上海电机学院学生档案管理暂行办法

学生档案管理暂行办法 为适应新时期社会发展的需要,更好的完善我校学生档案管理工作，提高我校学生档案管理水平，根据国办发[2002]19号文，教育部、公安部、人事部、劳动保障部关于《进一步深化普通高等学校毕业生制度改革有关问题的意见》结合我校实际情况，为确保学生档案资料完整、保密、安全、利用、转递，特制定如下管理办法： 学生档案是指具有上海电机学院全日制学籍学生的学生档案。它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。学生档案归校学生处管理，业务上接受院办指导，按校综合档案室要求进行工作。 一、接收档案： 新生档案由新生在各二级学院(系)正式报到注册后建立，由学校招生办公室接收。开学后没有移交档案学生由招生办公室催办。第二学期由招生办公室核对后转到学生处学生档案室。在校学生因未交档案产生无档或档案不齐，由学生自行负责。 二、转移档案： 1、学生必须正确填写毕业生登记表上的户口所在地、区、县，如有变动应及时通知学校学生处。 2、 为保证档案转移的安全和保密，档案传递方式一般为机要传递或管档机构专人提取，不可邮寄或个人携带。 3、学生档案在转移交接过程中必须严格执行签收手续。 4、上海生源的毕业生凡已签定《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》的，在学生办理完离校手续后，学生处学生档案室根据就业指导中心提供的信息转移到其本人工作单位。若单位没有档案管理资格的，学校将档案转移到该学生的户口所在地、区、县就业促进中心劳动力资源管理部门（职介所）。应届毕业生档案在每年8月31日之前完成档案转交。 5、上海生源毕业生毕业离校前未签订《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》的，为方便毕业生办理劳动手册等手续，在学生办理完离校手续后，档案由学生处学生档案室转移到该学生的户口所在地、区、县就业促进中心劳动力资源管理部门（职介所）。应届毕业生档案在每年8月31日之前完成档案转交。 6、外省市生源毕业生毕业后应及时办理档案转移到工作单位或户口所在地的人才交流中心。未能及时办理学生档案，学校保管期为2年，超过2年仍未到学校办理学生档案，并在学生办理完离校手续前提下，学校将其毕业生档案转移到该学生的户口所在地、区、县或人才交流中心。 7、应届结业生档案暂时保留学校，参加毕业补考结束后，学生办理毕业证书、结业证书同时办理个人档案转移手续。根据学生提供信息转移该学生的户口所在地、区、县就业促进中心劳动力资源管理部门（职介所）或单位。 三、学籍异动的学生档案： 1、退学学生：在校学生办理离校退学手续后办理个人档案转移。