来软件者扣2分。 3.1.28 员工无故不参加公司集体活动者每次扣1分。 3.1.29 员工不服从领导工作分配，情节轻微者扣1—10分；情节严重者，每次扣20分。 3.1.30 员工无正当理由，未完成上级布置的工作任务，按情节轻重扣1—10分。 3.1.31 员工之间不使用礼貌用语或态度不友善扣1分，在办公室内发生冲突和争吵，无论对错扣10分。 注1：行政处分1分为10元，罚款即由罚款人连同处罚单，放入公司处罚箱内，由文员统一保管处罚单，分别可由总经理和部门主管出示罚单，每月开箱一次，所收罚金统一作为公司福利，行政作统计,如同一个问题被罚，连续三次犯同一样错误再扣浮动工资30%。 四、公司财务管理规定 4.1 行政费用摊分及任务核定 4.1.1 公司暂分为两个部门三个项目，行政费用按百分比分摊明细为： 房租、水电费、折旧、工资、电话、汽车费、办公设备、维修、差旅、办公交通、行政业务费、学习培训费、其它费用。 4.1.2 行政费用：电脑部承担45%，图书部45%,艾斯沃10%。 4.1.3 销售任务核定如下： (1) 电脑项目按季度核定成本、费用和基本任务核定： 基本任务包括：本部人员工资、交通、运输费、本部门办公费用和业务费以及行政费用分摊部分（完成此部分任务方可保证基本工资正常发放）、应交公司利润是按部门所有成本费用的30%计算。（此部分任务与岗位、浮动工资挂勾） (2) 图书项目按季度核定成本、费用和基本任务核定： 基本任务包括：本部人员工资、交通、运输费、本部门办公费用和业务费以及 行政费用分摊部分（完成此部分任务方可保证基本工资正常发放）、应交公司利润是按部门所有成本费用的30%计算。（此部分任务与工资总额挂勾） (3) 艾斯沃项目部：部门独立核算，自负盈亏，但自2004年起应承担公司10%的行政费用，视业务发展情况纳入部门成本核算内，计提交总公司。 注： a、所有交通费以公交车票报销，特别情况由经理审批。b、业务费用按总销售额的万分之五计算。业务费含礼品、物品、餐费、娱乐费等。 4.1.4 核定任务中未包括项目： 部门占用公司资金，按应收未收回帐款额计算，利息为2‰。 4.1.5 行政费用的超支，由行政办公人员的岗位和浮动工资内扣除。 4.2 任务奖罚制度： 4.2.1 完成核定任务和扣除未包括项目后，按净利润的40%提成奖金，其中30%按季度计提成发放，10%留作年终奖金，年终发放。 4.2.2 实行任务与工资挂勾的制度，按实际完成任务的总额百分比倒扣。 4.2.3 各部门主管按本部门任务完成情况，要提交一份部门员工完成任务的工资表给财会由公司统一发放实际工资。 4.3 公司费用报销规定 4.3.1 关于费用核销规定 (1) 当月发生的费用当月结清。具体时间为当月10日至28日，28 日后不报本月及以前的费用。 (2) 费用单填写用途应注明清楚，把借款额或者零填上。 (3) 报销的所有单据必须有出具单位的盖章及日期。 (4) 购货凭证，材料、名称、日期与送货单上相符，送货单需有购货方的签章认可。 (5) 本月已开出的货物发票，进货发票须当月28日前交财务部。 (6) 汽车费用、路费、停车费、汽油等费报销用须注明车牌号码及其用途，并提交出车记录。 (7) 办事车票，只报公共汽车票（加注线路）。 (8) 各部门需要配置办公用品及购原材料，报销须出示申请批示文件。 (9) 各部门借款必须写清楚借款事由和还款日