公文管理制度

四、公文处理管理制度 （一）目的 为使公司的文件处理规范化、制度化、科学化，使公文处理准确、及时，提高公文处理工作的效率和公文质量，参照《国家行政机关公文处理办法》。 （二）适用范围 本制度适用于公司公文处理工作。 （三）内容 1.公司综合管理部是公文处理管理机构，负责指导所有部门的公文处理工作。 2.公文处理必须做到及时准确、安全。综合管理部统一发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。推广采用办公自动化系统处理公文。 3.公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关规定，确保国家和公司秘密安全。密级文件要有专人保管和处理，按规定范围传阅、使用。 （四）公司常用的公文种类 1.决定、决议 决定：适用于对重要事项或重大行动作出的安排； 决议：适用于经过会议讨论通过，要去贯彻执行的事项； 2.规定、办法 规定：适用于某项工作或活动作出安排，提出具体管理措施； 办法：适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。 3.通知 适用于发布规章、批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文，要求有关单位周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。 4.通报 适用于保障先进，批评错误，传达重要精神或情况。 5.报告 适用于向上级单位汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级单位的询问。 6.请示 适用于向上级单位请求知识、批准。 7.批复 适用于答复所属单位请示事项。 8.函 适用于不相隶属单位之间，投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。办理例行公事与应急公务等用“便函”。 9.会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项； 10.意见 适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见、答复对方征求对某项工作的意见。 （五）公司的专有公文 备忘录、意见书、协议书、合同书、委托书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启示、起案。 （六）公文格式,公文一般要求 1.发文号：由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，位于红头与横线之间。函件的发文字号标注在横线的下方右侧。上报的公文，应在横线上方左侧标注字号，右侧注明签发人。凡以公司名义下发的文件代字一律使用“公司发”； 2.公文日期：成文日期，以公司总经理签发的日期为准。电报以发出日期为准。会议通过的文件以通过日期为准，并在标题之下正文开头注明会议名称和通过日期。 3.公文印章：规范使用印章，做到“齐年盖月”（及印章的左边缘与落款日期的年相齐，月、日盖在印章的下面）；盖章时用力要均匀，落印要平衡，印泥（油）要适度，保证印迹端正、清晰。 有保密要求的公文，应根据保密程度在公文首页右上角标明“绝密、机密、秘密”等字样。 紧急公文，应根据紧急程度在公文首页右上角标明“特急、加急、平急”字样。 4.文字材料和装订要求：文字从左至右横写；横排用纸按照国际标准为A4型；左侧装订标题用2号宋体加粗，正文用3号仿宋字。 （六）行文规则 1.上行文原则：逐级行文，即下一级行文给直接上级；多级同时行文：即下级向上级和更高上级同时行文；越级行文：指遇特殊、紧急情况或对直接上级的检举、控告。 2.下行文原则：逐级行文；多级同时行文；直贯到底行文。 3.平行文原则：相互没有隶属关系的部门之间可以行文。 4.公司内部之间对有关问题未经协商一致，不得行文。 5.请示的公文应一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用超报形式，但不得同时抄送同级和下级单位；确需抄送同级和下级单位的，在上级单位未批准前，同级和下级单位不得擅自按请示文件内容执行。因特殊情况必须越级请示的，应抄报越过的单位；对可行性研究报告；初步设计审核意见等业务性较强的公文，在报请上级或业务主管部门审批的同时，可抄送有关单位。 6.报告中不得夹带请示事项，除领导直接交办的事项外，不得直接送领导者个人。 （八）公文办理 1.公文办理包括发文处理和收文处理。发文处理包括拟稿、会签。 2.核稿、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。发文应贯彻精简的原则，严格控制发文次数和数量，凡能当面请示、报告、商洽的事项和能用电话、现场办公解决的问题，一般不要行文。 3.签发文稿纸填写要求 签发：由公司总经理签发 审稿：公文送公司总经理签发之前，应由发文申请部门负责人进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定，是否要与有关单位协商、会签、文字表达、文字使用、公文格式等；是否符合有关规定提出的要求和措施；是否明确具体、切实可行；标点符号是否正确；是否需要抄报、抄送、翻印、公文秘密等级和紧急程度的审定等；审稿时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原主办部门修改，改动过大的要重新抄正； 发文号：包括公司代字、年份、序号。由综合管理部进行编号。 主办部门和拟稿人：由拟稿人负责人填写，由拟稿部门负责人签字并注明日期； 文件标题：要准确简要的概括公文的主要内容，通常由发文机关名称、内容要点和文种组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号； 发送机关：主送是公文的致发对象（即要求主办和答复的单位）。要写明其全称，规范性简称或类型机关的简称；抄报、抄送，抄报单位是指与该文有关，需要了解该内容的商家单位，抄送是指与该文有关，需要了解该文内容的平级或下级单位，向下级单位行文，一般不要抄报上级单位。重要的行文需要抄报的，应由起草人提出，核稿人、签发人审定； 校对：由拟稿人负责，主要对正式行文前的文字、数字的校正。 4.草拟公文应做到 公文标题不得用“请示报告”；除“会议纪要”一般可不加盖印章外，一律加盖公司章。 引用公文应当先引标题，后