财务管理论文 浅谈会计电算化在无锡宏杰电器厂的应用(完稿).doc

浅谈会计电算化在无锡宏杰电器厂的应用摘要随着电子信息技术的普及会计电算化已是企业发展的必然选择当前我国的会计系统基本实现了从记账凭证到会计报表编制的自动化一一会计电算化会计电算化系统在应用过程中为企业运营带来了较多的益处在一定程度上提高了工作效率缩短了账务的处理时间强化了会计管理过程但电算化在应用的过程中也面临着一些问题文章主要对这些问题进行分析也采取了相关的措施来提高电算化的运用效率关键词会计电算化应用内容采取措施随着社会的不断进步科学技术的飞速发展计算机在各个领域都有了广泛的应用同时信息网络技术更是突飞猛进这也促使了会计电算化的发展进入了新的阶段从世纪年代末开始我国的会计电算化工作经历了尝试阶段自发阶段和有组织有计划的商品化稳步发展阶段到目前的管理型会计就目前而言会计电算化在会计领域内优越性日益显著显但我国企业在应用会计电算化的过程中仍面临一些问题本文就会计电算化的涵义会计电算化在宏杰电器的应用上存在的问题及采取的措施进行了探讨一理论回顾企业的全部活动归结为一点就是经济活动会计是以价值形式参与企业经营管理的现今会计在企业管理中发挥着极其重要的作用以计算机网络技术和现代信息技术为基础的会计信息系统被引入会计工作并得到推广和完善实现会计电算化不言而喻以下主要从内涵上对会计电算化进行深一层的了解一会计电算化的含义所谓会计电算化就是以计算机为主要工具把当代电子技术和信息技术应用到会计实务的简称是集计算机学信息学管理学等学科知识为一体的一门综合性边缘学科其实质是将电子计算机为主的当代信息技术应用到会计工作中即是用计算机代替人工记账算账与报账以及部分代替人脑完成对会计信息的分析预测和决策的过程系统来讲会计电算化就是电子计算机在会计工作中应用的简称会计电算化中的每一个字眼都体现了其自有的特点其中这个化字就体现了一个循序渐进的演变过程即从非电算化逐步过渡到电算化从初级电算化过渡到高级电算化这样一个长期而艰巨的演变过程准确把握这个过程应从以下两个方面进行理解渐进性会计电算化的内容应包括实现如下几个转变过程从单项应用向综合财务处理转变从财务会计电算化向将财务会计和成本与管理会计有机结合后的电算化转变从会计管理信息系统向会计决策支持系统转变与此同时对会计数据的管理应从数据库管理向数据仓库管理方向发展动态性在会计电算化的过程中要将会计学和计算机科学相互结合和交叉并推动会计学科的发展因此会计电算化是一个变化的过程发展的过程和创新的过程二会计电算化的特点第一提高会计数据处理的及时性和准确性通过计算机对会计数据的实时处理或批处理可以及时掌握生产经营活动中的最新信息并大大缩短会计结算周期同时由于会计运用程序的规范化也使正确的计算机程序避免了手工情况下记错等各种出错现象第二具有新的会计档案资料形式电算化会计信息系统的档案资料是以磁介质为主纸介质为辅的形式存放磁介质的存储密度是以往任何一种会计档案所不可比拟的利用计算机对其进行查询的速度快效率高表现形式丰富并且可以实现会计信息的快速传递因而具有极大的优越性第三改变了会计信息的质量计算机的使用大大提高了会计信息在时效性可靠性相关性可比性重要性等方面的质量而且将使会计信息向多种量度方向发展并且在需要时可同时提供出来这就使得为随时提供管理控制预测计划和决策所需的信息成为可能三实施会计电算化的意义会计电算化是传统会计信息处理技术的重大变革对会计工作的各方面产生了深远的影响其主要意义如下减轻了会计人员的劳动强度提高了工作效率实现会计电算化后只要将原始会计数据输入计算机大量的数据计算分类归集汇总分析等工作全部由计算机完成这就将会计人员从繁杂的记账算账报账中解脱了出来减轻了劳动强度同时由于电子计算机处理速度快是手工处理速度的几百倍几千倍从而使大量的会计信息得到及时迅速的处理提高了工作效率促进会计工作规范化提高会计工作质量手工会计工作中由于工作量大业务繁杂等原因易出现错记漏记账证表难以规范统一实现会计电算化后会计软件都会对输入的信息进行验证防止错误数据的进入如一张借贷不平的凭证计算机拒绝接收从而保证了会计信息的合法性完整性促进了会计工作的规范化提高了会计信息的质量为现代化管理工作奠定了基础会计信息作为经济活动信息的重要组成部分在经济管理中起着至关重要的作用实现会计电算化后会计信息可以得到及时准确的处理加快了信息流动有助于管理者及时做出决策同时实现会计电算化后大量的信息可以得到共享促进和带动其他业务管理部门的信息沟通为整个管理现代化奠定基础二会计电算化在企业应用中存在的问题现今会计电算化在企业中的应用已经普及企业在会计电算化带来方便的同时也呈现出了一些问题下面我们就宏杰电器在会计电算化过程中出现的一些问题进行具体分析一会计电算化人才严重匮乏且总体素质不高财务工作专业性很强一个称职的财务工作者需要扎实的专业知识和丰富的实践经验但一般会计人员的专业知识只能满足手工会计核算的需要会计电算化涉及会计和计算机两种专业知识这既要求会计人员要掌握一定会计专业知识还要掌握相关的计算机知识财务软件的使用技术以及保养和维护虽然宏杰电器会计人员业务经验丰富其中有一位从事年以上的老会计及一些年轻的会计但老会计计算机专业知识却很匮乏虽然经过培训但计算机水平仍然比较低难以胜任计算机处理会计业务工作一旦计算机出现故障就束手无策年轻一代的会计人员没有足够的实际经验应对日益复杂的账务处理即使有一部分通过会计电算化的考试也只是掌握了一些对计算机的基本应用因为计算机知识的缺乏会计在遇到不能解决的问题时也只能找软件的维护人员而维护人员又基本是计算机专业出身对财务知识知之较少或是一窍不通双方不能很好地配合由此造成会计人员电算化应用技能不全面不系统对会计软件应用过程中出现的问题不能及时解决和处理人才总体素质不高从而直接影响会计电算化工作的开展二财会人员职责集中影响企业内部控制手工会计系统强调组织内部人员职责分明相互牵制每一步作业步骤都留有原始记录如制单稽核收付款会计主管签章等在网络环境中由于网络管理员和操作员常常被赋予一定的访问权限在相对开放的网络环境里有可能掌握重要的财务信息窃取企业商业机密如果缺乏有效的控制将给企业带来不可估量的损我国企业在实施会计电算化后降低了会计工作所要求的职务相分离职权不相融原则的重要性宏杰电器在实施电算化后由于会计电算化系统操作的高度集中致使许多在传统会计中的许多岗位合并也使手工记账的一些手续能够合并在计算机上统一执行也因为会计工作人员的大大减少从而使一些不相容的职务得不到分离降低了工作人员相互牵制的效力并且由于岗位设置混乱权限不明串岗操作有的时候由于人手缺乏甚至会将计算机的维护数据的输入与修改凭证的审核交给同一个人完成这样就导致公司在会计电算化的实际工作中不能很好地遵循职权不相融的原则也就大大增加了企业会计信息的差错和作假舞弊的可能性三财务软件使用混乱现今财务软件的开发还未能实行统一的标准大多数搞财务软件开发人员都是计算机方面的人才所以开发的财务软件存在一定的局限性再加之单位使用的财务软件基本都是直接向各自软件开发商购买的甚至有的软件开发商还别出心裁地搞出各自的特色结果使现代会计电算化所用财务软件比较混乱就是同一行业的不同单位使用的财务软件也不尽相同不同的财务软件的数据接口使用方法的不一样导致了报表汇总数据查询数据传输的不方便近几年不少财务软件厂商基本是一套软件使用于不同类型不同规模的用户对行业特征和单位的核算特点考虑不够导致不少施行电算会计的单位仍要会计人员做大部分的辅助工作致使一些企业对会计电算化处于观望之中宏杰电器所用的财务软件是直接从开发商那购买的金蝶财务软件但我们的主要客户无锡小天鹅股份有限公司用的是其自主研发的用友软件我们两家公司在合作的过程中就存在着许多问题例如财务对账每月我公司财务人员必须进入对方的财务系统录入相关资料才能完成对账而不能在双方财务软件中建立连接直接导入四信息孤岛现象严重现阶段的会计电算化发展只局限在孤立系统的普及和应用上会计信息呈现出信息孤岛现象所谓信息孤岛是指企业的信息不能在企业内部各部门之间或者有关部门之间共享企业信息被封闭在一个狭小空间小型企业对财务软件的功能应用较少只是有些部门实施了电算化工作其他部门仍然采用手工处理方式导致的结果电子信息滞阻于部门内部不便于信息的充分利用会计电算化软件还不能直接按照企业外部环境的要求输出信息企业通常只是按照工商税务银行等机关软件的要求去组织数据通过网络或者移动存贮设备进行上传如增值税发票和服务业发票是通过相应的软件来开据的增值税的申报是通过专门软件公司编制的软件通网络进行申报开票软件导出的数据并不能直接导入申报软件国内银行虽然推出网上银行业务但很少有出纳从网上办理收支业务银行照跑不误最多从网上查查账产余额总的反馈是企业用的软件越多信息孤岛也就越多五安全保密性弱由于大多数财务软件的开发编制都存在这一些问题我国目前有许多软件还只是保留在单个用户级的水平它们所谓网络版只不过是实现了文件服务方式的数据传送数据的共享是靠传送数据文件的方式来实现而不是采用数据库服务器的方式真正实现数据库高度实时共享另外很多会计电算化软件在保密性安全性上都比较薄弱财务数据是企业的绝对秘密在很大程度上关系着企业的生存与发展但几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋却没有几家软件认真研究过数据的保密问题一般软件在进入系统时加上诸如用户口令声音监测指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段也不能真正起到数据的保密作用而有些软件所谓的加密也无非是对软件本身的加密防止盗版不能真正起到数据的保密作用安全性上更是难如人意系统一旦瘫痪或者受病毒侵袭或者突然断电必然导致大量数据流失很难恢复原来的数据由于会计数据主要是保存在计算机的硬盘或盘一旦磁介质受热受潮折损等原因出现损坏保存的会计数据将会丢失势必严重地影响到企业的会计工作三采取措施面对会计电算化在宏杰电器应用中体现出的问题下面就这一系列问题对提高人员素质合理内部控制选择财务软件建立数据联系保证数据安全等方面采取相应的完善措施一提高人员素质培养复合型人才会计电算化的应用对会计人员提出了更高的要求要积极推进会计电算化进程就须从各方面要求会计人员提高自身素质更新知识结构具体来讲公司可以立健全的内部管理制度对职工的工作业绩赏罚分明适时可以组织职工间相互交流活动加强职工提高自我要求的意识提高个人素质同时也应该强化职员专业知识的培训定期对不同岗位不同层次的会计人员进行专业知识培训有针对性的进行教育对象层次化对个别人员可以重点培养使其成为多技能的复合型人才在专业知识培训的同时也应该对其进行专业知识考核促进其对专业知识学习的重视对于提高人员素质培养复合型会计人才无锡宏杰电器也采取了一系列的措施例如每天做好考勤工作将考勤结果直接和工资奖金挂钩督促会计人员等加强自我要求提高自我素质其次公司每年都会组织会计人员参加继续教育定期还会请电算化的软件开发公司潜派专业人员到公司对会计人员进行重点讲解同时公司也会组织一些集体活动加强员工之间的知识交流拓宽员工的知识面促进员工全面发展二合理内部管理强化内部控制在实施会计电算化的情况下企业要加强会计电算化环境下的内部控制加强会计基础管理工作防范财务危机预防职务犯罪确保会计电算化信息资料的准确可靠在手工会计中对会计业务的处理难免会出现计量不准数据不实收支虚假等现象但会计电算化却有所改变它要求对会计数据的输入处理及输出都要严格按照预定的程序操作对各部门提供的原始资料要规范化填制在计算机网络环境下内部控制制度是预防发现纠正系统所发生的错误舞弊现象并提供可靠和及时信息的保证具体我们可从以下几方面着手做好内部控制工作强化风险意识相关领导和财会部门信息部门人员都应对会计信息化树立正确的思想认识营造风险防范从我做起的氛围强化系统的内部控制特别要加强会计基础工作结合自身的特点制定切实可行的内部会计控制制度并根据各方面变化不断完善制度内容加强内部审计在电算化系统运行过程中审计人员对会计业务处理等工作进行评价和检验有利于检测财务软件的可靠性当发现存在的问题时可以及时提出解决问题的建议有利于提高会计核算质量和管理水平人员控制要通过各种培训提高会计人员的业务水平和职业道德水准增强遵守各项法规的自觉性实行考核合格力准上岗的制度三选择合理的财务软件系统自开展会计电算化以来我国会计电算化软件主要有用友财务软件和金蝶财务软件其次有安易财务软件浪潮财务软件万通财务软件新书大财务软件和其他较小品牌的财务软件如速达管家婆学者选择合理的财务软件系统能最大程度地发挥会计电算化的作用在软件的选择上公司应选择安全系数高投资少见效快维护便捷易于应用的软件能够保证会计核算工作的合法性准确性以及会计信息的真实性有效性并且选择的软件的开发公司也应具备较强大的技术支持技术培训软件维护版本更新等较健全的售后服务以保证财务软件的实用性但归根到底企业还是要根据自身的实际情况选择适合自己需要的财务软件四建立数据接口加强信息共享面对现今比较严重的信息孤岛现象国家相关部门应该及时制定并颁布一些有利于会计电算化发展的政策鼓励企业尽快尽可能的实施会计电算化加强会计电算化的应用促进会计电算化的普及企业在应用会计电算化的过程中可以建立数据交换协议和数据接口建立数据接口是一种不彻底但很有效的方法在企业运营的过程中往往会遇到一些业务相对独立里的系统这些系统通常会有不同的供应商提供要想全面升级不太可能但可以通过建立数据接口方式实现系统之间的信息共享当数据接口协议建立后供应商可以负责对自己系统的修改遵循接口协议的规定在数据存放地点存取所需要的数据信息目前各银行开展的代收费业务就属于这类形式银行与需要代收费的行业系统之间通过接口协议实现数据交换例如我公司每月要交付相关税费便可根据系统反映的相关数据直接在网上进行申报同时银行也可以根据接口协议获取相关收费信息收费完成后由银行按照接口协议将收费结果反馈给收费方的系统五加强系统维护保证数据的安全保密工作系统的维护是指日常为保障系统正常运行而对系统硬软件进行的安装修正更新扩展备份等方面的工作公司应该定期对系统进行维护及时发现不足及时采取措施在维护的过程中也应分派相关人员进行监督以保证公司数据信息的安全同时还应及时作好数据备份如每天备份一次凭证并把财务数据采用备份法进行备份对于数据备份应注意采用磁带光盘等介质进行存储尽量少采用软盘存储会计档案并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名妥善存放在两个不同的地点远离磁场注意防潮防尘防高温等以便计算机硬件系统出现问题后能在最短的时间内在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统并且对备份文件还应定期进行检查复制防止由于文件保管过程中损坏而使会计档案丢失造成无法挽救的损失确保会计信息资料的完整和网络系统的安全稳定运行四结论综上所述目前我国会计电算化已在一定程度上得到普及并已实现了真正的管理型会计在很大程度上降低了会计人员的劳动强度提高了数据的处理效率实现了管理数据的共享和管理信息的快速传递使企业由自我封闭的狭隘生存空间转向广袤开放的大千世界同时会计电算化快速发展的过程中也体现了诸多问题致使数据丢失系统错误分析甚至会计信息系统不能正常运行等阻碍了会计电算化的发展通过本文的探讨我们对会计电算化的应用情况已经有了基本的了解其实会计电算化在企业应用中存在的问题及其相应措施并非仅此而已这还要我们在以后的工作中不断的去反思去发现去解决世纪是一个信息化的世纪电子信息技术的需要量必将大大增加世纪的会计也应该是一个以信息技术为中心的崭新的会计我们仍应继续对会计电算化的探索和研究加强和改进其优缺点使其完全融入到整个企业的信息化中为企业带来更大的收益使会计点算化得到快速稳定的发展参考文献邪萃明企业实行会计电算化的利与弊冶金财会年第期姜敏会计电算化存在的问题及解决办法辽宁经济年月刘俊浅析会计电算化存在的问题及对策山西科技年第期许淑萍浅析会计电算化在企业中的应用商业经济第年第期总第期林杏花现代会计电算化存在的问题及对策广西警官高等专科学校学报年第期总第期