档案管理制度.doc

档案管理制度制度名称档案管理制度受控状态编号第1章总则第1条目的为加强公司档案管理工作有效地保护和利用档案维护公司合法权益特制定本制度第2条定义本制度所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工在从事业务经营企业管理公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字图表账册凭证报表技术资料电脑盘片声像胶卷荣誉实物和证件等不同形式的历史记录第3条管理原则档案工作实行统一领导分级保管分级查阅的原则进行网络化管理第4条档案机构及其职责1档案工作由公司总经理统一领导公司各部门指定专人负责档案管理工作2办公室应逐步完善档案制度确保档案安全和方便利用采用科学手段逐步实现档案管理现代化第5条适用范围本制度适用于公司所有员工第2章档案的管理第6条档案整理办法1方法以问题特征为主立小卷一事一卷2步骤以收集整理分类立卷为序其中收集包括文书档案企业科技档案类的收集整理根据分类和成立时间进行分类按照不同价值进行立卷则按照分类确定保管期限为永久长期还是短期第7条过程管理1属于公司保管的档案公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管任何人不得据为己有2属部门保管的档案在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室各分保管者在每年的二月十日前将档案总目录预立卷材料的目录交办公室第8条监督办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录预立卷材料的目录进行定期或不定期的检查来监督各部门及各部门档案的管理工作第9条销毁须报总经理批准销毁时应有两人以上负责监销并在清单上签字具体流程图如下第10条档案分类及编号指定资料员经办公室培训后按有关档案分类及编号要求操作第11条借阅因公司需要借阅文档的应填好档案查阅单员工不得随意外带有关公司重要的文件材料确因工作需要外带需办理档案外借手续经办公室核准后方可带出用毕即归还阅档人对所借阅档案必须妥善保管不得私自复制调换涂改污损画线等更不能随意乱放以免遗失具体流程图如下第12条分级查阅关于分级查阅具体的查阅分档公司拥有绝对的制定权第13条档案备份1公司所有有价值的文件报表业务记录等必须备份2各部门应尽量采用电脑管理和工作便于业务资料的数字化处理和保存对存入电脑的资料档案按计算机管理办法管理3备份盘与源盘应分开存放公司的备份盘应在公司外保存第3章责任及处理条例第14条责任传阅文书指在本公司内广为传阅或传达的文书第15条处理条例有下列行为之一的据情节轻重给予50500元扣薪处理若构成犯罪依法追究刑事责任1毁损丢失或擅自销毁企业档案2擅自向外界提供抄摘企业档案3涂改伪造档案4未及时上报归档或管理不善的档案管理者5未按手续就借阅外带或越级查阅者档案管理者同罚第4章附则第16条本制度自发布之日起开始执行第17条本制度的编写修改及解释权归人力资源部所有执行部门监督部门编修部门编制日期审核日期批准日期