工程合同管理制度.docx

合同管理制度合同管理制度目录第一章总则第二章合同的签订范围第三章合同的谈判原则第四章合同的签订程序第五章合同的审批盖章分发第六章合同的签章与归档第七章合同的履行与跟踪第八章工程合同的日常管理第九章合同的付款审批第十章合同的变更与终止第十一章附则附件一附件二附件三附件四附件五合同管理制度合同管理制度编号解释修订部门成本管理中心生效日期批准人总则本规定适用于公司投资或管理的项目以下称投资项目本规定编制目的是为了规范合同在草拟审核谈判签订跟踪编号用印及归档管理的工作程序防范经营风险合同的签订范围工程合同的签订范围招标及非招标建筑安装工程消防及智能系统工程装饰装修工程室外配套工程园林绿化工程及零星工程施工合同工程勘察设计合同材料设备采购合同及属于工程管理范围的各种经济协议等合同的谈判原则工程造价在万元以下的工程项目由合约部主持合同谈判工作各有关部门参与工程造价在万元以上的工程项目必须由公司分管副总经理以上级别含领导主持合同谈判合约部组织各有关部门参与合同谈判中遇到的重大争议问题报公司总经理办公会研究确定合约部依据合同谈判确立的原则遵照中华人民共和国建筑法中华人民共和国合同法和建设工程质量管理条例的规定参照市工商行政管理局和市建委共同监制的工程建设施工合同工程勘察设计合同及材料设备采购合合同管理制度同等制式合同文本结合工程实际情况进行合同条款的拟定工作订立合同必须遵守国家法律必须符合国家政策必须贯彻平等互利协商一致等价有偿的原则合同的签订程序招标工程项目的施工合同由合约部根据招标文件及中标单位的投标书投标承诺及中标通知书约定的工程内容工程造价优惠条件工期质量标准材料供应方式付款及结算方式等提出合同初稿和合同汇签单送公司相关部门和公司领导会签非招标零星工程项目的施工合同由合约部参照工程建设施工合同制式文本确定的工程内容工期质量材料供应方式付款结算办法等事项制定零星工程施工合同统一标准格式拟定合同初稿和合同汇签表送公司相关部门和公司领导批准会签规划勘察设计合同由总工办工程部及设计部根据各自职责划分及公司年度项目开发计划安排提出经公司副总经理审核总经理批准的工程项目委托规划勘察设计任务书合同条款按照国务院颁发的建设工程勘察设计合同条例原则和有关部门印制的工程勘察设计合同标准合同文本结合工程实际情况由承担勘察设计任务的单位拟定各专业工程设计主管负责技术性条款的审定合约部组织合同会签材料设备采购合同对公司自行采购的各种材料设备由公司材料信息部主管和造价部主管按照材料设备采购计划安排提出经副总经理审核总经理批准的材料设备采购计划合约部按照材料设备采购计划提供的材料设备名称数合同管理制度量品种规格质量标准到货周期等要求按照材料设备采购合同文本拟定合同条款其他和工程相关的经济协议按照经副总经理核准总经理签字批准的工程任务委托单的要求拟定合同条款施工合同的汇签程序合约主管一合约部经理造价管理中心副总各会签部门领导公司法律顾问总工程师副总经理总经理勘察设计合同汇签程序设计工程师合约主管设计部经理合约部经理造价管理中心副总各会签部门领导公司法律顾问总工程师副总经理总经理材料合同汇签程序合约主管主管工程师工程部经理合约部经理造价管理中心副总各会签部门领导公司法律顾问公司总工程师副总经理总经理其他经济协议汇签程序合约主管合约部经理造价管理中心副总各部门领导公司法律顾问总工程师副总经理总经理汇签部门审核内容造价部审核合同价款结算方法付款方式等设计部门审核工程设计合同的收费标准服务范围付款方式等工程部门审核工程施工合同的工程质量工期等技术要求人事行政部审核合同的内容形式文字表述合法性有效性以及所承担相应的民事责任等财务部门审核合同的付款方式履约收支单据回笼等合约部全面审核和备案合约部综合各方意见经过沟通协调后进行必要的修改若合同修改较大或涉及关键事项须请个别部门反复流转批阅合同经办部门应确保动态反映合同流转走向在流转过程中请相关部门进行签章及日期登记保证时效性和对合同修改的认同合同的审批合同管理制度各部门要结合其管理职能和专业特点抱着认真负责的态度及时对合同中存在的问题提出详细的书面会签意见合约部根据汇签意见经过认真的核实修改后整理出正式合同文本报公司领导审批合同的签章与归档一般情况下自发出中标通知书之日起无论招标与议标均应向中标单位发出中标通知书直接委托的工作以发出书面委托函为准一个月内完成合同的签订工作如逾期不能签订的经办部门应书面说明原因并将延期请求直接上报公司总经理公司总经理批复后报股东方备案经办人应将会审后批准的合同正本和副本交由对方先行签字盖章行政人事部应设立专人负责管理所属公司印章合同中没有公司总经理签字合同订立时间和地点以及其它有关内容的不得盖章所有合同及其附件必须加盖骑缝章行政人事部档案管理人员根据合同的类型分类编号归档管理正式合同文本正本两份副本根据需要若干份由乙方先签字盖章两个正本必须由单位法人代表或法人代表委托人亲笔签名一般情况下我方持有的合同份数为一正二副正本由行政人事部档案室保存二份副本分别由财务部合约预保存其它部门需要时必须通过书面申请并得到行政人事部经理批准后方可由档案管理员进行复印档案管理员应将所有合同的复印件进行登记加盖合同复印件专用章并办理收发文件签字手续存有合同文本无论是正本副本或复印本的部门必须设专人管理合同文件未经行政人事部批准任何个人或部门不得擅自复印合同及相关附件各部门应对合同进行保密任何个人或部门不得擅自将合同正副本或复印件合同管理制度借给外单位或个人也不得泄漏任何合同内容合同的付款审批合同的付款必须以合同对方按时完成合同规定的内容为前提条件经办部门负责填写付款审批表详见附件四一式四份提交合约部审核后由财务总监主管副总经理总经理审批经总经理批准同意付款的付款审批表分别交由经办部门合约部财务部和行政人事部档案室执行和存档合同付款审核的工作时限不得超过个工作日在办理付款申请之前经办部门应将合同履行情况包括但不限于合同台帐表等递交合约部造价部进行工作量的核对在合约部造价部确认当期付款与所完成的工作量相符后经办部门方可办理合同付款手续合同的变更与终止如对方要求对合同的标的额数量质量价款或酬金履行时间履行地点履行方式违约责任解决争议的办法等条款进行变更合约部造价部应将对方的变更要求及本部门的意见填写在合同汇签表中按合同会审程序进行会审合约部按照公司批准的意见与对方就有关变更内容进行谈判达成共识后以补充协议的形式按合同会审程序进行会审合同履行完毕并达到规定的要求合约部应出具书面报告以及合同履行过程中的全部书面材料往来信函电子文件等报总经理签字确认后交档案室存档合同的履行与跟踪合同管理制度合同签订生效后经办部门将代表所属公司作为合同履行与跟踪的主体根据合同的类别公司内各类合同土地财务方面的合同除外的履行与跟踪部门为设计类合同设计部建筑施工类合同工程部材料设备采购类合同材料信息部供货安装类合同工程部资产采购类合同行政人事部广告营销类合同业务部上述各类合同的商务部分包括但不仅限于进度付款的执行变更价款的审核与确定付款条件的变化以及商务索赔结算等均由公司合约部造价部负责履行与跟踪合约部必须建立合同台帐表详见附件二和三合约部的合同台帐表应按照合同分类实时反映有关合同总价付款状况洽商变更价款情况预计结算值以及成本控制指标的对比情况合同实施的形象进度情况与进度计划的对比情况预计完成各计划节点的时间和预计完成合同的时间等合同台帐表应以月为单位每月日之前将更新的合同台帐表和相关原因说明报公司主管副总经理总经理签字各经办部门和合约部于次月日之前将该合同台帐表报董事会备案合同管理制度经办部门和合约部在合同履行与跟踪过程中要注意随时做好文字记录杜绝口头指令和承诺如因时间紧急来不及事先发出书面指令时在征得相关授权人的批准后可以向对方发出口头指令但必须在发出口头指令后小时内以经授权人签字的书面文件给予确认经办部门和合约部必须及时有效地保存好与履行合同有关的各类文件往来信函计算底稿图纸图片电子文件和视频文件等工程合同的日常管理合约部为公司工程合同日常管理部门在公司总经理常务副总经理领导下负责合同的签订工作掌握合同在执行过程中的履行变更解除等情况及存在问题及时反映合同履行过程中存在的问题向主管领导反映并采取措施合约部应做好工程合同的收发登记负责合同管理资料的收集整理汇编附则本办法由成本管理中心负责解释本办法经总经理办公会讨论通过后执行附件一合同管理制度工程合同汇签流程图再次修改同意再次修改同意附件二合同会审表合约部填写合同汇签表附合同初稿各部门公司法律顾问依次汇签总工程师审核主管副总经理审核总经理审批合约部与对方沟通修改并完成对方盖章行政办公室复审盖章并分发合同文件合约部综合各相关部门意见进行修改合同管理制度年月日项目名称合同名称合同编号合同类别背景概况会审部门合约审算部经理签字工程部经理签字设计部经理签字财务总监签字行政总监签字总工程师签字主管副总经理签字总经理签字