财务管理论文 浅论会计电算化的内在问题及解决的方法.doc

论文代写论文下载论文发表QQ625880526会计电算化的内在问题及解决的方法二OO九年十月会计电算化的内在问题及解决的方法目录内容提要3一电算化财务软件的设计4二会计人员计算机操作业务素质6三会计电算化对企业内部控制制度的影响6一控制方式发生改变由单一制度控制转为程序控制和制度控制二控制对象发生改变7三日常控制是企业计算机会计系统运行过程中最为重要的控制7四会计电算化信息系统的安全控制9一实体安全控制9二硬件安全控制9三网络安全控制9四病毒的防范和控制10参考文献11浅论会计电算化的内在问题及解决的方法内容提要会计核算领域会计电算化的出现为企业进行财务管理及预算带来了方便和帮助更减少了会计工作人员的工作量可是在为企业带来方便的同时会计电算化在实际应用中还存在着许多的问题如会计电算化软件设计要求会计电算化人员操作素质要求电算化对企业内部控制制度的影响电算化信息系统的安全控制等诸多问题目前我国会计电算化工作仍处于较低的层次在实际应用中存在着一些问题并积累了一定经验通过探讨旨在推进我国会计电算化向更深层次发展如能有效的解决这些问题会使电算化在会计领域中起到更好的应用关键词会计电算化财务软件财务人员内部会计控制浅论会计电算化的内在问题及解决的方法会计是社会生产力发展的产物经济越发展会计越重要会计作为社会经济计量的支柱从内容到形式总是体现着各个时代经济发展的主要风貌它的不断发展标志着社会文明和经济管理的进步会计电算化的出现为企业的生产经营活动提供了新的场所开创出一些全新的经济组织会计电算化是电子计算机在会计工作中应用的简称就是把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和以信息论系统论控制论数据库以及计算机网络等新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中以提高财会管理水平和经济效益进而实现会计工作的现代化其实质就是以电子计算机替代人工记账算账报账的过程它的出现是会计技术手段上的一次革命会计电算化的到来把广大会计工作人员从那种日夜埋头于抄写计算整理汇总核对等繁重的手工作业中解放出来使它们得以腾出精力逐渐由核算型转向管理型从而提高了会计信息的及时性正确性与全面性为整个管理规则的信息化和现代化奠定了基础值得注意的是尽管手工会计系统的纸张笔墨算盘已被电子计算机所替代但会计规则如会计假设会计原则并没有因使用计算机而改变随着电子信息产业的不断发展会计电算化在社会经济中的运用越来越广泛随之而来的如何发展会计电算化的问题也越来越引起人们的关注在会计电算化进一步向深层次发展给企业带来巨大效益的同时也给企业的内部控制带来更严峻的考验会计电算化涉及计算机会计管理等方面的专业知识目前不少单位的电算化人员是由过去的会计出纳等经过短期培训而来不能灵活运用软件满足工作需要遇到超出范围的问题只能找软件的维护人员而维护人员又基本是计算机专业出身对财务知识知之较少双方不能很好地配合即使有一部分人通过会计电算化的考试也只是掌握了一些对计算机的基本应用不能灵活运用软件处理的会计数据进行财务信息的加工和分析满足各方对财务信息的需求这也是制约电算化发展的原因本文以适应企业发展顺应当今网络时代的发展潮流针对如何发展会计电算化的有关问题进行探讨一电算化财务软件的设计要实现会计电算化首先要有好的电算化财务系统软件好的会计电算化财务软件设计是非常的重要准确程度要求也很高不允许有半点差错从软件技术的发展来看目前我国的软件生产还处于模仿和加工阶段没有形成一定的产业规模在操作系统数据库管理系统和关键应用软件方面没有形成完整系统的自主版权产品数据的兼容性差很难实现数据信息共享财务上的数据是企业的秘密在很大程度上关系着企业的生存与发展但是几乎所有的软件开发都是把重点放在理财和提供多功能管理的和决策上很少放在数据的安全保密上系统一旦瘫痪或受病毒侵袭系统恢复起来比较困难随着网络的迅速发展对于新兴的网络财务软件更应当重视其安全保密措施因而必须从高起点出发聘请高水平合资格有财务软件开发经验的公司和工程人员负责开发不能聘请不够资质不合资格无实践经验的人员开发否则会影响系统的质量进度甚至会半途而废例如上海某企业因经费不足聘请了一家技术力量较弱的公司负责开发会计系统由于设计人员水平较低加之无实践经验缺乏财务常识开发出的系统漏洞百出最终无法使用给企业造成了损失同时严重影响了该单位的电子化进程因此财务系统开发用户必须聘请技术力量雄厚具备财务软件设计经验的单位和设计人员负责软件设计首先要从系统分析着手目的在于了解财务工作流程广泛收集必要数据对相关的各种因素进行详细分析这是软件设计的基础工作很重要对问题的分析是否深入细致完整透彻体现了设计人员对将要进行的工作的了解程度也体现着基础工作准备是否充分这关系到未来系统的成败因而要充分重视系统分析工作具体分析步骤专家小组的成立任务的落实企业提出具体的要求收集整理原始数据资料编好会计业务流程图编制程序流程图电算化程序的设计阶段采用模块化设计模块化就是把一个复杂的程序分成若干个功能不同的多个部分各个子模块均有独立功能可以单独运行而把各个子模块组合在一起又能方便地搭配成一个完整的系统能设计出可绕过障碍区运行的高质量软件这是模块化设计的最大优点由于模块之间相对独立所以即使出现某些非关键性故障系统依然能安全运行这一点很重要因为系统在使用中出现小故障是较常见的现象如果财务系统具备了这种优点就能做到不停机维修不致影响日常业务这对财务管理特别有意义反过来如果系统一有小毛病就会影响日常业务甚至突然死机就会严重打乱企业的管理秩序还可能会造成数据丢失给企业造成损失所以能做到小毛病不停机维修大故障能尽快恢复是财务管理对其软件设计的特殊要求目前企业信息化建设的方向是实现对企业物流资金流和信息流一体化集成化的管理在这种发展趋势下传统意义上的会计电算化将不复存在取而代之的是全面企业管理软件的财务管理模块或部分原有的单一财务软件已明显不能满足企业经营管理的需要企业要求从采购销售库存的管理到会计核算应收应付账款管理资金和成本管理财务分析预测等实现一体化进而实现对整个企业资源的规划和管理管理软件作为管理工具要保障软件系统内部各子系统的数据方便地进行交换与重组将现有的会计信息系统逐步发展成全面的管理信息系统才能适应现代企业管理的需要电算化环境下会计凭证的设计要求1具有通用性尽可能满足各职能部门对会计核算的要求力求做到多功能一单多用各方共享提高人机工作效率以记账凭证设计为例建议采用集现金收付银行转账往来于一身的复式记账凭证其内容应包括摘要科目编码会计科目一二级明细目外币种类借贷方金额备注等这样既适合处理人民币业务又能处理外币业务基本满足了会计核算的多方面要求而且考虑到了未来对外业务发展之需符合通用多功能的原则2便于会计人员操作易于计算机处理凭证设计的另一个要求是尽可能减少工作人员的书写输入量减少人工处理业务方面的时间在会计实务中工作人员往往要花大部分时间填写凭证处理会计资料效率低差错多而电算化管理则要求最大限度地减少人为处理资料的时间让计算机更多地代替人的劳动以充分发挥电脑高速高效的优势同样道理账簿设置会计报表编制也要符合标准化的要求既要兼顾各方面需要又要方便计算机处理会计电算化软件的设计还要有扩展性以适应企业未来发展要预计到企业各类业务的发展要预留足够的扩展空间以适应高层次多元化的业务发展某些企业的电算化系统因没有扩展性致使业务稍有变动系统就无法适应延误了日常工作造成不必要的损失例如一些企业的会计系统能处理人民币港币美元业务但对日元英镑欧元或其他外币业务就难以适应随着我国加入WTO之后企业外币业务必然日益增多缺乏扩展功能的会计系统将难于满足未来发展要求因此会计系统设计一定要有超前意识要考虑到未来业务发展需要设计有扩展性多功能的软件二会计人员计算机操作业务素质有了好的财务软件也应具备好的财务人员财会人员作为社会经济生活中间环节的重要角色除了应具备良好的专业基础知识外还必须及时调整自身的知识结构开拓专业视野努力提高个人综合素质从而更好地迎接网络时代的诸多挑战电算化时期的财务人员除了必须懂得一些常规的计算机知识如输入拷贝打印之外还必须结合财会岗位的工作特点熟练掌握常用软件的使用方法和简单维护综观目前的企业既懂会计又懂计算机并有一定英文基础的复合型人才实在太少这是推行会计电算化的一大障碍会计人员如果只懂会计却没有电脑知识就不可能提出很好的构想去实现电子化只有既熟悉会计又具备一定电脑知识的会计专才才能设计出优良的财务管理方案让程序设计者去开发适用软件使电算化的应用发挥最大效能再者财务人员如具备一定电脑常识就能最大限度地避免操作错误降低差错风险从而保证会计数据安全为此企业要做好复合型人才的培训工作让在职会计人员掌握必要的电脑知识为实现会计电算化提供重要的条件对于电算化时期的财务人员也可谓任重道远应时时反省自身提高自身不断更新知识不仅更新专业知识还应更新和拓宽所涉及的边缘专业知识从而时时立于不败之地三会计电算化对企业内部控制制度的影响内部控制是企业在会计工作中为维护会计数据的确切性业务经营的有效性和财产完整性而制定的各项规章制度组织措施管理方法业务处理手续等控制措施的总称会计电算化使传统的会计系统组织机构会计核算形式及内部控制制度等发生了很大变化其中对企业内部控制制度的影响最为明显主要表现在以下几个方面一控制方式发生改变由单一制度控制转为程序控制和制度控制手工会计系统中内部控制的方式主要是人员的内部牵制制度会计电算化后会计账务的集中化处理使会计部门传统的内部控制措施如编制科目汇总表凭证汇总表试算平衡的检查总账明细账的核对等自然而然地消失了取而代之的是计算机内部管理系统如数据录入修改查询统计汇总备份凭证借贷平衡校验余额发生额平衡检查数据自动分类汇总等功能随着远程通讯技术的发展会计信息的网上实时处理成为可能业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作例如某个集团公司对下属的各单位均实行网络控制相关业务可以在企业的终端机上完成数据处理工作从而实现了会计管理的数据共享昔日应由会计人员处理的有关业务事项现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成昔日应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项能集中在一个部门甚至一个人完成会计电算化后企业的内部控制制度是由人通过会计软件来实现的由人员和计算机相结合来共同完成二控制对象发生改变由对人的控制为主转变为对人机控制为主手工会计系统中内部控制的对象主要是会计对象工作情况信息处理方法和处理程序等企业的经济业务发生均记录于纸张之上并按会计数据处理的不同过程分为原始凭证记账凭证会计电算化后会计凭证转变为以文件记录形式储存在磁性介质上使会计核算无纸化修改数据不留痕迹随着电子商务网上交易无纸化交易等的推行每一项交易发生时有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机并由计算机自动记录原先使用的每项交易必备的各种凭证单据被部分地取消了原来在核算过程中进行的各种必要的核对审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了任何事情都是有利有弊的会计电算化的推行也加大了控制会计业务舞弊犯罪的难度随着计算机使用范围的扩大利用计算机进行贪污舞弊诈骗等犯罪活动有所增加由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改未经授权的人员有可能通过计算机网络浏览全部数据文件复制伪造销毁企业重要的数据计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大因此原有的内部控制制度已不能适应电算化会计系统的要求进一步完善企业内部控制已刻不容缓计算机会计系统的内部控制是一个范围大控制程序复杂的综合性控制完善会计电算化内部控制的基本思路为坚持明确分工相互独立互相牵制相互制约的安全管理原则建立系统的人工与机器相结合的控制机制使会计电算化运行的每一个过程都处于严密控制之中三日常控制是企业计算机会计系统运行过程中最为重要的控制日常控制包括经济业务发生控制数据输入控制数据处理控制等1业务发生控制业务发生控制又称程序检查主要目的是采用相应的控制程序甄别拒纳各种无效的不合理的及不完整的经济业务在经济业务发生是通过计算机的控制程序对业务发生的合理性合法性和完整性进行检查和控制如表示业务发生的有关字符代码等是否有效操作口令是否准确经济业务是否超出了合理的数量价格等的变动范围企业还应建立有效的控制制度以保证计算机的控制程序能正常运行2数据输入控制由于计算机处理数据的能力很强处理速度非常快如果输入的数据不准确处理结果就会出现差错在数据输入时如果存在哪怕是很小的错误数据一旦输入计算机就可能导致错误的扩大化影响整个计算机会计系统的正常运行因此企业应该建立起一整套内部控制制度以便对输入的数据进行严格的控制保证数据输入的准确性数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的授权并经有关的内部控制部门检查其次应采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验如总数控制校验平衡校验数据类型校验重复输入校验等3数据处理控制数据处理控制是指对计算机会计系统进行数据处理的有效性和可靠性进行的控制数据处理控制分为有效性控制和文件控制有效性控制包括数字的核对对字段记录的长度检查代码和数值有效范围的检查记录总数的检查等文件检查包括检查文件长度检查文件的标识检查文件是否被感染病毒等4数据输出控制数据输出控制是企业为了保证输出信息的准确可靠而采取的各种控制措施输出数据控制一般应检查输出数据是否与输入数据相一致输出数据是否完整输出数据是否能满足使用部门的需要数据的发送对象份数应有明确的规定要建立标准化的报告编号收发保管工作等由于控制方法对象等方面的变化企业原有的内部控制制度已不能适应电算化会计系统的要求因此进一步完善企业内部控制制度已刻不容缓计算机会计系统的内部控制是一个范围大控制程序复杂的综合性控制完善会计电算化内部控制的基本思路为坚持明确分工相互独立互相牵制相互制约的安全管理原则使会计电算化运行的每一个过程都处于严密控制之中建立全面规范的会计基础管理工作管理基础主要指有一套比较全面规范的管理制度和方法以及较完整的规范化的数据会计基础工作主要指会计制度是否健全核算规程是否规范基础数据是否准确完整等这是搞好电算化工作的重要保证没有很好的基础工作电算化会计信息系统无法处理无规律不规范的会计数据电算化工作的开展将遇到重重困难强化内控管理提高电算化的科学管理水平是建立现代企业制度的内在要求也是提高企业竞争能力的重要途径综上所述电算化会计的内部控制制度关键是在企业内部建立一个科学的会计乃至管理信息系统或体系以保证资产安全和会计信息的真实可靠本文就电算化会计对内部控制制度的影响及如何完善电算化会计系统下的内部控制制度方面发表本人的一些浅见相信随着科技的越高深发展给电算化会计系统提供更广泛的应用外也给内部控制带来一些新的难题但只要抓住控制问题的关键所在就能为电算化会计打开一片更广阔的空间电算化会计的发展就能更能适应时代的要求发挥更大的作用对其深入必将形成新的会计和而新的会计理论和方法的确立又将使电算化会计在新的基础上获得进一步完善和发展也使得电算化会计环境下的内部控制制度不断地调整改善真正做到保证会计数据的可靠性和真实性提高企业的经济效益四会计电算化信息系统的安全控制目前企业在会计电算化进程中主要存在的问题是数据的安全保密性差这也正是企业内控制度中最薄弱的环节会计电算化中数据的安全受到的威胁主要有不可控制的自然灾害非预期的不正常的程序结束操作造成的故障存储数据的辅助介质如磁盘部分或全部遭到破坏用户非法读取执行修改删除扩充和迁移各种数据索引模式子模式和程序等从而使数据遭到破坏篡改或泄露使用维护人员的错误或疏忽利用计算机舞弊和犯罪计算机病毒侵入等会计信息系统的安全控制是指采用各种方法保护数据和计算机程序以防止数据泄密更改或破坏主要包括实体安全控制硬件安全控制网络安全控制和病毒的防范与控制等一实体安全控制实体安全涉及到计算机主机房的环境和各种技术安全要求光和磁介质等数据存贮体的存放和保护是一种预防性控制计算机机房应该符合技术要求和安全要求应充分满足防火防水防潮防盗恒温等技术条件机房应配有空调和消防设置等对用于数据备份的磁盘光盘等存贮介质应注意防潮防尘和防磁对每天的业务数据双备份建立目录清单异地存放长期保存的磁介质存贮媒体应定期转贮计算机内的会计业务数据不得随意拷贝未经批准不得用于调试程序不得用于培训人员进入机房必须两人以上需要通过计算机网络传送的会计数据应采取安全性措施备份的会计业务数据应专人保管非工作时间加锁入库严密调阅手续不得随意拷贝携带转借备份的数据信息二硬件安全控制计算机会计信息系统的可靠运行主要依赖于硬件设备因此硬件设备的质量必须有充分保证为以防万一关键性的硬件设备可采用双系统备份此外机房内用于动力照明的供电线路应与计算机系统的供电线路分开配置UPS不间断电源防辐射和防电磁波干扰等设备三网络安全控制网络对会计信息系统的安全性提出了比单机系统更高的要求需加强以下几个方面的控制用户权限设置从业务范围出发将整个网络系统分级管理设置系统管理员数据录入员数据管理员和专职会计员等岗位层层负责对各种数据的读写修改权限进行严格限制把各项业务的授权执行记录以及资产保管等职能授予不同岗位的用户并赋予不同的操作权限拒绝其他用户的访问密码设置分工科学责任明确各岗位都要得到一定的授权并用密码控制每一用户按照自己的用户身份和密码进入系统对密码进行分组管理避免使用易破译的密码防止非法操作越权操作这样人员互相制约和内部牵动能防止违法行为的发生并能及时发现错误系统管理岗位应保持相对稳定若有变动应办理严格的交接手续和密码更换手续对存储在网络上的重要数据进行有效加密在网络中传播数据前对相关数据进行加密接收到数据后再进行相应的解密处理并定期更新加密密码计算机操作人员和技术管理人员的职责要严格界定严禁计算机专业管理人员直接接触实际业务操作系统管理主要负责系统的硬软件管理工作从技术上保证系统的正常运行业务操作人员不得随意进入程序擅自改动程序内容也不得将自身业务交与他人操作四病毒的防范和控制防范病毒最为有效的措施是加强安全教育健全并严格执行防范病毒管理制度具体包括软件软盘及计算机系统的采购和更新要通过计算机病毒检测后才可使用专机专用绝对禁止在工作机上玩游戏建立软盘管理制度防止乱拷贝软盘安装防病毒卡和反病毒软件定期检测并清除计算机病毒采用网络防火墙技术会计电算化系统的安全性问题是个综合性的问题需要硬件网络软件人员相互协调共同应对解决的问题是个需要强化安全意识做足预防管理的问题通过以上对会计电算化系统的安全性分析与防范措施希望可以使会计电算化系统的安全性问题降到最低程度使会计电算化系统能够顺利实施安全运行无虞以上问题是会计电算化进程中经常遇到而又必须重视的问题这些问题如若不重视或不及时解决它将严重阻碍会计电算化向更深层次的发展如若重视并及时解决这些问题它必然会促进会计电算化向更深层次发展最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量更好地为提高各级企事业单位现代化管理水平和提高经济效益服务总之要使会计电算化工作能够健康的发展我们还必须从理论上和实践上进行认真的探讨我认为21世纪的会计应该是一个以信息技术为中心的崭新会计而不是一个修修补补的会计我们应该抓住对会计电算化的讨论来促进传统会计的革新参考文献1李守明试析企业财务决策支持系统J武汉大学学报199752薛云奎手工会计的技术特征及其对电算化会计的局限J会计研究1997113李守明李红兵马维杰互联网对财务会计的影响J武汉大学学报199864葛家澍迎接21世纪密切关注国内外财务会计的新动向J会计研究199915王治安向显湖面向21世纪的我国会计改革与发展J经济学家199926王朝曦计算机的发展将导致会计革命中国会计电算化J199937刘志涛会计电算化对会计理论和实务发展影响的研究M北京中国财经出版社19988蔡岩兵中国大陆财务软件市场状况及其发展趋势分析国际财务与会计M19993