办公用品的采购及管理规定
第一条 目的
为规范公司办公用品的使用及管理,控制成本、节约开支,根据公司实际情况,特制订本规定。
第二条 办公用品的分类
按使用性质分为易耗品和管理品两类。
易耗品主要指:圆珠笔、签字笔、铅笔、笔记本、固体胶、回形针、记事本、复印纸、笔芯、便签、橡皮擦、涂改液、白板笔、荧光笔、印泥等易耗用品。
管理品包括为:电脑、打印机、计算器、订书机、文件夹、文件柜、长尾票夹、剪刀、裁纸刀、卷尺、三角板、直尺、扫描仪、空调、电风扇、相机、投影仪、办公桌椅等管理或辅助物品。
第三条 办公用品的申请及审批
各部门根据本部门的办公需要,将所需办公用品填写《办公用品申购单》,由公司领导同意后,由综合部统一购买。
对于价值较高的管理品如电脑、打印机、文件柜、办公桌椅等,需单独写购买申请,报总经理审批后由综合部购置。对于部分使用量大的办公用品,综合部要保证有少量的库存,以备人员增加或变更等需要,确保日常办公的正常运行。
第四条 办公用品的采购及验收入库
综合部应根据《办公用品申购单》上的用品明细、规格以及数量购买。办公用品购买后入库时,应以《办公用品申购单》和购买清单为依据进行验收,并填写《办公用品入库登记表》。
第五条 办公用品的报销
办公用品办理入库手续后,须持购货发票、清单,填写《费用报销审批单》,由领导审核签字后方能报销。
第六条 办公用品的发放及使用管理
公司办公用品统一由综合部管理。办公用品采购到位后,各部门根据其计划清单领用办公用品,领用人必须在《办公用品领用登记表》签字,填写领取人姓名、日期、用品名称、领用数量等。
办公用品使用规定:
1.签字笔(或圆珠笔)每人每次限领1支,笔墨用完,可换领笔;
2.订书机、计算器、固体胶、圆珠笔、签字笔等申购后领用时须以旧换新。
3.复印纸由综合部统一管理,任何部门、任何人不得私自领取。
4.严禁复印与公务无关的私人资料,违者罚款50元/次。
第七条 办公用品的保管
个人领用的办公品必须认真保管,因人为保管不当造成办公用品损坏需自己购买。
备用办公用品由综合部统一管理,由专人负责保管,并实行定期盘存制。盘存频率为每季度一次,综合部将于每季度末进行备用办公品的盘存。要求月初库存与期间采购、领用、月尾结余在数量上一致,若不一致必须查找原因及问题环节,并将盘查的库存数量,结合各部门上报的计划用量,做出采购申请单计划递审。
第八条 离职人员办公用品交接
离职、调出人员在办理离职、交接手续时,应将所用的办公用品交接,如有缺失的照数赔偿,否则不予办理手续。
第九条 办公用品只能用于办公,