公司存货控制制度.doc

公司存货控制制度第一条存货管理是企业财务管理中存货资金总量和存货资金运动的管理为了明确存货管理职责杜绝帐实不符帐情不清降低公司存货资金的占用和加速存货资金的周转保证存货资产的安全根据深交所上市公司内部控制指引结合公司实际特制定本办法第二条本制度适用于江南公司股份有限公司及下属子分公司第三条存货管理实行的会计政策是永续盘存制即存货实物量的运动应与相应的货币量同步进行第四条公司存货管理的范围包括原材料辅助材料燃料外购件备件包装物通用工具低值易耗品委托加工材料外协件在制品自制半成品库存商品及异地库存等第五条存货内部控制包括岗位分工控制授权批准控制取得验收与入库控制仓储与保管控制领用发出与处置控制其中仓储与保管控制领用发出与处置控制是存货内部控制的关键点第六条建立存货业务岗位责任制明确相关部门和岗位的职责权限确保办理存货业务的不相容岗位相互分离制约和监督不得由同一部门或个人办理存货的全过程业务应当实行职务分离控制的岗位有以下几个方面存货的请购采购与验收存货的保管与清查存货的销售发货及收款存货处置的申请与审批审批与执行存货业务的审批执行与帐面调整存货管理部门应当制定相应措施和制度严格限制未经授权的人员接触存货第七条存货管理部门应当根据本制度的原则出台存货仓储与保管控制的管理细则及相关人员的考核方案加强存货库存数量控制存货盘点控制加速存货周转降低存货资金占用第八条存货按不同物资分别归口于物流部及规划部工业工程部管理物流部管理范围根据全年的生产计划及基期库存情况编制原材料油漆化学品燃料包装物劳保用品小五金等全年采购材料的计划及制度计划和管理工作负责原材料仓库及中转库的归口管理工作负责废旧物资回收的管理工作外协件归口的管理工作负责在制品自制半成品的归口管理工作负责主管库存商品的归口管理工作规划部工业工程部管理范围机器设备修理用备件外购自制和管理工作基建工程及维修材料的归口采购管理工作第九条存货的购进发出与计量检验存货的采购由各存货主管部门发出采购需求采购部负责购入存货由存货管理部门发出需求填写请购单采购部门依据公司规范存货使用权限分配明确各级部门审批额度的有关制度规定审核请购单后进行采购存货采购必须坚持货比三家优质优价的原则实行比质比价所定的采购合同协议应向财务部提供副本存货采购支付计划纳入货币收支计划的年度月份计划存货采购入库经办人员填列检验申请单或入库单提交质检部门计量验收出具质量检验合格证办理入库库存商品入库由制造部与物流部负责库存商品入库由制造部填写入库单物流部对库存商品进行清点包装装箱按装箱数量要求进行确认入库数量制造部与物流必须对每日的入库产品数量规格进行核实物流部应于次日前录入系统财务部物流副经理对制造部与物流部的交接数量进行抽查责任部门应出台相关考核规定对相关人员进行责任考核存货的发出存货的领用由存货主管部门及领用部门负责存货领用单位因生产管理或业务需要领用存货应填列领料单或调拨单经审批人批准仓库保管员按单发料在领料单或调拨单上签字应签全名同时录入系统存货的降级与报废由存货主管部门负责存货主管部门应为需报废或降级的存货填列存货处理清单由质量部门进行检验确认填写不合格品记录单报公司授权审批制度中规定的有权审批人员进行审批需报废的产品由财务部派人进行监督报废并共同填写存货报废清单签字报送财务部降级处理的存货需划出单独存放区域并设立帐簿同时将不合格品记录单报送财务部处理结束存货主管部门按有财务人员签字的存货报废申请单不合格品记录单录入系统调整存货帐面数量同时将资料存档备查库存商品的转移由物流部及中转库负责物流部与中转库应对转移产品的数量规格进行核对所有单据由系统自动生成流转库存商品的销售由物流部及商务负责主机厂供货模式主机厂发货物流部中转库根据各主机厂的单安排产品装配与排序同时安排配送公司进行配送录入系统调拨入虚拟仓库模式或直接作发货出库记录模式主机厂现场退回产品由物流部中转库验收后在系统中作红字发货出库记录销售确认由商务部与物流部中转库对发出产品的数量规格与主机厂的结算单进行核对无误后于当月开出销售发票报财务确认应收帐款及销售收入同时于次月日前录入系统市场销售模式公司市场件销售必须遵循款到发货货款两清原则物流部在发货前必须确定客户款项已缴入财务部见财务部收款收据营销部根据收款收据在系统中填写销售订单物流部根据营销部开出的销售订单备货客户同时到财务部缴纳货款物流部确认财务的收款收据后根据销售订单在系统中生成销售出库单据此发货签字后转商务部开出增值税发票同时在系统中作销售发票再转财务进行帐务处理母子公司及各子公司间的存货交易由存货管理部门负责跟踪并及时将存货交易数量规格等信息反馈财务部非存货管理部门不得管理存货存货管理部门也不得随意对存货进行处理必须遵守公司的相关存货控制规章制度第十条委托加工材料的核算和管理不包括发出材料按进销处理的情况委托加工业务归口采购部进行管理在办理委托加工业务时必须签订委托加工合同合同副本交财务委托加工的材料出库时必须办理领料手续并加盖委托加工材料印章完工后连同入库单并加记委托加工材料入库字样连同加工费一并办理财务手续必须制定消耗定额按定额发料委托加工完成交货原则上应按批结算如连续批量加工应定期结转具体结转方法按交货计量单位与单位消耗定额比较超定额消耗是降低定额消耗按合同规定条款处理交货付款必须有质检部门出具的交验合格凭证才予付款加工价格的确定采购部在签定合同时应向总经理办公会通报由财务部会签未经财务部会签一旦造成损失由委托单位负责并追究有关人员责任第十一条存货采购的借款结算管理的目的是为了防止公司有限的资金流失为别单位使用使公司免遭不必要的损失款项支付方式应符合资金管理制度支付采购存货款会计处理凡货未到先付款的按预付帐款作会计处理凡货已到后付款的按应付帐款作会计处理凡货款两清的按存货作会计处理凡货已到尚未验收入库的款未付的按暂估作会计处理存货采购的结算与报帐供应商持规定的发票到公司结算采购部根据购货合同约定进行审查无误并已办理验收入库手续的由采购经办人员持合法的增值税发票及验收入库的单证至财务部办理手续若符合合同约定而未办验收手续采购部认定付款按预付货款手续办理付款手续供货单位已发生预付帐款在结算时应予先冲减预付款然后支付其不足部分如冲减后还有余款财务部应督促采购部及时收回这部分预付款项上述报销凭证经财务部复核发现差误财务有权拒付采购部经办人持发票结算必须符合以下手续发票必须是合法的增值税专用发票并按规定填写不得涂改所购物资已办理经检验签章的入库手续附入库单副联报销凭证经采购部经理审批报销金额与采购合同相符否则财务部有权拒付财务部编制的付款凭单需事先连续编号并附定购单验收单供应商发票一同作为登记帐簿的凭证存货采购借款的管理直接从市场采购的存货借款一般情况下应坚持当月借款当月报帐的原则采购借款报销周期不超过一周前周借款未清后周借款予以限制即采取前帐清一笔后帐允许借一笔超过一个月以上不报帐的财务部有权停止借款并限期清帐直至扣发责任人的工资财务部于月终天内发出口头催报或书面催促报帐单物流部经理应亲自过问督促检查预付帐款的借款清理采购部以及采购人员财务应建立预付货款备查薄及时处理款已付货拖延不交的事项对未结清的预付货款每季度由财务部清理一次列出清单交采购部并要求反馈不清的原因合同有特殊约定外凡超过一年未结清的预付货款从第十三个月起由财务部通知采购部并以所付款项利率的扣发奖金结清后按扣款的返还余款作为利息损失的抵偿第十二条存货的清查盘点存货主管部门应对所属仓库定期和不定期的清查盘点作出规定以保证每类存货的收发结存帐帐相符帐实相符对仓库存货的收发结存坚持会计稽核制度按规定年终必须进行一次存货的全面清查盘点财务部应在每年十一月提出年终清查实施方案经批准下发实施各存货主管部门应组织力量对每个仓库进行全面清查盘点盘点结果与财务部相应地进行核对每个仓库填报盘盈盘亏明细表经本单位主要经理审查报财务部汇总报各子分公司总经理经总经理批准后作会计处理同时各仓库据以调帐属非正常的盘盈盘亏所造成的影响和损失追究有关人员责任并列入经济责任考核详细的存货盘点方法与管理制度详见存货盘点制度第十三条存货业务控制审批过程中授权审批人必须在职权范围内进行不得越权审批第十四条经办人必须在职责范围内按照审批人的批准意见办理存货业务对于审批人越权审批业务有权拒绝办理并应及时向审批人的上级授权部门报告第十五条存货控制的监督检查由财务部物流副经理对公司存货控制进行监督与检查检查内容包括以下几点存货业务相关岗位及人员的设置情况存货业务授权批准情况存货收发保管的情况存货处置的程序与结果存货信息处理的及时性完整性准确性第十六条本办法自颁布之日起实施