代理记账业务规范---申请代理记账许可证必备

1北京正信万源会计服务有限公司代理记账业务规范一从业人员的职业道德规范1爱岗敬业要求会计人员热爱会计工作安心本职岗位忠于职守尽心尽力尽职尽责2诚实守信要求会计人员做老实人说老实话办老实事执业谨慎信誉至上不为利益所诱惑不弄虚作假不泄露秘密3廉洁自律要求会计人员公私分明不贪不占遵纪守法清正廉洁4客观公正要求会计人员端正态度依法办事实事求是不偏不倚保持应有的独立性5坚持准则要求会计人员熟悉国家法律法规和国家统一的会计制度始终坚持按法律法规和国家统一的会计制度的要求进行会计核算实施会计监督6提高技能要求会计人员增强提高专业技能的自觉性和紧迫感勤学苦练刻苦钻研不断进取提高业务水平7参与管理要求会计人员在做好本职工作的同时努力钻研相关业务全面熟悉本单位经营活动和业务流程主动提出合理化建议协助领导决策积极参与管理8强化服务要求会计人员树立服务意识提高服务质量努力维护和提升会计职业的良好社会形象2二业务操作及会计核算的流程1接受客户的委托1到客户公司的经营场所进行实地考查与客户的总经理及财务负责人进行座谈了解客户的基本情况评估此次业务的风险2决定是否接受客户的委托若接受客户的委托则与客户商讨具体操作事宜签定约定书2与公司财务会计人员办理有关资料的交接手续1双方经办人员应列明资料清单资料编号交接日期交接双方签字盖章2交接双方经核对无误双方签字盖章注明交接日期3依据企业特点根据实际需要设置必要的会计科目4了解企业的经营方式和生产流程帮助企业建立会计内部控制制度3审核原始凭证审核原始凭证是会计核算工作中必不可少的环节是国家赋予财会人员的监督权限只有经审核无误后的原始凭证才能作为编制记帐凭证和登记明细分类帐的依据会计人员主要应从以下的两个方面对原始凭证进行审核31审核原始凭证的合法性合理性即国家的有关方针政策法令制度和计划合同等为依据审核原始凭证所反映的经济业务是否合理合法有无违反财经制度规定是否按计划预算办事是否按成本开支范围办事是否贯彻专款专项原则有无贪污盗窃虚报冒领伪造凭证等违纪行为2审查原始凭证的完整性正确性即审查原始凭证的内容和填制手续是否符合规定的要求首先应审核原始凭证是否具备作为合法凭证所必须具备的基本内容其次审核原始凭证上有关数量单价金额是否正确无误3对原始凭证内容记载含糊不清或故意掩盖事情真象进行贪污作弊单位抬头不是本单位无收款单位签章开具阴阳发票进行贪污作弊模仿领导笔迹签字冒领涂改原始凭证上的时间数量单价金额或添加内容和金额等不是很清楚的地方应及时与客户联系了解清楚原始凭证的真实情况4对各种有问题的原始凭证的处理在审核原始凭证过程中会计人员要认真执行会计法所赋予的职责权限坚持制度坚持原则对违反国家规定的收支超过计划预算或者超过规定标准的各项支出违反制度规定的预付款项非法出售材料物资任意出借变卖报废和处理财产物资以及不按国家关于成本开支范围和费用划分的规定乱挤乱摊生产成本的凭证会计人员应拒绝办理对于内容不完全手续不完备数字有差错的凭证会计人员应予以退回要求经办人补办手续或进行更正对于伪造或涂改等弄虚作假严重违法的原始凭证会计人员在拒绝的同时应当予以扣留并及时向单位主管报告请求查明原因追究当事人的责任5填制记账凭证4会计人员填制记账凭证要严格按照规定的格式和内容进行除必须做到记录真实内容完整填制及时书写清楚之外还必须符合下列要求1摘要栏是对经济业务内容的简要说明要求文字说明要简炼概括以满号登记账簿的要求2应当根据经济业务的内容按照会计制度的规定确定应借应贷的账户账户使用必须正确不得任意简化会计账户的名称有关的二级或明细账户要填写齐全3记账凭证中应借应贷的账户必须保持清晰的对应关系4一张记账凭证填制完毕应按所使用的记账方法加计合计数以检查对应账户的平衡关系5记账凭证必须连续编号以便考查且避免凭证散失6每张记账凭证都要注明附件张数以便于日后查对6对记账凭证进行编号所有记账凭证必须分类顺序编号并填写在编号栏内7审核记账凭证所有填制好的记账凭证都必须经过其他会计人员认真的审核在审核记账凭证的过程中如发现记账凭证填制有误应当按照规定的方法加以更正只有经过审核无误后的记账凭证才5能作为登记账簿的依据记账凭证的审核主要包括以下内容1记账凭证是否附有原始凭证记账凭证的经济内容是否与所附原始凭证的内容相同2应借应贷的会计账户包括二级或明细账户对应关系是否清晰金额是否正确3记账凭证的项目是否填制完整摘要是否清楚有关人员的签章是否齐全8记账凭证中容易出现的错误与舞弊记账凭证中容易出现的错误与舞弊主要有1会计账户运用错误2合计金额计算错误3记账凭证与所附原始凭证单据不符4在汇总凭证中进行作弊5记账凭证中的摘要失真编造虚假记账凭证9凭证的传递与传递过程应注意的事项会计凭证的传递是指会计凭证从填制或取得时起经审核记账到装订保管的全过程交接包括与客户传递交接内部传递交接与监管部门传递交接61与客户传递交接A双方经办人员应列明资料清单资料编号交接日期B交接双方经核对无误双方签字盖章注明交接日期2内部传递交接A记账人员收到客户资料时核对经办人员与客户传递交接清单核对无误后签字注明传递日期与经办人员各执一份资料由记账人员负责保管B账务处理完毕后需返还资料给客户由记账人员列明清单资料编号由经办人员核对无误后双方签字注明交接日期3与监管部门的交接A本代理记账公司统一规定凡是政府监管部分需要查阅客户资料的如客户资料尚在本代理记账公司由本代理记账公司的经办人员与客户传递交接再由客户提供相关资料给政府监管部门10账实不符的处理造成账实不符的原因是多方面的如财产物资保管过程中发生的自然损耗财务人员收发过程中由于计量或检验不准造成多收或少收的差错由于管理不善制度不严造成的财产损坏丢失被盗在账薄记录中发生的重记漏记错记由于有关凭证未到形成未达账项造成结算双方账务不符以及发生意外灾害等根据以上情况主要进行以下处理71现金日记账账面余额与库存现金数额不相符采用实地盘点的方法来确定库存现金的实存数然后再与现金日记账余额核对以查明账实是否相符及盈亏情况现金清查后应填写现金盘点报告表并据以调整现金日记账的账面记录要求财务人员每半月盘点一次并与记账人员核对2银行存款日记账账面余额与银行对账单的余额不相符通过与开户银行转来的账单进行核对来查明银行存款的实有数额银行存款日记账与开户银行转来的对账单不一致的原因有两个方面一是双方或一方记账错误二是存在未达账项对于未达账项应通过编制银行存款余额调节表进行调整要求财务人员每月与银行核对以控制错误的发生3各项财产物资明细账余额与财产物资的实有数额不相符对各项财产物资的盘点结果应逐一填制存单并同账面余额核对确认盘盈盘亏数填制实存账存对比表作为调整账面记录的原始凭证规定企业每月底对财产物资进行盘点控制财产物资的损失4有关债权债务明细账账面余额与对方单位的账面记录不相符一般采用发函询证的方法进行核对在保证往来账户记录完整正确的基础上编制往来款项8对账单寄往各有关往来单位对方单位核对后退回盖章表示核对相符对方单位说明情况据些编制往来款项清查表注明核对相符与不相符的款项对不相符的款项按有争议未达账项无法收回等情况归类合并针对具体情况采取措施予以解决三业务质量控制规范建立质量控制制度完善质量控制机制是提高业务质量防范代理记账风险的可靠保证根据代理记账管理办法及相关会计法律政策从业务承接与资料传递建账前准备工作质量控制稽核以及学习制度等具体业务的各环节实施全方位的质量控制保证代理记账的质量1业务承接与资料料传递控制1代理方与被代理方应签订代理书面委托合同合同应明确规定被代理方应提供代理期间内发生的全部经济业务原始凭证及其他相关资料代理方负责原始凭证的审核记账凭证的填制登记帐簿编制会计报表等工作并定期向被代理方提交帐簿报表等资料及办理相关委托业务2双方经办人员应列明资料清单资料编号交接日期交接双方签字盖章代理方及时整理并归档会计资料会计事项处理完毕有关资料及电子档案及时交回被代理方3代理记账委托合同终止时所有会计资料全部移交给被代理方其未了会计事宜应写书面报告交接双方确认无误后签字盖章2建账前准备工作1根据客户的需要选派合适的记账人员记账人员要建立与企业相适应的财务会计制度企9业规模与业务量一般是成正比的规模大的企业业务量大分工也复杂会计账簿需要册数也多2依据企业管理需要建立账簿是为了满足企业管理需要为管理及时提供有用的会计信息所以在建账时以满足管理需要为前提避免重复设账记账3根据企业性质及需要确定账务处理程序3质量控制稽核1工作程序规范化以防止差错的出现公司的业务必须由主管负责人委派指定人员跟单未经主管负责人同意会计人员的工作不得私自交换2分级负责制明确各级人员的工作责任层层把关建立三级质量审查制度即记账会计审查客户凭证主管会计审查记账会计的工作并编制对外会计报告主管业务负责人复核对外会计报告将最佳的服务提供给客户3建立例外事项或重大事项的请示报告制度代理记账执业人员应及时对执业中出现的例外事项异常事项做出积极反应强化自身的专业判断而且要及时向公司请示汇报4主管负责人负责对外承接业务其他人员一律不得在外私自承接业务以避免公司内部人员以不正当手段争抢业务防止其他人员私自承接业务对客户不负责以及不顾事实配合客户处理业务的现象5建立质量奖惩制度所有会计人员的工资与质量全额挂钩实行严格考核6建立质量淘汰制度对发生严重质量问题造成客户较大经济损失的或严重违反工作10纪律职业道德及法律法规的一律予以辞退7建立技术支持与咨询制度4学习制度1会计人员应针对不同对象和在会计实务中所遇到的带普遍性的问题确定其学习内容讲求实效不搞形式2应密切联系当前会计工作的实际需要注重会计理论和会计知识的实际运用现行会计法规制度的宣传与执行等学以致用3学习的内容形式方法要有灵活多样性可根据实际需要选择新的会计准则或国家统一的会计制度新的会计法规会计职业道德或会计实务中所遇到的重大问题等还可根据实际需要分别采取集中培训或自学形式四业务档案管理办法1对委托单位提供的原始凭证等会计资料负有保管的责任处理完毕后应按规定及时返还委托单位对代理业务形成的会计凭证会计帐册财务会计报告等会计资料应整理归档并在约定时间内交还企业2对每一客户建立档案并由专人保管内容包括用户概况代理记帐协议原始凭证会计凭证会计帐册会计财务报表等交接验收记录3归档过程中如果发现对外送报的财务报告有错误应当及时办理更正手续除更正本单位留11存的财务报告外并应同时通知接受财务报告的单位更正错误较多的应当重新编报4内部调阅会计档案需经经理批准法律法规规定有档案查阅权的部门查阅会计档案必须持有效证件及相关证明材料并经经理批准5会计电算化档案包括机内会计数据软盘等备份的会计数据以及打印输出的会计凭证账簿报表等数据采用电子计算机进行会计核算的单位应当保存打印出来的纸质会计档案6对会计电算化档案管理要做到防磁防火防潮和防尘工作重要会计档案应准备双份存放在两个不同的地点最好在两个不同建筑物内7对采用存储介质保存的会计档案要定期进行检查定期进行复制防止由于存储介质损坏而使会计档案丢失本代理记账公司规定每月纳税申报后对客户的所有资料用移动硬盘进行备份并更新最新的资料对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后5年8系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管9会计电算化档案管理要严格按照财政部有关规定并由专人负责五会计工作交接制度1本公司与委托记账单位之间的会计资料的交接严格按与委托记账单位签订的合同执行即双方指定人员在本公司准备的会计资料交接签收登记簿上签字确认2本公司与委托记账单位终止委托合同时所有会计资料全部移交给代理记账单位其未了会12计事宜按本章会计工作交接之规定执行3记账人员工作调动或者因故离职必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员没有办清交接手续的不得调动或者离职4记账人员办理移交手续前必须及时做好以下工作1已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的应当填制完毕2尚未登记的帐目应当登记完毕并在最后一笔余额后加盖经办人员印章3整理应该移交的各项资料对未了事项写出书面材料4编制移交清册列明应当移交的会计凭证会计帐簿会计报表印章发票文件会计软件及密码会计软件数据磁盘磁带等及有关资料实物其他会计资料和物品等内容5记账人员办理交接手续必须有监交人负责监交记账人员交接由业务负责人负责监交6移交人员在办理移交时要按移交清册逐项移交接替人员要逐项核对点收1会计凭证会计帐簿会计报表和其他会计资料必须完整无缺如有短缺必须查清原因并在移交清册中注明由移交人员负责2各明细帐户余额要与总帐有关帐户余额核对相符必要时要抽查个别帐户的余额与代理记账单位核对清楚133移交人员从事会计电算化工作的要对有关电子数据在实际操作状态下进行交接7业务主管人员移交时还必须将代理记账业务工作和记账人员的情况等向接替人员详细介绍对需要移交的遗留问题应当写出书面材料8交接完毕后交接双方和监交人员要在移交注册上签名或者盖章并应在移交注册上注明单位名称交接日期交接双方和监交人员的职务姓名移交清册页数以及需要说明的问题和意见等移交清册一般应当填制一式三份交接双方各执一份存档一份9接替人员应当继续使用移交的会计帐簿不得自行另立新帐以保持会计记录的连续性10移交人员对所移交的会计凭证会计帐簿会计报表和其他有关资料的合法性真实性承担法律责任六电脑记账操作管理制度1操作管理制度1会计电算化硬件设备是指专用于会计电算的微机及其配套设备包括伺服器工作站网线打印机等会计电算化的硬件设备由财务部门管理和使用非会计电算化人员一般不得使用特殊确需使用时应经财务部门负责人批准在不影响会计电算正常工作情况下进行2财务软件是用于完成会计核算处理会计业务的软件操作人员在实际工作中发现软件的设计功能不能正常运行时应立即与软件开发商联系进行修理调试后应及时检查和核对14以确保相应账务资料和功能的正确性3操作人员运用财务软件时必须通过系统功能选项进入系统操作应根据工作需要设置操作权限和密码操作人员对使用的硬件设备的安全负责下班时应关闭电源设备的开启和关闭应严格按规定程序进行4明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限对操作密码要严格管理指点专人定期更换密码杜绝未经授权人员操作会计软件5预防已输入计算机的原始凭证和记帐凭证等会计数据未经审核而登记帐簿6操作人员离开机房前应执行相应命令退出会计软件7根据本单位实际情况由专人保存必要的上机操作记录记录操作人操作时间操作内容故障情况等内容8保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件要经常对有关设备进行保养保持机房和设备的整洁防止意外事故的发生9确保会计数据和会计软件的安全保密防止对数据和软件的非法修改和删除对磁性介质存放的数据要保存双备份10对正在使用的会计核算软件进行修改对通用会计软件进行升版和计算机硬件设备进行更换等工作要有一定的审批手续在软件修改升版和硬件更换过程中要保证实际会计数据的连续和安全并由有关人员进行监督1511健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施保证会计数据的完整性12健全必要的防治计算机病毒的措施2替代手工记帐采用电子计算机替代手工记帐是指应用会计软件输入会计数据由电子计算机对会计数据进行处理并打印输出会计帐簿和报表1替代手工记帐的单位应具备以下条件A配备了适用的会计软件和相应的计算机硬件设备B配备了相应的会计电算化工作人员C建立了严格的内部管理制度2具备条件的单位应采用计算机替代手工记帐替代手工记帐之前必须到企业所在地财政部门备案计算机与手工并行三个月以上一般不超过六个月且计算机与手工核算的数据相一致3计算机与手工并行工作期间可采用计算机打印输出的记帐凭证替代手工填制的记帐凭证根据有关规定进行审核并装订成册作为会计档案保存并据以登记手工帐簿如果计算机与手工核算结果不一致要由专人查明原因4记帐凭证的类别可以采用一种记帐凭证或收付转三种凭证的形式也可以在收16付转三种凭证的基础上按照经济业务和会计软件功能模块的划分进一步细化以方便记帐凭证的输入和保存5计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记帐单位的重要工作根据会计电算化的特点应注意以下问题A采用电子计算机打印输出书面会计凭证帐簿报表的应当符合国家统一会计制度的要求采用中文或中外文对照字迹清晰作为会计档案保存保存期限按会计档案管理办法的规定执行B在当期所有记帐凭证数据和明细分类帐数据都存储在计算机内的情况下总分类帐可以从这些数据中产生因此可以用总分类帐户本期发生额及余额对照表替代当期总分类帐C在保证凭证帐簿清晰的条件下计算机打印输出的凭证帐簿中表格线可适当减少6采用U盘或移动硬盘存储会计帐簿报表作为会计档案保存的单位应满足以下要求A统一规定用U盘或移动硬盘存储会计数据不再定期打印输出会计帐簿应征得同级财政部门的同意B记帐凭证总分类帐现金日记帐和银行存款帐日记帐仍需要打印输出还要按照有关税务审计等管理部门的要求及时打印输出有关帐簿报表7替代手工记帐后期末及时结帐并打印输出会计报表要灵活运用计算机对数据进行综合分析定期或不定期地向单位领导报告主要财务指标和分析结果173会计电算化岗位责任制建立会计电算化岗位责任制要明确各个工作岗位的职责范围切实做到事事有人管人人有专责办事有要求工作有检查会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位基本会计岗位可包括会计主管会计核算各岗稽核会计档案管理等工作岗位电算化会计岗位包括直接管理操作维护计算机及会计软件系统的工作岗位1电算化会计岗位和工作职责一般可划分如下A电算主管负责协调计算机及会计软件系统的运行工作要求具备会计和计算机知识以及相关的会计电算化组织管理的经验电算化主管可由会计主管兼任采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位应设立此岗位B软件操作负责输入记帐凭证和原始凭证等会计数据输出记帐凭证会计帐簿报表和进行部分会计数据处理工作要求具备会计软件操作知识达到会计电算化初级知识培训的水平C审核记帐负责对输入计算机的会计数据记帐凭证和原始凭证等进行审核操作会计软件登记机内帐簿对打印输出的帐簿报表进行确认此岗要求具备会计和计算机知识可由主管会计兼任D电算维护负责保证计算机硬件软件的正常运行管理机内会计数据可由主管会计兼任2实施会计电算化过程中可根据内部牵制制度的要求和工作需要参照上条对电算化会计岗位的划分进行调整和设立必要的工作岗位基本会计岗位和电算化会计岗位可在保证会18计数据安全的前提下交叉设置各岗位人员要保持相对稳定4发现电脑记账错误时的处理1凭证的录入审核过账是账务处理的三个关键环节而且是一环扣一环凭证未经审核通过其信息不能进入正式的账簿文件而记账后的凭证也将不能再修改如果发现记账的凭证有错误只能采取补充或红字冲销凭证的方式进行更正2会计软件一般提供自动制作冲销凭证的功能使用方法一般是先找到需要冲销的凭证然后通过菜单或图标调用冲销凭证功能自动制作一张与错误凭证科目相同金额相反即红字的凭证红字冲销凭证也需要审核和记账所以冲销不等于删除