存货采购控制制度.doc

3．2 存货采购控制制度 制度名称 存货采购控制制度 受控状态 文件编号 执行部门 监督部门 考证部门 第1章 总则 第1条 为了加强对企业存货采购过程的规范化管理，确保存货采购及时完成，特制定本制度。 第2条 本制度适用于对企业在开展采购业务的过程中所需各类存货的采购申请和实施过程的控制。 第3条 存货采购的类型包括常规性采购、临时采购和紧急采购。 第4条 常备原料和物料由仓储部门提出申请，非常备原料和紧急采购由使用部门提出申请。 第2章 存货使用部门存货采购申请控制 第5条 存货采购申请的提出 存货使用部门填写《采购申请表》，详细注明需求设备或物品的品名、型号、技术标准、数量、预计价格、需求原因、要求到位时间等。 第6条 存货需求部门经理将《采购申请表》提交给财务部，财务部根据本期预算及上级经理意见审核批准并盖章。 第7条 物资需求部门将财务部批准盖章的《采购申请表》交给采购部。 第8条 采购部经理指导采购人员根据《采购申请表》内容选择合适的供应商。与供应商达成购买意向后，采购部工作人员编写采购合同。 第9条 采购部采购人员将采购合同交给物资需求部门，物资需求部门检验所购设备是否是所需设备，并报本部门经理审核签字。 第10条 采购部经理、财务总监和总裁根据各自的审批权限审批采购合同。 第2章 仓库存货采购申请控制 第11条 仓储部根据现有存货的库存量计算出请购量后，填写请购单，交采购部、财务部及主管领导根据审批权限进行审批。 第12条 仓储部在提出采购申请时，应综合考虑各种材料的采购间隔期和当日材料的库存量，分析确定应采购的日期和数量，或者通过存货管理系统重新预测材料需求量以及重新计算安全库存水平和经济采购批量，据此进行再采购，降低库存或实现零库存。 第13条 仓储部在确定采购时点、采购批量时，应当考虑企业需求、市场状况、行业特征等因素。 第4章 存货采购过程控制 第14条 采购部凭被批准执行的请购单办理订货手续时，首先必须向多家供应商发出询价单，获取报价单后比较供应货物的价格、质量标准、可享受折扣、付款条件、交货时间和供应商信誉等有关资料，初步确定合适的供应商并准备谈判。 第15条 采购人员根据谈判结果签订订货合同及订货单，并将订货单及时传送给生产、销售、保管和会计等有关部门，以备合理安排生产、销售、收货和付款。 第16条 采购部经理签署采购合同。采购人员将《采购申请表》和采购合同交给财务部，财务部经理审核批准。 第17条 财务部出纳支付货款，财务部会计将成本记入需求部门相关科目。 第18条 采购部按照合同执行，供应商发出设备或派人安装调试，