公司合同管理办法.docx

公司合同管理办法 第一章 总 则 第一条 为规范公司的合同管理工作、满足合同管理工作需要，实现公司合同管理的制度化，预防和减少合同纠纷的发生，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》和有关的法律、法规，结合公司实际情况制定本办法。 第二条 本办法适用于公司及公司下属单位的一切合同管理活动。 劳动合同的管理按照上级劳动人事部门的有关规定执行，借款合同、财产保险合同按公司财务部门要求执行。 第三条 本规定所称合同，是指公司在经营管理活动中，与其它平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。 第四条 本办法所称合同管理，是指公司制定和修改有关合同管理制度以及对合同的订立、审查批准、履行、变更与解除、纠纷处理等进行监督、检查与考核等全过程的管理活动。 第五条 合同经办部门负责本部门合同的订立和管理工作，实行“谁订立，谁负责”和“谁主管，谁负责”。主要职责为： 1、负责组织本部门职责分工范围内的合同谈判，拟定合同条款； 2、全面准确地填写合同条款，必要时组织进行合同评审。办理合同送审、报批、盖章及送交存档手续； 3、负责合同履行跟踪，追踪合同标的的内外质量，收集使用单位意见； 4、及时妥善办理合同的变更或解除事宜，并报管理规划部和有关领导审查、批准； 5、及时向合同管理部门报送合同正本、招投标文件以及合同有关的各种纪要、变更澄清等资料，及时反映合同履行中出现的法律问题； 6、参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼，负责提供有关的一切资料； 7、安排专人负责合同管理工作，及时做好本部门合同副本及有关文件的归档工作，建立本部门合同台账； 订立合同，如涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协商，统一意见，然后签约。对于涉及多个部门或难以确定由哪个部门作为合同经办部门的，由与该项业务最相近的部门负责，或由与该项业务最相近的上级主管领导确定哪个部门作为合同的经办部门。 第二章 合同管理部门 第六条 综合管理部为公司合同管理的主管部门，统一管理公司的合同工作。其主要职责是： 1、负责拟定、修订合同管理制度，并组织实施； 2、组织宣传贯彻《合同法》及相关法律法规，组织对各业务部门合同经办人的培训； 3、参与公司对外订立重大合同的谈判； 4、参与标书评审和合同评审； 5、对合同订立、变更及解除进行审查把关； 6、负责公司本部及所属各单位的各类合同执行情况的监督检查； 7、负责公司合同专用章的管理； 8、负责公司合同台账、合同档案的建立和管理； 9、协调单位内部和外部合同关系，对合同纠纷依法申请仲裁或诉讼； 10、合同管理中需要解决的其他问题。 第七条 公司财务与资产管理部是合同财务监督部门，主要职责： 1、负责从财务角度审查和监督合同的订立和履行情况，注重在价格、结算方式、票据等方面进行审查把关； 2、负责发票的审查、签收、签发。核对发票金额和合同金额、发票内容与合同内容是否一致；合同批准程序是否符合规定，程序不完备的，拒绝付款； 3、负责按合同结算条款收、付款； 第八条 其他相关部门的职责： 1、申购部门负责向管理部门提供本单位所需物品的规格、型号、数量、质量、时间要求等；需要进行工程建筑施工的单位，负责向主管部门提供包括维修、改造、新建、扩建工程建设的需求报告； 2、质量验收小组负责对购进机器设备、材料、燃料等进行验收，并出具验收报告； 3、验收部门负责对验收合格的机器设备、材料、燃料等办理入库手续； 4、配合综合管理部进行重大合同审查或评审，并签署审查或评审意见； 第三章 合同的订立 第九条 订立合同应严格按《中华人民共和国合同法》的要求及本办法的有关规定，必须遵循“平等、自愿、公平”的原则。 第十条 合同订立的程序 1、顾客提出要约邀请的合同订立程序 资信审查—→接受要约邀请 —→合同填写—→审查—→批准—→签章。 2、我方提出要约邀请的合同订立程序 对方资信情况审核—→要约邀请—→要约信息反馈—→合同填写—→审查—→批准—→签章。 3、通过招标订立合同的程序 市场调查—→标书制作、发放—→接收投标—→评审—→定标—→订立合同—→审查—→批准—→签章。 4、设备、材料、物资买卖合同的订立程序 计划准备—→考察小组对标的咨询（质量、价格、售后服务等）—→资信审查—→技术或商务谈判—→草拟合同文本—→审查—→批准—→签章。 第十一条 合同签订内容一般包括以下条款： 1、当事人名称（或姓名）、住所、法人代表人姓名及职务、开户银行及账号； 2、标的或标的物（指货物、劳务、工程项目等）名称、型号、规格等； 3、数量和质量，包括适用规范、质量标准和检测方式等； 4、价款或酬金； 5、履行的期限、地点和方式； 6、违约责任； 7、合同争议的解决方法； 8、合同订立的时间、地点； 9、根据法律规定或合同性质应当具备的其他条款。 对数量、质量、履行期限限和方式等有特殊要求的，应当在合同中予以特别明确。 第十二条 合同内容应符合下列要求： 1、主体合格、标的明确、手续完备； 2、条款齐全、意思表示真实； 3、文字清晰、语言规范； 4、无矛盾条款、无空白条款。 5、订立合同，如涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协商，统一意见，然后签约。对于涉及多个部门或难以确定由哪个部门作为合同经办部门的，由与该项业务最相关的部门或该项业务最相关的上级主管领导，确定哪个部门作为合同的经办部门。 第四章 合同的审查 第十三条 合同订立前，合同承办部门应当审查对方的资信状况和履约能力，内容包括： 1、社会信誉（近三年是否有重大违约，是否涉及重大经济纠纷或经济犯罪案件等）和履约能力（如生产能力、支付能力、运输能力等）； 2、审查营业执照是否真实、有效； 3、核实对方的资产（资金）证明； 4、审查合同对方的资质等级证书； 5、审查法人证书及法人委托证书； 6、根据合同性质需要审查的其他内容。 合同对方当事人的资信、履约能力有瑕疵或其委托代理人无有效授权的，不得与其签订合同。 第十四条 经办部门组织对合同进行业务性审查，审查的内容为： 1、对方当事人是否具有签约主体资格； 2、是否各方谈判、协商的一致意见，是否符合决策部门的决策意见； 3、是否违反公司的规章制度； 4、是否超越业务权限； 5、语言是否准确、通顺。 第十五条 合同管理部门对合同进行合法性审查，主要内容包括： 1、合同签订主体是否符合法律规定； 2、条款是否违反法律、法规和司法解释的规定； 3、条款是否有冲突； 4、条款是否有歧义； 5、条款是否有效维护我公司合法权益； 6、条款是否完备。 综合管理部对合同严密性可进行监督审查。 第十六条 提交综合管理部审查的合同应符合下列要求： 1、经办部门已经对合同进行了业务性审查，涉及财务事项的已经经过财务部门审查； 2、合同当事人均未在合同合同上签字盖章； 3、合同约定的内容尚未实际履行； 4、需要同时附送的材料完备； 第十七条 合同管理部门审查的期限为在收到合同后的3个工作日内完成，并视情况提出法律意见或解决问题的方案，业务紧急的，因尽可能满足业务部门的时间要求，业务特别疑难的，应合理延长审查时间。 第十八条 合同管理部门审查后，出具书面法律意见书，对存在的问题进行分析，对风险做出判断，并视情况提出防范或降低风险的对策。该意见不是最终的决策意见，而是业务部门做出决策的重要参考。 第十九条 合同报送法人代表或授权代表批准时，必须将法律意见书做为附件一并报送，根据批准人的要求对采纳部分和不采纳部分进行说明，经办部门合同存档时也应将法律意见书一并存档。 第二十条 同一内容合同一般审查一次，由经办部门对采纳部分进行修改，特殊情况需要再次报送审查的，最多进行两次，审查人对合同文本和审查意见一并保存。 第二十一条 审查人对合同审查中涉及到的商业秘密负有保密义务。 第五章 合同的批准 第二十二条 公司总经理受董事会及董事长的委托，全权处理公司的各类业务，代表公司对外签订合同。公司其他人员对外订立合同，应得到公司总经理的授权并在授权范围内对外订立合同。 第二十三条 以公司名义签订的合同，合同承办部门应做好履行合同批准的程序： 1、工程承包合同： 公司本部土建工程、设备安装工程的承包合同，由公司预算人员审核总造价后，经主管副总经理批准后（金额较大的递交班子会讨论通过）由公司总经理授权副总经理签订合同。 2、销售合同： 公司销售合同，必须注明单价、供货数量、供货时间、回款时间、回款方式等，由公司总经理授权主管销售副总经理签订有关合同。 如遇索赔、善后处理等有关事宜，必须经合同主管部门和其它合同监督部门讨论后报班子会通过。 3、采购合同： 公司本部大宗物资、设备及其配件的采购经物资部负责招投标后，再报主管副总经理批准（金额较大的递交班子会讨论通过），最后由公司总经理授权副总经理签订合同。 4、其它各类合同批准程序： 公司本部以公司名义签订的其他各类合同，经合同业务部门拟定后，报主管副总经理批准后，有必要时递交班子会讨论通过，由公司总经理授权签订有关合同。 第二十四条 公司所属法人单位以其公司名义订立外协工程合同，应严格按公司“外协工程管理规定”有关内容订立。 第二十五条 以公司名义对外订立合同应当使用合同专用章，以其他各种公章签订合同对本公司不发生效力，除非公司追认。违反规定签订合同的追究有关人员责任。 第六章 合同的履行 第二十六条 合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“守合同、重信用”的原则，严格执行所规定的权利义务，确保合同实际、全面地履行。 第二十七条 公司合同实行合同履约责任制，部门及单位一把手是合同履约的第一责任人，第一责任人