合同管理与订单评审程序.doc

合约管理与订单评审控制程序文件编号文件版本制订部门业务管理部交管课发行日期分发部门业务管理部财务部人力资源部采购中心产销协调部产发部模具开发部技术研发部品质保证部锻冲压部加工中心二次加工部受控状态核准审核制订修订页版本修改摘要修改人修改时间批准人全新改版流程图客户业务部报价单业务部合同业务部客户订单评审报告第一笔订单交管交管客户交管销售单出货单生管送货单签字收制造单位交管客户第页共页目的对客户的合同和订单进行审核和管理确定能否达成客户订单所需的成品或料件为我可达成的任务适用范围适用于本公司客户需求及订单管理相关的作业定义电子资讯传递工程变更通知责任部门业务管理部业务负责客户端产品信息适用的法律法规要求其它相关资料的收集与客户进行有效沟通并及时反馈给相关单位接受客户询价对客户报价管理和督导新产品开发进度业务管理部交管负责客户订单的接收审查变更通知处理及客户需求的回复依据客户需求制定出货计划并对其执行状况进行追踪产发部负责新产品开发及对量产订单产品的变更部分做相应的资料及工程变更处理企划单位各制造单位负责对客户订单进行排产达成客户满意交期品质保证部负责对客户订单需求产品进行生产制程中全程品质之监管以保证客户产质量为客第页共页户提供满意服务采购中心产销协调部负责采购各单位所需之物料满足生产需求达成成品出货交期作业内容合约审查合约接受对于新客户业务部通常会接到客户的采购合约合约审查由业务部和组织相关单位进行评审对合约内容有争议部分由业务部与客户协调修改后再重产进行评审合约审查的内容各部门审查的具体内容客户质量要求赔偿质量目标有害物质含量的要求管理体系的要求保密要求等合约接收合约签署同意后由业务部保留正本并将另一正本呈送客户合约取消若合约内容与客户协调后仍无法与客户达成一致则取消此项业务合约变更合约签署后若有变更时则由业务部与客户协商可行则重新评审修订不可行则考虑取消合约订单审查针对新产品的第一笔订单或汽车产品或其它特殊要求的订单交管接订单后需出具订单评审报告与相关部门对此订单进行书面评审并记录针对量产品订单交管与相关部门针对订单进行评审不出具订单评审报告客户通过方式向交管开具订单其形式有每天周需求通知交管对于收到的订单需或向客户确认订单收讫订单需签署接收日期时间并签名存档交管应对订单进行审查并及时将订单内容知会生管物控品管制造和工程等相关单位若对订单无异议则由交管回复客户若对订单有任何异议应立即知会客户订单评审记录要求产能交期评审若交管审查产能交期不可行需与客户重新讨论运输方式以满足第页共页交期要求或要求客户更改交期并以书面方式确认若交管审查料号错误单价错误或订单存在不明确之处交管应报告业务部门请求客户修改订单若交管审查客户需求料件非现行生产版次则须于客户沟通更正或征询工程单位客户所需版次的执行日期并通知客户如客户无法提供版次交管必须需面通知客户以现行版次供料质量规格审查交管需对每笔订单品质规格要求进行审查当客户要求与生产品质要求有出入需与品管和客户进行协商达成一致交管须核对订单数量与包装规范是否相符否则交管人员应与客户重新确认订单数量尽可能符合整数包装核查包装规格是否符合本国或在途各国及客户所在国的相关法律法规是否有客户要求的标识是否符合环保要求接受客户订单要在工厂与客户已就品质规格数量及交期达成一致意见的前提下才可进行交管要在料号中查找出客户所需料号对应的工厂料号如未找到交管有责任与产品工程人员确认该料号是否为开发中产品如确认为开发中产品交管得告知客户预定的产出日期并请客户更改交货日期否则交管应将无此产品的资讯及时回复客户交管人员需确实审核料件版次如客户要求之料件非现行版次则交管需立即与客户通沟要求更正或征询工程单位客户所需版次之可执行日并通知客户如客户无未能提高出版次交管必须以文字通知客户我方将以现行版次供料客户于收料后不得质疑并确定客户知悉交管人员需核对订单数量与包装规范是否相符否则交管人员有责任与客户重新确认订单数量尽可能符合整数包装数量交管需核查包装规格是否符合本国或在途各国及客户所在国之相关法律法规是否有客户要求的标志是否符合环保要求交管需核查订单价格交易条件制造成本包装成本并整合出厂价本地内第页共页文件名称文件编号合约管理与订单评审程序文件版本制订部门业务管理部陆运费整合价陆空运费清关费目的地交货价交货时间是否可行如不可行需与客户重新讨论运输方式以满足时间要求或要求客户更改交期并以书面行式确认若可行则交管将以上结果签字存档并将相关资讯以书面形式通知企划和制造单位交管接受订单后如客户通过或电话方式向交管提出修改变更订单交管需将客户之要求书面通知相关单位就品质规格数量及交货期等客户需求再次达成一致前提下方可执行并做好相关记录存档否则执行原订单收新版订单时旧版订单自动作废订单如无买方代表人签名交管人员要与业务或客户端主管核查订单的有效性方或执行交管依据运输方式核对单价如订单未能满足以上所有要求交管人员需重新与客户讨论直至符合要求若有特殊情况应经主管核示才可执行生产计划确定交管确认订单准确无误后依订单内容转换为出货计划生管根据出货计划安排制定生产计划物控人员负责核查物料库存发交管应对每月订单的达成状况进行比较分析对其准确率及完成的执行能力进行评估对未完成部分订单进行追踪并及时与相关单位及客户沟通以确保客户之需求满足订单变更交管收到客户订单变更需求后需将客户要求书面通知相关单位就品质规格数量及交期等客户需求再次达成一致前提下方可执行否则执行原订单并做好相关记录存档针对规格变更由工程单位针对订单产品的变更部分做相应的资料及工程变更处理接受新版订单时旧版订单自动作废订单内容除非经客户同意不得擅自更改订单完成状况审查交管应将订单中已出货的部分进行核销对未完成部分进行跟催并与内部各相关单位沟通后回复客户可完成的日期交管应定期对订单与达成交货量进行分析比较对其准确率和订单完成能力进行评估客户需求的鉴别体现在四个方面开发中的产品需求量产中的产品需求客户抱怨及客户满意度客户对新产品的品质需求是通过其对新产品的认证来体现的新产品认证过程中客户对新产品的设计变更要求则以的形式来体现的客户对旧产品的变更需求是通过发行的形式来体现的工程部门在接到客户后首先确认的变更等级若属于立即切换应知会客户现有旧货库存及库存价值执行是否导致模治刀夹具的变更若要则要知会客户相关的变更费用并重新进行认证客户抱怨及客户满意度品保每月汇总客诉问题点并召开相关的品质会议进行检讨及时解决客户投诉品保定期调查客户满意度以充分了解客户的需求相关表单订单评审报告