公文

在公司提起写东西, 不少同事就感到压力很大，写的人认为不好写没写头，读的人认为呆板 僵化没看头.如何写好企业公文? 怎样的企业公文才算是文采斐然的好文章? 我们写出来的 企业公文是否就象 1942 年毛泽东同志在延安干部会上所作的《反对党八股》的讲演中列举 的营八股的罪状那样，是"空话连篇，言之无物"、"语言无味，象个闻三""甲乙两丁，开中 药铺"? 2003 年至今，公司先后下发过三篇关于企业公文格式的文件，就企业公文格式做过明 确规定，今年公司还举办了公文写作的专题培训, 但上述文件和培训讲述和强调的都是公文 格式以下，绪合几年来的一点心得，就如何写好企业公文谈谈自己的一些相浅认识。 企业公文必须文体得当、行文规范 广义的企业公文不仅仅指行政公文，还包括工作计划、工作总结、简报、调查报告、典 型经验、讲话稿以及新闻稿等。 本文论述的是广义上的企业公文。目前公司的行政公文种类 而言，包括通知、通报、报告、请示、规定、批复、意见、函、会议纪要、专题会议纪要、 周报、日报等等; 就公文形式而言，包括片区发文、部门发文、传真文件、便笔、其它等等- 如何在实际写作中选择相应的文种和形式, 对于正确传达文件精神、理解文件意图显得其 重要。 公文的文体，是指其特定的公文的结构和格式。每种公文只能适用于一定的范围,表达 定的内容，不能任意混用，也不能别出心裁，自摘一套。 如，请示和报告，很多人在运用 时经常弄不清该用哪种，其实我们只要了解一下两种文体的含义就知道了。"请示"是下级机 关疝上级机关请求指示或批准的时请性、期复性公文"报告"是向上级机关汇报工作、反映 情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。一个是星请性需要答复的公 文，一个却是反馈情况答复询问的公文。只有了解和理解了文体的含义和彼此之间的区别， 才能正确使用相应的文体，在文体中运用正确的语言和格式。 大家都知道，"“通知"是下行文，是要求下级机关办理、执行或服从安排的文种，通知讲 究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。 但是，如果我们深入研究，我们可以发现 该文种一般又分为印发、批转、转发性通知,指示性通知 知几性通知,事务性通知和任免 聘用通知五种类型。要正确使用"通知"*这一文体，我们就得了解各种通知类型的区别，进而 采用相应的格式及表述。如，印发、批转、转发性通知，它的写法是; 标题由发文机关、补 印发、批转、转发的公文标题和文种组成也可省去发文机关名称。正文须把握三点;对印 发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如"同意"、"原则同意"、"要认真贡彻执行"、" 握遵照执行"、"参照执行"等，写明所印发、批转、转发文件的目的和意义;提出希望和要 求。最后写明发文日期。批示性通知的写法是; 标题由发文机关、事由和文种组成，也可省 去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。 内 容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。 而 事务性通知的写法通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知虽然也居事务性 通知的一种, 但写法又与一般事务性通知有所不同, 会议通知的内容一般应写明召开会议的 原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准确的材料等，要求要切实可行，便 于受文单位具体操作。 虽然玫是"通知"，但是在不同的情况下，烙式条款、语言、用词又有 区别，写法也不尽相同，大家只有在实际工作中加以琢磨，细心体会，方能做到"文体得当、 行文规范". 企业公文必须语言精确、内涵明晓。 公文的语言是一种非常讲究精确性的语言, 因为公文的使用目的就是要使对方接受作者 的影响，而且是对对方行为有强制性影响要使这种影响有效，一个重要的前提条件就是使 意思的表达高度精确，每一个词，特别是每一个句子必须保持意思的唯一性，以避免对方" 见仁见智"，造成歧义，壕各自的理解而不是作者的意图去行事。  公文语言不精确，就容易造成计义，形成两种或多种可能解释的现象。可以说歧义是千 成公文语言不精确的首要因素。比如，"我们要学习文件"这名话，就有三种理解: 一是我们 打算学习一下文件;一是我们索要供学习的文件，一是我们应当学习一下文件。 可见正确使 用语言的重要性。 我们在日常写作中，当公文中出现选词不当，词序失当，小用省略，错用数量词，语名 中有词性不明的成份， 语句成份间的语法关系不明,语调附加的语义不能被准确读出， 忽略 对会义不确定的词、词组的有效限定修饰，错用标点符号，小用修群格等现象时，者会形成 寺义。如"XX 科室革新了工作方法，在公司推广后，许多人纷纷效尤"一句，"革新"与效龙 “一讲一肛，立文者对作者的态度的理解，就既可以看作肯定，也可以看作是否定。而作者 的真实态度很可能是肯定，或者是理定，甚至是目前不必、不置可理的中性态度。该句由于 错误地选用了玫义词或贬义词造成了歧义。公文中使用带于用色彩的词语本意是为了更鲜 明、简洁地表达作者的立场，但如果出现误用，将使污者难以准确理解作者的真正立场。 又 如。 "出席会议的有三个公司的经理。"这里，定请"三个"既可以理解为开会的有来自三个公 司的经理，也可以理解成一个公司的三个经理。该名的错误在于语序不当, 造成被限定说明 的对象不明，引起歧义。再如， “参加工作两年以上的职工一年可享受四天以内的带薪旅游 假"。对这一表述，至少两处不正确，执行过程中很可能会因此有纠纷，两年以上是否包括 两年? 四天以内是理把四天也包含在内? 了解了上述现象我们就可以理解为什么(中华人民 共和国刑法》会有第九十九条的规定; "本法所称以上、以下、以内，包括本数。"我们在写 作中一定要仔细推项，避免给生产经党带来麻估和不必要的影响。 企业公文必须文采生动、文风鲜明.。 文从字厌是公文的起码要求，然而,适当追求一些文采, 将公文写得更有思想性、艺术 性，将使公文更具感染力、说服力和表现力、说服力。 孔子说，"言之无文，行而不远"， 这 是十分中肯的意见 些人认为公文语言