会计档案管理暂行办法.doc

122农村44银行股份有限公司会计档案管理暂行办法20年月日经第一届董事会第一次会议审议通过为加强和规范22农村44银行股份有限公司以下简称本行会计档案管理工作维护会计档案的安全完整根据中华人民共和国档案法管理办法银行会计档案管理办法和11省农村信用社联合社会计档案管理办法结合本行实际制定本办法第一章总则第一条会计档案是本行各项业务活动的会计记录和重要史料是会计检查和事后查考的依据是金融档案的重要组成部分第二条本行在各种会计业务活动中形成的会计凭证账簿报表等会计核算材料均属会计档案有关财务计划财务预决算管理和会计制度办法以及财务工作方面的请示报告批复会计检查资料等文件材料列入文书档案管理第三条支行直属分理处下同略应严格执行有关会计档案法规和办法建立健全内部会计档案管理细则做到会计档案的妥善保管存放有序方便查阅切实防止会计档案毁损散失泄密本行应加强对会计档案的科学管理逐步实现会计档案管理的现代化第二章会计档案的保管2第四条总部的会计档案由财务部保管支行的会计档案由委派会计负责保管分理处的会计档案由支行统一保管接受上级单位和本地区档案行政管理部门以及有关业务部门的指导监督和检查总部和支行应设置专用会计档案保管库室指定专人负责管理管理人中途调动应办理交接手续第五条凡入库保管的会计档案应装订成册符合规格按保管期限分类登记建立会计档案登记簿进行管理第六条会计档案可采用纸磁光盘缩微胶片等方便实用易于保管的介质保存原始凭证票据合同等具有法律效力的资料应保存纸质档案采用非纸介质存储会计档案的应能满足阅读及打印要求其保管期限与归档方法与纸质会计档案相同第七条会计档案的保管地点应具备防盗防火防潮防尘防有害生物等条件磁介质档案保管应具备防磁条件双备份的会计档案应异地存放第八条应定期检查会计档案对非纸质会计档案至少一年检查一次及时对破损变质会计档案进行复制修复或其他技术处理并对处理情况进行记载存档对永久保管非纸质会计档案应实行双备份第九条会计档案装订要规范牢固整齐装订时不得压字和掉页会计年度终了后会计经办人员应将装订好的会计凭证账簿报表移交给会计档案管理人员由会计档案管理人员按档案部门的要求对会计凭证账簿报表分别进行立卷编号第十条经过整理立卷的会计档案由会计档案管理人员分别报表账簿凭证其他类登记会计档案登记簿3第十一条会计档案案卷外型可根据整齐美观适用的原则按档案部门的要求确定第十二条会计经办人员对破损的凭证账簿报表要进行修补第十三条会计档案应及时入档柜并由专人负责统一保管支行辖属网点当年形成的会计档案应在次年抄列清单册送管辖行集中保管使用时向管辖行调阅会计档案交接双方部门负责人和经手人均应在移交表上签字或盖章出纳人员含柜员制网点办理现金收付的柜员不得兼管会计档案第十四条会计档案保管期限本行会计档案的保管期限分为永久保管和定期保管两种定期保管的会计档案又分为保管3年5年和15年各种会计档案的保管期限详见附表会计档案保管期限从会计档案发生年度终了后的次年1月1日起算可根据本单位库房条件利用需要等实际情况适当延长会计档案的保管年限但不能缩短同一介质有不同保管期限会计档案的应按照长期限保管同一会计档案采用不同介质保存的至少有一种介质的会计档案满足保管期限的要求第十五条计算机综合业务系统有关会计核算系统开发和修改的文档资料应作为会计档案管理保管期限为该系统停止使用或有重大修改后5年第三章会计档案的调阅第十六条会计档案一律不准外借以防止丢失和泄密4第十七条内部查阅会计档案应由调阅人提出申请经会计部门和档案管理部门负责人批准并指定档案管理人员协同查阅但不得调离支行查阅调阅的会计档案不得涂改圈划拆散原卷册也不得擅自传抄复制用后必须及时归还第十八条法律法规授权的部门查阅会计档案时必须持有效证件和县市以上主管部门正式公函报支行负责人批准并应有专人负责陪同查阅不得将会计档案交给查阅人放任不管查阅人对处理案件所需的取证可以抄录照相复印或复制但不得将会计档案拆封或借出第十九条对缩微会计档案的查阅各营业网点要与缩微部门建立有权人批准查询调阅制度各营业网点要在缩微部门预留会计主管人员签字样本或有关查询密码第二十条营业网点只能按规定受理本机构开户客户检查部门司法部门查询或调阅本机构账户情况的请求不得受理查询其他机构有关会计事项内部和外部查阅会计档案均应严格遵守会计档案调查阅登记制度登记会计档案调查阅登记簿并按规定做好详细记录查阅会计档案的申请书及公函应由经办人员和会计主管共同签章编号后归档保管以备查考第四章会计档案的销毁第二十一条会计档案的销毁已满保管期需要销毁的会计档案应由总部统一销毁销毁前总部组织专人进行鉴定财务部和主管行长严格审查对符合销毁条件的以支行为单位编制会计档案销毁清册主管行长在会计档案销毁清册上签署意见后方可销毁并将销毁情况报5本行财务管理部备案销毁时应由财务管理部稽核监察部安全保卫部共同派人现场监销并注意保密和安全严防散失销毁后由销毁人员监销人员在销毁清册上签章确认并将一份报省33备案销毁会计档案应将档案信息与其保存介质一同销毁保管期届满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料不得销毁应单独保管到未了事项完结为止第二十二条本行机构分立原机构存续的会计档案由原机构保管原机构解散的会计档案应经分立各方协商后由其中一方代管本行机构合并会计档案应由合并后的机构保管机构关闭撤销或破产清算会计档案由其上级管理机构或有关档案馆保管或代管法律法规另有规定的从其规定第五章罚则第二十三条本行有违反本办法行为的按中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施办法中华人民共和国会计法的相关规定追究有关人员的责任第六章附则第二十四条本办法由22农村44银行负责解释和修订第二十五条本办法自发文之日起执行以前年度的会计档案凡经过系统整理能够满足利用需求的可维持原状附会计档案的保管期限分类一永久保管的会计档案6一年度财务报告含附表及说明二资本金股金及股权明细三客户挂失申请书登记簿及补发凭单收据四会计档案保管登记簿及销毁清册五存贷款开销户登记簿六机构变动交接清册七有权机关查询冻结及扣划书八账销案存记录九房屋购建的契据包括土地证基建批准书竣工报告购建房屋契约征税收据和公证书等十需要永久保管的其他会计档案和有关资料二保管15年的会计档案一会计凭证及附件含单独装订的凭证附件二综合核算和明细核算的各种账簿卡三支行的月季半年报表及汇总全辖月季半年报表四重要单证和重要印章的领发交接销毁和保管情况登记簿五会计人员及会计档案移交清册六需要保管15年的其他会计档案和有关资料三保管5年的会计档案一分支机构上报的财务会计报告二社内往来同业务往来联行往来的对账及查询查复书三密押代号使用和保管登记簿四对账回单7五已处置固定资产卡片六计息科目余额表七辖属网点上报的月计表资产负债表损益表和决算报表含附表及说明八需要保管5年的其他会计档案和有关资料四保管3年的会计档案一日报表二计算机应用系统运行日志三流水账四不定期报表五需要保管3年的其他会计档案和有关资料