公文管理制度.docx

公文管理制度 1、目的 1.1为促进集团公文管理工作的规范化、制度化、科学化，确保政令畅通，提高工作质量及效率，结合实际工作情况，特制定本制度。 1.2适用范围：集团总部及各分子公司。 2、职责划分 2.1办公室负责集团对内/外各类公文格式制定、文号管理、0A发布。 2.2办公室/分子公司综合部负责集团总部/各分子公司拟发文件的文本审核、发布工作。 2.3集团办公室负责审批后文件的用印及存档备案管理等工作。 2.4各分子公司综合部在本公司内部发文应根据本制度中的条款要求进行公文管理；需要报集团审核的对外发文或各级单位以集团名义对外发文，需按集团权 责流程进行发文审批，其中分子公司以集团名义对外发文由集团办公室管理。 3、工作流程 3.1名词解释 3.1.1公文：是集团发布指令、传达方针，请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况的各种书面文件；是交流经验，加强各方面业务联系，以及处理日常业务的重要工具。本制度所称“公文”是指集团所有的文本文件和电子文件，包括外来文件及集团内部文件等。 3.1.2常规文件：日常工作中产生的按权责体系流转的各类文件。 3.1.3加急文件（含急件、特急件）： 3.1.4因突发事件产生的文件； 3.1.5集团各管理中心、部门未按时审批的常规文件自动转为加急文件。 3.2管理制度 3.2.1公文的形式与内容 2.1.1公文形式：集团适用的公文形式； 3.2.1.2决议：适用于股东会、董事会、监事会讨论后做出的重要决定事项； 3.2.1.3决定：适用于集团架构编制、人员任免或重大安排等，由总裁签发； 3.2.1.4公告（通告）：适用于集团向外界宣布法定事项或者重要事项，以及公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。各分子公司如需使用此文体须上报集团 董事会或总裁批准，行文格式参照红头文件格式；. 3.2.1.5通知：适用于集团及各分子公司传达指令的主要文体。如各项任务指标 的下达、重要事项或重要会议，需有关部门周知或者执行的事项等； 3.2.1.6通报：适用于集团及各分子公司奖优惩劣，传达集团及各分子公司重要精神或者事项； 3. 2.1.7请示：适用于集团各管理中心、部门及各分子公司向集团请求指示、批准事项； 3. 2.1.8批复：适用于集团答复各管理中心、部门及各分子公司的请示事项； 3.2.1.9报告：适用于集团各管理中心、部门及各分子公司向集团汇报工作、反 映情况，答复集团的询问、重大事项的汇报等； 3.2.1.10会议纪要：适用于集团及各分子公司各级会议记载、传达会议情况和议 定事项，包括部门例会、总裁办公会、月度运营工作会、年度会议或专项会议等； 3. 2.1.11函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求 批准和答复审批事项； 3. 2.1.12除上述公文类型外，在日常工作中还会形成一些文件，如《工作联系 函》、《传真件封皮》等。 3.2.2公文内容：公文一般由标题、发文编号、签发人、秘密等级、报送、发送机关、发文单位、正文、附件、印章、发文时间等部份组成； 3.2.2.1公文标题：应当准确、简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文部门和公文种类，除引用规章制度外，一般不加书名号； 3.2 2.2发文编号：包括单位简称、字号、年号、序号。各级单位正式签发的各类公文由办公室/分子公司综合部统一编号、登记。中心/部门文件及部门会议纪要、专项会议纪要等由各单位自行编号管理； 3.2.2.3公文字体：标题用二号黑体，文字内容用四号宋体； 3.2.2.4 “发”的范围：指上级单位签发文件时，要求相关单位或人员执行此文 件； 3.2.2.5 “报”的范围：董事会、董事长、集团总裁或归口上级单位； 3.2.2.6 “送”的范围：集团总部、各分子公司； 3.2.2.7公文需加盖公章，用章申请按照权责审批执行； 3.2.2.8其它：公文应按密级程度分别标明“秘密”、“机密”或“绝密”等字样， 紧急公文应按程度分别标明“急”、“特急”等字样，公文如有附件应在正文之后 注明附件名称和顺序。 3.2.3文件审批规范 3.2.3.1文件报批必须按本制度条款及集团权责体系进行提报； 3.2.3.2各公司文件审批责任人出差或请假期间应正常0A审批