合同管理要点.doc

合同管理要点第一章合同管理概述合同管理是工程项目管理的一个组成部分合同管理与计划管理成本管理技术管理组织与信息管理共同构成工程项目管理系统建筑工程施工合同是业主发包人和承包商承包人为完成建筑安装工程明确双方的权利和义务关系而签订的法律文件遵照施工合同承包商应完成业主交给的建筑安装工程建设任务业主应按合同规定提供必要的施工条件支付工程价款承包商在工程承揽过程中必须认真研究招标文件的规定和要求特别是吃透招标文件中的合同条件按照ISO9000族标准进行周密的合同评审在此基础上制定投标方案对施工合同的实施过程进行有效的管理加强和提高施工合同管理是社会主义市场经济发展的必然要求有效的合同管理是促进参与工程建设各方全面履行合同约定的义务确保建设目标质量投资工期实现的重要手段合同管理贯穿于工程实施全过程的各个方面其目的就是保证建筑企业全面地完成合同规定的责任和义务它是工程项目管理的核心和灵魂因此必须十分重视合同和合同管理加强合同管理工作对于建筑企业以及业主都具有重要的意义第二章建筑企业施工合同的管理要求建筑工程施工合同是发包人和承包人为完成双方商定的建筑工程明确相互权利关系的协议施工合同的标的物是各类建筑产品它具有与工业农业产品一般的商品属性但它也有其他产品不可替代的属性形成建筑产品的特殊性施工合同的特点决定了施工合同无论是在文本结构还是在内容方面都有别于其他合同同时也决定了施工合同管理有别于其他合同管理的特点主要体现在以下方面21施工合同是全过程的管理建筑产品的一次性投资数额大施工合同履行周期长内容多涉及面广等特点也决定了合同管理工作必须贯穿于施工全过程的特点包括签约前的调查签约中合同条款的评审和签约的管理211签约前的调查1调查发包人的主体资格是否合法发包人的资信等级和履约能力这些调查可以有效防范合同欺诈规避企业风险2对发包工程的地点作用规模消耗材料价格道路交通状况和社会环境状况进行调查如果是生产产品的工程还要对生产工艺主要设备及安装等进行调查212签约中合同条款的评审1评审合同文件本身和全部条款是否合法其主要依据是建筑法合同法招标投标法及政府法规和行业规定2从技术角度经济角度和索赔角度评审合同的完备性和可行性有无疏漏和含混不清的地方对每一条款都要谨慎评审对合同文字详细斟酌不得产生歧义213履约过程的管理1对合同文件的管理收到合同文件后对文件的名称内容编号收件时间逐一进行登记并妥善保存如需借阅也要进行登记并及时催收以防丢失2合同交底公司总部应把签约的全过程及所有文件向项目部或分公司详尽交待以利分公司或项目部做好开工准备3分解合同因为合同需要全体员工共同遵守执行所以必须把合同层层分解落实到部门班组责任人使他们明白自己在履行合同过程中的责权利4加强动态管理由于建设工程施工合同实施阶段时间长变动因素多如人员变动不管是业主方还是承包方都可能有人员变动价格变动包括能源原材料价格调整运输价格调整人员工资政策性提高法律行政法规和国家有关政策变化影响合同价格等业主设计文件的变更基础工程隐蔽工程等现场签证材料不可抗拒的因素如战争动乱恶劣的气象条件等其他变动所有这些变动都将对工程的工期成本产生直接影响合同管理者的责任就是把这些变动的资料或依据尽可能多的收集起来分门别类保管好积极索赔按合同约定调整造价5培育员工履行合同的意识按合同规定完成每一项任务同时鼓励员工要敢于制止揭露违背合同的事件发现承发包双方违背合同的事件应立即反映22施工合同需要全体人员参与管理1合同管理员直接管理合同参与合同的起草洽谈评审索赔等工作及时向合同决策人汇报影响合同的事件使合同顺利履行2公司总部各相关部门负责人应分别就各自负责的事项提出该项合同是否具有风险是否有实施的可能性安排督促实施合同的进度质量及其他施工事项3合同决策人在综合分析各部门意见的基础上决定是否签订该合同并部署检查合同实施过程中的各项情况4所有参与合同的施工人员都是合同的具体实施者包括现场的项目经理管理人员各作业班组工程的质量进度现场配合等情况直接关系到合同能否顺利履行在合同履约方面他们承担着比合同管理员公司高层等更加重要的履约责任23施工合同需要专业性的管理人员合同管理是一项专业性较强的工作需要管理人员有较高的理论素质和业务能力其能力主要体现在以下几方面1理解和熟悉国家有关法律如前述合同法建筑法招标投标法并要熟悉当地地方法规和相关行业规定2熟悉和理解合同文件的内容和条款对于重要的条款还要烂熟于胸3要单独参与或陪同参与合同文件的调查评审和签约工作4参与或陪同执行索赔和反索赔工作5为了搞好合同管理工作要经常与政府有关部门法律界人士和业主等联系从以上几方面大致可以看出没有较高的理论素质和业务能力是不能搞好合同管理的当然这里的合同管理人员不单是专业管理员还包括建筑企业高层管理人员24施工合同管理是一项细致的工作1施工合同金额大建设周期长发生变动的可能性大为避免办理结算时的扯皮现象现场管理人员应认真做好施工日志详细记录施工过程中发生的事件如工程施工中的设计变更就必须办理相关的手续出具书面材料说明改变的理由对工程进度质量成本有无影响等如有有多大都要载明并由业主或监理工程师签证认可2工程施工中时常会出现材料代用或替换或供货不及时影响工期或供货地点改变运输距离延长或价格上调增加工程造价等情况合同管理人员都应把这些事文详尽记录在案把以上情况发生的理由时间地点经办人员数量多少等具体情况记录清楚由业主或监理工程师出具相关手续3工程施工中常见的是业主迟付工程款影响工程正常进行或停止停电频繁影响工期偶尔还有人力不可抗拒的因素如大雨洪水障碍物等会对工程产生负面影响上述这些情况都要形成相应的书面材料并把对施工各方面的影响通过科学计算确定准确的数据请现场代表或监理工程师签证没有这些书面材料有些事件业主方是不会认可的25施工合同管理是时效性很强的工作所有的施工合同都有时间限制有的还很严格合同管理人员在反映记录解决这些问题时要有很强的时间观念不能拖延例如索赔事件要在28日内向发包方书面提出超过规定时限可能就会过期作废又如在施工中发现了古墓古建筑等文物应立即保护好现场并在48小时内以书面形式通知发包方否则文物遭到损坏要负法律责任施工时间和费用的损失也可能得不到补偿要按照合同约定的付款期限及时催促工程款到位催促原材料到位催促解决一切影响施工的问题总之建设工程施工合同管理是围绕建设工程施工合同展开的全过程全方位的管理是一项非常细致和时效性很强的工作需要全体人员的积极参与只有这样才能做到承发包双赢使企业在激烈的市场竞争中站稳脚跟立于不败之地第三章招投标的合同管理工作本章结合虎丘C地块定销房建设项目工程管理的实际拟通过剖析建筑工程招投标过程的合同前期管理工作中存在的问题提出解决方法从而使合同管理人员对工程招投标文件及其落实情况有一个准确真实全面的认识设计文件及图纸是工程招投标的必备条件理想化状态是做到面面俱到无一纰漏但在实际操作过程中工程招投标不可避免会出现一些问题如工程设计图纸文件出现遗漏和错误设计方案受市场需求变化的冲击而作必要的调整导致设计的局部变更解决问题的关键应是如何妥善处理设计变更问题因此应对工程招标文件合同条款可能出现的变更作出一定的前瞻一旦问题来后就能应对从容明确变更的处理方法尽快采取补救措施如因违约造成的后果也可使索赔工作趋于简单化和并在较短的时间内得到解决合同条款问题大致有合同违约问题结算问题工程风险问题等首先关于合同违约问题一份条款清晰具有前瞻性的合同可以减少甚至避免违约严重失衡的合同从合同签约开始便蕴含着违约的纠葛对发包人来讲发包的目的在于按质按期的得到工程产品即便再有利的合同条款一般无法从违约人身上得到完全的补偿因此发包人应有对承包人可能违约的预测以免因合同条款一边倒等原因造成承包人违约给发包人造成不可弥补的损失解决可能出现的违约问题的办法是增设合同的应变条款既可防患于未来又能激励承包人认真地履行合同其次关于结算问题工程前期工作主要是招投标工作和合同签约谈判工作这些前期工作做得好结算就是简单的计算前期工作做不好遗留下的大量工作会降低结算工作的效率甚至可能出现一笔糊涂帐不论是发包人还是承包人均不宜以拖沓的方式对待结算旷日持久的结算不可取结算讲究快速简洁准确不留尾巴最后关于工程风险问题风险预测风险处理应是合同管理工作中不可忽视的一个重要部分由于我国工程风险管理水平的滞后和人们风险意识的淡薄风险管理是工程管理极其薄弱的部分亟待引起高度重视目前在工程保险还不健全的情况下应该通过投标保函预付款保函和履约保函等方式规范承包人的行为同时可以大大降低发包人的风险此外工程合同管理工作应对工程风险进行辩识评价确认风险度并确定风险对策从而对工程进行有效风险管理第四章建筑工程造价控制合同管理建筑工程造价第一种含义是指完成一个工程项目所需的综合费用包括建筑工程费安装工程费设备费以及其他的相关费用实质上就是工程项目的建设成本第二种含义是指发包工程的承包价格即工程承包合同上的合同价通过招投标由投资方和施工单位共同认可的因市场而形成的市场价格工程造价管理是指运用科学技术原理和经济及法律等管理手段解决工程建设活动中造价的确定与控制技术与经济经营与管理等实际问题从而提高投资效益和经济效益第一节加强建筑工程合同管理在我国工程建设中招标投标是个关键招标投标的最终目的是签定工程承发包合同招标投标是目前国际通用的比较成熟的科学合理的工程承发包方式在工程承发包合同中合同价是关键对合同价的执行与监督管理是承发包价管理的重要环节工程结算是合同履行中的重要环节它直接关系到工程款拨付和承发包双方的经济利益由于政府职能的转变政府不再直接管理企业后在工程建设中主要靠工程合同来约束承包双方行为协调双方关系由于双方都具有独立的生产利益为了自身的发展他们必然会追求各自最大的经济利益这是走向市场经济的必然结果这种相对立的关系导致双方相互制约和相互监督有利于保证工程质量工期造价的控制获得项目投资的最佳效果然而随着这种关系的不断强化以及市场竞争的日趋激烈签定工程合同和加强合同管理就显得越来越重要政府要发挥宏观调控职能对市场进行调控由市场引导企业实行企业自主报价市场定价的原则建立合同审查考核制度严格审查标底监控评标和定标过程防止不合理压价和垫资承包工程加强对合同履约的跟踪监督加强对合同价工程支付与结算方式的规范管理保证合同全面准确严密有效和严格执行强化承发包双方合同意识提高合同履约率维护承发包双方的合法权益搞好仲裁与调解减少争议和纠纷造成的损失提高投资效益由此可见加强建筑工程合同管理是控制工程造价的重要手段第二节合同的执行合同的管理是一个动态过程实质是监督合同的执行情况努力促使合同卖方按合同要求认真完整地履行合同义务21不断明确和深化合同范围不断明确合同范围就是监督分包商履行合同的过程因项目有渐进明细的特点随项目的不断进行许多前期没有明确的问题逐渐的清晰起来为了保证项目的顺利进行就必须不断向分包商予以明确和理清总包商必须时刻解释理清合同范围甚至重新定义合同范围这是合同管理在执行阶段的重要工作另外不断的理清合同范围起了监控分包商按合同履行的作用和主动协调分包商的作用对合同范围的管理有下列管理过程来实现1实施计划以总包商按合同规定要求分包商执行进度计划2检查绩效不断检查分包商是否按计划展开工作3质量控制监控分包商工程质量和服务是否满足合同规定4变更控制因渐进明细的特点变更在所难免按合同规定程序处理变更既公平合理又有效率合同执行的首要任务就是监督分包商履行合同义务22验收交接和缺陷修补1合同内应规定验收和交接程序进行分包认为完工可验收时应通知总包总包方不得无故拖延如因总包拖延造成的损失分包可以索赔总包视情况可对分包工程部分或全部接受由于总包向业主的移交与分包商向总包方移交并非同时一般要规定分包商在其分项工程完工后仍负有照管责任直至工程顺利交接2在保修期内分包有义务无条件修复缺陷若分包未能按时保质修复总包商可自行修复费用由分包支付但分包以外的责任造成缺陷分包商可按变更要求索赔23合同变更项目变更必然发生总分包双方应在工程开始之初就在协商定变更的处理程序和方法并写入合同文件一般来说分包商在总包提出变更之前或之后有义务就变更内容提交一份书面文件说明变更前当时的状况实施变更后对进度的影响和价格的调整总包方规定时间内一般14天予以回复否则视为默认24合同支付合同支付应在合同签定时确定合同支付是一种有效的管理和激励手段合同支付方式应根据实际情况确定25风险和保险风险分担应在合同订立时确定材料价格上涨后分包商为降低成本材料以次充好减少用工量施工质量逐渐下降为总包埋下质量隐患安全文明施工方面分包商减少投入将安全责任向总包推卸文明施工依赖总包协调必须在合同之初明确合理分担风险在总价固定的合同下承包商的利润往往就是对风险管理的节余保险方面总包商一般承担了较多的风险对总包来说应进行综合保险以避免损坏分包商可投保工程一切险第三节合同文件管理系统建立合同文件管理系统是合同管理的基础性工作合同文件管理系统应有合同文件的文档化管理和合同事件的程序化管理1合同的文档管理合同文件主要包括招投标文件正式合同文件来往信函会议纪要各类支付款记录变更文件施工记录财务报表索赔文件进度报表开竣工文件技术质量文件等合同文件因为涉及财务信息故应以财务方面的合同文件为主体其次辅以技术的质量的进度的进行完善项目应建立专门的合同文件管理系统此工作对总包分包商均有重要意义实际中分包商由于办公的局限性往往只注意干活不注意收集整理相关文件又与总包了解信息不平等故经常使分包商自己的合法权益受损应当建立合同报表2合同事件程序化管理一般包括合同前期管理程序合同执行管理程序变更控制管理程序索赔程序等第五章施工合同履约过程的管理由于一个工程项目从跟踪谈判投标签约实施到建成提交要持续很长时间在项目实施过程中合同可能要经过多次修订补充投标人员也不一定是在项目上的具体执行者项目人员也会发生变动为了保持连贯性必须让项目部对合同签约整个过程进行了解对实施过程中的合同修改情况加强管理执行合同交底制度一个管理优秀的公司应建立合同管理制度明确公司和项目部对于合同管理的责任权利和义务因为合同的执行者项目经理不可能参加工程承揽的全过程公司总部在合同管理中应明确合同交底制度将招标文件招标答疑资料投标图纸投标书报价书概算施工组织设计承诺书和合同文本对项目部进行交底使项目部明确了解工程项目的特殊技术和商务要求公司和项目部应将合同责任目标进行分解落实到部门和责任人提高全员合同意识合同履约中的过程管理承包商应加强合同履约期间的动态管理防止违约事件发生应设立专职合同管理人员进行合同管理分析和研究收集各种资料和信息将合同实施情况与合同进行对比分析找出其偏离的原因做出正确的诊断或建议从而制订防范风险的对策将风险损失程度降到最小将索赔收益做得最大在发生合同条件变化时要及时办理工程洽商记录搜集整理双方来往文件会议纪要工程图片变更洽商等重要资料既为合同争议准备证据也为工程索赔打下基础加强合同履约中的索赔与反索赔管理索赔和反索赔是一个事物的两个方面承包商根据合同条件的变化提出索赔要求减少工程损失业主则利用合同中的罚则将无原由拖延工期不可弥补的质量缺陷和承包商责任事故等进行反索赔所以承包商在合同签约后就要建立项目档案将各种技术和商务资料及时归档重要资料要经监理工程师和业主代表签证为索赔和反索赔提供技术支持工程项目竣工后的合同施工合同是承包商的重要法律文件工程竣工验收后要将施工合同文本招投标书补充合同等各种图文资料随同竣工图一起移交公司档案室施工合同将业主与承包商的责任和义务紧密地联系在一起并用法律手续固定下来所以施工合同管理是承包商工程项目管理的核心工作承包商只有加强合同管理增强合同的法律意识搞好施工合同的事前事中事后管理和控制在管理上不断创新才能在建筑市场竞争中站根赢得更大的市场