住宅开发过程中物业管理公司与地产的前期配合流程.doc

住宅开发过程中物业管理公司与地产的前期配合流程近年来房地产行业的高速发展对物业管理前期介入提出了更高的要求为加强物业与地产前期的工作配合共同打造优质品牌地产公司必须对物业管理的前期介入高度重视并采取相应措施第一部分组织机构与职能地产客户服务委员会是物业与地产前期配合工作的最高决策组织地产客户服务中心和物业项目管理部是职能部门也是地产与物业的接口部门地产各项目部和物业项目组为具体执行单位一地产客房服务委员会组成主任地产公司主管营销和客户服务的副总经理副主任物业公司分管项目副总经理地产客户服务中心总经理常委三名分别是地产公司财务策划和工程的负责人委员多人分别是地产公司各项目部的负责人二客户服务委员会职责客户服务委员会为公司客户服务工作的领导和决策机构负责地产公司客户服务工作的计划统筹与监控客户服务基金使用的审批重大客户投诉的分析决策监督落实公司及物业公司商品类住宅客户服务工作的评价考核等工作三两个会议1客户服务委员会会议时间每月一次或发生重大事件时召开参会人员客户服务委员会目的研讨相关议题形成决议2客服月度会议时间每月一次参会人员客户服务委员会成员地产客服中心全体人员各项目部负责人物业项目管理部负责人目的通报客服情况检讨工程方面的问题四地产客户服务中心主要职责是客服委的秘书处和执行机构负责客户服务标准的制定颁布实施工作并对公司全程客户服务各环节实施有效监控负责地产公司商品住宅的客户服务工作为地产公司与物业公司在商品住宅开发和服务过程中对对接部门负责公司内部客户服务工作的协调沟通和代表公司对施工单位的后续管理五物业项目管理部主要职责与地产公司客户服务中心及各项目部对接负责项目的管理方案策划费用测算兼顾公司内部协调为项目提供前期介入的配套服务第二部分配合内容及流程双方配合工作的内容在物业管理前期介委托合同和客户服务委员会会议纪要中规定简述如下一策划设计阶段由地产客户服中心组织地产项目部物业项目管理部召开项目说明会项目部提供必要的图纸资料给物业公司项目管理部组织专业人员进行现场勘查研究设计文件从物业管理和业主使用角度提出合理化的建议地产公司项目部对物业公司提出的建议要进行研究和回复确定建议采纳的情况如不采纳需说明原因根据项目的市场定位和商品定位物业公司编制管理方案物业公司测算管理成本初步确定管理费用收费标准经地产和物业公司达到成一致意见后执行物业公司配合地产公司起草前期物业服务协议和业主临时规约经双方汇签后执行二施工阶段一般在入伙前六个月派驻工程人员进住现场物业现场工程人员参加项目工程例会项目部工程人员对各项目定期巡视记录发现问题并于项目沟通解决三销售阶段地产在编制销售包装设计任务书和营销工作方案时将营销思路规划设计思路向物业公司做详细介绍物业公司依此进行物业管理概念及模式研究纳入项目策划的一部分同时作为销售卖点进行提炼物业公司设管理处对销售中心样板房等进行管理主要提供保安清洁服务员服务配合地产开展各种促销活动四验收入伙前三个月物业公司组织人员对房屋进行全面检查及预验收入伙前一个月物业公司与项目部进行交接验收记录发现的问题交给项目部处理项目部对发现的问题进行整改争取做到零缺陷交房五入伙物业公司编制入伙方案经项目部客户服务中心研讨后实施项目部负责入伙现场的布置入伙仪式及活动的策划与开展物业公司根据实际情况调派公司人员办理集中入伙手续六售后服务地产公司物业公司施工单位签订保修协议书明确三方的责权利保修协议书将作为施工合同的附件具有法律效力物业公司派驻专业售后服务人员负责收集整理房屋验收表交项目部安排施工单位返修入伙后前6个月的售后服务责任单位为项目部地产客户服务中心和物业售后服务人员配合工作6个月后由售后服务人员和客户服务中心负责1年后由物业公司主要负责七费用结算前期费用主要包括前期介入人工成本前期水电费用清洁费用包括保洁开荒费办公费用分摊物资购置费用物业垫付的费用管理酬金总成本的10等前期费用先由物业公司编制总预算而实际的费用以费用确认单确认的为准费用的金额确认平时发生的费用由物业公司填写费用确认单说明发生费用的情况经项目部的指定负责人审核签字生效每季度地产和物业结算一次物业公司填写费用汇总表经物业公司项目管理部物业公司分管领导地产公司客户服务中心地产公司项目部总经理确认签字后进行结算策划设计阶段和施工阶段的配合案例策划设计阶段是物业与地产配合工作的开始我们都知道策划设计对一个项目是非常重要的阶段物业公司在这个阶段的有效介入可以实现以最小的投入达到最佳的效果起到优化设计方案完善设计细节降低运行成本方便使用管理作用物业公司在策划设计阶段前期介入主要由项目管理部统筹完成主要的工作内容包括提出工程建议参与研究物业管理模式策划编制物业管理方案编写前期物业管理协议编写临时业主公约提出工程建议的配合流程一般由地产客服中心服或项目部组织召开设计说明会由项目部向物业公司进行设计方案的说明和交底参加设计说明会的包括地产项目部地产客服中心物业项目部物业相关项目组的人员之后由物业项目部组织研计设计方案编写物业设计建议书提交给项目部地产项目部研讨物业设计建议书的内容并回复物业建议的采纳情况在这种运行的模式下物业先后编写项目的设计建议书很多的物业建议被采纳取得了很好的效果例如项目的员工宿舍管理用房等下面具体分享两个案例具体如下项目物业建议及被采纳情况一建筑方面外立面要不利于攀爬户与户之间难于攀越空调室外机的位置要够大并且利于散热和安装建议客厅空调室外机位置设计为米米房间空调室外机位置设计为米米已采纳尽可能可虑足够位置考虑空调室外机的噪声不要影响邻居已采纳但小户型不能避免水电表及煤气表的位置要便于检查及抄表尽量不要设计在户内已采纳栋水表在户内项目与设计院协调充分考虑自行车的出入及停放位置在自行车的停放位置安装电源插座为电动自行车充电提供方便现小区设计基本无单车电单车存放地点的规划已采纳在小区设计集中停放区并安装充电电源地下室安装摄像监控尽量减少小区内水景水池数量因深圳是严重缺水城市小区水景会增加物业的运作成本不利于日后的管理游泳池要有遮阳的设施可用遮阳板等已采纳设计有遮荫帆布棚游泳池内要设有洗手间已采纳车辆能压到的水沟盖板井盖等要特别加固防止压坏重量不能过重及发出噪声已采纳合理设计垃圾中转站的位置在规划图中应有标明已采纳但在地下室垃圾车下不去还在商议外立面尽可能少设计错层承台连接窗的平台结构避免造成业主使用不便及安全隐患问题大阳台无法晒衣服楼上掉下的重物砸到了楼下阳台燃气管道污水管道上下口地方尽可能设计成不易攀爬形燃气检修口及通气口不要设计在业主家已考虑尽可能满足屋面和地下室顶板防水不能用防水卷帘材料一但防水卷材破裂无法修复例花三地块地下室顶板防水层有漏水已参考待研究电梯机房窗户应具有防水和散热功能应做双层一层是玻璃一层是百叶已采纳地块地下室面积过大应多建几条伸缩缝以免天气冷时导致板面拉裂花园城一期地下室商铺经常漏水已参考尽可能满足排烟井应具有很好防雨功能花园城一期排烟井下大雨时会进雨水导致业主家墙面渗水已采纳入户门安装时门底与地面应有足够距离以免木地板和地砖不能安装花三地块门底边预留公分住户无法安装地板材料已采纳并在合同中注明高度保留公分入户门安装应有保护措施或土建施工完毕安装防止损坏花三地块的门损坏严重施工人员未加保护已采纳并在合同中注明没有甲方认可不得私自拆封室外电器和通讯管井应有排水装置防止线路短路参照花三地块弱电井排水办法较好可考虑建议所有设备房应铺地砖以免地面起灰尘缩短设备使用寿命同时为参加深圳市绿色社区等评选工作要求已采纳并在施工合同中注明此条款二景观绿化方面适当增加一些小型喷雾的景观多设置一些室外的石桌石凳供人们室外休闲时使用并尽量设计在乔木下或加设遮阴伞等增加羽毛球室外健身器材室内乒乓球麻将室等活动设施已采纳增设了羽毛球场小区内设置景观式的垃圾箱室外尽量不要用原木的材料寿命短维护费用高用户信箱做的大一些并带送奶箱为好乔木选择中建议落叶与常绿乔木合理配置配植一定数目的花木及果木如木棉黄槐白兰荔枝黄皮芒果等并尽量减少使用棕榈科植物叶片较少吸收灰尘废气噪音等效果不好且不遮阴各类水景旁建议种植叶面积较大的植物便于清理以避免影响水循环系统的正常工作园路交叉点尽量设计有弧度平台花坛等须设计排水口并尽量和室外排水口接近不能排于行人路面影响美观及行走清洁绿化用水建议安装水表便于控制成本已采纳绿化可实现清洁考虑并在楼层内设有水龙头便于清洁用水楼道内建议不要设置花坛可在光照良好处采用悬挂式绿化建议根据不同的功能区种植较有特色植物进行分区如片植粉单竹高可下设简单园椅及运动器械或片植玫瑰等形成各有特色的区域清洁水管尽可能要安装在沙井或专用水池即美观也不会因清洁剂污水流向周边绿化已采纳尽可能设计有形状的水池在小区燃气管道及行人通道口不要种植绿化尽可能铺草地砖燃气公司行业标准出对此有专门要求已采纳铺草地砖三电气方面考虑到高尚住宅已经显现的光污染情况本着节约用电的原则建议小区公共道路照明灯采取柔和低瓦数的长明灯的灯光且高度不易太高楼道照明灯采取感应式灯具不仅可以避免光污染而且提高了后期物业对于电的管理的质量公共用电的所有回路全部要安装电表便于供电公司抄表到户和对公共用电的管理降低物业运行成本要求对电梯楼道商业小区公共照明清洁绿化等回路独立装线并安装电表计量已采纳在图纸上体现每户室内总开关要带漏电保护功能确保用电安全商铺及大户型要考虑适当增加用电的容量以满足社会发展的需要防止出现二次增容带来的不便建议设计为千瓦三相配电室及电梯机房要有可以自动运行的通风装置特别是配电房散热通风装置不能与消防通风装置共用消防风机的功率较大会造成电能的浪费已采纳在施工合同中注明安装计时器装置变压器组之间设计联络电缆便于管理和检修便于合理的投入变压器节能降损例花三地块四台变压器是两台两台相连使用建议四台全部相连在使用不大的情况下可手动操作一台室外照明应有自动时间控制装置便于节能电梯电源应有防雷装置防止打雷损坏电梯四智能化为满足客户对安全需求小区实行小时封闭式管理模式小区车辆及行人出入口设门禁和摄像头要刷卡才能进出围墙安装红外线对射或感应电缆外来人员需登记办理临时出入卡方能进入小区单元门和地下车库门设有门禁对讲和摄像头所有门禁要可以同监控中心对讲便于及时处理异常情况摄像头应配套有夜间感应照明装置防止光线太暗图像看不清地下停车场的出入口要设置自动道闸只允许有地下停车场停车卡的人驶入防止其它车辆驶入地下停车场自动道闸要有防误落装置防止误砸车辆要有可靠的防雷散热系统防止雷电或过热造成的破坏监控中心值班室要配套有洗手间单元门要注意开关时的噪声可考虑选用海月二期的门锁该种锁的噪声非常低可视对讲实用性不强可以考虑不用可视对讲可节省投资和日后的维护费用已参考建议智能化系统技术问题不稳定建议业主家不要多使用在大门口公共区域栋门口电梯地下室设置摄像头小区外围设红外线系统建立社区网让业主诉求问题在社区网内解决五给排水方面在高层及公寓的天面可以统一安装太阳能热水器的专用的热水管道给住户供应热水供应时间月便于进行统一收费同时可节约能源已考虑今后可做为一个环保卖点小区的绿化用水要安装水表能上锁位置要方便取用已采纳做小箱上锁清洁用水源处要有排水设施能上锁安装水表方便排放污水下地暗埋水管的连接处要留有检修井或在地面上做标识便于日后的检修高层的排污管底部转弯处要采取技术措施或用铸铁管防止被坠落物打破在立管到地面处安装防臭溢水口防止管道堵塞已采纳一楼住户管道与二层以上的分开单独走洗手间的沉降层可不封闭便于装修时调整排水口的位置在标书中考虑厨房内地面最好设计排水口方便清洁设计是新型环保理念不予以考虑建议住户家水管采用钢朔管地产有统一标准要求不予以考虑所有主给水管应从地下室环网有足够阀门分段控制便于检修六考虑适当的位置设计管理用房和业委会的办公用房并进行基本的装修公寓也应有管理用房设计安排便于针对公寓的特点进行针对性服务所以应有管理用房已采纳不给管理用房但可在大堂做前台七考虑设计部分物业公司员工的宿舍小区内若出现紧急情况调度人员会比较困难贻误最佳的工作时机按六个人一个房间每间约平方米配套有冲凉房和洗手间已采纳已预留场地但通风采光问题还待研究八其它地下停车位数量不足建议幼儿园底下也做地下车库不予考虑研究物管模式研究物业管理模式由地产项目部同物业一同根据项目的产品定位和市场定位了解项目的市场定位及目标客户群调查业主的实际需求进行相关的市场调研物业公司进行运作成本的测算经客服委主任审批后确定物业管理的服务模式如地产开发的高端产品经过对包括香港在内的同类地产考查研讨最后确定的礼宾员式服务的管理模式和元的收费标准目前已成为地产高端产品的物业管理特色品牌而针对城市主场小户形公寓的具体情况地产与物业紧密配合推出了全面体验式酒店化物业管理服务模式对楼盘的销售起到了很好的促进作用策划物业管理方案策划物业管理方案是物业新项目主要的工作内容之一根据物业的管理模式进行方案细化同物业招标文件基本上差不多策划物业管理方案的工作要点了解物业基本情况确定物业服务原则目标指标机构设置部门职能岗位职责及人员编制编写前期介入方案工程介入销售配合现场服务人员计划费用预算确定管理模式研究提练特色服务内容研究装修管理的对策测算合本及收入确定收费标准编写前期物业管理协议和临时业主公约的工作要点时间上要确保不能影响销售与销售合同内容一致不能有冲突利用范本明确细节规避法律风险在施工阶段的工作模式物业管理前期介入委托合同中已明确了工作程序适时派驻工程人员进住现场一般提前个月左右现场工程人员参加项目的工程例会项目部工程人员对各项目定期巡视发现问题于现目部沟通解决或上报客服委