文书拟写

第一节文书拟写公务文书文种概念类型结构备注通告是公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项的公文是各级机关企事业单位与社会团体通常使用的告晓性公文制约性通告告知性通告标题正文落款成文日期通告与公告的区别范围不同公告大于通告宣布事项不同公告重于通告制发者不同公告由国家行政机关或权力机关发布通报是表彰先进批评错误传达重要精神或者情况的公文表彰通报批评通报传达通报标题主送机关正文附件落款成文日期通报与通告的区别通报属奖励与告诫性公文通告无此意同属告晓性公文通报重在传精神通告重在发事宜通报一般不具指令性通知具有决定是一种指令性下行文是对重要事项或者重大行动做出安排奖励有关单位及人员变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文指挥性决定知照性决定标题主送机关正文附件落款成文日期不可只用文种决定做标题慎用决定请批批答函是不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的平行公文请批函批答函标题主送机关正文落款成文日期准确选择文种请示和批复用于相隶属机关请示是下对上级机关行文批复是上对下级机关行文把握用语分寸事务文书计划是各级机关企事业单位社会团体和个人对未来一定时间内的活动拟定出实现目标内容步骤措施和完成期限的一种事务性文书按内容分按范围分按时间分按性质和作用分分文章式表格式两种文章式计划的结构标题正文尾部以政策先行为指导思想从本部门实际出发语言简洁明了总结是各企社个通过对过去一阶段工作的回顾分析和研究从中找出经验教训得出规律性的认识用以指导今后工作的事务性文书综合性总结专题性总结其它分类略标题正文尾部正确的指导思想坚持实事求是总结出规律性的东西分清主次突出重点语言简明准确述职报告特点个人性真实性通俗性标题称谓正文落款成文日期实事求是突出特点语言简洁讲话稿是讲话者在公共场合就某一问题发表自己的见解或阐明某种事理而事先写成的文稿按场合分按讲话者的身份分按讲话的目的分按讲话的内容分开头主体结尾口齿清晰吐字准确注意抑扬顿挫内容有针对性观点鲜明主题明确语言要通俗生动商务文书市场调查报告是对市场调查所获得的信息资料进行整理得出结论提出采取行动的合理建议之后撰写的书面报告按调查范围方式分有综合性调查报告和专题性调查报告按目的作用内容分有情况事件经验和问题调查报告标题前言正文尾部深入调查充分占有材料实事求是招标书又称招标说明书是招标人利用投标者之间的竞争从而达到分类略特点明确性竞争性具标题正文尾部做好调查研究掌握市场信息制定的测算评估款项要科学合理语言优选投标人的一种告知性文书是招标人为了征招承包者或合作者而对招标的有关事项和要求所作的解释和说明体性和规范性简洁用词精确文字数据图表均要求准确无误投标书也称标函是投标人为了中标而按照招标人的要求具体地向招标人提出订立合同的建议是提供给招标人的备选方案的文本特点针对性求实性合约性标题正文尾部明确招标要求实事求是不可弄虚作假语言简洁语气谦和第二节收发文处理一文书的审核概念对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作审核要求发现问题逐一纠正一般性问题直接修改较大的改动具体协商审核的工作程序明确审核范围确定是否需要行文审核文书内容检查文字表达检查文件体式检查文书在处理程序上是否妥善完备二文书的拟办概念对文件的办理提出初步意见以供领导批阅时参考文书拟办的要求熟悉政策和规定熟悉职责范围和业务情况熟悉办文程序和规定拟办意见要符合规定和实际拟办意见力求准确及时简洁拟办的工作程序明确拟办范围阅读文书内容提出拟办意见三文书的承办概念是按照文件要求或领导批示结合工作的实际情具体处理文件的工作意义是文件处理的关键环节是具体解决问题的阶段也是检验工作质量和工作效率的重要标志之一承办要求认真领会拟办批办意见文书的承办要区分轻重缓急来文内容涉及以前的收文要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考已承办和处理完毕的文书及明清理和说明办理完毕和待办理文书分别保存承办工作程序了解文书内容研究批办意见进行具体办理四文书的催办概念是对文书办理情况的督促和检查以便使承办按照文书的时限要求及时办理催办的要求催办过程中发现问题及时汇报要填写催办记录单催办的工作程序确定催办范围确定催办的方法电话发函登门约请承办部门来人汇报进行催办第三节文档管理一档案利用概念是开发和直接提供档案满足利用者的档案需求的工作分为提供档案利用和利用档案两个概念档案利用的要求依法开展主动及时开展不断完善服务方式和手段掌握本单位近期的重点工作重大活动档案利用的工作程序熟悉库藏分析利用的需求选择档案利用方式获取档案提供档案二档案参考材料的编写概念是档案部门或人员按照一定题目根据所保存档案综合而成的可供人们参考的档案材料加工品档案参考材料的编写要求真实准确典型实用保密档案参考材料的编写工作程序确定编写档案参考材料的种类大事记组织沿革统计数字汇集会议简介科技成果简介企业年鉴企业史志收集档案材料进行编写三电子档案的管理概念电子档案是在计算机中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录特点非人工识读性对电子技术和设备的依赖性信息与载体的可分离性信息的可共享性多种信息载体的集成性分类按电子档案的存在形式按电子档案的功能按电子档案产生的环境按电子档案的属性按电子档案生成方式划分为不同的类型管理要求真实性完整性可读性工作程序电子档案的收集积累电子档案的归档电子档案的保管电子档案的昨用三级秘书会议管理复习提纲第一节会前筹备一会议筹备方案的内容1确定会议的主题和议题2确定会议的名称3确定会议的议程4确定会议的时间和地点5确定会议所需设备和工具要满足会议的需要6确定会议文件的范围并做好印制或复制工作7确定与会代表的组成8确定会议住宿和餐饮安排10确定会议的筹备机构二会议筹备方案的作用1确保会议的周密组织2确保会议服务质量和沟通协调到位3确保领导的意图得以贯彻执行三远程会议筹备方案的优点1节省时间和金钱2与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久的记录3交流更加直接与简短四会务机构分工的要求1根据会议的规模和类型组织人员队伍2分工明确责任到人3加强协调定期沟通五会前准备工作的基本要求充分周密安全六会议座位安排的方法1较大型会场的座次安排大小方形和半圆形2中小型会议的座次安排方拱形半月形椭圆形圆形长方形和T字形七会务筹备情况检查的主要内容1会议准备是否充分会期人员规模2能否排除各种干扰3环境条件与用品准备4文件材料的准备5会场布置情况6会议保卫工作7其它内容八会务筹备情况检查结果的形式1书面形式2口头形式3协调会形式九会议文件的类型1立项方面2筹备工作方面3会议内容方面4会议宣传报道方面5会议管理与服务方面6不同载体的信息材料7各种形式的文件材料指导主题程序参考管理成果宣传传达文书十会议文件审核的方法对校法折校法读校法十一会议文件审核的程序自审初审会审终审十二与领导沟通会议有关事宜的意义1提高效率2协调整体3各自发挥作用十三与领导沟通会议有关事宜的原则时间性及时性全面性原则十四与领导沟通会议有关事宜的方法1定期提交报告2由会议负责人定期口头汇报3领导亲自参加4其它途径十五分配会议组织与服务工作应考虑的因素1成员经验2承担的工作总量3统筹分配4会议成员的特长爱好5合理公平分配6灵活实施十六会议应急方案的内容1可能出现的问题人员场地设备资料健康与安全行为2出现问题时负责解决的会议工作人员十七会议应急方案特点有的放矢预防为主留有余地十八会议应急方案实施的原则1思想上充分重视2人才物方面措施到位3坚持定期检查第二节会中服务一推进会议进程应遵循的原则1认真听少打断2树立信心确信能对任何突产生积极的影响3消除交流障碍4强调问题5使用精湛的人际交流技巧二会议经费的类型1与会人员交费2参展商交费3联合主办者交费4广告赞助和捐助5公司分配6其他收入项目三会议经费使用的主要方面1文件资料费2邮电通讯费用3会议设备和用品费4会议场所租用费5会议办会费6会议宣传交际费7会议住宿补贴费8会议伙食补贴9会议交通费10其他开支四会议经费使用的监督方法1报告和会议2授权与自我控制3质量4损益平衡表5比率分析6审核时逐项细审五会中突发事件的类型人员健康与安全行为问题六处理会中突发事件的程序1对会议中出现的突发事件及时向领导报告2启动会议应急方案的各项措施3调动会议有关人员及时进行补救和处理4必要时向公共应急机构请求支援5处理好突发事件的善后工作第三节会后落实一会议总结的目的1检查会议目标的实现2各小组的分工情况3自我总结与集体总结相结合不断改进4奖惩相关人员妥善解决遗留问题二会议总结的内容会议名称时间地点规模与会代表人数主要议题参加会议的上级领导人会议的主持者领导报告或讲话的要点对会议的基本评价和贯彻要求会议的决议情况及今后工作任务布置三会议总结的要求1以科学的绩效考评标准为指导2逐项检查3总结教训探索规律4突出重点有所侧重5一分为二激励为主6总结出简单易行的办会程序和制度四会议总结工作程序征询意见拟就工作稿向领导报告会议结论总结定稿印发归档组织全体工作人员总结五撰写新闻稿件的注意事项1及时2准确反映会议精神3发布前定要审核考试大收集整理六影响会议成效的原因1会议的必要性2前期工作的准备质量3会议责任分工七会议评估的标准1目标2会议时间3与会人员参与会议的状态与收获4会议服务评估5会议实际费用支出会议成本评估6再度召开同样的会议时继续推进写维持的事项八设计会议评估表格需考虑的因素1表格的长度2填写的难易程度3所问的问题4问卷的方式5分析数据方式三级秘书事务管理复习提纲第一节接待1涉外接接待的原则不卑不亢依法办事内外有别尊重个人女士优先入乡随俗2礼宾次序5种排列方式所在国家或地区的拉丁字母来宾的具体身份和职务的高低来宾抵达的具体时间来宾告知将要到访的具体时间不排列3礼宾次序确定步骤确定方案提前通知按礼宾次序排列座次名次出场次序4安排涉外迎送仪式的工作步骤确定迎候人员准备迎宾的物品见面讲究礼节送行前的拜访安排送行仪式5会见和会谈的区别6安排涉外会见会谈的工作程序约定通知对方有关事项准备工作背景资料会见场所布置人员安排会谈结束7涉外宴请的原则8西餐礼仪赴宴前的准备西餐的座次安排入席退席礼节餐具的使用方法与席间礼节西餐的饮酒礼仪9招待会的礼仪招待会的请柬冷餐会的礼节酒会的礼节10馈赠礼品的要求各国禁忌馈赠礼品的礼节送礼和受礼11选择礼品的注意事项与受礼者的关系明确送礼的原因了解受礼者的特点为经济方面的限定第二节办公环境管理1办公环境的种类在家工作远程工作虚拟办公室临时办公桌弹性时间兼职工作合同工作交叉工作项目团队2不同办公模式的类型管理办法及特点见课本图表3导致办公模式变化的原因费用交通问题科技的发展人力资源的灵活使用企业间的竞争企业的组织结构的变化宽松的社会环境4办公布局的种类开放式封闭式5合理办公布局的作用形成有效率的工作流程有利于员工的工作分配有利于工作的顺利完成6开放式和封闭式办公布局的优缺点见课本105页图表7设计办公结构和布局需要考虑的因素人数面积机构的建制和办公空间的分类组织经营的性质或内容部门间的工作联系办公室的间隔方式走廊楼梯通道的安排设计讲究灵活性第三节办公室日常事务管理1改进办公室日常事务工作流程的基本思路重新安排修改替换合并精简2工作流程的基本步骤定义评价分析改进这实施3突发事件的种类庆火灾伤害疾病炸弹威胁或恐慌4处理突发事件的原则快速反应控制事态的发展以人为本保护公共利益公开透明真诚面对公众重塑形象置之死地而后生5事故情况记录表和工伤情况报告表的内容及用途6突发事件的预防措施和应对措施考试大收集整理7处理突发事件的工作流程及早发现马上报告并保护好现场查找问题的原因成立临时指挥中心控制源头釜底抽薪召开新闻发布会8秘书督查工作的特点复杂性原则性时限性权威性9督查工作应坚持的原则实事求是主动性分层次落实时效性督查与帮办相结合10督查工作的方法书面电话专项会议调研11上司交办事项督查的程序交办立项登记转办承办催办检查办结办结回告审核立卷归档12查办催办技巧与信息工作相结合与调查研究工作相结合坚持归口办理分级负责坚持结报反馈制度13督查工作注意事项实事求是授权督查时限要求办实事谦虚谨慎14工作计划的种类制定方法内容与要求及注意事项15制定工作计划的工作程序估量机会确定目标确定计划工作的前提条件拟定可行方案评价备选方案选择方案拟订分计划编制预算16承办期限的内容承办期限制度及意义17办公室工作评估的意义提高了工作效率明确了组织机构的建制促进了员工承担责任有助于进行控制和监督工作18办公室工作目标管理过程建立完整的目标体系制定目标组织实施检查和评估19办公室工作评估数量目标评估质量目标评估第四节办公用品管理1获得设备使用权的方式购买和租用2政府采购的主体采购机关和供应商主要方式公开招标邀请招标竞争性谈判询价单一来源3办公用品与设备的采购程序提出购买申请审批落实经费招标选择供应商签订供货合同货物入库支付货款4采购预算方案制定的原则真实性重点性目标相关性经济合理性5编制采购预算的一般程序确定预算的核算基数进行市场调研确定采购产品的种类及型号价格编写预算方案征求意见完善方案6预算方法传统预算法零基预算法第五节信息管理1信息开发的特性多次性2信息开发的类型一次信息开发二次信息开发三次信息开发3信息开发的主要形式剪报索引目录编制文摘信息资料册简讯调查报告4信息编写的类型动态型建议型经验型问题型预测型5信息开发的工作程序确定主题分析信息材料选择信息开发方法选择信息开发的形式形成信息产品6信息利用的特点周期性经常性广泛性和实效性7信息利用的工作程序熟悉信息的内容确定利用需求确定信息利用服务的途径获取信息提供信息8信息反馈的特点为针对性及时性连续性9信息反馈的形式正反馈和负反馈纵向反馈和横向反馈信息前反馈和后反馈10信息反馈的工作程序明确目标选择信息反馈的方法获取反馈信息加工分析反馈信息传递反馈信息利用反馈信息