山东省医疗保险档案管理暂行办法

山东省医疗保险档案管理暂行办法 一、为规范医疗保险档案管理，更好地为城镇职工医疗保险工作服务，依据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》和有关规定，结合我省医疗保险工作实际，制定本办法。 二、全省各级医疗保险经办机构应依据本办法，做好档案管理工作。 三、本办法所称医疗保险档案是指各级医疗保险经办机构在医疗保险工作中形成的文字、图表、照片、电子、数据等形式的具有保存价值的原始记录。具体包括文书、科技、会计、业务、电子、声像、照片、实物等门类。 四、医疗保险档案是劳动和社会保障部门档案全宗的组成部分，是国家档案全宗的重要构成。各级档案行政管理部门应做好档案业务监督和指导工作;各级医疗保险经办机构应做好对下一级经办机构档案工作的业务指导。同时，应加强对定点医疗机构档案工作的指导，积极创造条件，在一个统筹地区内实行门(急)诊病历统一，督促定点医疗机构逐步为每一个参保患者建立完整的文字、声像档案。 五、各级医疗保险经办机构应明确一名领导分管档案工作，研究制定本单位档案工作计划和管理制度，解决档案管理工作中遇到的实际问题。 六、各市、县(市、区)医疗保险经办机构都应设立档案室。市级医疗保险经办机构应至少配备1名专职档案工作人员，县(市、区)可根据实际，配备1名专职或兼职档案工作人员。具体负责如下工作： (一)收集本单位形成的、应该归档的文书、科技、照片、声像、电子、实物等类文件材料，并按要求整理归档。 (二)收集保管本单位业务活动中形成的业务、会计、电子等门类档案，编制相应的检索工具，积极主动为医保工作服务。 (三)指导和监督本单位各部门文件材料的形成、积累和整理归档工作。 (四)指导和监督下一级医疗保险经办机构的档案管理工作。 (五)按规定向国家综合档案馆、劳动和社会保障部门或其他单位移交档案。 七、各级医疗保险经办机构应建立健全各种文件材料归档以及档案保管、保密、登记统计、查阅利用、鉴定销毁等规章制度。 八、各级医疗保险经办机构应建立档案工作岗位责任制，把文件材料的收集、积累、整理归档工作纳入相关工作程序，列入相关人员的岗位责任，并严格考核，与奖惩挂钩，确保应归档文件材料的齐全、准确、完整。 九、各级医疗保险经办机构应依据国家及本办法有关规定，结合本单位的实际，制定并严格执行本单位各类档案的归档范围和保管期限表。业务档案归档范围和保管期限表可参见附录A。 十、医疗保险档案整理原则是遵循文件材料的形成规律，保持文件之间有机联系，便于保管和利用。文书档案依照《归档文件整理规则》，以件为单位进行整理。会计档案依照《会计档案管理办法》进行整理。照片档案依照《照片档案管理规范》进行整理。科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行整理。电子文件依照《电子文件归档与管理规范》进行整理。 十一、医保业务档案应分综合、参保单位、参保人员、定点医疗机构、门诊特殊病种和住院、离休人员和二等乙级以上革命伤残军人、电子等类，区分保管期限，遵循文件材料的形成规律进行整理。 综合类档案应以件为单位装订保管。区分年度和保管期限后，按事由结合时间顺序排列。同一年度同一保管期限的档案从1开始流水编写件号，装盒管理。不同年度、不同保管期限的档案，不能放在同一个档案盒内。 参保单位档案可分为基本信息档案、缴费档案两个属类。基本信息档案记录和反映各参保单位的参保和变更变化情况，宜采用一单位一档的办法，分单位装盒，永久保管。其档号为参保单位登记号。同一单位的档案以件为单位进行装订，按医保工作程序结合文件形成时间顺序排列，流水编写件号。缴费档案应按缴费单据的编号顺序，或区分经办人结合工作月(周)分别装订成册，加封卷皮，分年度流水编写卷号，装盒短期保管。 参保人员档案具体分申请、变更、缴费、结算、清算等类别。缴费和医疗费用结算档案应按单证编号顺序排列装订成册，加封卷皮，分年度流水编写卷号，装盒管理;其他档案以件为单位装订，区分类别，按承办时间顺序排列，流水编写件号，装盒保管。做好参保患者就诊信息的汇集、整理、存档，逐步建立健全门诊特殊病种患者档案和住院患者档案。 定点医疗机构档案实行一单位一档的方法，区分不同的医疗机构分别装盒保管。同一单位的档案以件为单位进行装订，区分不同的保管期限，按医保工作程序结合文件形成时间顺序排列，流水编写件号，顺序装盒。 建立健全离休人员、二等乙级以上革命伤残军人、特殊病种患者和住院患者档案，实行一人一档的方法，分人装袋管理。档号即病人的编号(医保编号或特殊病人编号)。袋内文件以件为单位进行装订，按时间先后顺序排列。 医保电子数据应于每年年底形成本年度参保单位、参保个人、特殊病人、缴费、报销、变更、清算等业务数据文件，刻录到WORM型光盘上。 十二、各类档案应根据工作需要编制检索工具，形成科学实用的检索体系，方便查找利用。 综合类档案应按档号顺序编制归档文件目录。(格式见附录C1)。 参保单位基本信息档案应建立参保单位登记簿和归档文件目录。参保单位缴费档案应以笔为单位顺序登记，形成缴费登记簿。(格式见附录C2，是否形成案卷目录由各单位自定)。 参保人员申请档案应制作参保人员登记簿，格式见附录C2。参保人员缴费档案和报销档案应以笔为单位顺序登记，形成缴费登记簿和报销登记簿。(格式见附录C2，是否形成案卷目录由各单位自定)。变更和清算档案应建立归档文件目录。 定点医疗机构档案应建立定点医疗机构登记簿(格式见附录C2)。 特殊病人档案应建立特殊病人登记簿。(格式见附录C2)。 其他档案按相应标准规定建立目录。 十三、各业务处(科、股)室或相关人员应按归档制度的要求认真收集整理应归档的文件材料，及时向档案室归档。业务档案应遵循办结归档、谁办理谁整理谁归档的原则，由具体业务承办人员负责，随时办理，随时收集，办结整理，按时归档，交档案人员管理。综合类档案和电子档案应于第二年初归档，其他档案一般应按月整理归档。 十四、坚持纸质、电子两套并存的原则，既要定期做好各种数据库的备份和整理归档工作，又要注意将能够转贮到纸张上的电子文件及时转贮到纸张，形成纸质文件，同其相应的电子文件一同归档保存。 十五、归档电子文件应一式三套，一套提供利用，一套封存，一套寄存到本地国家综合档案馆。 十六、各医疗保险经办机构应设置专门的档案库房，配置符合国家标准要求的档案装具，集中保管业务档案。库房中的档案应区分门类，按档号顺序排列上架。档案库房应配备温湿度测量、除湿、空气调节、灭火、吸尘、消毒灭菌等设备，完善各种设施，达到防火、防盗、防尘、防强光、防高温、防高湿、防虫鼠、防污染、防水淹等“九防”要求。 十七、档案人员每日应对库房温湿度进行记录，及时采取措施，使库房温湿度保持在14—24℃，45%—60%之间，最大限度地保护和延长档案的寿命。 十八、档案收进移出应严格履行手续，认真填写收进移出登记簿。 十九、档案人员应定期对所存档案进行检查，发现问题，及时向分管领导汇报，采取措施予以解决，并形成检查记录或检查报告。 二十、根据工作需要配备计算机、复印机、扫描仪、光盘刻录机、磁带机等设备，采用功能齐全、性能稳定、数据安全的档案管理软件，有计划地开展档案著录和数字化工作，逐步实现档案整理编目和提供利用的现代化。 二十一、各单位设计开发的医疗保险管理信息系统应充分考虑档案管理的要求，逐步实现经办业务与归档管理的一体化。 二十二、档案人员应熟悉室藏档案情况，主动了解单位各项工作对档案的利用需求，采取多种方式积极为各方面服务。提供利用时，要坚持原则，加强管理，确保档案安全使用。坚持做好查借阅登记和利用效果反馈登记，定