代理记账业务内部规范.docx

代理记账业务内部规范一从业人员的职业道德规范爱岗敬业要求会计人员热爱会计工作安心本职岗位忠于职守尽心尽力尽职尽责诚实守信要求会计人员做诚实人说诚实话办诚实事执业谨慎信誉至上不为利益所诱惑不弄虚作假不泄露秘密廉洁自律要求会计人员公私分明不贪不占遵纪守法清正廉洁客观公正要求会计人员端正态度依法办事实事求是不偏不倚保持应有的独立性坚持准则要求会计人员认识国家法律法规和国家统一的会计制度始终坚持按法律法规和国家统一的会计制度的要求进行会计核算实施会计监督提高技能要求会计人员增强提高专业技能的自觉性和紧迫感勤学苦练刻苦钻研不断进取提高业务水平参与管理要求会计人员在做好本职工作的同时努力钻研相关业务全面认识本单位经营活动和业务流程主动提出合理化建议协助领导决策积极参与管理强化服务要求会计人员树立服务意识提高服务质量努力维护和提升会计职业的良好社会形象二业务操作及会计核算的流程接受客户的委托到客户公司的经营场所进行实地考查与客户的总经理及财务负责人进行座谈了解客户的基本情况评估此次业务的风险决定是否接受客户的委托若接受客户的委托则与客户商讨详细操作事宜签定约定书与公司财务会计人员办理有关资料的交接手续双方经办人员应列明资料清单资料编号交接日期交接双方签字盖章交接双方经核对无误双方签字盖章注明交接日期审核原始凭证审核原始凭证是会计核算工作中必不可少的环节是国家赋予财会人员的监督权限只有经审核无误后的原始凭证才能作为编制记帐凭证和登记明细分类帐的依据会计人员主要应从以下的两个方面对原始凭证进行审核审核原始凭证的合法性合理性即国家的有关方针政策法令制度和计划合同等为依据审核原始凭证所反映的经济业务是否合理合法有无违背财经制度规定是否按计划预算办事是否按成本开支范围办事是否贯彻专款专项原则有无贪污盗窃虚报冒领伪造凭证等违纪行为审查原始凭证的完整性准确性即审查原始凭证的内容和填制手续是否符合规定的要求首先应审核原始凭证是否具备作为合法凭证所必须具备的基本内容其次审核原始凭证上有关数量单价金额是否准确无误对原始凭证内容记载含糊不清或故意掩盖事情真象进行贪污作弊单位抬头不是本单位无收款单位签章开具阴阳发票进行贪污作弊模仿领导笔迹签字冒领涂改原始凭证上的时间数量单价金额或添加内容和金额等不是很清晰的地方应及时与客户联系了解清晰原始凭证的真实情况对各种有问题的原始凭证的处理在审核原始凭证过程中会计人员要认真执行会计法所赋予的职责权限坚持制度坚持原则对违背国家规定的收支超过计划预算或者超过规定标准的各项支出违背制度规定的预付款项非法出售材料物资任意出借变卖报废和处理财产物资以及不按国家关于成本开支范围和费用划分的规定乱挤乱摊生产成本的凭证会计人员应拒绝办理对于内容不完全手续不完备数字有差错的凭证会计人员应予以退回要求经办人补办手续或进行更正对于伪造或涂改等弄虚作假严峻违法的原始凭证会计人员在拒绝的同时应当予以扣留并及时向单位主管报告哀求查明原因追究当事人的责任填制记账凭证会计人员填制记账凭证要严格按照规定的格式和内容进行除必须做到记录真实内容完整填制及时书写清晰之外还必须符合下列要求摘要栏是对经济业务内容的简要说明要求文字说明要简炼概括以满号登记账簿的要求应当根据经济业务的内容按照会计制度的规定确定应借应贷的账户账户使用必须准确不得任意简化会计账户的名称有关的二级或明细账户要填写齐全记账凭证中应借应贷的账户必须保持清晰的对应关系一张记账凭证填制完毕应按所使用的记账方法加计合计数以检查对应账户的平衡关系记账凭证必须连续编号以便考查且避免凭证散失每张记账凭证都要注明附件张数以便于日后查对对记账凭证进行编号所有记账凭证必须分类顺序编号并填写在编号栏内如果记账凭证是采用收款凭证付款凭证和转账凭证的一般按照如下编号现收现收现付现付银收银收银付银付转转依此类推若遇较为复杂的经济业务需编两张以上记账凭证时可用编号的方式表示审核记账凭证所有填制好的记账凭证都必须经过其他会计人员认真的审核在审核记账凭证的过程中如发现记账凭证填制有误应当按照规定的方法加以更正只有经过审核无误后的记账凭证才能作为登记账簿的依据记账凭证的审核主要包括以下内容记账凭证是否附有原始凭证记账凭证的经济内容是否与所附原始凭证的内容相同应借应贷的会计账户包括二级或明细账户对应关系是否清晰金额是否准确记账凭证的项目是否填制完整摘要是否清晰有关人员的签章是否齐全记账凭证中容易出现的错误与舞弊记账凭证中容易出现的错误与舞弊主要有会计账户运用错误合计金额计算错误记账凭证与所附原始凭证单据不符在汇总凭证中进行作弊记账凭证中的摘要失真编造虚假记账凭证凭证的传递与传递过程应注意的事项会计凭证的传递是指会计凭证从填制或取得时起经审核记账到装订保管的全过程各单位在制定会计凭证的传递程序规定其传递时间时通常要考虑以下两点内容根据各单位的经济业务的特点企业内部机构组织人员分工情况以及经营管理的需要从完善内部牵制制度的角度出发规定各种会计凭证的联次及流程使经办业务部门及其人员及时办理各种凭证手续既符合内部牵制原则以提高工作效率根椐有关部门和人员办理经济业务的必要时间同相关部门人员协商制定会计凭证在各经办环节的停留时间以便合理确定办理经济业务的最佳时间及时反映记录经济业务的发生和完成情况会计凭证对数字的书写依据财政部制定的会计基础工作规范的要求填制会计凭证字迹必须清晰工整并符合下列要求阿拉伯数字应一个一个地写阿拉伯金额数字前应当书写货币币种符号如人民币符号或者货币名称简写和币种符号币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白凡在阿拉伯金额数字前面写有币种符号的数字后面不再写货币单位如人民币元所有以元为单位其他货币种类为货币基本单位下同的阿拉伯数字除表示单价等情况外一律在元位小数点后填写到角分无角分的角分位可写或符号有角无分的分位应写不得用符号代替汉字大写金额数字一律用正楷或行书书写如零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万亿等易于辩认不易涂改的字样不得用一二三四五六七八九十或另毛等简化字代替不得任意自造简化字大写金额数字到元或角止的在元或角之后应写整或正字大写金额数字有分的分字后面不写整字大写金额数字前未印有货币名称的应当加填货币名称如人民币三字货币名称与金额数字之间不得留有空白阿拉伯金额数字中间有时大写金额要写零字如人发币元汉字大写金额应写成壹佰零壹元伍角整阿拉伯金额数字中间连续有几个时汉字大写金额中可以只写一个零字如汉字大写金额应写壹仟零壹元贰角伍分又如汉字大写就写人民币壹仟伍佰元叁角捌分或人民币壹仟伍佰元零叁角捌分关于根据会计业务的特点书写摘要会计计凭证中有关经济业务的内容摘要必须真实在填写写摘要时既要简明又要全面清晰应以说明问题为主写物要有品名数量单价写事要有过程银行结算凭证要注明支票号码去向送存款项要注明现金支票汇票等遇有冲转业务不应只写冲转应写明冲转某年某日某项经济业务和凭证号码也不能只写对账户要求摘要能够准确地完整地反映经济活动和资金变化的来龙去脉切忌含糊不清启用账簿的基本要求为了保证会计账薄记录的合法性和资料的完整性明确记账责任会计人员在启用账薄时要填写账薄启用表账薄启用表的填写要求是填写启用日期和启用账薄的起止页数如启用的是订本式账薄起止页数已经印好不需再填写启用活页式账薄起止页数可等到装订成册时再填填写记账人员姓名和会计主管人员姓名并加盖印章以示慎重和负责加盖单位账务公章以示严峻当记账人员或会计人员工作变动时应办好账薄移交手续并在启用上明确记录交接日期及接办人监交人的姓名并加盖公章经管人员一览表如下单位名称合宗号账薄名称目录号账薄页数自第页起至第页止共页案宗号使用日期自年月日至年月日保管期限单位领导人签章会计主管人员签章经管人员职别姓名接管日期签章移交日期签章年月日年月日登记账薄的基本要求为了保证账薄记录成本计算和会计报表不出现差错登记账薄必须根据审核无误的记账凭证进行登记账薄的基本要求是内容准确完整登记会计账薄时应当将会计凭证日期编号业务内容摘要金额和其他有关资料逐项计入账内做到数字准确摘要清晰登记及时字迹工整对于每项会计事项一方面要计入有关的总账另一方面要计入该总账所属的明细账账薄记录中的日期应该填写记账凭证的日期以自制的原始凭证如收料单领料单等作为记账依据的账薄记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填写列此外负责登记账薄的会计人员在登记账薄前应对已经专门复核人员审查过的记账凭证再复核一遍这是岗位责任制和内部牵扯制度的要求如果记账人员对记账凭证中的某些问题弄不明白可以向填制记账凭证的人员或其他人员请教如果认为记账凭证的处理有错误可暂停登记及时向会计主管人员反映由其做出更改或照登的决定在任何情况下凡不兼任填制记账凭证工作的计账人员都不得自行更改记账凭证登记账薄要及时登记账薄的间隔时间应该多长没有统一的规定这要看本单位所采用的详细会计核算形式而定总的来说是越短越好一般情况下总账可以三五天登记一次明细账的登记时间间隔要短于总账日记账和债权债务明细账一般一天就要登记一资现金银行存款日记账应根据收付款记账凭证随时按照业务发生顺序逐笔登记每日终了应结出余额经营现金和银行存款日记账的专门人员必须每日掌握银行存款和现金的实有数谨防开出空头支票和影响经营活动的正常用款注明记账符号登记完毕后要在记账凭证上签字或盖章并注明已经登账的符号表示已经记账在记账凭证上设有专门的栏目应注明记账的符号以免发生重记或漏记书写留空账薄中书写的文字的数字上面要留有适当空格不要写满格一般应占格距的这样在一旦发生登记错误时能比较容易地进行更正同时也方便工作正常记账使用蓝黑墨水登记账薄要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写不得使用圆珠笔银行的复写账薄除外或者铅笔书写在会计上数字的颜色用错了其导致的概念混乱不亚于数字和文字的错误特别记账使用红墨水对在登记账薄中使用红色墨水的问题依倨财政部会计基础工作规范的规定下列情况可发用红色墨水记账按按照红字冲账凭证冲销错误记录在不设借贷等栏的多栏式账页中登记减少数在三栏式账户余额栏前如未印明余额方向的在余额栏内登记负数余额根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录顺序连续登记各种账薄应按页次顺序连续登记不得跳行隔页如果发生跳行隔页应当将空行空页划线注销或者注明此行空白字样并由记账人员签名或者盖章这对避免在账薄登记中可能出现的漏洞是十分必要的防范措施结出余额凡需要结出余额的账户结出余额后应当在借或贷等栏内写平字并在余额栏内用表示现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额一般来说对于没有余额的账户在余额栏内标注的应当放在元位过次承前每一账页登记完毕结转下页时应当结出本页合计数及余额写在本页最后一行和下页第一行有关栏内并在摘要栏内注明过次页和承前页字样也可将本页合计数及金额的账户在余额栏内标注的应当放在元位过次承前每一账页登记完毕结转下页时应当结出本页合计数及余额写在本页最后一行和下页第一行有关栏内并在摘要栏内注明过次页和承前页字样也可将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内并在摘要栏内注明承前页字样也就是说过次页和承前页的方法有两种一是在本页最后一行内结出发生额合计数及余额然后过次页并在次页第一行承前页二是只在次页第一行承前页写出发生额合计数及余额不在上页最后一行结出发生额合计数及余额后过次页财政部会计基础工作规范还对过次页的本页合计数的结计方法根据不同需要作了规定对需要结计本月发生额的账户结计过次页的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数这样做便于根据过次页的合计数随时了解本月初到本页末止的发生额也便于月末结账时加计合月合计数对需要结计本年累计发生额的账户结计过次页的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数这样做便于根据过次页的合计数随时了解本年初到本页末止的累计发生额也便于年终结账时加计本年累计数对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户可以只将每页的余额结转资页如某些材料明细账户就没有必要将每页的发生额结转次页定期打印对于实行会计电算化的单位财政部会计基础工作规范还提出了打印上的要求实行会计电算化的单位总账和明细账应当定期打印发生收款和付款业务的在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行日记账并与库存现金核结无误之所以这样做是因为在以机器或其他磁性介质储存的状态下各种资料或数据的直观性不强而且信息处理的过程不明不便于进行某些会计操作和进行内部或外部审计对会计信息的安全和完整也不利发现记账错误时的处理由于各种原因的存在在制证记账编表的过程中往往会发生一些错误发现记账错误时根据账薄错误的详细情况可采取三种不同的更正方法画线更正法凡在结账前发现账薄记录中文字或数字错误时可采用此法更正时在账薄中错误文字或数字上划一红线以示注销划线时要划去错误数字的整个数码不能只划去其中个别数码然后在红线上方空白处填写准确的文字或数字并由更正人员在更正处旁边盖章以示负责红字更正法当记账凭证中使用会计账户错误或借贷方向错误或金额记录错误并且已经登记入账从而造成账薄记录错误的情况下可采用此法更正时首先填制一张内容与错误凭证完全相同而金额是红字的记账凭证在摘要栏内注明更正号凭证错误并据以用红字金额登记入账冲销原有的记录然后再用蓝字填制一份符合经济业务内容的记账凭证并据以登记入账补充登记法记账以后虽然记账凭证中应借应贷账户没有错误但所填金额小于应填写金额时可采用此法更正时按照准确数字与错误数字之间的差额用蓝字填制一张记账凭证并据发登记入账这样就补记了少记的数字使全部金额符合实际采用此法时必须在补充记账凭证的摘要栏内注明补充哪个月的哪一号记账凭证账实不符的处理造成账实不符的原因是多方面的如账产物资保管过程中发生的自然损耗财政收发过程中由于计量或检验不准造成多收或少收的差错由于管理不善制度不严造成的财产损坏丢失被盗在账薄记录中发生的重记漏记错记由于有关凭证未到形成未达账项造成结算双方账务不符以及发生意外灾害等根据以上情况主要进行以下处理现金日记账账面余额与库存现金数额不相符采用实地盘点的方法来确定库存现金的实存数然后再与现金日记账余额核对以查明账实是否相符及盈亏情况现金清查后应填写现金盘点报告表并据以调整现金日记账的账面记录银行存款日记账账面余额与银行对账单的余额不相符通过与开户银行转来的账单进行核对来查明银行存款的实有数额银行存款日记账与开户银行转来的对账单不一致的原因有两个方面一是双方或一方记账错误二是存在未达账项对于未达账项应通过编制银行存款余额调节表进行调整各项财产物资明细账余额与财产物资的实有数额不相符对各项财产物资的盘点结果应逐一填制存单并同账面余额核对确认盘盈盘亏数填制实存账存对比表作为调整账面记录的原始凭证有关债权债务明细账账面余额与对方单位的账面记录不相符一般采用发函询证的方法进行核对在保证往来账户记录完整准确的基础上编制往来款项对账单寄往各有关往来单位对方单位核对后退回盖章表示核对相符对方单位说明情况据些编制往业款项清查表注明核对相符与不相符的款项对不相符的款项按有争议未达账项无法收回等到情况归类合并针对具本情况及明采取措施予以解决三业务质量控制规范建立三级质量审查制度即记账会计审查客户凭证主管会计审查记账会计并编制对外会计报告经理复核对外会计报告建立质量奖惩制度所有会计人员的工资与质量全额挂钩实行严格考核建立质量淘汰制度对发生严峻质量问题造成客户较大经济损失的或严峻违背工作纪律职业道德及法律法规的一律予以辞退四业务档案管理办法对委托单位提供的原始凭证等会计资料负有保管的责任处理完毕后应按规定及时返还委托单位对代理业务形成的会计凭证会计帐册财务会计报告等会计资料应整理归档对每一客户建立档案并由专人保管内容包括用户概况代理记帐协议原始凭证会计凭证会计帐册会计财务报表等交接验收记录对不真实不合法的原始凭证不得归档对弄虚作假严峻违法的原始凭证在不归档的同时应当予以扣留并及时向单位领导人报告哀求查明原因追究当事人的责任对记载不明确不完整的原始凭证予以退回要求经办人员更正补充归档过程中如果发现对外送报的财务报告有错误应当及时办理更正手续除更正本单位留存的财务报告外并应同时通知接受财务报告的单位更正错误较多的应当重新编报内部调阅会计档案需经经理批准法律法规规定有档案查阅权的部门查阅会计档案必须持有效证件及相关证明材料并经经理批准五会计工作交接制度本公司与委托记账单位之间的会计资料的交接严格按与委托记账单位签订的合同执行即双方指定人员在本公司准备的会计资料交接签收登记簿上签字确认本公司与委托记账单位终止委托合同时所有会计资料全部移交给代理记账单位其未了会计事宜按本章会计工作交接之规定执行会计人员工作调动或者因故离职必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员没有办清交接手续的不得调动或者离职会计人员办理移交手续前必须及时做好以下工作已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的应当填制完毕尚未登记的帐目应当登记完毕并在最后一笔余额后加盖经办人员印章整理应该移交的各项资料对未了事项写出书面材料编制移交清册列明应当移交的会计凭证会计帐簿会计报表印章现金有价证券支票簿发票文件会计软件及密码会计软件数据磁盘磁带等及有关资料实物其他会计资料和物品等内容会计人员办理交接手续必须有监交人负责监交一般会计人员交接由单位会计机构负责人会计主管人员负责监交会计机构负责人会计主管人员交接由单位领导人负责监交必要时可由上级主管部门派人会同监交移交人员在办理移交时要按移交清册逐项移交接替人员要逐项核对点收会计凭证会计帐簿会计报表和其他会计资料必须完整无缺如有短缺必须查清原因并在移交清册中注明由移交人员负责各明细帐户余额要与总帐有关帐户余额核对相符必要时要抽查个别帐户的余额与代理记账单位核对清晰移交人员从事会计电算化工作的要对有关电子数据在实际操作状态下进行交接会计机构负责人会计主管人员移交时还必须将全部财务会计工作重大财务收支和会计人员的情况等向接替人员详细介绍对需要移交的遗留问题应当写出书面材料交接完毕后交接双方和监交人员要在移交注册上签名或者盖章并应在移交注册上注明单位名称交接日期交接双方和监交人员的职务姓名移交清册页数以及需要说明的问题和意见等移交清册一般应当填制一式三份交接双方各执一份存档一份接替人员应当继承使用移交的会计帐簿不得自行另立新帐以保持会计记录的连续性移交人员对所移交的会计凭证会计帐簿会计报表和其他有关资料的合法性真实性承担法律责任六电脑记账操作管理制度会计电算化硬件设备是指专用于会计电算的微机及其配套设备包括伺服器工作站网线打印机等会计电算化的硬件设备由财务部门管理和使用非会计电算化人员一般不得使用特别确需使用时应经财务部门负责人批准在不影响会计电算正常工作情况下进行财务软件是用于完成会计核算处理会计业务的软件操作人员在实际工作中发现软件的设计功能不能正常运行时应立刻与软件开发商联系进行修理调试后应及时检查和核对以确保相应账务资料和功能的准确性次月日前对上月的会计资料进行备份操作人员运用财务软件时必须通过系统功能选项进入系统操作应根据工作需要设置操作权限和密码操作人员对使用的硬件设备的安全负责下班时应关闭电源设备的开啟和关闭应严格按规定程序进行明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限对操作密码要严格管理指点专人定期更换密码杜绝未经授权人员操作会计软件防备已输入计算机的原始凭证和记帐凭证等会计数据未经审核而登记机内帐簿操作人员离开机房前应执行相应命令退出会计软件根据本单位实际情况由专人保存必要的上机操作记录记录操作人操作时间操作内容故障情况等内容保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件要常常对有关设备进行保养保持机房和设备的整齐防止意外事故的发生确保会计数据和会计软件的安全保密防止对数据和软件的非法修改和删除对磁性介质存放的数据要保存双备份对正在使用的会计核算软件进行修改对通用会计软件进行升版和计算机硬件设备进行更换等工作要有一定的审批手续在软件修改升版和硬件更换过程中要保证明际会计数据的连续和安全并由有关人员进行监督健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施保证会计数据的完整性健全必要的防治计算机病毒的措施有限公司年月日