公司部门五项费用支出管理办法.docx

公司部门五项费用支出管理办法 总 则 为进一步降低非生产性成本，明确公司各经营职能部门业务招待费、差旅费、办公费、电话费、汽车使用费（以下简称：部门五项费用）支出标准及监控管理，保证五项费用的开支能严格控制在公司预算范围内，提高公司整体竞争能力，特制订本实施细则。 本办法适用于各职能部门及关联子分公司，各经营单位可依据实际情况制定相应的费用标准及管理细则，报财务部备案，经营单位费用标准原则上不得高于本办法所规定的标准。 业务招待费 业务招待费是指公司内经理级以上干部及驻外主管级以上职员和营销系统内有关人员在承担难度较大的业务和重要接待活动中必要的费用开支。主要指餐费、礼品费、礼金等。 公司对营销中心及各职能部门的业务招待费实行总额控制，由营销中心及各职能部门在预算内集中管理，自行控制，但原则上不允许分解指标（驻外分支机构除外）。业务招待费标准参见附表一。 在公司指定签单招待餐馆就餐的，经有签单权的负责人同意后，事先报餐，就餐完毕由授权负责人签字确认。财务人员对转来的无签单权限的人员签署的就餐结算单据不予承认。 在公司以外消费的，各职能部门应采用事先申报制度。事先由相关单位填写《业务招待费用申请表》（见附表二），交相应部门主管审核，200元以下由主管总监审批，200-2000元由主管副总经理审批，超过2000元以上呈总经理审批。除特殊情况或总经理批准外，对采用先开支后申报的单据，财务有权拒绝报销。 凡是因工作需要对外赠送礼品（包括公司产品）、礼金的，由相关部门提出申请，由总经理或其授权人审批后，方可执行。 办公费 办公费是指公司内各单位办公文具、办公家具、办公通讯器材、电器以及电脑配件、易耗材料等的购置费用。 公司办公费用涉及物品由行政中心（电脑及耗材由系统管理员）在预算额度内统一购买、管理，办公用品购置实行定点采购管理。 行政中心设专人对办公用品进行管理。 办公用品采购审批程序：各职能部门部门填写《办公用品购置申请表》（见附表三）报行政中心审核，并经行政总监审批（2000元以下）或总经理审批（2000元以上）后到定点单位采购。 公司行政中心应按月将办公用品领用及费用分配表报财务部，财务部将费用划转入各职能部门。 办公用品领用审批程序： 一般用品：领用人填写《办公用品领用申请表》→部门负责人批准→行政部门审核→文具仓领用 电脑消耗材料：领用人填写《电脑消耗材料领用及配件维修申请表》→ 部门负责人批准→行政总监批准→财务审核→文具仓领用 严禁公司内部各单位自行采购有关办公用品，否则，由此发生的费用，将不予报销。 香港公司等异地分支机构的办公费用，按内部目标考核方案下达指标，自行制定制度进行限额控制。未经审批擅自采购办公用品而发生的费用，不予报销。 电话费 电话费是指公司内各单位和相关人员安装、使用电话所支出的费用（包括：移动电话费用补贴）。 公司管理干部、营销人员及特殊岗位人员移动电话费标准实行定额定人管理，补贴标准参照公司有关文件执行。 公司内总机、各单位所属直拨电话、传真机电话费用由行政中心进行管理。将每月通话时间超过15分钟以上电话分解到各相关部门，查明原因，与业务无关的电话，从当事人当月工资中按1.5倍话费标准扣减处罚。 营销系统（包括内、出销、及香港公司等外派营销人员）电话费施行限额控制。具体标准由各部门另行制定，报批后报财务部备案。 公司本部派出的国内临时出差人员发生的临时电话、传真、邮寄等费用计入差旅费用。 第五章 差旅费 差旅费是指因公外出发生的各种交通费、住宿费、伙食费补助等。因公出差按出差地点分为：国内临时出差、国内长期出差、境外出差。 员工国内临时出差所发生差旅费按国内差旅费开支标准（见附表四）。 长途交通费总监级以下人员未经主管副总经理或总经理批准，擅自乘坐飞机的费用，按飞机费用总额的60%报销。 原则上不允许乘坐软卧、客轮豪华仓，夜间行走超过8个小时方可乘坐硬卧。特殊情况下，经主管副总经理书面批准请，凭票据报销80%，否则凭票据只能报销50%费用。 员工多人一起出差要安排二人间或三人间住宿，住宿费按原标准的70%执行。 出差期间内报经授权主管批准业务招待费开支或市内的士费支出报销人员，该费用发生差旅区域内相应的所有伙食补贴或市内交通补贴，一概不予以报销。 公司委派的各种会议的费用开支，凭会议通知上注明的相关费用报销；已包食宿的，相关住宿费、伙食补贴不予以报销。 公司派出接受培训人员的费用和补贴标准依据举办单位通知和培训合约确定。 公司因外延发展需要派驻外地长期工作的人员的差旅费及补贴标准由公司另行规定，不适用本办法。 国内临时出差实行事先申报制度。 经理（含）以下人员当日未往返地区出差实行事前申请制度，依据差旅费标准和预计出差时间填报《出差（长途）申请表》（见附表五），原则上省内出差审批人为出差人员的直接上级，省外出差审批人为主管副总经理，国外出差审批人为总经理。且审批人对差旅费申请标准按以下授权金额范围执行，1000元以下报主管总监审批，1000-5000元报主管副总经理审批，超过5000元以上报总经理审批。 因特殊原因未能事前申请的，应于回公司后一周内补办申请审批手续。没有经过批准的《出差（长途）申请表》，财务部不予借款和报销。 驻外商务经理出差审批程序由营销单位制订，报批后报公司财务部备案。 国内长期出差实行过程控制，各职能单位可在公司规定差旅费开支标准范围内申报长期出差人员的费用开支标准和管理办法。报批后报财务部备案。 员工境外（含港、澳地区）出差所发生差旅费统一按出国人员差旅费开支标准（见附表六）执行。 受境外客商邀请的出国人员，已由邀请单位支付交通费用和住宿费用的，不适用上述标准，但经批准，可按100港元/人*天标准，限额不超过1000港元/次，一次性发放出差补贴。 属于由国家、省、市外事、外贸部门组团赴国外参展和贸易洽谈的，按代表团统一规定标准执行，不适用本章规定。 境外出差计划及费用预算由相关部门或境外出差人员编制后，报主管副总经理审核，总经理审批。 出差借款程序： 各类出差人员需借款者，在填报临时出差申请表同时填报《借款单》（注明累计借款额及逾期借款额），参照审批权限报经核准后，转财务部门复查并办理借款。对借款额及逾期情况注明不符者，财务有权退回当事人更正，重新报批。 出差后的各类发票、单据，按业务招待费、差旅费（长途交通费、住宿费）分类填报。差旅费用报销单附于《出差（长途）申请表》（结算联）及《外出放行条》后，其中：业务招待费填写《费用报销审批单》，长途交通费、住宿费填写《差旅费报销单》，短途交通费、机场建设费、行李托运费、电话费等杂费汇总填写在《差旅费报销单》的其他栏中，并入差旅费报销。 差旅期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。 严禁人为将同批次差旅开支项目拆零分次报销，绕避监管，一经发现，财务有权不予受理未报销拆零部分，并在报销单上标识核销。 新招聘的外地专业人员，原则上不报销前来报到发生的各项费用，包括单程路费及行李托运费用（毕业生除外）。特殊情况需要报销的，应由本人申请，报总经理审批。 第六章 汽车使用费 汽车使用费是指各单位业务用车向车辆归口管理部门请用车而发生的各项直接租车费用。 汽车费用由财务部将费用分解到各职能部门，由相应部门进行控制。 汽车费用涉及油料按相关规定实行定点加油，由财务部统一负责结算，未经总监以上主管签批的定点加油站以外的现金加油发票，财务不予以报销受理。 汽车内部租用产生的路桥费、停车费等直接费用，需附于《派车单》后，由用车单位经办人签字确认后，并同原始票据列入该单位汽车费支出。 公务用车订车流程、费用标准、审批程序，由车辆归口管理部门拟定相应管理办法执行。 费用报销责任界定 报销人的责任 1、报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性、单据的合法性、完整性负责。 2、各项报销票证、资料必须齐全并按要求粘贴，否则财务部有权拒绝报销。单据的规范要求见附件五。 职能经理（主任）的责任 1、负责审查费用项目是否经过申请并得到批准，报销金额是否控制在标准之内。 2、对报销的内容真实性、完整性，各项附件是否合法性、完整性负责。 3、职能经理（主任）的报销由部门负责人审核，部门负责人承担上述1、2款责任。 财务审核人员的责任 1、负责审查单据的合法性、真实性，报销内容是否符合集团有关标准。 2、审查报销项目审批手续的完整性。 部门负责人的责任 部门负责人对报销项目的真实性、必要性负责。 费用报销审批程序 费用审批、报销流程 1、标准内费用审批、报销流程 报销人 →职能经理（主任） → 财务审核→ 主管副总经理审批→报销 2、超标准的费用审批、报销流程 报销人 →职能经理（主任） → 财务审核→主管副总经理审核→财务部负责人审批→报销 3、超预算开支、预算外开支、专项费用必须先经申请预算经批准后才能报销。预算申请流程为： （1）1万元以内（含1万元） 部门申请 →主管副总经理审核→财务部负责人审批（财务部费用由总经理或其授权人审批） （2）1万元以上 部门申请 →主管副总经理审核→财务部负责人批转→总经理审批 报销时间的规定 所有费用应于发生之日起十日内报销（出差人员自返回公司之日起计算），驻外商务代表费用固定每月报帐一次，上个月的费用必须在下个月底之前报销。每迟报一天按报销额的1%扣罚。 核算及考核管理 财务部门对各部门五项费用开支情况作好登记，按季度编制部门五项费用汇总表，并通报各部门。 跨不同费用考核单位发生的共同费用报销，费用责任双方需书面注明各自相应承担金额，否则，财务一并列入报销经办人及其部门费用核算项目。 各职能部门总监以上管理干部个人发生的五项费用支出情况，由财务部另行登记汇总，按季度报总经理备案。 部门五项费用应严格按照本公司预算及目标管理方案的要求进行控制和考核。 处罚规定 报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额5--20%的罚款。 职能经理（主任）在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对职能经理（主任）予以违规报销金额3%--15%的罚款。 财务审核人员审核不严使公司造成损失的，或者未执行本办法规定处罚责任，擅用职权受理违规费用报销者，对财务审核人员并处违规报销金额3%--15%的罚款。 除公司统一组织活动外，禁止公司内各单位之间相互请客及送礼，列支费用。一经查核，该费用直接转由经办部门负责人工资内扣除。 如果违反上述开支标准或手续不齐全，报帐时列入其他项目而隐瞒实际金额或超预算报销，财务有权拒绝受理。 借款逾期满三十天，当事人未能及时提供经总监以上主管核准的有效书面情况说明，并办理延期手续者，财务有权在当事人借款逾期当月工资中扣回欠款。 部门负责人对报销人和职能经理（主任）因违规造成的损失承担连带责任。 因审核过失造成费用借款人未有效报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，由经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。 报销审批程序中各相关审核、复核人员必须严格按照规定的标准和程序执行，在未进入财务审核程序之前，由相关部门最后审核人员承担责任。 第九章 附则 本细则由财务部制订并解释，修订亦同。 各报销人员提供的报销凭证、发票、单据的填报要求及标准见《各类单据指引》（见附件）。 本细则自公司总经理审批之日起生效，以前公司的相关制度与本细则相抵触的，以本办法为准。 有限公司 年月日 发： 送： 抄报： 印发份数：份 其中存档1份 附件一 业务应酬费标准一览表 单位：元/人 陪 同 级 别 就餐地点 国 内 国 外 备 注 主管 45 国外部分以临时预算形式报总经理审批 陪餐人数原则上不超就餐人数的50%，且最多不超过四人 经理 60 总监 90 副总经理 实报实销 说明：（1）本标准为业务接待支出的最高限额，若为一般性接待应从俭； （2）就餐标准为部门负责人控制开支的参考标准； （3）业务经营单位费用按完成营业额、产值比例结合预算进行控制，职能部门按年度预算总额控制。 附件二 国内差旅费标准一览表 单位：元/人天 出差人 员级别 出差 地点 住宿费 凭票报销 伙食费 定额补助 市内交通 定额补助 长途交通 凭票报销 职员 一类地区 二类地区 三类地区 180 150 120 40 30 30 40 30 20 除汽车、火车硬卧外，乘坐飞机须经主管副总以上人员事先同意；以及因特殊性客户接待，或者随行携带贵重物品，需乘坐的士或接待用餐的，报经部门总监以上人员核准，且不再核发该区域范围内交通补贴，伙食费补贴。 经理 一类地区 二类地区 三类地区 200 170 140 50 40 30 40 40 20 经理以下 市外周边地区 当日往返 20 15 东莞市范围内 10 20 总监 当日未往返的所有地区 300 60 营销单位及各子分公司报销标准由经营单位制订，报财务部备案 副总经理及以上人员 当日未往返的所有地区 实报实销 实报实销 说明： 一类地区：北京、上海、深圳、珠海等沿海特区开放城市； 二类地区：汕头、厦门