论文档一体化工作.docx

1论文档一体化工作摘要文档分离给档案工作带来很多困难不但造成大量有重要价值的文件流失档案部门馆藏质量降低还会阻碍档案部门发挥参考服务作用导致信息服务功能降低随着办公自动化在企业的普遍应用文档一体化也成为了提高工作效率加快办公现代进程实现全面科学的文件连续体档案全程管理的必经之路关键词文档一体化管理生命周期早在19世纪80年代我国档案学界专家就已提出要改革将文件与档案分离管理的传统体制并于1993年正式提出文档一体化管理的思想即文书档案连锁法电子文件的涌现将文档一体化的研究推向新的阶段电子文件生命周期理论和文件连续体理论相继提出并成为信息时代数字环境下文档一体化管理的新支柱是档案工作者从更高层次来认识文档一体化管理的含义施行文档一体化管理是企业发展的必经之路随着企业的发展壮大纸质文件传递收到时间和范围的局限已无法满足企业管理需求而文档一体化则能够提高企业公文流转以及日常事务工作的管理水平因此充分理解和应用文档一体化管理在企业信息化管理中起着不可替代的重要作用1实施文档一体化的背景和现实意义11实施文档一体化的背景大亚湾核电站总经理在评价核电站运行情况时曾说大亚湾核2电站所以能长期安全优质高效是因为有三大支柱一是拥有一流人才二是拥有世界上先进的技术设备三是拥有一个优秀的文档管理系统他将文档管理列为保障企业安全优质高效的关键可见文档一体化管理的重要意义信息环境下的企业文档一体化是借助计算机技术和网络通信技术保持文件处理和档案管理的连续性和整体性组成一个综合的管理系统并对文件处理和档案管理信息进行存储控制加工和传输以实现对文件和档案管理的整体优化经济全球化和信息化对企业来说既是挑战也是机遇随着以计算机为代表的全球科技现代化网络化信息化的迅猛发展电子文件的大量出现高效便捷优质的数字化工作模式越来越受到人们的青睐和推崇尤其最近几年办公自动化的普及和应用电子文件已成为文件的发展趋势它不仅节约纸张减轻了文件管理部门的工作负担更重要的是进一步提高了办公效率企业应抓住这个机遇采取积极应对措施加速推进文档一体化管理进程12实施文档一体化的现实意义文件的主要功能是现行效用档案由文件转化而来但它是文件的特殊阶段具有长远的参考服务价值两者之间既有区别又有密切的联系文件管理是档案管理的起点档案管理则是文件管理的发展和延续文件管理的质量将直接影响到档案管理的成败因此档案工作应提前介入文件的管理对文件的形成积累工作进行监督检查和指导是文件从形成办理到归档保管利用等过程实现一体化而随着计算机应用的普及文件管理和文档管理这两个不同阶段和性3质的工作连接的更加紧密就目前我公司文档管理而言与文档一体化的目标还有很大的差距在历次型号产品进行质量复查时都需要相关人员手工翻阅查找对比记录大量的纸质原始数据才能完成复查报告的编写工作如果文件从形成办理到归档保管利用等过程实现一体化则能实现快速检索查寻对比记录等工作节省大量的人力物力从而实现高效便捷优质的工作效率2文档一体化理论基础21文件生命周期理论文档连续管理的概念虽由来已久但中国学者对文档一体化的研究是在20世纪80年代中期文件生命周期理论传入中国后逐步形成文件生命周期理论最早由欧美档案学者提出他们对文件和文件中心作出了理论解释并逐步扩大到了文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理这被世人认为是现代档案学成熟的重要标志我国著名档案学家何嘉荪指出文件从其形成到最后销毁或作为档案永久保存经历了一个完整的运动过程研究文件运动的这一发展过程及规律的理论被称为文件生命周期理论换言之研究文件运动全过程的演变规律阶段划分各阶段特点与联系以及相应管理行为的理论就叫做文件生命周期理论文件生命周期理论的立论基础是文件价值形态的变化规律对此美国档案学家谢伦伯格就曾把成为公共档案的文件的价值归纳为对于原机构的原始价值和对于其他机构及非政府使用者的从属价值虽然各国档案学者根据本国国情对4文件运动过程进行了不同的划分但无论具体划分如何不同其基本内容是一致的文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的生命运动过程具有完整性和连续性文件在其生命运动中表现出完整性和连续性文件在其生命运动中表现出不同的价值形态而划分为若干阶段不同阶段的文件与其服务对象保存场所和管理方式之间存在着内在的对应关系见表122电子文件生命周期理论自20世纪90年代中后期随着计算机与网络技术的应用电子文件开始普及电子文件拓宽了文档一体化管理研究与实践使研究更加深入电子文件生命周期理论应运而生并成为数字环境下文档一体化管理的新支柱电子文件生命周期理论是由国际档案理事会电子文件管理委员会在1997年的一份有关电子文件管理的报告中提出的它借鉴了软件工程学中软件生命周期的划分方法将电子文件的整个生命周期划分为3个阶段概念阶段产生阶段和维护阶段其中概念阶段是指电子信息系统的设计开发和安装阶段电子文件生命周期理论基本思想与文件生命周期理论大致相同电子文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程但是电子文件生命周期理论认为这个过程可以纳入统一的电子文件管理系统之中电子文件的阶段性与其物理位置保存场所没有对应关系对电子文件生命全过程的管理和监控措施应该向前延伸到电子文件管理系统的设计之中3企业文档一体化的策略探讨5企业文档一体化的建设是一项涉及企业全局复杂的综合性工程存在许多不确定因素必须提高认识建立完善管理策略才能使信息化环境下的企业文档一体化得到更好的发展更好地为企业谋利益