某知名地产公司内部控制制度.doc

万科企业股份有限公司内部控制制度第一章总则第一条为有效落实公司各职能部门专业系统风险管理和流程控制保障公司经营管理的安全性和财务信息的可靠性在公司的日常经营运作中防范和化解各类风险提高经营效率和盈利水平根据加强上市公司内部控制工作指引万科企业股份有限公司章程万科企业股份有限公司员工行为手册各专业系统风险管理和控制制度等有关规则制定本制度第二条职责一董事会全面负责公司内部控制制度的制定实施和完善并定期对公司内部控制情况进行全面检查和效果评估二总经理全面落实和推进内部控制制度的相关规定检查公司各职能部门制定实施和完善各自专业系统的风险管理和控制制度的情况三公司总部各职能部门具体负责制定完善和实施本专业系统的风险管理和控制制度配合完成对公司各专业系统风险管理和控制情况的检查第二章主要内容第三条本制度主要包括以下各专业系统的内部风险管理和控制内部括环境控制业务控制会计系统控制电子信息系统控制信息传递控制内部审计控制等内容第四条环境控制包括授权管理和人力资源管理一通过授权管理明确股东大会董事会监事会总经理和公司管理层总部各职能部门和各一线公司的具体职责范围由集团董事会办公室和总经理办公室制定相关细则并负责具体实施和改善股东大会股东大会议事规则明确股东大会是公司的权力机构以下事项须由股东大会讨论决定公司经营方针和投资计划选举和更换董事决定有关董事的报酬事项选举和更换由股东代表出任的监事决定有关监事的报酬事项审议批准董事会的报告审议批准监事会的报告审议批准公司的年度财务预算方案决算方案审议批准公司的利润分配方案和弥补亏损方案对公司增加或者减少注册资本作出决议对发行公司债券作出决议对公司合并分立解散和清算等事项作出决议修改公司章程对公司聘用解聘会计师事务所作出决议审议代表公司发行在外有表决权股份总数的百分之五以上的股东的提案审议法律法规和公司章程规定应当由股东大会决定的其他事项股东大会议事规则明确股东大会的职责权限规范其运作程序具体内容见附件授权管理中的董事会董事会议事规则明确董事会是公司的经营决策中心对股东大会负责董事会行使下列职权负责召集股东大会并向大会报告工作执行股东大会决议决定公司的经营计划和投资方案制订公司的年度财务预决算方案制订公司的利润分配方案和弥补亏损方案制订公司增加或者减少注册资本发行债券或其他证券及上市方案拟定公司重大收购回购本公司股票或者合并分立和解散方案批准公司拟收购出售资产的事项符合深圳市证券交易所股票上市规则款所列标准的行为属需股东大会批准的项目提请股东大会审议批准在股东大会授权范围内决定公司的风险投资资产抵押及其他担保事项决定公司内部管理机构的设置聘任或解聘公司总经理董事会秘书根据总经理的提名聘任或者解聘公司副总经理财务负责人等高级管理人员聘任董事会顾问并决定其报酬事项和奖惩事项制订公司的基本管理制度制订公司章程的修改方案管理公司信息披露事项向股东大会提出聘请或更换为公司审计的会计师事务所听取公司总经理的工作汇报并检查总经理的工作拟定董事报酬和津贴标准法律法规或公司章程规定以及股东大会授予的其他职权董事会议事规则明确了董事会的职责权限规范董事会内部机构及运作程序充分发挥董事会的经营决策中心作用具体内容见附件授权管理中的监事会监事会议事规则明确监事会是公司依法设立的监督机构对股东大会负责并报告工作具体内容见附件授权管理中的监事会行使下列职权检查公司的财务对公司的重大生产经营活动行使监督权对董事总经理副总经理和其他高级管理人员执行公司职务时违反法律法规或公司章程的行为进行监督对董事总经理副总经理和其他高级管理人员的行为损害公司的利益时要求予以纠正不予纠正的有权向股东大会报告经监事会监事表决同意提议召开临时股东大会列席董事会会议公司章程规定或股东大会授予的其他职权总经理总经理工作条例明确规定了总经理行使下列职权组织实施董事会的决议全面主持公司的日常生产经营与管理等工作并向董事会报告工作拟订公司中长期发展规划重大投资项目及年度生产经营计划拟订公司年度财务预决算方案公司税后利润分配方案弥补亏损方案和公司资产用于抵押融资的方案拟订公司增加或减少注册资本和发行公司债券的建议方案拟订公司内部经营管理机构设置方案拟订公司员工工资方案和奖惩方案拟订公司基本管理制度制订公司具体规章提请董事会聘任或解聘副总经理及财务负责人决定公司应由董事会聘任或者解聘以外的管理人员的任免决定公司员工的聘用升级加薪奖惩与辞退审批公司日常经营管理中的各项费用支出非董事总经理列席董事会有提议召开董事会临时会议的权利但在董事会上没有表决权公司章程和董事会授予的其他职权同时也规定了副总经理得主要职权副总经理作为总经理的助手受总经理委托分管部门的工作对总经理负责并在职责范围内签发有关的业务文件目前公司已经确立了分别由副总经理分管产品线品牌线运营线和管理线的分工安排总经理不在时副总经理受总经理委托代行总经理职权总经理工作条例进一步完善了公司的治理结构具体内容见附件授权管理中的子公司控制公司对所属各子公司实行扁平化的直线管理各职能部门对各子公司的相应对口部门进行专业指导监督及支持各子公司必须统一执行公司颁布各项规范制度必须根据公司的总体经营计划进行土地储备及项目开发经营等公司对各子公司的机构设置资金调配人员编制职员录用培训调配和任免实行统一管理以此保证公司在经营管理上的高度集中二通过人力资源管理为公司营造了科学健康公平公正的人事环境其内容包括招聘管理薪酬管理培训管理休假管理和离职管理等由集团人力资源部负责制定相关细则并负责具体实施和改善招聘管理目的规范招聘流程提高招聘的专业水平主要流程和内容各公司结合年度人力资源规划计划及公司现时经营需要每年初向总部申报职位空缺信息公司首先考虑内部的人力资源储备情况然后再面向社会公开招聘招聘渠道选择招聘信息发布严格按程序组织进行对应聘资料进行筛选后由人力资源部相关专业人员组织面试经过初试复试和测评确定预选人员再经过用人单位负责人面试综合评定最终确定人选对高级管理人员的录用除经过上述必要程序还需要经公司领导面试新职员在报到后必须统一进行脱产的入职培训具体内容见附件人力资源管理中的薪酬管理目的公司按照市场化原则提供业内富有竞争力的薪酬吸纳和保有优秀人才主要流程和内容公司人力资源部依据各地区行业薪酬调查结果岗位评估结果地区物价指数等确定薪金体系和标准并由职工委员会集团办公会审批后下发各公司依据薪金体系初步建议新员工薪金级别经公司业务部门负责人人力资源部单位第一负责人内部审批流程确认后再报公司人力资源部审批后执行公司每年上半年统一安排一次调薪下半年再作补充性调整具体内容见附件人力资源管理中的培训管理目的为了适应集团的业务发展促使万科的培训开展服务于公司战略明确培训职责的划分保证培训有序高效开展主要内容由公司总部人力资源部和各一线公司专职培训人员拟订培训规划和年度计划费用预算负责建设完善以及调配培训资源组织实施集团类的管理培训专业培训项目具体内容见附件人力资源管理中的休假管理目的规范职员的休假行为主要流程和内容由职员本人向所在部门的负责人提出申请经同意后报送所属公司人力资源部审核并进行备案和数据更新根据数据更新情况发放薪酬在做好工作交接后开始休假具体内容见附件人力资源管理中的离职管理目的充分合理地分配企业内部资源规范离职相关制度及办理程序明确离职审批的流程及权限主要内容职员明确离职意向或公司准备与之解除劳动合同后所在部门需立即通知人力资源部及部门冻结该职员信息访问的权限包括万科局域网登录权限电子邮件系统文档管理系统明源售楼系统金蝶账务系统成本管理系统人事系统网上招投标系统万网景个人网站等职员离职时需由本单位人力资源部安排面谈并将面谈结果如实记录做好面谈记录并录入在系统离职审批相关文档均采用电子文档通过邮件进行传递和审批一线公司在完成本单位内部审批流程后启动离职事件在系统中录入离职信息并停发工资用邮件通知集团人事管理员完成集团审批流程后对其数据审核并生效申请和审批流程包括主动离职和被动离职具体内容见附件人力资源管理中的第五条业务控制指公司总部各职能部门根据自身专业系统的特点和业务需要制定各项业务管理规章超作流程和岗位手册以及针对各个风险点制定必要的控制程序等本制度所规定的业务控制包括工程管理类项目发展类集团办公类和其它一工程管理类主要包括工程的招标管理材料设备采购管理工程管理和项目管理规范项目开发计划管理等内容包括以下三个主要环节设计工程管理公司实行严格的设计工程管理在项目管理和工程管理方面均形成了较为完善的管理规范其中项目管理规范主要包括项目设计管理程序项目设计技术指引设计信息收集管理程序万科南方地区住宅品部标准新技术新材料认证及执行程序住宅智能化性能标准材料设备采购规定等工程管理规范主要包括万科企业股份有限公司及地区项目工程业务对接关系项目经理部设立与撤消程序项目报批报建管理程序项目施工过程管理程序工程管理部对工程质量及安全检查管理程序专业图设计审查管理程序工程质量检查管理程序项目中间验收管理程序工程竣工验收管理程序工程档案管理程序等目标成本管理公司推行目标成本管理建立了成本管理责任体系制定了目标成本管理实施细则开发了成本管理软件目标成本是公司基于市场状况并结合公司的经营计划根据听证会通过的目标定位报告中的预期售价和目标利润进行预先确定的经过努力所要实现的成本指标目标成本制定后由成本管理部编制目标成本控制责任书将成本目标分解到项目开发的各个环节和各个责任部门在经由各部门第一负责人签字确认后由各单位总经理签发执行在项目实施过程中为及时反映项目成本的动态情况各公司每月编制成本信息月报对实际成本与目标成本之间的差异进行分析说明原因并提出成本控制的建议以便采取措施加以纠正从而达到控制成本的目的施工图确定后的测算稿为最终目标成本除规划条件政府政策市场环境有重大改变外不得修订一般改变作为正常的成本动态变化在项目动态成本月评估中反映即可工程施工和销售过程中如果售价成本发生较大变化时应对目标成本进行修订并报公司总经理批准同时上报公司财务部成本审算中心备案过程控制制度针对房地产开发全过程的各个环节公司制订了相应的成本控制制度包括设计变更现场签证工程招标工程合同工程预结算等各项管理办法对于金额工程造价在万元以上含万元的工程施工项目和所有工程监理工程造价咨询委托必须实行招标选择合作单位工程招标应采用公开招标或邀请招标的方式但无论采取何种方式都必须有三家以上的投标单位参与竞标合格承包商是经各相关部门推荐并经公司招标工作小组审查合格的工程施工监理造价咨询单位工程管理部主持合格承包商相关资料的收集整理并建立合格承包商数据库所有项目的招标都需从合格承包商数据库中选择投标单位合格承包商资格并非终身制每隔一定时间应对其进行重新评审调整评标定标应按照货比三家的原则进行充分科学的比较和论证中标单位应满足招标文件的实质性要求并且投标价格是合理低价对于技术简单规模不大的施工招标原则上应按合理最低投标价法确定中标单位对于工程进度公司有严格的控制程序公司运作的所有新项目均需编制项目开发规划计划表并由公司总经理签批执行项目开发计划具有严肃性确定后不可随意变更确因经营需要拟对项目开发计划作出重大变更必须视情况报公司总部审批或备案各子公司必须针对已有项目动态编制最近个月项目分期开发计划汇总表该表包括所有已确定的计划在最近个月内进行开发活动的分期开发项目各公司每月至少对该报表进行一次审查监控项目进度及时更新进度差异并报送总部公司对工程款的支付有严格的审批程序首先由采购管理部项目经理部等相关部门填写项目工程付款审批表写明项目完成情况并附上所有相关资料在工程部外部监理人员成本管理部财务部审核签字后报分管副总或总经理审批财务部在上述手续完备之后进行付款工程竣工验收合格由项目工程成本及财务部门统一意见后发给施工单位工程结算通知书承包单位将整理齐全的工程结算资料报送项目部监理公司对其进行审核并签字后由成本管理部进行复审如果工程结算并非在施工图总价包干的基础上进行须选择确定造价咨询机构进行审核外审结果经成本管理部复查财务管理部复核后由主管副总签署意见报公司总经理批示最后由成本管理部组织甲乙双方根据工程合同签署竣工结算价款协议书并核对已付金额应扣金额保修款余款等工程管理类管理制度由总部工程管理部和项目开发计划管理委员会制定并负责落实和修订具体内容见附件业务控制中的二项目发展类主要包括新项目发展制度投标和竞拍管理办法项目跟踪管理制度和公示项目红线外不利因素操作指南等公司设立地产项目投资听证会制度有效地保障地产项目投资决策的科学化和高效化地产项目投资具体操作程序如下重点介入项目重点介入项目是指子公司的在所接触项目中条件较为成熟即土地权属情况清晰法律手续完备市场情况较为清晰的项目子公司认为可以报请总部进入听证会程序子公司向企划部提交项目资料并申请成立项目发展小组企划部根据子公司上报的新项目情况通报表对项目土地权属情况法律手续情况市场情况及项目初步收益情况进行初步审核并批准成立项目发展小组项目发展小组成立一周内视项目紧迫性可适当改变完成实地调查和评估工作提出项目发展意见和建议子公司根据项目发展小组提出的意见和建议跟进和完善相关工作并向项目发展小组提交召开项目听证会申请和项目可行性报告项目听证会召开之前项目发展小组向由公司总经理副总经理各职能部门总经理及有关人员组成的决策委员会及其它与会人员发出会议通知和项目可行性报告项目发展小组专业意见等资料听证会与会评委三分之二及以上表决同意立项则该项目通过之后由管理层将通过听证委员会立项的项目的可行性研究报告和董事会议案等报公司董事会审议通过后方能实施大型的项目大型的项目是指单个项目土地的购置额超过亿元人民币的项目大型的项目除执行如所述程序外需报董事会决议通过后才可立项特别大型的项目单个项目投资额超过净资产的还需报股东大会通过后方能实施对通过立项的项目在实施过程中建立了跟踪评估管理制度土地使用权的取得鉴于各城市土地使用权出让市场日渐规范通过投标竞拍方式取得土地使用权正成为取得项目用地的重要方式为推动和规范这两种项目用地取得方式公司制定了房地产开发用地投标竞拍管理办法在土地投标中对于单个投标项目在投标竞买底价亿元人民币内授权董事长决定向董事会通报有关情况如超出亿元人民币需向董事会报批项目发展类相关业务控制制度由集团企划部和审计法务部制定并由集团企划部营销部指导各一线公司进行项目发展和营销宣传等工作具体内容见附件业务控制中的三集团办公类主要包括集团投诉处理制度和文件管理程序具体内容见附件业务控制中的四其它类包括安全责任制度办公室环境布置及功能配置指引万科集团标准职位说明书等具体内容见附件业务控制中的第六条会计系统控制包括会计核算控制和财务管理控制由集团财务管理部依据会计法会计准则企业会计制度财务通则会计基础工作规范等法律法规制定一会计核算控制集团制定会计管理及核算规范包括会计政策岗位设置会计操作流程会计档案保管财务交接会计资料调阅会计电算化及财务安全保障等各项控制内容具体内容见附件会计系统控制中的二财务管理控制主要包括计划预算管理资债项目管理权益项目管理或有事项管理税务管理票据印鉴管理方面的制度重点项目包括费用控制公司实行费用预算制度每年年初由各级职能部门包括子公司编制本部门费用支出计划经各级财务管理部审核总经理办公会讨论通过并向董事会汇报部门职能总费用应控制在预算费用之内如果突破年度预算部门报专题费用报告经总经理办公会审批确定部门预算总费用中的非经常发生项目于预算报批时应附专项说明于实际发生时仍应事前出具专题报告按程序报批各部门总经理在部门工作安排中主动控制压缩费用对本部门的各项费用的必要性合理性负责对本部门总体费用水平的合理性负责财务部总经理维护费用管理制度的正常执行对重大开支发表意见审批万元以下付款组织费用报销工作和信息通报工作分管部门副总审批分管部门的非例常性费用和重大开支确认这些费用的必要性合理性公司总经理对万元以上非例常性费用和资产购置开支具有立项权与否决权职员非公务事项不得从公司借支备用金公司职员因公出差接待客户或购买小额物品等申请借支备用金时财务部门根据业务情况确定借支备用金的合理限额并将严格控制职员借取大额备用金借支备用金应按照公司费用管理制度完善借款手续后方能办理借款各子公司根据经公司总部批准并下达的经营计划对费用进行控制公司制定统一的费用核算制度各下属子公司按固定格式每月上报费用明细表万科企业股份有限公司定期进行汇总分析找出差异及原因从而采取有效控制措施财务汇报管理各下属子公司必须定期或不定期地向公司总部上报各种财务信息其中定期信息按固定格式编制其中月报包括各种会计报表反映销售及动态结算情况的经营信息表等不定期信息包括总部要求的其他重大财务信息如滚动的经营计划等对经营中出现的问题也要求各下属子公司及时向总部汇报总部对问题的处理情况及时进行跟踪对因信息报送不及时或漏报造成严重后果的将追究相关责任人的责任这些经营信息经过总部财务部汇总分析后通过月度经营例会汇报给公司管理层通过财务汇报管理对公司及各子公司的财务情况进行及时的跟踪从而有效地控制财务风险公司每季度向董事会报送财务报表并汇报经营情况公司对财务报告的报出进行了规定年度财务报告经公司聘请的会计师事务所审计报董事会审批通过后对外报送披露其他定期报告也根据有关规定经过董事会批准后及时报出会计入帐程序及会计资料保管会计机构必须取得原始凭证并经财务主管审核无误后才能入帐原始凭证必须手续齐全填列完整不得涂改挖补发现原始凭证有错误的应当由开出单位重开或更正记账凭证应在业务发生并取得完整的原始凭证后及时录入不得积压录入的记帐凭证需经财务主管审核后方可过账更正错误的方法必须符合财政部会计基础工作规范的要求公司严格按照国家会计档案管理办法规定的建档要求调阅手续保管期限销毁办法等管理会计档案年度终了后会计机构指定专人对上年度的会计凭证账簿报表会计人员移交清册和重要的经济合同等会计资料进行收集核对整理立卷编制目录进行妥善保管防止丢失损坏公司内单位之间调阅会计档案需经本单位会计机构负责人同意外单位人员调阅会计档案需持正式介绍信经本单位会计机构负责人批准调阅人员一般不得将会计档案携带外出特殊情况需带出室外或需要复制的需经本单位会计机构负责人同意并限期归还对已入库会计档案的调阅档案管理人员必须详细登记相关的制度安排包括集团财务管理规则目标成本管理实施手册总部费用管理制度总部费用报销及付款审批流程职务授权及代理方面的制度等具体内容见附件会计系统控制中的第七条计算机管理信息系统控制由集团总部中心和各一线人员共同进行并由中心制定和实施相关规则主要包括员工电脑使用指南用户帐户管理规范计算机数据备份管理制度等规定具体内容见附件计算机管理信息系统控制中的计算机管理系统控制制度明确规定了以下具体内容一电脑维护部门的职能及职责划分中心运营组负责集团总部的电脑维护集团网络各业务应用系统的运行和维护各地分公司有名人员隶属总经理办公室负责分公司的电脑网络的运维二电脑程序及资料的存取控制通过集成验证用户访问等技术以及文档加密系统对资料进行控制三基础数据的输入输出控制技术上各业务系统都使用统一的集成验证用户来控制基础数据的输入和报表等打印输出控制管理上通过用户帐户管理规范制度规范用户的使用达到基础数据输入输出的准确性四资料备份档案及设备的安全控制管理上集团总部及各地公司必须遵守万科企业股份有限公司计算机数据备份管理制度技术上备份系统实现实时在线自动化地对万科各信息系统以备份服务器形成备份中心对各种平台的应用系统及其他信息数据进行集中的备份保障企业各项业务信息系统的稳定运行有效地保护商务的连续性集成验证网络设备五硬件及软件系统的购置使用及维护的控制万科企业股份有限公司电脑应用及管理规定规定了软硬件购买的流程控制员工电脑使用指南则指导员工如何使用万科系统明确员工的职责范围六系统复原及测试程序的控制集团总部及各地公司必须遵守万科企业股份有限公司计算机数据备份管理制度定期做备份的恢复测试技术上采用了高可靠技术如群集等保障了各应用系统的可恢复第八条信息传递控制分为内部信息沟通控制和公开信息披露控制主要包括一内部信息传递管理为明确集团信息管理原则及流程促进内部信息共享以提高工作效率增强管理透明度以降低经营风险由集团总经理办公室负责制定实施和修订万科企业股份有限公司信息管理办法并依据此规定对总部各职能部门和各一线公司的信息传递情况进行定期检查具体内容见附件信息传递控制中的二对外信息披露管理为进一步明确公司内部有关人员的信息披露的职责范围和保密责任确保信息披露真实准确完整公司董事会和董事会办公室负责制定实施和修订万科企业股份有限公司信息披露管理办法总部各职能部门各一线公司严格按照此办法提供信息披露所需的所有文件和资料并对所提供的内容的准确性负责总部董事会办公室负责完成具体的信息披露工作董事会秘书对所披露的信息的真实性完整性进行总体监督具体内容见附件信息传递控制中的第九条内部审计控制由总部审计法务部负责实施一审计法务部直接向董事下设的审计委员会负责接受审计委员会的领导和监督二审计法务部部门负责人的任免由总经理提名董事会审计通过三审计法务部内部设置专职内部审计人员这些内部审计人员至少应具备会计法律管理或与公司主营业务相关专业等任一方面的专业知识审计人员必须严格遵守审计人员职务行为规范及专业审计系列要求具体内容见附件内部审计控制中的四审计法务部审计主要工作是针对房地产业务主要环节进行专项审计建立营销设计工程成本物业离任审计等工作程序并逐步完善审计工作严格按照内部审计实施细则销售专项审计方案设计专项审计方案工程专项审计方案成本专项审计方案物业专项审计方案离任审计方案具体内容见附件内部审计控制中的五审计法务部每年拟订年度审计计划每季度根据实际情况进行调整并报部门负责人和公司总经理及分管领导审阅后执行六审计人员开展专项审计工作需要编制工作底稿收集相关资料并且出具专项工作审计报告内部审计人员应对报告中反映的问题提出建议后加以追踪并定期撰写落实情况报告对相关部门的整改措施进行评估上述工作底稿专项工作审计报告整改落实报告及其他相关资料等至少应保存五年七专项审计报告和整改落实报告应及时向集团管理层和董事会提交第十条内部控制制度总结报告由董事会办公室和审计法务部依据本制度相关规定共同完成一董事会办公室和审计法务部共同成立内部控制审计联合工作小组以后简称工作小组负责监督检查本制度的执行情况评价内部控制有效性提出完善内部控制和纠正错弊的建议二每年四月底前向董事会提交上一年度内部控制审计总结报告内部控制审计总结报告应据实反映上一年度中所发现的内部控制的缺陷及异常事项对发现的内部控制缺陷及异常事项的处理建议及整改情况等内容第三章内部控制效果的评估第十一条总部各职能部门依据本制度相关规定在每年月份前完成对自身专业系统内的控制制度实施情况和效果进行评估并向工作小组提交评估报告评估报告应包括一本专业系统内部控制情况综述并给出自评结果包括优秀正常和待改进三种评级优秀是指内部控制制度得到有效的落实本专业系统严格按照此规定执行并且有相应的执行情况记录本专业系统没有发现任何对公司经营运作产生风险的行为本专业系统所有员工对于自身系统的内部控制制度了解并且熟悉而且自发的去实行正常是指内部控制制度得到了实施对于重大的决策严格按照相关规定执行没有发现重大经营风险对于个别风险进行了及时的防控相应对本专业系统的内控制度进行了及时的完善并主动说明风险的情况处理结果和可能的隐患待改进是指内控制度没有得到有效的落实工作中出现了重大风险或者风险隐患没有及时的进行处理和改善并隐瞒相关情况二对于待改进的职能部门应该在总结报告中详细列明改进计划目标和直接负责人并定期向工作小组汇报工作进展情况第十二条工作小组根据各专业系统的自查报告对公司整体内部控制情况进行总结总结主要从以下几个方面进行一控制环境指影响内部控制效果的各种综合因素控制环境是其他控制要素发挥作用的基础直接影响到内部控制的贯彻执行及内部控制目标的实现主要包括董事会的结构经理层的职业道德诚信及能力经理层的管理哲学及经营风格聘雇培训管理员工及划分员工权责的方式信息沟通体系等二风险评估指可能导致内部控制目标无法实现的内外部因素进行评估以确认这些因素的影响程度及发生的可能性其评估结果可协助公司制定必要的内部控制制度三控制活动指协助经理层确保其指令已被执行的政策或程序主要包括核准验证调节复核定期盘点记录核对职能分工保障资产安全及与计划预算与前期效果的比较等内容四信息及沟通主要包括与内部控制目标有关的财务及非财务信息在公司内部的传递及向外传递五监督指对内部控制的效果进行评估的过程包括评估控制环境是否良好风险评估是否及时准确内部控制活动是否适当确实信息及沟通系统是否良好顺畅等监督可分为持续性监督及专项监督持续性监督是经营过程中的例行监督包括经理层的日常管理与监督员工履行其职务时所采取的监督等专项监督是由公司内部相关人员或外部相关机构就某一特定目标进行的监督第十三条工作小组对总部各职能部门的内部控制进行统一的考核并给出相应的意见对于待改进的部门要负责专人进行跟踪监督第十四条工作小组应依据具体的评估项目进行评估评估项目每年进行完善和修订具体内容见附件评估项目第十五条工作应于每年四月底前完成对上一年度内部控制的评估工作并向董事会提交内部控制评估报告评估报告至少应包括对附件所列五个方面的评价及对公司内部控制总体效果的结论性意见第十六条内部控制效果的结论性意见可分为有效的内部控制或有重大缺陷的内部控制所谓有重大缺陷的内部控制是指附件所列五个方面中任一方面存在缺陷且此种缺陷将导致内部控制目标无法实现第十七条董事会应就上述内部控制报告召开专门的董事会会议并形成决议第四章附则第十八条本制度由董事会办公室负责解释