物业公司行政管理制度.docx

物业公司行政管理制度 一、办公用品管理制度 第一条目的。 为规范办公用品的管理，特制定本制度。 第二条办公用品种类。 本制度所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。 （1）消耗品：铅笔、圆珠笔、胶水、胶带、大头针、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、打印油、订书钉等。 （2）管理消耗品：签字笔、白板笔、荧光笔、修改液、电池等。 （3）管理品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、大型削笔器、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算器、印泥、打印台等，工程部专用办公用具如圈尺、靠尺、米尺、小铁锤等。 第三条办公用品管理办法。 （1）办公用品分为个人领用与部门领用两种。个人领用系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮擦；部门领用系本部门共同使用用品如打孔机、大型订书机、打码机及工程部专用办公品。 （2）消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定。 （3）领用管理基准（如圆珠笔每月发放一支），并可随部门或人员的工作调整发放时间。 （4）管理消耗品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品。 （5）管理性办公用品列入移交范围，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失，应由个人或部门赔偿或自购。 （6）请领办公用品，应于每月25日由各部门提出“办公用品申请单”，交办公室统一采购，次月一日发放。管理性办公用品的请领不受上述时间限制。 （7）各部门设立“办公用品领用记录卡”，由部门内勤员统一保管，于办公用品领用时分别登记，并控制文具领用状况。 （8）办公用品严禁带回家私用。 （9）办公室可向办公用品批发商采购，必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存，特殊办公用品办公室无法采购者，经办公室同意可授权各部门自行采购。 （10）新进人员到职时，由部门提出申请，向办公室请领办公用品，并列入领用卡；人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交办公室。 （11）印刷品（如信纸、信封、表格）除各部门特殊表单外，均由办公室统一印刷、保管。 二、物品领用制度 第一条办公用品的领用手续。 （1）各部门按公司规定的员工办公费用标准，每月30日前报计划并填写“计划内采购申请单”，由行政部、财务部审核，报总经理批准。 （2）行政部每月10日前根据总经理批准的计划内采购申请单完成采购任务。 （3）各部门接到行政部通知，由专人按计划到库房领取办公用品。 第二条工程维修材料及工具的领用手续。 （1）维修工具。工程部维修工具由工程部统一领取配发到个人并制作个人工具卡。工人到公司报到后，由工程部专人办理相应的工具出库手续；工具如有丢失，由本人负责。 （2）维修材料。工程部列出清单，注明每月用量，行政部按清单采购入库。 第三条正常上班时间内的领料手续。 （1）领用部门填写领料单，注明需领取材料的名称、数量，由部门主管级以上人员审核、签字。 （2）领料人持领料单到库房领料。 （3）库房管理员根据领料单审单后办理出库手续。 第四条非上班时间（夜间、节假日）的领料手续。 （1）根据平时维修的一般用量，工程部拟定能够维持1～2天维修所需的材料品种、数量、规格等，上报总经理批准后，在库房统一办理出库手续，工程部自行建立维修用料小库，以备夜间维修时使用。 （2）工程部小库房由工程部夜间值班领班负责管理，小库房钥匙由工程部夜间值班领班负责。 （3）工程部当班员工根据维修项目填写“紧急用料登记表”，并在维修单上填写所需材料，经当班领班签字同意后领用。 （4）遇有库存材料需要补充时，工程部与库房管理员对工程部小库进行清点，检查使用记录，核对用料情况无误后补足。 （5）遇到春节等长假，工程部根据情况提前报备所需材料物品，报总经理批准后，由行政部采购，工程部办理出库手续，入工程部小库妥善保管。 （6）行政部在客户服务部总值班处封存一套库房备用钥匙。遇到紧急情况需要打开库房领取材料时，工程领班报告工程部经理批准后，工程部经理电话通知客户服务部总值班，由客户服务部总值班作记录，并与工程领班共同拆开封存的库房备用钥匙，领取急需的维修材料，并由双方在值班记录上签字确认，事后补办出库手续。 第五条物品采购及管理流程。 （1）工程部向财务部、行政部提供“工程材料低值易耗品目录”“工程物料材料目录”各一份，库房科目分固定资产（2000元以上）、低值易耗品、材料、办公用品四类设置，各部门填报“计划内（外）采购单”及财 务、库房记账均按此分类。 （2）工程部向行政部提供“工程部物料使用月计划”；每月30日前库房管理员、记账员进行库房盘点，对需补充工程物料分类填写“计划内采购单”上报。 （3）工程部如有计划外的物料要求，每月5日前作出说明填报“计划外采购单”。 （4）其他部门每月5日前填报计划内采购单，审批后交采购购置。每月10日（遇双休日顺延）完成计划内物品的采购。 （5）对于计划外物品的采购，各部门可随时填写计划外采购单（加急物品加盖加急章）报总经理审批。 （6）采购员审核无误后购买，一般物品一周内购齐，加急物品当日开始采购，争取两日内购齐。 （7）物品领用时，计划内采购的办公用品由行政部统一办理出库手续，并按各部门申报单分发；领用工程材料、低值易耗品及计划外采购的物品，领用人须填写领料单，经部门经理审批后，到行政部记账员处填写出库单。 （8）记账员凭领料单填制出库单，详细填写物品名称、规格、数量、单价、金额等项，物品单价采取先进先出原则确定。出库单一式四联，第一、三联留记账员处，作为记